公文基本知识简介

第一部分 公文基本知识简介

公函

××大学校长办公室：

首先，我们以××省XX 学校的名义，向贵校致以亲切的问候。我们以崇敬和迫切的心情，冒昧地请求贵校帮助解决我校当前面临的一个难题。

事情是这样的：最近，我们经与某某学院磋商，决定派×位老师到该院进修学习。只因该院恢复不久，在“文革”中大部分房屋遭到破坏，至今未能修盖完毕，以致本院职工的住房和学生的宿舍及教室破旧拥挤。我校几位进修教师的住宿问题，虽几经协商，仍得不到解决。然而举国上下，齐头并进，培养人才，时不我待，我校几位教师出省进修学习机会难得，时间紧迫，任务繁重，要使他们有效地学习，则住宿问题是亟待解决的。

为此，我们在进退维谷的情况下，情急生智，深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德。于是，我们抱着一线希望，与贵校商洽，能否为我校进修教师的住宿问题提供方便条件。但不知贵校还有其他困难，如有另外的要求和条件，我校则尽力相助。若贵校对于住宿一事能够解决，我校进修教师在住宿期间可为贵校教学事务做些义务工作，如辅导和批改作业等，这样可以从中相得益彰。我们以校方的名义向贵校表示深深的恩谢。

以上区区小事，不值得惊搅贵校，实为无奈，望谅解。并希望尽快得到贵校的答复。

此致

敬礼

××省XX 学校（公章）

2005年8月22日

这篇公函存在以下问题：

1、格式不规范：首先，标题不规范，作为正式的公文，应该采用公文标题的常规格式，只用“公函”二字作标题，不合要求。其次，结语不规范，此函用一般书信的祝颂语作结语，消解了公文的特色，不伦不类，且写作位臵也不准确。

2、请求近乎无理：发函单位为解决自己进修老师的住宿问题，竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难，这要求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的，请示帮助也要在合情合理的情况下才能提出，此函仅以帮助辅导、批改作业为交换条件（他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格），其他真正能作为对等交换的条件完全没有，其结果可想而知。

3、语言不得体、不准确，不够严谨、庄重、平实、简明。

一是没有公文语言的严谨性与简洁性，有些话近乎口语，如“事情是这样的”、“希望尽快得到贵校的答复”等。二是有些语言分寸失当，有献媚之嫌，如“深晓贵校府高庭阔，物实人齐，且具有宽大为怀，救人之危的美德”。三是用词不当，如“宽大为怀”，应是旧时惩处时的用语，“救人之危”的说法也有些过分，“情急生智”也不恰当。最不应该是居然要和对方“相得益彰”。还有“我们以校方的名义”一句话，让人莫名其妙：难道这函不是以校方名义发出的吗？

提高认识 重视公文处理工作

叶圣陶先生说过：“大学毕业生不一定要能写小说诗歌，但是一定要能写工作和生活中实用的文章，而且非得写得既通顺又扎实不可”。这即是说大学毕业生起码要会熟练通顺扎实地写作社会上常用的应用文。

应用文包括公务应用文和私务应用文，“公文”仅涉及公务应用文的一小部分，即党政机关法定公文和部分常用事务性公文。

公文写作是机关干部的基本功。一件发出的公文代表一个单位的形象。在办公室工作的一个起码要求是办文办事，能文会写，善于协调。可以说，不能准确的草拟公文，就不具备在机关工作的基本条件。我们对大家进行公文培训，对提高大家的阅文办事能力和公文制作的水平将起积极作用。 歌德有句名言“巨匠在限制中表现自己”。我希望通过我的讲解，使大家能够充分认识和熟练掌握公文的“限制”－－“约定俗成”和“法定使然”的格式的规范性，从而通过反复写作实践，最终突破这个“限制”，游刃有余地写出高质量高水平的公文来。

一、公文的含义

1．公文的含义

公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在公务活动中所使用的具有法定效力和规范体式的各种书面材料。这段话有三层含义，一是党中央、国务院在实施领导，治理国家，处理公务过程中形成的具有法定权威和规范体式的公务文书；是党政机关、社会团体、企事业单位在公务活动或管理过程中使用的在其职权范围内具有法定效力和规范体式的文字材料。二是公务活动，包括：传达党和国家的方针政策，公布行政法规和规章，请示和答复问题，布置、指导和商洽、协调工作，汇报情况和交流经验。三公务文书是以法行政的重要文字工具。

