国际会议申办准备的工作流程

国际会议申办准备的工作流程

1．建立申办机构

申办一个国际组织会议，从最初的酝酿到申办工作结束，通常需要一年甚至更长的时间。为了保证申办工作的成功，需要建立一个专门的机构。由于会议的主办单位通常都是代表我国加入国际组织的国家会员或团体会员，通常也都是具有法人资格的实体单位，能够负责申办活动实施和财务管理等重要工作，并能够承担申办活动中可能出现的民事责任，因此，会议的申办机构应该挂靠在主办单位。申办机构包括组织委员会、程序委员会和筹备秘书处。

（1）组织委员会

组织委员会是申办活动中的最高组织形式，也是申办活动中最重要的领导机构。组织委员会通常由主席、副主席和委员组成，其成员主要由会议的主办单位和承办单位的领导组成，有时为了工作方便，组织委员舍也经常邀请主管部门的行政和外事部门的负责人参加。组织委员会对申办国际组织会议的全部活动负责，它除了要负责制定申办计划、编制申办预算和筹措申办资金，还要经常和国际组织保持联系，向他们通报会议筹备情况。组织委员会还要定期对筹备秘书处的工作进行指导、监督、检查，保证申办活动的顺利进行。组织委员会和程序委员会是平行机构，应妥善协调两者之间的关系，尽量满足程序委员会所提出的各种要求。

（2）序委员会

程序委员会负责解决申办活动中的全部专业问题。程序委员会通常由主席、副主席和若干委员组成。程序委员会是一个工作班子，而不是荣誉机构，应由该领域内的知名人士组成民国国内主要知名学者和专家，有时也邀请我国在国外工作的知名学者和专家参加程序委员会，以保证学术上的权威性。要尽量避免出现部门、地区和学派的偏见，而将一些知名度很高的学者和专家排斥在该委员会之外。程序委员会负责会议的所有专业活动，包括拟定会议的主题和主要专业交流内容、编制会议专业交流日程等。

（3）筹备秘书处

筹备秘书处是申办活动的常设机构，它在组织委员会的领导下负责日程的申办工作。秘书长是整个会议申办活动中的关键人物，应选择年富力强、熟悉专业、英语能力强，并具有一定行政管理和组织工作才能的人担任。筹备秘书处应该是一个短小精悍的工作班子，申办工作一般不需要很多的工作人员，通常2～3名专职或者兼职工作人员就可以满足整个申办活动的需要。

2.制定申办计划

整个申办活动的时间通常在一年左右，申办工作的内容也并不十分复杂，因此组织委员会只要按国际组织的要求，做出一个简单的申办工作程序发给有芙的机构和人员，就可按这个工作程序展开工作。

3.编制申办预算

为了掌握整个申办活动的财务状况，为下一步筹资做好准备，要尽快制作申办活动的预算，申办预算的主要内容就是各种申办活动的支出，包括申办文件的制作费用、出国费用、接待费用和办公费用等。

（1）申办文件的制作费用

会议申办报告是最主要的申办文件，许多国家为了表示对申办工作的重视，通常都不惜成本，采用高质量的铜版纸印刷，配有多幅彩色照片，制作十分精美的申报报告。由于申办报告主要是提供给国际组织的理事会成员使用，印刷份数一般在100本左右，因此每本会议申办报告的印刷费的价格都相当不菲，每本价格都在百元以上。申办活动中也经常使用一些辅助申办材料，用以加强申办活动的效果。在上个世纪八九十年代，经常使用的辅助材料是幻灯片和录像带；而本世纪随着计算机技术的广为普及，申办活动主要的辅助材料演变为光盘，由于光盘仅仅是提供给理事会的成员使用，制作的份数也不会太多，但编辑制作费用也很高。

（2）出国费用

出国费用是指申办人员为出国进行申办活动所花费的各项支出，主要包括国际旅费和在国外的食宿费用。申办活动通常在欧洲或美洲开展，国际旅费是预算中的最大支出。由于参加现场申办活动的具体时间一般是在一年前就确定了的，因此最好尽早提前预订机票，这样可能得到更多的机票折扣。申办人员在国外的食宿费用也是一笼不小的开支。目前，我国出国人员的食宿都是参照我国财政部的出国标准制定的。以到美国为例，按我国现行的出国标准，在国外的食宿费用是每人每天90美元，若按7天计算，折合人民币大约为每人5 00C元。出国费用中还包括一些活动费用，如宴请费用和礼品费用等。

