浅析完善企业采购业务内部控制制度
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浅析完善企业采购业务 内部控制制度
魏 巍
（ 哈尔滨建成集团有限公司，黑 龙江 哈尔滨 １０ ３ ） ５００
摘 要：内 部控制对保证企业经济活动有效进行起着十分重要的作用，一个合理完善的采购 内部控制制
度的落实已 成为实现企业降低成本、 保证企业利益最大化的重要条件。文章从分析采购业务内部控制制度的
目 标入手，强调了采购业务 内部控制制度的原则并对制度的流程进行 了设计，对完善企业采购业务 内部控制 制度提 出了新的看法。
关键词：企业 ；采购业务；内部控制
中 图 分 类 号 ：Ｆ ７ ． ２ ５２ 文 献 标 识 码 ：Ａ 文 童 编 号 ： １０ — ９ ９（Ｏ ６ ０ 一 ０ ３ ０ ０２２２ ２０）６ Ｏ３—３
内部控制起源于内部牵制 ，是为保护企业财产
物资 的安全和完整 ，防止舞 弊 ，确保会计资料 真
１ 采购业务内部控制的目标 采购业务内部控制制度要确保 国家有关法律法 规和国家统一的会计制度的贯彻执行 、保 证经济业 务活动按照适当的授权进行并保证支付货款后获得 相应的物资 的目标得 以实现。除此之外 ，还需要实
现 以下 几个 目标 。
实、 合理 、合法而建立起来的业务分管责任制，它
对保证企业经济活动有效进 行起着 十分重要 的作 用 。企 业的内部控制重要 ，而采购环节的内部控制 制度更：尤其重要。一个企业 的成功离不开一个好 是 的采购 内部控制制度和流程 ，如 ，宝钢集团公 业务 司在采购业务中推行 的比价规定和原材料采购效益 预测规定；上海东芝 电梯有限公司实行的不同种类 物资采购分别采用不 同的方法进行控制 ，等等，这
１ 合理揭示企业应享有的折扣和折让 ． １ 供应商提供 的折扣是整个采购活动的重要组成 部分 ，因折扣而带来 的利益应归企业所有 ，通过 内 部控制制度来合理揭示企业的应得利益 ，防止有人 将企业享有 的折扣和折让隐匿 ，避免企业 获得的利
益 被私 人 占有 。 １２ 保 证采 购物 资与产 品 销 售要 求相 一致 ．
些企业的做法为完善采购业务内部控制制度提供了
成功的： 例。２０ 年 ｌ 范 ０２ ２月 ２ ３日财政部发布了《 内 部会计控制规范一采购与付款（ 试行 ） ，各企业纷 》 纷建立采购与付款岗位责任制 ，明确相关部门和 岗 位责任 、权限 ，确保办理采购与付款业务能够在规
范的程序下操作。尽管如此 ，物资采购成本的居高
采购环节上的内部控制制度应使采购的一切活 动 ，包括订货预算 的提 出和审批
、供应商 的报价 、 材料物资的验收等 ，应严格遵守并达到生产和销售 的要求 ，防止不恰 当的采购和某些采购人员为达到 个人 目的，而牺牲企业利益购入与产品销售要求不 附的材料物资的行为发生。
１ 保 证 应付 帐 款 的真 实性 和合 理性 ． ３
不下依然是 束缚企业发展 的“ 瓶颈” 和矛盾的集 中
点。降低采购成本就是获取 同等金额的利润 ， 一个
合理完： 善的采购内部控制制度 的落实已成为实现企
业降低成本 、保证企业利益最大化的重要条件。本 文对采购业务 内部控制制度的目标 、原则及流程设
内部控制制度应防止采购活动发生后 ，应付帐
计进行 了分析 、 探讨 。
收稿 日期：２ ０ — ９ １ ０６０—０
款被少计或多计 ，供应商被混列 ，避免企业财务状
况被虚列 ，变相提高或降低企业经营业绩 ，合理的
作者 简介：魏巍（９ １） 男 ， １７一 ， 会计师，主要从事财务管理Ｔ作 。
内部控制制度还应保证企业在偿付期内及时支付货
一
３ ３一
渔止经涛研 究 ２ ０ ０ ６年摹 ６期
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款，保证企业采购的商业信誉。 ２ 采购业务内部控制的原则
３ 采购业 务 内部控 制 的流程 设计
采购业务内部控制流程设计因企业的各 自特点
有许 多系 统方 案 ，而在 众多 的 系统 方 案 中 ，应 至少 有如 下 的关 键 流程 和控 制点 。
