关于成立综合档案室的报告
关于成立综合档案室的报告
档案在人们的社会活动中和在各机关团体企事业单位的工作过程中，具有非常重要的用途。除了具有机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件等一般功能之外，还有其人们在社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。简单来说就是档案的凭证作用和参考作用。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性和真实性，是令人信服的历史证据。
由于我院自建院以来，形成的各种文件与材料非常多，而且文件种类也比较杂，属于文书档案，相比专业档案的范围划分与规范管理，具有一定的复杂性。这就需要对其进行科学、规范的管理，进而增强其利用价值。所以，我院成立综合档案室是非常有必要的，也是需要提到议事日程上来的一项重要工作。这就需要院领导的亲自决策以及相关科室的密切配合，只有大家通力合作，成立档案室的工作才能稳步扎实的向前推进。基于此，我谈一下成立综合档案室的初步设想，向院领导做一下汇报：
１、 确定归档的文件和材料
文件和材料，医院的每个职能科室都会产生，这就需要确定档案的归档范围。也就是说哪些科室的文件和材料需要归档，哪些不需要归档，确定之后，相关科室的文件和材料必须全部纳入归档范围，送交档案室进行统一编号归档。对于我院来讲，我个人认为应该进行如下划分：党群类、行政类、人事类、会计类、医疗护理类、预防保健类、基建类、设备类、声像类、实物类。 ２、 确定归档流程
目前我院的文件收发流程过于混乱，没有一个专门机构进行统一管理，给院领导查阅带来的难度。如政府部门和上级卫生单位下发的文件、通知等，以及我院相关人员参加各类会议，都会带回一些文件和材料，往往谁参加谁保管，这就给档案的搜集汇总带来了难度，有些文件可能领导都不清楚。所以领导应该确定，凡有这种情况，相关人员必须第一时间把文件和材料送交到档案室进行归，不得私自留存，有需要者可以留有复印件，然后由档案室工作人员进行微机录入，并编制档案目录汇总表，以方便领导及相关人员查阅。
３、 确定档案室的工作场所
因为有些档案是属于机密档案，不是什么人都能查阅，再者相关文件和材料也比较多，如果没有一个固定场所进行搜集整理、分类保存以及日常管理，这项工作将很难开展。这就需要领导确定档案室的工作地点，需要建筑面积相对大一些的空间以便工作。待档案归档完毕，还要对档案库房进行必要的建设并配备相关的设备和设施，以增强档案的安全性。
以上这些都是亟需解决的，只有这些落实到位，才能进行档案室的下一步具体工作，否则档案的归档工作将无法继续，还望院领导研究、确定。
院长办公室：王淑妍
2013年1月15日