(3)接待费用

有些国际组织还会提出到申办国家进行现场考察。接待国际组织人员来我国考察的费用也是相当大的一笔开支。接待费用主要包括在我国的食宿费用、交通费用和宴请费用，有时还要担负他们的国际旅费。

(4)其他费用

除以上必要的开支外，申办预算中还应包括一些人工费用、办公费用和其他一些不可预知的费用。

4．筹措申办资金

(1)申办资金属于风险投资

会议产业是一个投资回报率很高的产业，但是高利润总是伴随着高风险。除了遇到政治风波和突发事件外，举办国际会议的最大风险就是申办活动不能取得成功。如果申办活动失败，前期的投资将会血本无归，因此申办国际组织会议的先期投资完全属于风险投资，由于投资的高风险性，致使筹集申办会议资金成为一件艰辛的工作。特别是按照国际组织的大塑会议举办规律，申办的会议都要等到几年之后才能召开，也就是说几年之后才有可能收回投资，在漫长的会议筹备期间，也可能会遇到各种突发辜件，这更增加了投资的风险性。筹集申办资金远比会议申办成功后筹集会议的筹备资金要困难得多。

(2)申办活动要有足够的经费

从中办活动开始，就会不断有经费支出，除了正常的办公费用外，直接用于申办活动的费用一般要几十万元人民币。筹集足够的申办资金是申办活动成功的重要保证。在20世纪八九十年代我国申办国际会议的初期，许多会议没有申办成功，往往都是由于在国际组织理事会上表决时，以2，3票之差而落败，教训虽然有很多方面，但是由于申办经费不足，对国际组织中的关键人物和重要会员国的工作做得不够广泛深入，是最重要的原因之一。

(3)申办经费的主要渠道

许多国家申办会议的启动资金是由政府支出的，如日本政府为了支持国际天文联合的年会在日本召开，提供了25万美元的资助费用。有些国家的政府机构中设置有会议管理局(Convention Bureau)，会议组织者可以向他们申请经费。我国申办国际组织会议的资金至今没有形成一个固定的渠道，主要还是靠民间资金来运作，以下是几种主要申办经费的筹备渠道：

◆行政事业费支出

目前我国许多机构申办国际组织会议的费用主要来自事业单位的行政事业费，如1996年中国心理学会在申办2004年第28届国际心理大会时，申办材料的制怍费和出国经费主要从行政事业费中支出。

◆专业会议机构支助

为了获得充足的申办经费，会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一部分申办资金，承诺会议申办成功，该PCO将成为唯一的会议承办单位，会议申办失败，会议组织者不用偿还这部分费用。PCO会根据多年积累的申办经验比较准确地判断会议申办成功的概率，并以此决定是否进行这笔风险投资。例如，1996年中国心理学会在申办2004年第28届国际心理大会时，按国际心理学会的惯例，申办过程中要宴请100多名国际心理联合会执委会成员，大约需要人民币3万元，这些费用在行政事业费中是不能报销的。中国心理学会希望中国国际科技会议中心能够支付这项费用，会议中心对整个申办活动进行了详细分析，认为申办成功的可能性极大，投资了这3万元，促使会议申办成功，中国国际科技会议中心成为国际心理大会举办时唯一的PCO。

◆旅游机构赞助

随着会议产业在我国国民经济中的地位不断上升，我国的旅游机构开始逐渐重视并支持我国的机构申办国际社团组织会议，虽然目前由于体制上的原因旅游机构还不能提供大量资金的支持，但是可以提供一些礼品和旅游宣传品。例如，

北京市旅游局从2000年开始，先后为申办几十个国际会议提供了大量的宣传材料，有力她支持了申办工作。 ◆地方政府拨款

我国的一些地方政府，为了促进本地区国际会议的发展，有时也会拨专款支持本地区的机构申办国际会议，条件是会议申办成功后必须在本地区举办。例如，苏州市政府为了能促成被称为“科学界的联合国”的国际科学理事会的第28次全体大会在苏州举办，承诺承担会议的全部会场费、餐饮费、交通费及其他筹备费用，最终有300多名世界各国一流的科学家云集苏州，这是国际科学界的一次盛会，对地方的科技和经济发展有很大的推动作用。可见，争取地方政府的支持也是筹措申办资金的一种渠道。

◆银行贷款

在国外，会议组织者可以向银行贷款作为申办国际会议的资金，而目前，我国的各个商业银行还没有开展这项业务。但是随着中国加入世界贸易组织，特别是一些跨国银行进入中国市场，银行贷款也有可能会成为筹措资金的一个渠道。