公文写作常识介绍

公文写作常识介绍

浏览次数：72 日期：2015年4月7日 14:58

公文是党和国家机关在治国理政的进程中，用以表达意志、发布号令、传递交流重要信息的最主要的载体和工具，是一种具有特定效力和规范格式的文书。公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。

因此，公文写作是公务员的一项基本工作，一名合格的公务员，必须具备较强的公文写作能力。当然，这种能力不能一蹴而就，需要在工作实践中不断积累和提高。

今天这节课，主要就是想结合财政工作实际，和大家简单交流一下公文写作的有关知识。包括正式公文和事务性公文两部分。

首先介绍一下正式公文的写作知识。

2012年，中共中央办公厅和国务院联合印发了《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012〕14号），对公文种、格式、行文规则和公文拟制、办理、管理等都作了具体规定。

一、公文种类

《条例》规定公文种类主要有15种：包括决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

（一）决议。

决议是指党的领导机关（一般指党委）就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。具有权威性和指导性。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

如：1981年6月发布的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，由中国共产党第十一届六中全会讨论通过。它是中国共产党历史上具有深远意义和重大影响的重要文件，对建国以来党的重大历史问题特别是“文化大革命”、毛泽东的功过是非和毛泽东思想基本内容与指导意义作了总结和评价。

《关于营口市2013年国民经济和社会发展计划执行情况与2014年国民经济和社会发展计划的决议》，由营口市第十五届人民代表大会第二次会议第三次全体会议讨论通过。今年全市经济和社会发展工作均遵照此决议执行。

（二）决定。

决定是党政领导机关（党委和政府）对重要事项或重大行动做出决策、安排和规定的指导性、指挥性公务文书。可分为部署性决定和

宣告性决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

如：《中共中央关于全面深化改革若干重大问题的决定》，属于部署性决定。

《国务院关于表彰全国劳动模范和先进工作者的决定》，就属于宣告性决定。

*决议与决定的主要区别：

“决议”必须经某一级机关或组织机构的法定会议对某一议题进行集体讨论，由法定多数表决通过，然后形成正式文件，并以会议的名义公布。“决定”不一定经过法定会议讨论通过，它既可以是某种会议讨论研究的成果，形成正式文件予以公布，也可由各级领导机关直接制作并予以公布。因此，可以认定，凡未经有关法定会议讨论通过，而是以领导机关的名义发布的议决性文件，就只能使用“决定”。

（三）命令（令）。

命令（令）是指法定的领导机关对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

有权发布命令的领导机关有：1、中华人民共和国主席；2、国务院；3、国务院所属各部（教育部、公安部、财政部、民政部等）、

各委员会（国资委、发改委、农委、能源委等）；4、县级以上各级人民政府；5、乡、民族乡、镇的人民政府。

如：以李克强总理最近签发的两项国务院令为例。

第654号国务院令，“《企业信息公示暂行条例》已经2014年7月23日国务院第57次常务会议通过，现予公布，自2014年10月1日起施行。”这是以政府令的形式公布行政法规和规章。

第655号国务院令，任命崔世安为中华人民共和国澳门特别行政区第四任行政长官，于2014年12月20日就职。这是以政府令的形式批准授予和晋升衔级。

（四）公报。

公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体向党内外、国内外公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文。分为会议公报、事项公报和联合公报。

如：2013年11月12日，中国共产党第十八届中央委员会第三次全体会议通过的《中国共产党第十八届中央委员会第三次全体会议公报》，属于会议公报。

再如：1972年中美签订的《上海公报》、1978年中美两国发表的《中美建交公报》以及1982年8月17日中美签订的《八一七公报》，就是著名的中美三个联合公报。这是解决台湾问题的重要历史文件。

（五）公告。

公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。 由于公告宣布的是重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体说，市级以上行政领导机关，某些法定机关（公安局、检察院、法院等），有制发公告的权力。其他地方行政机关，一般不能发布公告。党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。但事实上，公告的使用范围非常广泛，已经扩大化。