2．18种法定公文的职能和特点

下面把18种法定公文的适用范围、行文方向、性质、特点、用途做一个概括的介绍。请示、报告、批复、通知、函 在公文写作中介绍。

（6）会议纪要： 适用于记载会议主要精神和议定事项。 一般不加盖公章。成文时间一般加圆括号放在标题下面。有版头的会议纪要一般也不署名，只在正文开头处写明参加会议单位名称和主要负责人姓名。

（7）通报： 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（8）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定。

决定是具有决断性、指挥性的下行公文，类型大体可分为：法规性决定（指由国家立法机关或权力机关做出的，具有权威性和约束力的决定，如：全国人大常委会《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》）。指挥性决定（指权力机关对重要事项或者重大行动做出决策布置，确定大政方针，提出措施要求，如《国务院关于金融体制改革的决定》）。知照性决定（指对有关具体事项做出决定，对下级机关及有关单位起知照和依据作用，如表彰决定、处分决定、人事安排决定、机构设置或撤销决定等等）。

（9）决议：用于经过会议讨论通过的重要决策事项。

决议是党内、人大经过会议讨论，表决通过，对重要事项形成的决策。属于会议性下行公文。“决议”行政上极少用。

各级法定机关，在自己的职权范围内通过会议议决的重要事项也可以使用决议文种。如有些企业的党代会、职代会就本企业重要

事项的议决也使用了“决议”。

决议和决定都是指挥性下行公文，但两者也有区别。一是适用范围不同：决议是对重要事项做出决策性的安排，原则性强，如《全国人民代表大会常务委员会关于深入开展法制宣传教育的决议》（1991年3月2日第七届全国人民代表大会常务委员会第十八次会议通过）；而决定涉及的内容既可是全局性原则性问题（如《中共中央关于经济体制改革的决定》），也可以是某些重大的具体问题或具体安排（如《国务院关于实行公民身份证号码制度的决定》）。二是通过的程序不同。决议必须是会议表决通过，并以会议名义发布。而决定可以经会议讨论通过，也可以由领导人在职权范围内拍板，以机关名义发出；三是格式上有所不同，决议的标题之下一定要写明通过决议的日期和会议名称，不写主送机关。正文之后一般不写发文机关和成文时间。而决定不一定要求这样。

（10）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

这是一个新文种，首先在1996年发布的《中国共产党机关公文处理条例》中创设，在公文实践活动中有广泛的实用性。2000年国务院办公厅在修订《国家行政机关公文处理办法》时，把“意见”文种增设为国家行政机关法定公文文种，并取销了“指示”文种（在党的公文中保留指示文种）。把“报告”提出意见和建议的功能调整到“意见”文种中，使“报告”成为纯粹的阅件。

意见的特点主要是：灵活性（行文方向灵活，行文事项灵活，执行有一定的伸缩性）。针对性（从内容上主要是针对现实工作中的新情况、新问题提出见解和处理办法）指导性（无论是主管机关制发还是上级机关批转的“意见”都对现实工作有指导意义。如《中共中央、国务院关于进一步加强社会治安综合治理的意见》）。民

主性（意见是民主政治的产物，有利于下级机关对新情况、新问题实践探索，并主动向上级机关提出意见建议）

意见的行文方向，既可以作为下行文下发，也可以作为上行文上报，上级机关根据实际情况予以批转。在改革开放建立社会主义市场经济的时期，许多改革措施需要在实践中探索。上级机关的指导性、政策性措施用“意见”下达比用“指示”下达更妥当。 过去主管部门对分管的行业提出意见或建议呈报上级机关批转时，有的用了“请示”，有的用了“报告”。到底用哪个文种合适，理论界争论不休，主管部门没有明确说法。确立了“意见”文种的法定地位，这个问题就迎刃而解了。

