论档案信息化.数字化.网络化及三者的关系2

论档案信息化、数字化、网络化及三者的关系

松原职业技术学院 季树花

【摘要】随着时代的发展，档案工作的地位正在发生变化，信息技术的发展，更是为档案的发展提供了全新的发展机遇，同时对档案信息资源的利用提出了更高的要求，档案信息化已成为档案发展的必由之路。在当前信息化社会的环境大背景中，“数字综合档案室”是当下很热门的一个概念，呈现了强劲的发展势头。档案管理模式已由传统的以档案实体保管为重点，向利用者提供全方位的档案信息资源管理中心转移。如何建设未来的数字综合档案室，创造安全的网络环境，保证档案信息的真实性、完整性、可靠性，准确把握档案信息化、数字化、网络化及三者的关系，对于档案信息化的建设有着重要意义。

【关键词】档案信息化、档案数字化、档案网络化

一、档案信息化

档案信息化是指通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，经系统加工和网络传输后，实现档案信息资源的合理配置与有效利用，最终实现档案信息资源共享。其含义有四点：一是档案信息的数字化和网络化；二是档案信息接收、存储、加工、传递和利用的一体化；三是档案信息的高度共享；四是档案管理模式的变革，即从以面向实体保管为重点，向提供档案实体的数字化信息服务为重心的转变，数字化信息服务是档案信息化的核心。

二、档案数字化

所谓数字化，一般是指把模拟信号转变为数字信号的过程。档案数字化，实质是档案信息的数字化，它是指将档案信息内容转换为计算机所能识别的数字代码的过程。档案数字化通常包括档案数字化输入；档案数字化转换；数字化档案接收。将传统档案信息输入计算机，由计算机提供档案信息为社会服务。它包括档案目录数字化和档案编研成果数字化。档案目录数字化，即建立档案目录中心，构建一个全面、完整、快速、准确、集中统一的计算机目录检索体系，使之成为档案信息的集散地。档案目录中心的建设，要求各级各类档案机构从大局出发，目标一致，统一行动；建立以全宗为区别的检索体系，层次清晰、结构合理、使用方便。以《吉林省档案管理系统》为例，就是要在全省范围内，通过系统管理中心，迅速、准确地查询到任何一份档案文件的所在位置，为全省工作提供方便快捷的档案信息服务。档案编研成果数字化，是将编研成果输入计算机，或是在编研过程中直接形成数字化文本。编研成果的数字化，不仅能保护档案原件，而且能方便、快捷地在网上阅览，提供全方位的链接服务，更好地满足用户利用需求。

档案数字化转换，是指传统纸质档案、缩微胶片影像、录音档案、录像档案的数字化。纸质档案的数字化，是利用数字图像技术，将纸质档案上的文字、图表、照片等通过输入设备（扫描仪、数码相机、数字摄像机、电脑摄像头等）所获得的并以数字格式存贮的过程。缩微胶片影像的数字化，是对档案的缩微胶片进行扫描转换，把缩微模拟影像转换成数字影像；通过数字影像的计算机管理软件，实现档案的原文检索、数据处理、网络传输和还原复制等计算机管理功能。录音档案的数字化，传统记录的录音档案是一种模拟信号，称为录音档案的数字化。录像档案的数字化；视频信息的数字化，是指在一段时间内以一定速度对视频信号进行捕获并加以采样后形成数字化数据的处理过程。

数字化档案接收，是指随着办公自动化的扩展与提高，接收本身就已是数字化产物的电子档案。电子档案接收，必须重点抓好三个环节工作：密切关注电子文件的形成和积累，实行前端控制，研究其运作规律，提出质量要求；制定电子文件归档细则和管理规范，研制归档软件，使产生于不同平台和数据库的电子文件，能按要求及时归档；学院综合档案室接

收电子档案，要按统一的格式转换数据，并与室藏档案数字化工作融为一体。

三、档案网络化

档案网络化是充分利用现代网络技术，将各种数字化档案信息融为万方数据一体，进行管理、传输、检索和利用，真正实现档案信息资源的共享。档案网络化管理改变了传统管理模式下各类信息资源自立门户、分而治之的状态，它是档案信息化的重要标志。现代网络技术的快速发展，已经形成了融开放式与互动式于一体的信息网络环境。在此环境下，一方面档案作为一种信息，融入信息社会化的浪潮是必然趋势；另一方面档案管理可以突破传统时空的局限，在空间上实现异地归档、查询，在时间上真正实现全天候服务。正如美国档案学者比尔曼在第十三届国际档案大会上所指出的：电子时代，再像过去那样将档案集中于一个具体地点的做法，已显得不甚合理了。电子时代的档案馆，或许不再必须接受各机关、组织的电子档案，而主要是行使对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用。

四、档案信息化、数字化、网络化三者的关系

第一，档案信息化与数字化、网络化相比，是更为宏观的概念。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，它包含了档案数字化和网络化。当然，档案信息化不是数字化和网络化的简单相加，除了数字化和网络化等技术外，还涉及人员、法律、政策、标准等社会因素。可以说，档案信息化是由档案信息的数字化、档案传输的网络化和档案管理的标准化、档案系统的集成化、档案人员的知识化构成的有机体系。

第二，档案数字化、网络化是档案信息化的物质基础和技术基础。

从档案信息化的物质基础来看，数字化的档案信息资源是档案信息化的物质对象，离开了它，档案信息化就失去了存在的必要和研究的价值；网络设施与设备，同样也是档案信息化不可缺少的，它们承载人们的信息获取、传输、处理和利用。无论是档案资源加工的数字化，还是档案信息传输的网络化，都是以计算机、通信以及相关信息技术为工作手段和技术基础的。以计算机、数据通信技术和网络技术为核心的数字化、网络化技术，构成了信息化的技术基础。

第三，档案数字化是网络化的前提。数字化的档案信息，与传统档案相比，虽然由于信息内容与载体的分离而使其原始性有所降低，但它能被计算机所识别，能在网络中传递，从而跨越时空为人类所共享，这是传统档案所无法比拟的。数字化是连接传统档案与其网络化之间的一座“桥梁”，离开了数字化，档案网络化只能是一句空话。

第四，档案网络化是数字化的发展方向。网络化是信息传输、交换和共享的必要手段，也是充分发挥档案数字化效益的必由之路。面向单机的数字化档案信息，其作用必然有限，只有网络环境下的数字化档案信息，才能实现真正意义上的共享。

参考文献：

［１］陈春红．档案信息化建设初探［Ｊ］．上海档案，2006，（５）．

［２］陈春红．档案信息化、数字化、网络化三者关系［Ｊ］．科技档案，

2006，（３）．