如：大家比较熟悉的，都认真看过的，人社局发布的《营口市各级机关和参照公务员法管理单位考试录用公务员（工作人员）拟录用人员公告》。

再如：今年9月9日，中共辽宁省委组织部发布了第73号公告。任命了一批厅局级领导干部，每个干部简单介绍2、3行文字，俗称“二指干部”。其中沈阳市委常委、组织部部长吴汉圣，被任命为营口市委书记。

*公报与公告的主要区别：公报较为具体，公告较为简要。

（六）通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通告的使用者可以是各级各类机关，内容往往涉及到社会的方方面面，因此，无论其使用主体还是其内容都具有相当的广泛性。

如：2011年，为创建文明城市，市政府针对文明养犬下发了《营口市人民政府关于规范养犬管理的通告》，告知辖区内市民规范养犬行为。

*公告与通告的区别：“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。二者告知范围不同，公告范围较广，通告范围相对狭窄。目前，公告和通告这两个文种在实际运用中存在着比较严重的混乱现象。

（七）意见。

意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

如：《营口市关于加强行政事业单位国有资产管理的意见》（营政发[2014]11号文件）。这份文件是由我局行政事业资源科起草，经市政府审核，人大审议后以政府名义发布的，这是我市行政事业单位国有资产管理的首部规范性文件。我局必须按照此意见规定，开展对行政事业单位国有资产的管理工作。

（八）通知。

通知是我们日常工作中最经常使用的一种文体。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

如：《辽宁省阜新市人民政府转发〈辽宁省人民政府批转省发展改革委等部门关于全省电网建设征地动迁补偿实施方案的通知〉的通知》

我们捋一捋，首先省发改委等部门下发了关于全省电网建设征地动迁补偿实施方案。这个方案下发时，一定采用的是通知的形式。然后省政府批转了这个方案，转发时仍然采用的是通知的形式。最后，阜新市人民政府又转发了省政府的批转通知，当然，采取的仍然是通知的方式。

（九）通报。

通报是上级把已经发生的有关的人和事告知下级的一种公文。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

通报的运用范围很广，各级党政机关和单位都可以使用。它的作用是表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，传达重要情况以及需要各单位知道的事项。

如：今年8月，局党组班子专题民主生活会以后，马上形成了《关于市财政局领导班子专题民主生活会情况的通报》，向局内全体党员干部传达了领导班子召开民主生活会的情况。

*通知和通报的主要区别：通知的事实尚未发生，通报以事实作前提；通知主要是叙述，告知对方做什么、怎样做，通报往往夹叙夹议，有较强的感情色彩。

*通告和通报的区别：主要从适用对象进行区别。通告对象是人民群众，而通报的对象是下级。

（十）报告。

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，回复上级机关的询问。报告使用范围很广。按照上级部署或工作计划，每完成一项任务，一般都要向上级写报告，反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等，以取得上级领导部门的指导。

如：我局近期形成的《关于清理政府规范性文件的报告》、《关于贯彻落实市委十一届八次全会精神情况的报告》、《财政局关于向城区放权工作进展情况的报告》、《关于贯彻落实〈进一步规范行政自由裁量权的意见〉的自检自查报告》、《关于落实党风廉政建设情况的报告》等等。既有综合性报告，又有专项报告。

（十一）请示。

请示是下级机关向其直接上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。

如：今年8月，我局准备在全局范围内开发建设OA办公系统，就向市政府递交了《关于开发建设财政局机关辅助办公系统的请示》。

*报告与请示的区别：二者均属于上行文。但请示是事先行文，要求一文一事，篇幅较短；报告是事后或事中行文，可以一文数事，篇幅较长；

（十二）批复。

批复是一种下行文，是上级机关答复下级机关某一请示时使用的公文。批复一般是专门就某一事、某一问题的答复，内容都比较单一，而且是先有来自下级的请示，才有上级的批复。一般来说，批复的核心内容是就请示的内容、问题表示上级机关态度，是同意还是反对，有不同意见等，都要在批复中直接申明。