（11）规定：适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。属于法定公文中法规性下行公文。

规定的特点是规范性（允许做什么，不允许做什么，用以规范人们的行动）。明确性（规定必须明确具体，不能抽象原则，含糊其词）。广泛性（规定的内容、应用范围和受众都比较广泛。如《国务院关于禁止在市场经济活动中实行地区封锁的规定》、《国务院关于特大安全事故行政责任追究的规定》，再如建设部《关于城市规划编制单位资质管理规定》。）

以上11种公文，在各级法定机关职权范围内都可以根据实际需要选用。

另外，还有7种法定公文命令（令）、议案、公告、通告、公报、指示、条例等企事业单位很少用或无权用。现对条例做简要介绍，以便大家有个全面概括的了解。

条例：用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。

按照国务院有关文件的解释，条例、规定、办法，都属于法规性文件。条例是对某一方面的工作，做比较全面系统的规定；规定是对某一方面工作，做部分的规定；办法是对某一项工作，做比较具体的规定。

法规性文件不宜直接发出，党内用“通知”印发；行政机关用“命令（令）”发布。如，中共中央《关于印发中国共产党和国家机关基层组织工作条例》的通知（1998.3.30）。

以上是党中央、国务院在《条例》《办法》中规定的18种公文名称，就是通常说的法定公文。

3．法定公文分类

按公文的行文方向可分为：上行文（包括请示、报告、部分意见）；平行文（包括函、议案、会议记要）；下行文（包括命令、决定、指示、批复、通知、通报、通告、公告、公报、决议、条例、规定、部分意见）。

按公文的法定地位，可分为法定公文和非法定公文。法定公文18种。

4．非法定公文

非法定公务文书大约有60种左右，企事业单位常用的大约有20种左右，如：规章类中的章程、制度、办法、细则；报告类中的调查报告、职代会报告、股东大会报告、简报、总结；经济类中的计划、规划、合同、协议、财务予决算报告、经济活动分析报告（包括市场分析报告）审计报告；科技类中的科研报告、成果鉴定书、专利文书，设计文书；还有法律诉讼文书等等。

非法定公务文书，上行要用“报告”呈报，下行一般要用“通知”，政府用“令”下达。只有上报下达的才算正式公文，才能生

效。其他的非法定公务文书都是公务活动中使用的辅助性、参考性、凭证性的文字材料。因这类材料不具有行政约束力，不能称为法定公文。

二、公文格式

1．三点说明

（1）公文格式于1988年纳入国家标准，1999年进行了修订。现在使用的《国家行政机关公文格式》，作为中华人民共和国国家标准，是公文制作的规范。

（2）为了节省篇幅，一般公文书中的公文例文均省略了“眉首”和“版记”部分，发文字号放在了标题之下，字型、字号、行距、字距都作了改动，这并非例文不规范，而是约定俗成的处理方法。

（3）公文格式包括公文的组成部分和印制规范。

2．公文组成要素

公文由眉首、主体、版记三部分组成。（见图示一至四）

眉首部分由6个要素组成：①发文机关标识；②发文字号；③签发人；④秘密等级和保密期限；⑤紧急程度；⑥份数序号。这些都是公文的附加标记，是其他任何文件所不具备的。

主体部分有7 个要素组成：①标题；②主送机关；③正文；④附件（不是所有公文都有附件）；⑤公文生效标识（即发文机关印章）；⑥成文时间；⑦附注（不是所有公文都有附注）。

版记部分有5个要素组成：①主题词；②抄送机关；③印发机关和印发时间；④版记中的反线；⑤版记的位置。版记中的5个要素也是公文的附加标记。

上行文书面格式首页版式（下行文眉首占1/3；无签发人）

格式图示一：

一件正式公文有以上18个要素构成，但不是每件公文都具备18个要素，要素是作为公文格式的结构布局而存在的。

公文格式由外形格式、附加标记（包括眉首、印章、版记）、公文要素的整体布局安排三个方面组成。

公文的格式主要是把公文的组成要素有机的、均匀地组织在一起，构成一幅字体鲜明、字距、行距疏密相宜、结构严谨、布局合理、文面庄重清新、美观大方的外貌。这是公文的权威性和约束力在形式上

