财务报销制度及流程
财务报销制度及报销流程
为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出。特制定本制度。 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、差旅费及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。本制度适合公司全体员工。
借支管理规定及借支流程
(一)出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二)其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支(如有特殊情况需公司总经理同意)。
(三)各项借款如需要现金,超过2000元应提前一天通知财务部备款。
(四)借款销账规定:(1)借款销账时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经公司总经理批准,否则财务人员有权拒绝销账;(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销账手续。
(五)借款未还者原则上不得再次借款(如有特殊情况需公司总经理同意),逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
借款流程
(一)借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、转账或现金。
(二)审批流程:行政部审核签字→总经理审批→财务部复核 →出纳支付。(如果出差人在外地,可由行政部门待其办理流程,待出差人回来后按规定冲账)。
(三)财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。
日常费用报销制度及流程
日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、资料费等。在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
日常费用报销的一般规定
(一)报销人必须取得相应的合法票据,且发票背面有经办人签名。
(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;金额大小写须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由。
(三)报销2000元以上现金需提前一天通知财务部以便备款。 没有特殊情况一般默认银行支付。
(四)差旅费费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应费用报销单(差旅费附出差审批表)→行政部审核签字→总经理审批→财务部门复核→到出纳处报销。
(二)费用标准的补充说明:
1.住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。
3.伙食、交通费用按照>执行,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式(如有特殊情况需公司总经理同意)。
4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费,同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。
5.出差时由各地分店接待提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
电话费报销制度及流程
1.移动通讯费:为了兼顾效率与公平的原则,员工
的手机费用的报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准,具体标准见行政部相关管理制度规定。
2.固定电话费:公司为员工提供工作必须的固定电话,并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
移动通讯费用报销的一般流程:报销人凭通讯公司出具的正规发票填写报销单→行政部审核签字→总经理审批→财务部门复核→到出纳处报销。
5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续,若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因,特殊情况报总经理批示处理办法。
办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用
由公司行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1.购置申请:公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算,实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。
2.报销程序:报销人先填写费用报销单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3.费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。
招待费报销制度及流程
招待费用报销的一般流程:报销人填写费用报销单(经办人需写清楚主要出席对象姓名、人数及发生金额与发票附在一起按正常报销流程报销 )→行政部审核签字→总经理审批→财务部门复核→到出纳处报。
业务招待费报销发票规定
(一)餐票等定额发票印章要清晰可识别,印章不清的不予报销,未中奖的发票必须保持兑奖区完整,不可随意撕毁,不完整的发票不予报销。单次报销必须为同一单位提供的发票,同面额的发票必须连号,不同次的发票不可连号。发票归属地与费用实际发生地必须一致。 (二)手工开具的发票必须如实填写,不得提供套开、虚开的发票,发票填写必须规范,发票内容必须完整,不符合规定开具的发票不予报销。
(三)如遇特殊情况,不能提供同一单位且连号的发票,需写明具体情况,总经理审批后与发票一起做报销。
其他费用:根据实际需要据实支付。
以上费用报销相关票据均需为税务局认可的票据。原则上不允许用其他发票代替,如遇特殊情况,必须先知会财务部门酌情处理。
2015年12月28日