采购部工作职责
采购主管工作职责及相关流程:
1. 开拓新增出版社;通过与适合高校馆配出版社对接,以最优惠折扣达成合作模式。
2. 维护存量出版社;通过与出版社的多次合作达到长期又稳定的合作模式。
3. 参与大型馆配会及书会;为开发及维护出版社的合作关系,选择性参与全国各地的大型馆配会及书会。当馆配会及书会地点定在北京时跟出版社申请免费样书。
4. 上门拜访出版社;为开发与巩固出版社合作关系,根据实际情况上门拜访新增及存量出版社。
5. 采购流程(新书品种): 出版社提供适合书目品种 ---- 采购进行库存查重后下订单----出版社核实库存后返单(配货明细单)-----财务汇款(依据配货明细单)-----出版社收款后发货及开具发票。
6. 补货流程:每月月初调取公司最新库存数据与出版社汇总书目数据进行比较,确定补货订单----出版社核实库存后返单(配货明细单)-----财务汇款(依据配货明细单)-----出版社收款后发货及开具发票。
7. 图书差异处理流程:出版社新书品种或补货品种入库后发现少书、残书、年限旧等影响图书正常销售品种,由库管
整理出具***出版社差异一览表发给采购助理----经采购助理确认核实后报给采购主管----采购主管直接与出版社对接,确定处理意见(退货或下次抵扣书款)---信息反馈给采购助理做相关安排。
8. 每月需要核实图书采购到货情况、出版社是否开具发票、出版社差异一览表处理及更新等情况。
9. 接受公司内部零星订单采购;公司中标学校指定出版社采购等(例如:成都医学院)。
10. 解决相关部门提出的问题,并及时解决。例如库管、采购助理提出的相关问题,图书的到货情况,出版社强行塞书现象,图书记号影响销售等情况。
11. 公司领导安排的其他工作事项。例如某出版社或者某项目的询价工作;出版社授权、获取出版社资质等工作。
采购助理工作职责:
1. 收货:接收出版社及出版公司的图书到货工作。
2. 验货:验收出版社及出版公司的图书到货情况,(检验核实图书的数量、折扣、金额、年限、脏书、残书、缺书、划痕等影响销售问题)。
3. 退货:将需要退换货的出版社及出版公司的图书及时通知物流安排退货。
4. 核帐:核实出版社及出版公司图书的按月采购明细,每月月初核实付款金额、到货及发票收件情况
5. 提供库存书目:提供公司的最新库存书目给采购主管补货及查重工作做参考。
6. 保管工作;出版社及出版公司的配货明细单及发票的保管工作。(配货明细单涉及折扣问题,务必重视)
7. 其他工作:采购主管安排的其他工作,例如一同参与图书订货会等。