的表现。我们阅读党中央、国务院制发的公文，给人以庄重、整洁、美观、大方、层次分明，赏心悦目之感。

公文末页版式

图示二（独立行文）

图示三

图示四

3．公文格式规范

（1）上行文首页文面的天头占1／2版面，是给上级机关领导人阅批公文留下空间；下行文首页文面的天头占1／3版面。这个排版规范，看似简单，其实有特定的内涵。（出示国标中的样式） 在公文实践中，很多上行文的天头不规范。

（2）涉及国家机密的公文应当标明密级和保密期限（用3号黑体字），其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。秘密等级顶格标识在右上角第一行顶格，秘密等级和保密期限之间用五角星隔开。份数序号（未明确规定字号、字体）用阿拉伯数码标识在左上角。

改革开放以后有的保密公文不注意标明密级，普遍不注意标明保密期限。

（3）紧急公文应当根据紧急程度标明“特急”“紧急”（用3号黑体字）。（标在右上角第二行，如无机密字样，可标在右上角第一行）。不是紧急公文不要随意标注紧急，因为紧急公文有办理时限要求。

（4）发文机关标识（又称版头）应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排在前面。（推荐使用小标宋体字，用红色标识）

发文机关标识有三种形式：一是发文机关名称加文件；二是发文机关名称；三是发文机关名称后加圆括号标明文种。集团公司规定发函用发文机关名称的版头；发其他文件用机关名称加“文件”字样的版头。

（5）发文字号。由发文机关代字、年份和发文序号组成（用3号仿宋体字）。发文机关代字一般不超过5个字；年份用阿拉伯数

码标全称。并用六角括号括起来；序号不编虚位，不加“字”和“第”。 发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字标识。发文字号位置有三种标识方法：①下行文、平行文发文字号置于发文机关标识下面空2行，居中排布。②标识签发人的上行文，发文字号移至左边顶格空一字标识（见式样）。③无版头的公文或编制文件汇编时，发文字号移位于标题右下方。顶格空2字标识（见国务院公报式样）。

发文字号中常见的不规范现象，一是有的机关代字成分不全，有的把机关代字一切两半标识在年份两边，有的机关代字后加“字”；二是有的年份标识不全，或括号不规范；三是发文顺序有的编虚位，有的加“第”字。

（6）上行文必须标明签发人（“签发人”用3号仿宋体字，冒号后签发人姓名用3号楷体字）、会签人（指联合发文）姓名。其中“请示”应在“附注”处注明联系人的姓名和电话。

在公文实践中有的单位上行文不标明签发人姓名，有的单位上行文、下行文都标明签发人姓名。这两种作法都不规范。“请示”注明联系人是新的要求，目的是为了提高办事效率。

（7）标题。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明文种，一般应当标明发文机关。（用2号小标宋体字） 公文标题有4种写法：一是事由＋文种。如“关于印发《资金整顿工作验收标准》的通知。”因为有版头，省略了发文机关。此类标题企业比较多用。

二是发文机关＋事由＋文种。如《中国石化集团公司关于召开物资工作会议的通知》，这是我们通常所说的“三要素”俱全的标题。党中央、国务院，各部（委）、各省（市）的公文，大多采用

此类标题。

三是发文机关＋被批转文件机关＋事由＋文种。如《国务院关于同意陕西省撤销榆林地区设立地级榆林市的批复》。这是完全式的标题，多用于批、转公文。

四是发文机关＋原件事由＋文种。如《中共中央关于进一步开展学习宣传×××活动的批复》。这是因为请示事由和批复事由完全相同。

另外，根据需要，还有文种前加程度词的标题，如“紧急通知”、“补充报告”等。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。一般不用就是只要不产生歧义就不用。

公文标题按字数多少分一行或多行居中排布，回行时要做到词意完整，间距恰当，美观大方。

（8）主送机关是公文的主要受理机关，要使用全称或规范化简称、统称。上行文、平行文的主送机关只能是一个。下行文的主送机关可以有多个，可以用统称。（用3号仿宋体字）

下行文主送机关过多时，要注意使用标点符号。主送机关要依据级别，分门别类，依次排列，每类内用顿号，类与类之间用逗号。书写主送机关回行仍顶格。

主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下抄送之上，标识方法同抄送。 主送机关在标题下空一行左侧顶格标识，如有回行时仍须顶格；最后一个主送机关后标全角冒号。

