如何发挥档案管理者的主观能动性

　　【摘 要】档案工作要不断高效的发展，要充分发挥档案管理者的主观能动性，加强档案工作人员的管理，使档案管理与信息技术有效的结合起来，同时使档案管理能够得到充分利用；只有这样，档案管理工作，才能为社会的发展，经济较快的进步提供优质、高效的档案服务。 　　【关键词】档案；管理；信息技术；利用；能动性 　　当前，对档案管理人员来说，他们的态度、效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。那么作为档案管理人员，应如何发挥主观能动性，提高档案管理呢？ 　　1 加强档案工作人员的管理 　　随着社会的不断发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生着变化，信息技术也广泛应用到档案工作中，这些无疑需要人去操作、去管理。因此，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键，当前需要有一支团结奋斗、无私奉献、兢兢业业、敢打硬仗的档案干部队伍，而且还应当引起各级领导的重视。由于档案工作比较枯燥、乏味，连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善；同时由于档案人员的频繁调动，无疑将影响到档案工作的连续性，因此，必须抓紧做好档案人员的稳定，从维护档案工作的长远利益出发，加强档案人员的思想工作，解决他们的实际问题，使他们安心的进行本职工作。不断培养专职档案人员，培养他们的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，随着各部门工作人员的减少，工作量的增加，档案工作将面临更大的压力。因此，专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，更要多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，摒弃“皇帝女儿不愁嫁”、“酒香不怕巷子深”的旧观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。档案工作的清苦是人所皆知的，不怕清苦是档案工作者的优良传统。然而在当今社会，档案工作者一方面要耐得住清苦，踏踏实实的工作；另一方面也要通过档案工作者的开拓与创新，使档案工作产生一定的经济效益，提高档案工作的自身价值，从而使档案事业不断发展。在专职档案人员中，创造积极向上的学习氛围也是非常重要的，专职档案人员要把学习作为生活中的第一需要，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。同时可以制订相应的制度，提出具体要求，以促进专职档案人员在其位、谋其事，去多思考，多研究，营造一种锐意进取、积极向上的创新氛围。 　　2 实现档案管理与信息技术的有机结合 　　随着信息技术的不断发展，对如何做好档案管理工作提出了新的挑战，只有正视这个挑战，实现档案管理同信息技术有机结合起来，档案管理工作才能走上良性发展的轨道。在档案管理基础上工作的各个环节中，信息数据的准备工作是一个大工程，由于计算机因数据准备不足而无法使用，甚至影响档案管理工作现代化的进展速度。档案管理工作是一门专业性很强的工作，要求档案工作人员既要有档案管理者应具备的服务意识，同时又要掌握大量的现代化管理技能。档案汇集着大量的指示，也记载着丰富的信息，成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。而利用信息技术等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。在高科技情况下的档案管理可按文件形成的先后顺序排列打印，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率。在档案管理中要注重档案信息的组织化、系统化，在输入检索词时再点查找范围，这样检索得出的文件就是与事件密切相关的，既准确又不浪费时间，也只有这样，丰富的库藏资源才能得到充分利用。如利用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，“主题词”虽然有规范统一的功效却同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端怎样取其利避其弊，我们可以采取以“关键词”替代“主题词”的做法。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。然而，现代科技的一大弊端是计算机网络系统的安全系数会随着时间的推移而降低。为了保证安全，就必须制定严密电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登录管理。在电子文件管理系统中建立有效的操作权限管理体系，按照信息安全、人员职责、设备管理等因素，对电子文件管理系统操作权限等进行合理划分，在工作模式和软件功能上周密设计。同时结合电子签章、口令管理、活体指纹识别等新技术，提高身份认证的精度。 　　3 档案管理的高效利用 　　当前，档案运用的合理有效是当前经济社会发展的一项基础性工作，对于如何把握经济活动的基本规律和未来发展方向具有很强的借鉴意义。全面加强档案管理工作的根本目的在于充分发挥档案的作用，为实现建设小康社会的目标服务。档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，做好档案的开发和利用是档案管理者自身价值的重要体现，档案开发利用已经成为全社会重要的不可或缺的信息资源。要加强档案的开发与利用，实现信息资源的共享。就必须加强档案基础管理。档案人员除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下功夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作，编制较适用的检索工具，建立健全检索体系和档案文件汇编等资料，及时、系统、完整地提供、满足档案利用工作的需要。在此基础上加强对档案的保管工作，随时准备为利用者提供所急需的档案。重要、比较珍贵的档案要备有微缩或复制件，以代替档案原件提供利用。同时加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。在管理好档案的基础上，档案管理工作也要适应社会需求的变化，寻求更为有效的服务新途径，以提高档案利用的质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，更好地发挥档案的作用，在创造社会效益的同时，促进档案事业的发展。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会的发展，经济较快的进步提供优质、高效的档案服务。 　　总之，在档案管理工作中，要不断加强档案工作人员的管理，使档案管理与信息技术有效的结合起来，同时使档案管理能够得到充分利用；只有这样，档案管理工作，才能为社会的发展，经济较快的进步提供优质、高效的档案服务。 　　【参考文献】 　　[1]王凤霞，王秀芳.深化档案管理工作[J].齐齐哈尔大学学报：哲学社会科学版，2004（03）. 　　[责任编辑：陈双芹]