如：针对我局《关于开发建设局机关辅助办公系统的请示》，市政府经审核同意后，应出具《关于市财政局开发建设辅助办公系统的批复》。

（十三）议案。

这里所说的议案是指行政议案，而不是人大议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。议案的制发机关只能是各级人民政府，政府的职能部门无权制发，并且只能向同级人民代表大会或其常委会行文，不能向其他部门行文。

如：十二届全国人大常委会第十次会议日程安排中涉及三项议案：

1、审议全国人大常委会委员长会议关于提请审议立法法修正案草案的议案；

2、审议国务院关于提请审议广告法修订草案的议案、关于提请审议保险法等5部法律的修正案草案的议案；

3、审议最高人民法院关于提请审议关于在北京、上海、广州设立知识产权法院的决定草案的议案。

这里所有提案均向人大常委会行文，但只有第二项是由国务院提出的，属于行政议案。

（十四）函。

函是公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其

中包括上级机关或者下级机关行文。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

如：我局需要营口港务集团提供一份基础设施资产数据，就需要拟定一份函，请港务集团予以协助。可拟定《营口市财政局关于协助提供相关数据的函》。

（十五）纪要。即会议纪要，是根据会议的主导思想和会议记录，对会议的重要内容、决定事项进行整理综合、摘要、提高而形成的一种具有记实性、指导性的公文。适用记载和传达重要会议的主要情况和议定事项。

会议纪要要具有纪实性，不能随意增减和更改内容；要具有概括性，语言要简洁精炼；要具有条理性，对会议精神和议定事项要分类别、分层次予以归纳、概括。

二、几种常见公文的写作要点

公文格式《条例》中有具体规定，不做详细解释。而且，我们局内一般公文制发局发文，只需要各科室拟写主要内容，具体由办公室李刚主任负责排版、印制。

这里我主要讲一下几种常见公文的写作要点。

（一）通知

主要包括标题、称呼、正文、落款四个部分。

①标题：写在第一行正中。一般格式为：“××关于××的通知”。 ②称呼：写被通知者名称。在第二行顶格写。

③正文：另起一行，空两格写正文。正文因内容而异。开会的通知要写清开会的时间、地点 、参加会议的对象以及开什么会，还要写清要求。布置工作的通知，要写清所通知事件的目的、意义以及具体要求和作法。

④落款：分两行写在正文右下方，一行署名，一行写日期。

2、报告

我们最常写的是工作报告。

包括标题、主送单位、正文、结尾、落款等几部分。

（1）标题：常以“××关于××工作情况的报告”做标题。

（2）主送单位：即要求报告工作的上级部门。

（3）正文：大致可以分为开头、主体和结尾三个部分。

开头:简要交待起草报告的原因和目的,概述报告的主要内容和结果。然后,用“现将有关情况报告如下”来承上启下。

主体:即报告的事项部分。主要是汇报情况,包括工作的进展、取得的成绩、存在的问题以及今后的打算。这一部分是报告的主干部分,一般内容较多。如果内容单一,可分自然段,分层叙述;若文字较多,可分条例项,逐条陈述,必要时还可加小标题。

结尾:报告的结尾一般由公文的专用语“请审阅”、“特此报告”等作结。

（4）落款。标明发文机关和发文日期。

3、请示

实际工作中由于职权、条件的限制，我们没有权力或没有能力解决某个问题，需要上级帮助解决时，就要用到请示。请示包括标题、主送单位、正文、结尾、落款等几个部分。

（1）标题：“××关于××的请示”。

（2）主送单位。即请求指示的上级部门。

（3）正文：

一是要明确请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲清必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

二是要明确请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（4）结尾语：多用“妥否，请批示”，“上述意见，是否妥当，请指示”，“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”等语。

（5）落款。标明发文机关和发文日期。

4、批复

批复包括标题、主送单位、正文、结尾、落款几部分。

（1） 标题

标题包括批复机关、批复事项和批复文种三个部分。如《市政府对〈市财政局关于开发建设局机关辅助办公系统的请示的请示〉的批复》。也可只写批复事项及文种两部分，如《关于市财政局开发建设局机关辅助办公系统的批复》。

