医疗公司招投标流程及规范

公司资格证明文件制作流程

5.3.1 资质制作

资质流程:

1. 办事处行政给资质专员发资质申请单

(时间要求:下午4点之前)

2. 申请单的审阅

注意点(申请人 注册证名称 授权区域 授权医院) 3. 注册证打印、制作

各类资格证明文件相关解释

4. 资质的排版 红字的打印、装订、法人签字

5. 装好袋子 内附便签纸 注明发给那个办事处

交给物流部杨宇(5点之前)

特殊情况需要扫描的、传真的、注册证编号 (问题的需要注明)

1）公司三证：

a、企业营业执照（分正副本，副本每年需年检才有效，因资本不同经营范围有所不同） b、国税地税登记证（07年前国税地税证是分开的，07年始国税地税登记证合并为一，分 正副本，均无需年检）

c、组织机构代码证（由质量技术监督局颁发，有限期4年）

2）医疗器械经营许可证（销售医疗器械的单位必须持有的证件，由药品监督管理局颁发，有效期5年，经营范围有限制）

3）各厂家给经销公司的销售授权书，按自然年出具，一年到5年不等。

注：如耗材招标时限超过销售授权书所给期限，需提前申请，厂家会针对该次招标单独授权。

4）及各厂家提供的ISO和CE认证证书 5）医疗器械注册证：

分注册证首页（有正式注册产品的名称，注册证编号，有效期等信息）， 注册证登记表（有规格型号，性能结构组成，适用范围，生产厂家等信息），

设备类在标准配制外还有必须与所注册设备配套使用的器械，则以医疗器械注册证附页形式附后，耗材类规格型号全部以附页形式体现），有效期4年. 6） 注册号的编排方式为：

×（×）1（食）药监械（×2）字××××3 第×4××5××××6 号。其中： ×1为注册审批部门所在地的简称：

境内第三类医疗器械、境外医疗器械以及台湾、香港、澳门地区的医疗器械为“国”字；

×2为注册形式（准、进、许）： ××××3为批准注册年份； ×4为产品管理类别； ××5为产品品种编码； ××××6为注册流水号。

资质申请单附页

A

5.4招投标工作流程 1.基本流程

1.1招标前（需配合部门：销售员，标书制作人，市场专员） 工作流程

备注：

招标参数编写的注意事项： 1）提交产品信息前，充分考虑匹配注册证问题后按正规格式确定所报产品内容。正规格式见附件1

1、☆或*号： 强质性技术指标

不能实质性满足招标文件“☆或*”指标要求的投标为无效标书。 如招标文件中出现此类参数要求，为排他性标书，所投设备不符合此项要求的可放弃投标，或与医院沟通可否将此强质性符号删除或更改。

如为正规政府性采购，在确认市场上没有三家产品能符合此*号技术指标的，可向政府采购中心提出质疑，确认后此标做废标处理或更改此项后再投标。 竞争性谈判不存在此类情况，不足三家也可开标或转单独来源采购。可在招标前提交参数时适当添加*号，以增加自家产品竞争力。 2、“▲” 符号为重点参数，为加分参数，不符合不会废标,负偏离一项投标价格上涨1%

无任何特殊符号标注，所有参数都符合者评标时得满分，一项负偏离价格上涨0.5% .

3、所有参数项正偏离不加分，但可提高认可度.

负偏离造成价格上涨达到5%,政府采购做废标处理,竞争性谈判无具体规定.

附件1 手术器械类提供清单例

附件2、招标信息汇总表1-拟投标项目表

1.2招投标过程中（需配合部门：销售员，制作人，第三人，

财务部，经理）

附件1

附件

2

附件3

备注：

1.标书制作中的注意事项

1）同一招标文件内，分包招标，每一包必须整包投，只投一包内的几项为无效投标

2）同一招标文件内不同包号，应分别制作投标文件，除非招标文件有说明可多包做在同一投标书内。

3）同一包里含多项，无特殊要求的可选国产设备符合要求最便宜的，将自家符合的进口产品价格调高，使总体价格降低，增加价格竞争力度。 4）投标分项报价表里，就尽量将每项设备的重要配件单价列出

5）技术规格偏离表应按招标要求左右逐条对齐说明，不能全部拷贝招标参数。正规政府采购招标文件中未要求的技术参数不要多加说明，竞争性谈判可将招标文件没有的技术参数逐条特殊说明，增加性能指标分。