（9）公文如果有附件，要注明附件顺序和名称（用3号仿宋体字）。附件顺序号使用阿拉伯数码（如“附件：1．×××××”），

附件名称后不加标点符号。附件与正件一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识附件，如附件与正件不能一起装订，还应在附件上标识正件的发文字号并在其后标识附件。

（10）印章。公文除“会议记要”、登报发布和以电报形式发出的外，应当加盖印章，印章是公文生效标识。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都要加盖印章。

（11）单一机关制发的公文，落款处只盖印章，不署发文机关名称；联合行文需加盖两个印章时，落款处也不署发文机关名称；联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白要标识发文机关名称（可用简称）。（书写、盖印、要求见国标样式）。

（12）成文时间与盖印方式。成文时间（用3号仿宋体字）一律用汉写数字写明年、月、日。请注意“零”写为“○（圈）”而非“O ”。

加盖一个印章时，右空4字标识成文时间；加盖两个印章时，成文时间字距拉大，居中排布，使两个印章下弧都压在成文时间上；加盖三个以上印章时，右空2字标识成文时间。

盖印的方式是：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即以印章中心线压在成文时间上。联合行文需盖2个以上印章时，主办机关印章在前。

（13）成文时间以负责人签发的日期为准；联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。电报以发出日期为准。

（14）公文如有附注（需要说明的其他事项），要加括号标注。 附注，从公文实践来看，主要有3种用法，一是党中央国务院的文件，注明发至级限，如（此件发至省军级）；二是上行文请示，

要注明联系人姓名和电话号码；三是需要说明的其他事项，如毛泽东同志生前签发的文件中有文言诗词的，在附注中注释（用3号仿宋体字）。

（15）公文要标引主题词（用3号黑体字）。上行文按照上级机关的要求标引；下行文按本机关或上级机关的要求标引。

主题词是用以揭示公文基本内容并经过规范化处理的词或词组组成。其要求是与标题相配合，简要而准确地概括公文主题。它有利于公文的标准化、规范化、科学化管理。

主题词一般由机关简称、内容关键词和标示文种的词组成。一份文件的标引，除类别词外最多不超过5个主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”，再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。 一份公文如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容标引，再对第二个主题内容标引。如《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，这份文件内容是兼并破产和职工再就业两个主题，先标第一主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”“破产”，然后标反映第二主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”，最后标“通知”。 根据工作需要，可以将不同类别的主题词进行组配标引。如《国务院关于“十一五”期间深化科学技术体制改革的决定》可标为“科技”“体制”“改革”“决定”。在书写时主题之间空两字隔开。

（16）抄送机关（用3号仿宋字体）指除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，其名称也要使用全称或者规范化简称、统称。在最后抄送机关后标句号。

如果主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

取销抄报、抄发，一律用抄送。

印发机关和印发时间（用3号仿宋字体）

（17）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。

（18）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

（19）公文收束语用句号，如“特此通知。”等。这个问题过去有争论，现在国标中明确了。

说说页码问题：用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘的下一行，数码左右各放一条4号-字线，-字线距下边缘7ｍｍ。单页码具右空1字，双页码居左空1字。空白页及其以后的页不标识页码。

至于公文用纸的规格质量，以及排版、印刷、装订的规格质量要求等，主要由办公室或秘书科具体操作，就不讲了。 在所有的公文规范中，行文规则最为严格。它是行文时必须遵守的规定，是公文高质量制作、高效率运转和秩序处理的必要保证。

三、公文的写作规范

关于主题词问题：当在《国务院公文主题词表》中找找不出准确反映主题内容的类属词时，可以在类别词中选择适当的词标引。同时将能够准确反映文件内容的词标在类属词的后面，并在该词不达意的后面加“△”以便区别。

（一）数字：《国家行政机关公文处理办法》规定：“公文中

的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。”

