档案电子化管理考察报告
档案电子化管理考察报告
为了进一步做好我单位的档案电子化管理工作，2011年12月10日至13日，由档案科、文印中心、信息管理部组成的考察组赴北京XX公司就档案电子化管理、文印工作进行了考察学习。并与对方的档案人员和文印人员进行了深入交流。现将有关情况汇报如下。
一、考察目的
1、档案管理主要包含的范围；
2、档案密级的确定程序；
3、档案查询权限的确定与管理；
4、设计文件电子档案的利用问题；
5、档案管理级别的提升需要做的工作。
二、对方的组织形式 根据工作需要，XX公司成立了文印中心和文控部。
文印中心职能和我单位差不多，主要职能除了完成常规的文印工作外，还为项目组提供图纸扫描服务，装备水平应该说是一流的。五十万甚至上百万元的设备好多台。
文控部人员由原图档部门的档案管理人员与项目部的项目文控秘书人员组成，文控部对文控秘书、档案人员实施统一领导、统一管理。文控部的成立为实现文档一体化的目标提供了组织和人员上的保证，为目标的实现搭建了一个强有力的平台。从而使档案管理工作前移，将档案管理的方法、理念融入到项目的文件过程控制中去，档案人员对文控人员进行文件
图纸验收、收集、分类、组卷、编号、整理等专业化的系统培训，达到项目结束后文控人员直接归档入库上架，从而实现了项目文件控制与档案管理的一体化。
三、对方的档案管理情况
1、文书档案和我们基本差不多，只是只保存纸质文件。原因是文书档案不对外，进馆查阅的人很有限。
2、工程文件：说明书、计算书、底图等保存纸质文件和电子扫描文档，篮图不保存。
3、工程档案的扫描问题：
工程档案的扫描工作根据项目进展情况而定，一般是每隔两年左右进行一次，工作形式是外包，由外面的服务机构派人员携带设备上门服务。这样安排，还有一个重要原因是考虑了项目完成后还有变更的问题。
4、工程档案的收集问题：
工程档案的收集工作由项目文控秘书负责，项目结束后根据档案要求整理完善后，交档案人员编目上架。这样安排的原因是：档案人员不可能完全了解项目具体包含哪些内容，只有项目文控秘书才有可能做的更完善。
5、档案的收集范围及密级确定
档案的收集范围是按集团公司的统一规定进行的，总的来说和我单位差别不大，包括：文字、图纸、声像、图片、合同文件、行政收发文等。
档案密级的确定由公司总工办的一名领导负责，密级确定后通知档案管理人员照章管理。涉密的档案不上管理系统，也就是说在局域网上不能
查阅。
6、查询权限及电子档案的再利用问题
除密级档案外，其它档案对全公司人员开放、只要登录查询系统均可查阅，但不能打印和下载。需要下载或打印时，需通过审批后，由计算中心授权。
档案库房只保管扫描的电子文档，设计的CAD图没有签名不算档案，由专业室和项目组保管。
7、档案管理级别
XX公司的档案在计划经济时期就已经升为国家级了，目前没这方面的问题。但他们的看法是：一是装备，二是管理，这些上去了，升级是水到渠成的事。
四、对我单位档案管理工作的建议
1、学习XX公司的模式，档案的收集从项目开始。建议项目组成立后指定文控秘书负责项目的文件处理和档案收集工作，项目完成后及时将文档移交档案科直接归档入库上架，实行项目文件控制与档案管理的一体化管理。
2、加快扫描步伐形成电子档案库，为设计、科研人员直接通过局域网进行查阅创造条件。根据库存档案实际情况，由档案科拟订扫描方案，由文印中心安排人力加大扫描力度尽快完成。
3、日常的档案扫描工作与文印工作结合起来，不论是图纸还是文字材料，在出文印中心之前直接形成电子文档，整理完毕后直接通过内部网络
移交档案科，提高工作效率，简化交接手续。
4、加强档案人员及项目文控人员的专业化培训工作，提高档案管理水平，为我单位档案管理级别的晋升创造条件。
档案电子化管理考察小组
二〇一一年十二月十五日