某论坛2014年年会嘉宾接待组工作方案模板
某论坛2014年年会嘉宾接待组工作方案模板
某论坛2014年年会将于2014年7月11日召开，为配合省***委做好嘉宾接待和后勤保障工作，现根据《***年会方案》安排，特制定本方案。
一、工作机构
成立某论坛2014年年会子活动云上嘉宾接待及后勤保障指挥部，由****副市长任指挥长。指挥部下设办公室在****委，并设立嘉宾联络组、酒店服务组、机场服务组、宴会服务组、应急机动组等5个工作组。
指 挥 长：**** 市政府副市长
副指挥长：**** ****委主任助理
*** ***副秘书长
*** ***委主任
*** ***委常务副主任
成 员：*** ***处处长
*** ***副主任
*** ***处调研员
*** ***办公室副主任
*** 市***委副主任
*** 市***委副主任
二、工作职责
指挥部负责参会嘉宾后勤接待工作的统筹协调。指挥部办公室负责对接论坛组委会，做好各类相关信息的搜集、汇总、整理、上报；负责指挥部各项指令的传达；负责重大事项的协调上报；负责相关经费的落实；负责做好重要嘉宾的一对一接待服务，并及时将参加论坛、餐叙、考察等活动的嘉宾名单、时间、地点等信息传达到相关工作组，通知有关人员提前做好准备；负责住房、车辆及其他物资的统一调配。各工作组结合工作实际，制定本工作组细化方案。
三、工作机制
（一）各工作组按照“各司其职、各负其责、充分沟通、团结协作”的原则，根据任务分工做好相关工作，积极协助其他工作组做好协调配合工作。
（二）实行重大事项通报制度。各工作组按照“事前请示，事后报告，实事求是，及时准确”的原则，对组委会的重要指示、工作安排、接待过程中的突发事件及其它重大事项，要及时通报指挥部办公室及相关工作组。
四、责任分工
（一）指挥部办公室
负责人：*** 市政府副秘书长（****）
*** 省****处处长（****）
*** 市**常务副主任（***）
成 员：*** ***副主任（***）
*** ***调研员（***）
*** ***办公厅四处处长（***）
联络员：*** ***（***）
工作职责
1.负责对接论坛组委会，并提前制定接待工作方案送审；负责各工作组工作人员的食宿、物资、车辆及相关工作的总协调。（责任人：****）
2.负责做好大会组委会分配的志愿者的调度指挥，拟定重要嘉宾“一对一”接待单体实施方案。负责汇总嘉宾名单、航班、住宿、用餐、活动行程、翻译需求等信息，及时报送指挥部办公室，分送各工作组。（责任人：****）
3.负责与大会组委会的总联络，负责掌握重要嘉宾及随行人员住房和车辆分配、受邀出席活动等信息。（责任人：***）
4.负责大会组委会统一安排之外的接待用车的落实。大会所需社会车辆的协调分别由****负责，每人负责协调5辆奥迪A6以上规格轿车，合计20辆。大会所需大巴车或商务车的租用由委办公室负责。（责任人：****）
5.负责会议期间租用车辆、社会车辆、工作人员用车等的统一调度指挥。（责任人：****）
6.负责与大会组委会对接，落实工作人员用餐时间、地点，并负责通知相关责任人。负责提前预订酒店，落实工作人员的住宿。
（责任人：****）
7.负责嘉宾及工作人员各种证件、资料的领取和发放；负责车辆通行证、重要嘉宾礼品及其它后勤保障物资（如雨具等）的落实。（责任人：****）
8.负责落实拟参加接送机、宴请、考察等活动的领导名单，并负责通知。（责任人：****）
9.对大会活动的各项费用进行监督和核实。（责任人：****）
10.完成指挥部交办的其他工作任务。（责任人：***）
（二）嘉宾联络组
组 长：*** ***委副主任 （***）
*** **副主任（**）
成 员：*** ***副处长（***）
*******
联络员：**** ***处副处长（***）
工作职责：
1.负责对接论坛组委会，提前落实参会嘉宾及随行名单、往返日期、航班号、住宿需求、活动行程、翻译需求、旅游等信息，及时报送指挥部办公室及相关工作组；负责统计工作人员住宿、用车需求，并提交指挥部办公室统一安排。（责任人：***）
2.负责汇总重要嘉宾行程，并安排“一对一”联络员提醒、引导；负责掌握省有关领导出席会议、宴请等有关信息，并将有关信息提交指挥部办公室。（责任人：***）
3.负责未列入“一对一”接待范围的嘉宾的总联络，及时将信息反馈指挥部办公室统筹协调。（责任人：***）
4.完成指挥部交办的其他工作任务。（责任人：***）
（三）酒店服务组
组 长：*** ***委副调研员（****）
*** ***调研员（***）
成 员：*** ***信产办（***）
联络员：*** ***区处处长（***）
工作职责：
1.负责嘉宾报到、入住等有关事宜。负责与大会组委会对接，提前领取嘉宾房卡，配合“一对一”联络员引导嘉宾入住和资料领取。（责任人：****）
2.按照大会组委会统一安排，组织工作人员参加培训，并按照实际工作要求进行演练和测试，熟悉酒店及入住嘉宾的相关信息。（责任人：***）
3.负责统计汇总嘉宾抵离酒店信息及其他需求，及时提交指挥部办公室，并按照指挥部办公室安排做好协调落实工作。及时妥善处理嘉宾在酒店遇到的突发状况，并及时上报指挥部办公室。（责任人：***）
4.完成指挥部交办的其他工作任务。（责任人：***）
（四）机场服务组
组 长：*** ***副主任（***）
副组长：*** ***委办公室副主任（***）
成 员：**** ***办主任（**）
联络员：*** ***办主任（***）
工作职责：
1.负责掌握嘉宾航班信息，提前通知指挥部办公室及酒店服务组。（责任人：***）
2.负责与大会组委会对接，做好嘉宾乘机手续办理、行李托运等工作。（责任人：***）
3.完成指挥部交办的其他工作任务。（责任人：***）
（五）宴会服务组（晚宴形式待定）
组 长：*** 市政府副秘书长（***）
*** **副主任（***）
成 员：*** ***四处处长（***）
****
联络人：*** ***办公室副主任（****）
工作职责：
1.负责落实大会组委会统一安排之外的活动，制定详细实施方案。（责任人：***）
2.负责与公安、质监、卫生等部门的对接，做好保障服务工作。（责任人：***）
3.负责与酒店方对接，负责宴请场地的预订，提前做好宴请现场各项准备工作，包括菜单审定、座次安排等。（责任人：***）
4.负责落实出席宴请的嘉宾及领导名单，负责安排专人提醒、引导嘉宾及领导出席。（责任人：***）
5.完成指挥部交办的其他工作任务。（责任人：***）
(六)应急机动组
组 长：*** ***纪委书记
成 员：*** ***监察室主任（***）
*** **监察室（***）
联系人：*** **监察室主任（**）
工作职责：
完成论坛期间指挥部办公室临时交办任务，负责落实本方案中未进行明确分工的有关事项，处理嘉宾接待工作中的突发状况。
附件：嘉宾信息及一对一接待安排**