6）赠送产品不要标明价格，标明价格就要考虑所得税，如是耗材可在易耗品文件内标明价格。

7）公司所有设备承诺的保修期都是为一年，超过一年需向经理申请，并在投标价格上适当调整 特殊售后：

HEINE的3SLED头灯保修3年，

KODAK公司生产的X光机的球管，一律实行十年有限制保修。 内窥镜保修期为一年，保修期后分13级修理收费 注意：所供设备如有耗材类应在售后承诺内注明耗材不在保修范围内，如消毒锅的密封圈和细菌过滤器等。

公司虽然可以给出在24小时内无法修复的设备，给予备用机免费使用至维修工作完成的承诺，但要在经理许可的情况下才能承诺，不是所有机器都可提供备用

机。

正规招标按售后要求满足及可，不必多做承诺，竞争性谈判可在竞价谈判中适当增加承诺内容。

8）投标厂家不够三家的处理办法 当招标文件中有“符合专业条件的投标人或者对招标文件作实质响应的投标人不足三家的，废标”这样的文字时，应注意随时关注购买标书的厂家数量。如招标文件中的技术参数唯一性很强，则应事先考虑找相熟的公司围标，以免流标。 在找围标公司时，应考虑到经营许可范围和注册资金等问题。

2. 投标保证金的注意事项

1)金额及形式 除院内议标外，正规招标都会要求投标公司提供投标保证金，以保证采购单位的利益不会因恶意投标造成损害，金额一般为投标报价的1%-1.5%,或者是一个固定金额。

保证金形式一般为:支票,电汇,现金

2) 保证金的申请:外地投标一般以银行汇款形式提交,申请日期最少在最迟到帐日期前四天提出申请，跨周末的再提前两天,否则不保证截止日期前到帐。 3) 投标保证金的归还

(1)未中标,中标公告一周内应办理完退款手续(凭招标公司开具的收据或汇款单复印件），支票要取回原票,汇款要跟公司核实到帐.

(2) 中标的在正式签订合同后无息返回或直接转为履约保证金/中标服务费(一般为中标金额的1.5%), 多退少补,汇款要跟公司核实到帐. 4) 造成没收谈判保证金的几种情况

（1）在谈判之日后到谈判有效期满前，被邀请谈判人撤回谈判报价；或

（2）被邀请谈判人提交的应答文件中提交虚假资料或失实资料的，或者以其他方式弄虚作假的；或

（3）在收到成交通知后规定时间内，被邀请谈判人未能与买方签订合同；或 （4）到谈判成交通知后规定时间内，被邀请谈判人未能开具可接受的履约保函；或

（5）领取成交通知书时未向谈判人公司支付谈判成交服务费。

3. 资格证明文件准备的的注意事项

1）招标文件中要求的资格证明能提供必须按要求提供，不能提供的也要准备好解释原因。尤其是非实质性响应文件要求的文件。

2）因国家加强医疗器械的采购管理，医疗器械各项证件审查非常严格，在选择投标产品时应尽量选择有正规注册证的产品投标，在最初向医院提交产品参数时也应考虑这些问题。 3）所需证明文件原件的处理办法，一些特殊的招标会要求投标时携带营业执照，经营许可证和医疗器械注册证等的原件，销售员应提前与招标公司问明是否有其他代替方法，必须提供的要与财务经理说明原因，安排由专人送达投标地点，用后立即返回。

4）银行资信证明文件的准备，正规招标经常要求投标单位提供经会计师审计的财务报告或银行出具的资信证明，一般选择去银行开资信证明的方式。

因开具需一定时间，一般三到七天，所以应在第一时间跟财务提出申请，将有关招标基本信息提交财务。如公司在三个月或六个月内已经为其他招标项目开具过证明，也可询问招标公司是否可延用旧的证明。