采购业务的内部控制制度是合理的保证采购业 务在企业的监控下进行 ，为实现这一 目标必须有一 个标准 ， 这就是 内部控制制度的原则。
２１ 职 责不相 客 原则 ．
（ ） 购与审批 。根据企 业管理计划性 的特 １请 点 ，采购活动之前必须 实行 预算审批 ，由采购部 门 、仓库部 门或生 产部 门签发 《 请购单 》 订购 或《 单》 ，列明该批拟采购物资的品种 、规格 、材质 、 数量 、单价 、使用项 目等，由授权 的主管人员审批
同意 采购 。
坚持采购业务不相容职务相互分离 ，确保不同 岗位之间权责分明、相互制约 、相互监督 ，采购业 务致少应保证 以下职责分开：（ ） １ 物资采购的请购 与审批 ；（ ） ２・ 采购询 价人员与确定供 应商人员 ； （） ３ 采购合同的订立与合同的审批人员 ；（ ） ４ 采购 员与验收人员；（ ） ５ 采购员、验收人员与相关会计
（） ２ 询价并确定供应 商。由企业指定的询 价人
员对拟采购的物资进行供应商查询 ，查询 内容包括 供应商的价格 、质量 、可享受 的折扣 、付款条件 、
交货时间和供应商的信誉
等 ，采购询 问比较清楚
记录人员；（ ） ６ 付款审批人员与付款执行人员。
２２ 成本 与效益 原 则 ．
内部控制制度应 当遵循成本效益原则 ，以合
后 ，交由授权的主管人员对《 请购单》 订货单》 或《 进
行二次审批 ，确定供应商。 （） ３ 落实采购工作 。采购人员凭 审批手续齐全 的《 请购单》 订货单》 或《 ，与已审批确定的供应商进
理 的控制成本达 到最佳 的控制效果 。企业 的最终
目的是实现经济利益 ，以尽可能少 的成本费用投
入 获 得 大 于成 本 费用 的收 入 ，预 计 控 制 所 发 生 的
成本与失去控制可能造成 的损失之间合理 的状态 ，
行采购交易谈判 ，并将采购的相关条款明确后签订
同时选择关键控制点 和符合成本效益原则 的控制 方法 ，以达到用合理 的控制成本达到最佳 的控制
效果。 ２３ 提 高工作效 率原 则 ．
《 购销合同》 购销合同》 ，《 应按照《 合同法》 的规定将
主要条款如 ，品名 、 规格 、数量 、 质量 、单价 、总
额 、交付地点 、验收依据及违约责任等填写齐全。
（） ４ 质检。采购物资运抵企业后 ，首先应由企 业的质量检验部门对此批物资进行质量的验收和检
管理者在建立内部控制制度时应注意 ， 控制程 序不应对工作效率产生不利影响。现在的市场竞争
不再是大鱼吃小鱼的情况 ，而是快鱼吃慢鱼 ，任何
一
测 ，检测 的依据是《 购单》 订货单》 购销合 请 或《 、《
同》 和企业 内部质量管理要求 ，在确认无误后 ，质
项工作在企业 内部为没有达到完美 的控制流程而
量检验部 门填写《 收单》 验 ，并签名盖章。 （） ５ 验收。采购人员凭《 购单》 订货单 》 请 或《 、 《 购销合同》 验收单》 和《 ，将采购的物资送交仓库部
门办理验收入库手续。仓库保管员应依据上述单据 重点对物资的实际查收数量 、品种 、规格进行查 验 ，并将查 收情况填写在企业统一 印制的《 购物 外
扯皮 ， 势必导致企业效率低下 ，影响企业在市场的
竞争力 ，从而坐失 良机。
２４ 综合评 定原 则 ．
在实际丁作 中，由于 内部控制制度涉及企业
经济活动的方方 面面 ，每项经济业务 的处理都有
其独特性 ，如果要求管理层注意经济业务所涉及
的每一细节 ，通 常是不可能的或没有必要 的 ，采 购业务也是一样 。我们应 当运用重要性原则 ，抓
资入库单》 上。 （） ６ 付款审批。采购人员应将收集到的、审批 齐全 的《 请购单》 订货单 》 购销合 同》 验 收 或《 、《 、《
住 重点 、有 的放矢 ，如采购寻求供应 商 ，我们在
得到供应商 的价格 、质量 、可享受 的折扣 、付款
单》 （ 购物资入库单 》 、（ 夕 、合法的商业发票等相关
资料送交财务部门负责人办理付款审批手续，财务
条件 、交货时间和信誉等级等资料后 ，在评定合 适供应商的时候往往价格并不一定是我们考虑 的