1、阿拉伯数码的使用范围

*记时（公元世纪、年代、月、日、时等），如：20世纪、公元618年、2007年4月22日、北京时间20点整、下午3点40分、1988.9.1～1989.10.21。

年份应用全称，不能简写。如出2007年不能写作07年，1984～2007年不能写作1984～07年。

*记数与记量（正负整数、小数、分数、百分数、约数等） 如：洛阳石化分公司现有职工4000人（人数）；行程2500公里（距离）；固定资产1000万元（金额）；人均住房12平方米（面积）；新建一座500立方米油罐（容积）；初、中、高级工的比例为1：1.6:0.6(比例、小数) 等。

还有一些涉及表数的事物，也需使用阿拉伯数字表示。如型号、标准代号、车次、温度、经纬度等。如：IBM PC500D ×2/166计算机；K269/270次；-17℃等。

*注意事项：

（1）5位以上数字，尾数零多的情况下，为便于阅读，可改为以万、亿为单位的数，但不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿为单位（法定计量单位除外，如千克、千米等）。如3.88亿公里, 不能写作3亿8800万公里或3亿8千8百万公里。

（2）一个用阿拉伯数字书写的多位数和年份不能移动，即不能分作两行写。

2、汉写数字的使用范围

*公文成文日期，必须使用汉写数字；

*星期几，一律用汉写数字；

*夏历和清代以前纪年，一般要用汉字数字。如：正月初七；太平天国庚申十年九月二十四日。

*文章结构的序次词的部分层次序数要用汉字数字。如一、

二、三，第一、第二、第三，第一条、第二条、第三条等。

*数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语，必须用汉字数字。如：九江、九龙、四川、一律、一向、八成、十分、十滴水、三叶虫、五角星、八宝山、三十里铺等词；三七开、八五折、七八岁、三头六臂、十有八九、一年四季、一说就笑、一回生二回熟、一慢二看三通过等词组；九九归一、三七二十一、一分为二、九牛二虎之力、三天打鱼两天晒网、相差十万八千里等惯用语；以一当十、九死一生、七上八下、面壁十年、一日千里、一行白鹭上青天、八千里路云和月等成语和诗词；十月革命、红四方面军、八旗子弟、六一儿童节、第三世界、九三学社、一国两制等专用名词；一个中心两上基本点、五讲四美三热爱、三个代表等缩略语；三四倍、七八米高、三山五岳、五光十色、三五成群等表示概数和带有修辞色彩的词语。

3、序次号作用层次

次序号使用的层次顺序如下：

分部分：一、二、三、四……

分层次：（一）（二）（三）（四）……

再分层次：1、2、3、4……

使用原则：可跳不可倒。

注意带“（）”号的序次号后不再用标点符号。

（二）简称与缩写语

简称和缩写语使公文的语言表达更加简洁，有时还能简化和突出文面，加深印象。但其使用不是随意的，应当根据人们的思维方式特点和习惯约定性来运用，因此它们具有大众化思维习惯的内在规范性。

1、简称：是对专有名词的简化称谓。公文中的专用名称一般是指单位团体、文献资料等的名称。公文中作用简称有如下几种情况：

*发文机关简称：发文机关是发文主体，处于公文眉首醒目要位，为示庄重、严肃，一般冠以全称。如果发文机关过长，为美化文面也可按有关规定采用规范化简称。

发文机关名称的简称一要简明。只简不明，容易使人费解，甚至造成歧义。二要注意范围。一般对外行文应尽量用全称，对内行文可用规范化简称。

*正文中使用简称

《国家行政机关公文处理办法》中规定：“文内使用简称时，一般应当先有全称，关注明简称。” 公文正文中使用简称的情况较多，应遵守国务院办公厅的这一明确规定。

2、缩写语：是自由词组或短语的缩写形式。一般把简称看做是对专用名词的简略形式，缩写语看做是对词组短语的缩写形式。同时，简称不能在原名称内增加字词成分，而缩写语有时则可以加，如“五讲四美”。