4.会造成废标的几种情况

● 符合专业条件的投标人或者对招标文件作实质响应的投标人不足三家的。

应交未交或未足额交纳投标保证金的。

● 未按照招标文件规定要求密封、签署、盖章的。 ● 没有提供社会保障资金缴纳证明的。

资格证明文件不全、失效或不符合谈判文件要求的。

● 超出经营范围谈判的被邀请谈判人有违法违纪行为，或在过去三年中有重大

的质量、信誉等问题。

应答文件中提供虚假或失实资料的。

● 最终报价超出采购预算，采购人无能力支付的。 ● 谈判有效期不足的。

● 应答文件无法人签字，或签字无法定代表人有效委托的，或被授权代表非被

邀请谈判单位的正式职工。 ● 业绩不满足谈判文件要求的。

● 相应要求内容一般都在投标人须知和非实质性响应性应答文件 要求内容

里。

5. 履约保证金和中标服务费的收取规定

● 履约保证金：领取中标通知书或签订合同时有些招标单位会要求提交履约保

证金，金额不定，在货物验收合格，完成合同签订内容后无息返还。

● 中标服务费：领取中标通知书或签订合同时需向招标代理公司一次性支付招

标文件内要求的中标服务费，收取标准如无具体说明，按[2002]1980号《招标代理机构服务收费管理暂行办法》 中的标准执行。 100万以下，1.5%，100-500万，1.1%

1.3投标结束后（需配合部门：销售员，制作人，财务部，

经理）

备注：

1.投标情况总结编写内容： 1.1未/中标原因:

产品技术方面: 医院沟通方面: 其他方面:

1.2自身报价及对手报价分析: 2.关注此项目程度:

销售员跟单历史:******** 对手跟单历史:*********** 3.后期跟踪等:

1.1中标后期服务计划: 1.2未中标继续服务计划:

2.公司标书制作相关规定

一、 参加公司标书制作的部门组成： 1． 销售部：负责投标的销售代表 2． 市场部：投标产品项目的负责人

3． 行政人员：北京总部行政及办事处行政人员

二、 工作要求

1．销售部：获得招标信息，购买标书，确定投标产品，完成价格一览表和技术参数偏离表等与价格和技术相关一切内容，有特殊要求的售后服务说明；同时将招标文件电子版及投标产品发总部以便提前准备资质证明文件和产品资料。

2．行政人员：协助完成标书中除技术性文件以外的其他可填内容（如招标项目名称，公司名称，公司地址等常规内容）。整合销售提供的报价和技术性说明等文件后将完整的电子文本交市场部该项目的负责人。

2．市场部：审核标书中完成的技术性内容，特别是投标产品的产品型号、技术参数等内容的准确性，并将标书中要求提供的产品用户清单、以前成交合同等内容完成后，将电子文本提供给总部标书制作人员（办事处行政）。

3．总部：对照招标要求，审核标书中的商务类(参数、售后等)文件内容，查缺补漏。完成标书中厂家资质证明文件类的制作，准备产品资料，打印准备出范本交市场部主管审核签字，电子本由销售确认，制作“招标信息汇总表3-投标价格分析”呈报经理审核并财务备案，最后按标书要求打印装订成册，盖章，复审人员复审签字，封装。原审核范本留档。外地标书交客服部邮寄。

4． 投标信息统计：投标项目完成后，参加投标人员收集投标结果进行登记，详细填写“招标信息汇总表2-在投标项目”

5．网上投标：如招标项目为网上投标，需上网完成的部分由投标代表和办事处行政协调处理。网上登记的报价和技术参数等完成后及时将电子版发总部备案。以免造成数据丢失。

6．责效考评：各项工作专人负责，完成后签字确认，责任到人“招标信息汇总表4-标书制作各步骤负责人签字表”，每次招标工作写成后填写“公司标书制作考评表”

三、其他说明：

1．各环节职责划分清晰，应各尽所长，完成自己的工作任务，以保证工作效率。

2. 销售部、市场部应独立完成标书主要工作，总部人员主要完成文件的打印、复印、盖章及投标产品的资料准备。

3. 各办事处配有行政人员的投标文件应独立完成投标文件全部内容，需要北京市场部协助的，由投标负责人与市场部项目经理直接沟通，标书完成后交北京总

部打印装订盖章。

4. 投标人（销售员）要留给协作部门充足的准备时间，如因某个环节延误导致其它环节的不合理加班，所产生的加班费用由责任人支付；超过凌晨24点的，按三倍加班工资计算。

5. 为保证标书制作的及时性，各办事处应配备以下必要的办公设备：彩色打印机一台，手动装订机一台（配装订用品若干）。