唯一因素，其他条件也需综合评定后再作选择 。
渔业经济苟 究 ２ ０ ｝ ０ ６年鬃 ｄ期
部门负责人按照企业 内部付款审批规定及企业支付
管理制度进行审批。 （） ７ 付款 。财务部 门应对采购人员提交的付款
—
—
３ — ４ —
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浅析捕捞 渔 民转产转业 的难 点及对 策
吴树敬 ，林传平
（ 温州市海洋 与渔业局，浙江 温州 ３ ５０ ） ２０３
摘 要：在调查研究的基础上，总结温州市海洋捕捞渔业在转产转业 中所取得的成效，分析 目前存在的
难点问题，提 出对策与措施，以供有关部门决策参考。 关键词：海洋捕捞；渔民；转产转业；对策
中圈分类号 ；Ｆ ２ ． ３６ ０ ４ 文献标识码 ：Ａ 文章编号：１０ — ９ ９ ２ ０） ６ ０ ３ — ４ ０２ ２２ （ ６０－０５０ ０
１ 渔民转产转业的成效 温州市地处浙南沿海 ，既是全国重点渔 区，又
收稿 日 期：２ ０ — ８ １ ０６ ０ — ４ 作者 简介：吴树敬（ ９ ７ ） １４ 一 ，男 ，主要从事渔业 经济管理及渔
是水产品主要销区。２ ０ 年 ，全市拥有专业渔业乡 ０５ 镇 １ 个 ，专业渔业村 １９ ，渔业户 口 ５ ６ 户 ， ７ ８个 ０３３
渔业人 口 １．万 ，传统渔 民 ７ ４ 人 ，渔业 劳力 ７ ６ ４７ ６
７ ３ ５６０人 。其 中直接从事 海洋捕捞 的专 业渔 民约 ２ ４ 人 ，大小渔船 ７ ７ 艘 ，总吨位 ２ ． ０ １７ ８ ０ ２ ６万吨 ， 总功率 ５ － 万千瓦 ，其中海洋捕捞渔船 ４５ ３艘 ， ３ ３ ７
业经济理 沦研究工作 ，曾在有关渔业经济刊物上发表渔业经济 和渔
业技术论文百余篇 。
资料 （请购单》 订货单》 购 销合 同》 验收 《 或《 、《 、《
单》 外购物资入库单》 、《 、合法的商业发票等 ） 进行
财务审核 ，主要审核相关的审批手续是否齐全 、单
额与企业“ 应付帐款” 余额是否一致 ，在考虑买卖双
方在收发货物上可能存在时间差等因素之后 ，企业 与供应商的月末余额应保持一致 。 内部控制制度贯穿于企业经营活动的各个方面，
证是否完整 、发票是否合法 、金额是否正确 、数量
是否一致等 。核对发票
计算 的正确性 ：应将发票上 所记载的品名 、规格 、数 量 、条件及运费与合同 、 订 购单 、验 收单 、外购物资入库 单等资料核对一
内部控制制度的完善还是一项任重道远的工作，文中
仅就采购业务的内部控制制度的设计提出了几点看
法，相信随着管理层对这项工作重视程度 的加深 ， 企
业一定会沿着各项制度良性循环的轨道健康发展。
【参 考 文 献 １
致 ，在审核无误后再办理付款手续。
（） ８ 帐务处理 。财务部 门在收集到采购单据齐 全 的情况下 ，应按照《 会计核算规定》 及时 、准确地
编制记帐凭证 ，并将 上述 支持性凭证（ 请购单 、订
购单 、验收单 、外购物资入库单 、 专用发票 ，若为 进口的还应包括报关单 ） 附在记帐凭证 的后面 ，如 资料较多 ，也 可另外装订成 册 ，注 明索引号后存
［ 】 张文贤， １ 孙琳． 内部控 制会计 制度设计 ［ 】上海 ： 信会计 出 Ｍ． 立
版社， ０ ５ ２０ ．
［ ２】 明德新。 刘国成 ． 业会计基 础 作实 务 【 Ｊ北 京： 企 Ｍ． 民主与建 设出版社， ０ ４ ２０． ［ ３】 财政部 注册 会计师考试委员会办公室． 注册会计师全国统一考 试辅导教材一审计 【 ］ｊ 京： Ｍ ， Ｅ 中国财政经济 出版社 ， ０ ４ ２０．
档。每月应根据记帐凭证准确 、及时地登记人“ 存 货” 货币资金” 应付帐款” 及“ 、“ 分类 明细帐中。
（） ９ 对帐。财务部 门应 于每月月末与供应商进
行货款结算的核对 。取得供应商对帐单 ，审核其余
一
［ ４】 王兰丽 ， 务主管手册 【 】北京： 财 Ｍ． 中国商业出版社，００ ２０．
３ ５一
渔 ． 业 经 Ｉ研 究 ２ ０ 弃 ０ ６年 第 ６期