（2） 主送单位。即来文请示的单位。批复是有针对性的，所以不可缺少主送单位。

（3） 正文：包括开头、内容、结语

开头一般注明批复的依据，用以说明是针对哪个请示所作的批复，要求写得严谨、明确。一般写“××单位××文件收悉”，然后写“经××研究，批复如下”。

请示的内容决定批复的写法。下级机关只就某个具体事项请示，批复的内容亦简单明了，可直接表态，同意的就写肯定意见，不同意的要提出有根据的、有针对性的缘由。语言要简短、精当，表达清楚即可，不必作具体的分析和详尽的阐述。

结语使用的语言要简短，语气要坚决，态度要鲜明。

（4）批复的结尾多用“此复”、“特此批复”等习惯用语。

（5）落款。发文机关、发文日期也是不可遗漏和忽视的部分，并且要书写完整。

5、函

函由标题、主送单位、正文、结语、落款等几部分组成。

（1）标题。函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成，即“××单位关于××的函”。另一种是由事由和文种构成，即“关于××的函”。

（2）主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位。

（3）正文：包括开头、主体、结尾三部分。

开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”过渡转入下文。

主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见写清楚。

结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（4）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。

（5）落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

6、纪要

会议纪要通常由标题、正文、落款三部分构成。

（1）标题

标题有两种情况，一是会议名称+纪要，如《全国农村工作会议纪要》。二是召开会议的机关+内容+纪要，如《省经贸委关于企业扭亏会议纪要》。

（2）正文：一般由两部分组成。

一是会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。

二是会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。

（3）落款：包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。

《条例》中规定的几种公文的写作知识就介绍到这。后面其他内容，大家可以在以后的工作中慢慢消化理解。

下面向大家再简单介绍一下虽未列入《条例》，却是我们日常工作中常用的一些事务性公文。

事务性公文从公文分类情况看，不是正式公文，但在实际工作中由于具有很强的实用性、通用性和较为灵活的应用体式等特点，在机关公务活动中被广泛使用。主要包括计划、总结、调查报告和简报。

第一类：计划。包括规划、安排、打算、要点等。

具体来说，规划是指时间跨度长、涉及范围广、内容较为概括的计划；方案是政策性更强、内容更完整的计划；安排、打算和要点则是时间相对较短、内容更为具体的计划。

计划的结构包括计划的依据、目的、措施和步骤等内容，措施和步骤是计划中的主要部分。

如《教育实践活动方案》，是一篇非常完整的计划。首先第一段讲活动的由来，也就是明确依据。接下来的第一部分“重要意义”实际在方案中属于可有可无的，重要的话就写，不重要可以不写。接下来要明确活动的指导思想、目标任务和基本原则。第三部分“在解决突出问题上下功夫”讲的是工作措施。接下来“扎实抓好教育实践活动各环节工作”讲的是活动步骤。最好“切实加强对教育实践活动的组织领导”讲的是保障措施。

如《财政局2014年工作要点》主要突出了两方面的内容，一是目标任务，二是具体措施。

第二类：总结。包括综合性总结和专题性总结。

综合性总结包括的内容比较宽泛，这类总结既要反映工作概况、取得的成绩、存在的问题和缺点，也要写明经验教训及今后改进的意见。专题性总结只对单项工作或某方面问题进行专门总结，一般只选择工作中的主要成绩，并突出某类典型经验或带有普遍意义的问题。

在结构上，总结并没有什么固定的格式，撰写的方法也多种多样，较为灵活，但不管用什么样的写法，其基本内容不外乎工作情况（工作回顾）、经验体会、存在问题、今后打算和结尾几块内容。在开头部分，都要写一段导语（或是叫引言），这一块有时可能只有几句话，但它非常重要。开头的引言一般都以简明扼要的语句概括基本情况，或介绍总结的缘由、依据、涉及的时间、地点、工作概况及相关条件。另外，对工作中的主要成绩和不足如能在此总括提出，为后面的行文做个铺垫也很好。接下来是总结的主体部分：包括全面总结成绩和经验体会，指出问题及教训，提出改进工作的打算、设想等内容。其中，“工作情况”与“经验体会”是最核心的内容，占据大部分篇幅。而“今后努力的方向”、“下一部工作打算、设想”等内容虽然也是总结里经常要写到的，但表述都很简约。而且，由于撰写总结的角度不同，这部分的具体内容和结构样式往往会有很大的差别。