在形式简明、内容准确、语感自然的前提下，根据约定俗

成原则，对词组或短语中有共同性或代表性的万分都可以提取缩写语。方法如下；

*选取一个词组中的几个字：如“共同认识”缩写为“共识”，“严厉打击”缩写为“严打”。又如“报刊杂志”“党政工团”“奖勤罚懒”“工农兵学商”等均属此类。

*合并或取消词组短语中共同的字：如“党员团员”缩写为“党团员”，“德育、智育、体育、美育”缩写为“德智体美”等。

*摘取并列词组中相同的词，以相同项的数（量）作前缀缩写。如“四个现代化”或“四化”、“五讲四美三热爱”等。

3、简称和缩写语使用原则

*约定俗成：简称和缩写语来源于社会实践，必须为人们所接受。如有人把“马列主义基本原理”简称作“马基”人们就接受不了。

*地区性和行业性：有些简称和缩写语仅为某一地区或行业所熟悉，对内行文还可以，对上或对外行文时就不应有使用。

*内容极为重要的公文应尽量不用或少用简称、缩写语。 *要讲究文面净化，避免词面色彩及谐音上的不雅，影响了公文的严肃性。

*使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（三）法定计量单位：遵照《常用法定计量单位》表。

（四）修改符号：凡文稿或打印清样的修改，都应使用统一的、规范化的修改符号。这样才能准确无误地表达出修改的意图，以利公文的印制和保证公文的质量。遵照《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》，其对22种修改符号统一了名称、

写法，规范了使用方法。

（五）标点符号：遵照《标点符号用法》。在使用标点符号时要注意以下几个方面的问题：

*标点符号的位置：句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，不应出现在一行之首。在本行未写满的情况下，应挤在本行后面。

引号、括号、书名号的前一半不应出现在一行之末，后一半不应出现在一行之首。

破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般占一个字的位置。在书写和印刷时，这四种符号上下居中。

*省略号前后标点符号的处理：

（1）省略号表示省略行文中部分内容，如果省略号前面不是完整的句子，除了冒号之外，一般不使用句中省略号前的原标点。如《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类……”（原文为“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”）如果省略号前是个完整的句子，必须保留句末标点。如：《国家行政机关公文处理办法》中规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。……”

（2）省略号在表示说话过程中的静默和断续时，省略号前除句号和感叹号外，不应使用其他标点符号。如“我只身走出厂门，在风雨中徘徊着……到哪儿去呢？”不能在“徘徊着”后加逗号。又如“在万籁俱寂的午夜，周总理窗前的灯光仍亮着。……”

（3）省略号后面，除了行文时的引号后半部分外，一概不再使用其他标点符号。因为省略号表示语言省略时，代表了包括句中标点符号在内的省略部分；省略号表示说话过程中的静默、断续、语气延长和语音未尽时，本身就起了停顿的作用。

*标题中标点符号的处理：注意以下几点：

（1）标题本身不加书名号；标题结尾不加标点符号；

（2）标题中除引文的引号和法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。如《中共中央关于“少宣传个人”的指示》和《中共中央办公厅关于印发〈中国共产党机关公文处理条例〉的通知》。

（3）标题中间的停顿，一般不使用标点符号而是采用空格隔开。如

适应形势 肩负重任

开创新的局面 创造新的业绩

——XXXX 六届一次职代会决议

（4）如果标题结构复杂，不使用标点符号会影响意思的表达，方可使用标点。

*引号中标点符号的处理：引语可分为三种情况，第一种是引语被组合到新的句子中，成为其组成部分。第二种是引语前加了冒号提示，使之成为句中独立的一个分句。第三种直接引语，作为一个独立句子。

（1）被组合到句子中的引语，无论引语处于句首、句中、句末，引语最后一个标点都不再使用。

（2）在引语前加了冒号提示，引语中的标点应全部保留，引号外不再加句号。如：鲁迅先生所遵循的原则是：“横眉冷对

千夫指，俯首甘为孺子牛。”

（3）引语作为独立句子，和第二种一样，引语中的标点全部保留。如：“你们不是要消灭国家权力吗？”我们要，但是我们现在还不要，我们现在还不能要。

*表示概数的标点符号处理：写作中常用连用数字来表示概数，这种概数的连数之间不必用顿号分开。如“十七八个”八二岁”、“十之八九”。

、“七