行政主要工作
1、 公司工商登记以及文件资料的管理;
2、办公物资的需求统计、采购、发放和管理;
3、办公家具的采购、办公区位布置、办公环境的维护;
4、公务车辆的日常管理;
5、办公环境维护,如绿化、室内绿植、室内外卫生、饮用水供应等;
6、工作用餐以及员工餐厅管理;
7、商务接待、宴请、酒店等安排,员工差旅安排;
8、外事项目,比如人员出入境手续和资料,外籍人员签证以及邀请信函等;
9、公司固定资产管理与财产保险管理;
10、负担人力资源部分工作,比如有人员考勤、社保公积金办理、员工关怀等;
11、公司前台接待事务;
12、公司安保工作;
13、公司年会、庆典、商务活动的组织和支持。
2、 一 日常行政事务处理
(一)文明接听电话并作好相关记录,及时处理或传达电话内容。热情接待来访客人,树立良好企业形象。
(二)文件制发及档案管理:文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员,并督导落实。公司档案管理的基本原则是:统一领导,分类管理;维护档案管理的完整与安全;便于公司和社会对档案的有效利用。
(三)组织好公司例会,并做好会议纪要。
(四)日常制度监管:加大行政督导的执行力度,有效的实施行政制度及监管。
二 行政管理工作
(一)制度建立与完善:根据公司发展情况,制定出合乎公司现状的规章制度,收集合理化建议,提高制度的可执行性和有效性,切实可行的提高员工工作主动性和规范性。
(二)部门沟通与人员协调:准确理解公司领导意图,做好上情下达工作。保持与其它部门的充分沟通,尽可能了解各项业务的进展情况,并将信息及时整理反馈公司领导,有效地协助上级开展工作。
(三)绩效考核:全面了解、评估员工工作绩效,发现优秀人才,提高公司工作效率。考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现,使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系,获得努力向上、改善工作的动力。
三 外部沟通
(一)政府职能部门的沟通:作为公司与职能部门沟通的窗口,我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系,端正自己的位置,灵活处理。
(二)合作伙伴(客户)沟通:要多方了解与业务相关的事务,准确理解对方意图,帮助进行有效的沟通与传达,处理问题时以公司利益为重。
(三)维护与合作伙伴(客户)的友好关系:在节日或具有重大意义的纪念日,以礼品或贺卡等及时致意。
四 做好企业文化建设
确定公司的企业文化内涵,统一公司标识,搞好宣传标语,组织员工活动及节日福利物资的发放。
五 外联工作:做好证照年检及资质审核工作,协助办理相关外部事务。
六 做好行政后勤物资的采购、管理及发放工作,控制好办公成本。
七 突发事务处理
行政管理职责的内容:
1、会议、活动组织:负责公司企业文化建设,包括公司内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作;负责公司各类会议的组织、安排、服务工作。
2、物品管理:负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作;制定办公用品计划,报主任审批;做好每月的分发、调配、保管工作,建全登记制度,做到帐物相符。
3、环境卫生:负责公司办公秩序和环境卫生的监督管理工作。
4、安全保卫:负责公司的安全保卫工作,安排节假日保洁、保安的值班。
5、食堂供餐:负责现场食堂的监督管理工作。
6、证照年检:负责办理公司营业执照年检、组织代码证年检。
7、设备管理:负责现场办公设备、生活设备的管理及设备维护。
8、事务工作:负责交纳电话费、物业费、车辆,保证公司各部室饮用水供应,
处理公司与客户之间的相关事务。
9、接待工作:接站;安排住宿;组织会谈;组织公众联欢活动;欢送宾客。
10、完成领导临时交办的任务。