如《营口市财政局2013年工作总结》属于综合性总结，第一段为引言，概况了2013年度财政工作总体情况，接下来第一部分详细介绍财政工作取得的主要成绩，第二部分详细介绍采取的工作措施，最后简单介绍工作中存在的主要问题。

第三类：调查报告。又称调研报告。它是因特定的工作需要或是领导交待，针对某事、某人或某类问题展开调研，通过掌握第一手材料，将所得到的材料和结论加以整理后形成的书面报告。包括综合性调查报告和专题性调查报告。

调查报告的格式和总结十分接近。但调查报告的正文部分主要是提问题、摆事实、作分析、下结论，最常使用的方法是分析与综合。其开头有三种写法：一种是交待背景并扼要点明文章的基本观点，写明报告内容的重要意义。再一种是概括全文的主要内容及要阐明的主要问题。还有一种是揭示主要矛盾，引起上级领导和群众关注。但不论采用那种开头，都有一个共同的要求：就是开门见山，尽快触及实质性问题。正文的写法也有三种：一种是阶段式。就是按照事物产生、发展、变化的过程或时间顺序来写。第二种是平铺式。即根据内容和矛盾的性质，把主体内容分为几块，将材料排列进去，分别叙述，最后总括主题思想。还有一种是融合以上两种写法，同时具有阶段式和平铺式的结构特点。这种写法的长处是不论运用对比手法、分点归类还是顺序铺开，都适于结构安排，表意也较自如。调查报告的结尾灵活不拘，较常见的有自然式结尾、强调结论式结尾、引发启示性结尾或以警示语结尾。

如《关于市广播电视台财务运行情况的调研报告》，第一段交代了调研的背景及目的，接下来第一部分介绍了调查到的基本情况，第二部分对存在的问题及原因展开分析，第三部分提出有针对性的对策建议，最后还展望了预期效果。这是一篇非常典型的专题性的调研报告，主题突出，层次分明，逻辑性强，紧密结合工作实际开展调查研究，调研内容准确、详实，问题及原因分析深刻、到位，提出的对策措施针对性、实效性和操作性较强，具有较高的资政参考价值。在我局调研报告评比中被评为一等奖。

第四类：简报。我们一般称为工作信息。是党政机关用于汇报工作、反映和通报情况、交流经验、指导工作的一种简短灵活的表现内部事务的一种公文形式。可分为工作情况简报、典型经验简报和会议简报。

简报基本属于新闻范畴，其正文内容及写法与新闻中的消息、通讯极为相似。包括标题、正文两部分。

简报标题要简短醒目，能够概括出简报的主要内容。如《营口继续推进基本公共卫生服务均等化》。

简报的正文分三部分。

（1）前言。一般用简洁明确的一句话或一段话，总结全文的主题或主要事实，给读者一个总概念，交代时间、地点、事件、原因、经过、结果等。

（2）主体。一般要分条叙述工作情况、典型经验或会议情况。一定要取材于单位工作的实际情况，平铺直叙，一般不需要加以评论，同时注意逻辑性和概括性。

（3）结尾。简报一般不写结尾，但一些事情较为复杂、内容较多地偏重于经验介绍类的简报，有时也有结尾。这个结尾往往只是一句话或简单的几句话，或对全文做小结，或讲点不足及存在的问题；

或说明所介绍的新事物、新做法还不成熟，有待提高；或提出今后的打算，等等。

简报的写作要求可以概括为“简”、“快”、“新”、“准”。简，就是要篇幅简短、语言简练；快，就是要编写快，有时效性；新就是要反映新情况、新经验、新问题；准，就内容要准确可靠。