开始文档管理系统方案--综合版

KASS 文档管理

解决方案

上海开始软件 2011-12-26

目 录

1. 文档管理现状与需求........................................................................................................................3

1.1文档管理现状.........................................................................................................................3 1.2文档管理目标.........................................................................................................................3 1.3系统功能需求.........................................................................................................................3 2. KASS 解决方案..................................................................................................................................5

2.1技术平台 . ...............................................................................................................................5 2.2系统功能说明.........................................................................................................................6

2.2.1文档的收集与存储管理 . ...............................................................................................6 2.2.2文档浏览查找与使用....................................................................................................7 2.2.3文档权限控制...............................................................................................................9 2.2.4文档版本管理...............................................................................................................9 2.2.5文档安全管控.............................................................................................................10 2.2.6文档协同使用与工作流管理....................................................................................... 11 2.2.7组织机构与人员管理..................................................................................................12 2.3系统运行环境.......................................................................................................................13

1. 文档管理现状与需求

1.1文档管理现状

公司的日常业务与办公过程中需要应用到各类电子文档。随着电子文档的日积月累，现在文档的数量已经越来越多，单纯依靠员工自行管理文件以及使用windows 文件服务器方式来管理公司文档已难以解决文档管理的问题。

以下列举了几个经常遇到的问题：

● 文档丢失问题，文件是公司重要的知识资产，文件的丢失即是资产的流失。

⏹ 某个文件在电脑上莫名其妙地找不到了。 ⏹ 某个文件被误操作而删除了。

⏹ 某个员工的电脑硬盘坏了，文件无法恢复。 ● 文档查找和搜索问题

⏹ 只能根据文件路径或文件名称来找文件，没有其他途径来找到需要的文件。 ● 文档共享与传递问题

⏹ 某文件是在张三的电脑上还是李四的电脑上？

⏹ 某个文件只存在于某经理的电脑中，他本人不在，怎么办？

⏹ 我的文档用什么方式传给其他同事，用QQ 还是用邮件？同一份文件需要传递多次。 ● 文件安全问题

⏹ 核心文件如何确保只有限定的几个员工可以查看？ ⏹ 机密的文档怎么防止员工调用查看后无法带走？

⏹ 公司内部核心技术文档怎么流失到竞争对手那里去了？ ● 文档有效性问题

⏹ 文件可能被同事查看时误修改再发给我。 ⏹ 共享文件夹里面的某个文件我究竟能否使用？

这些问题的存在，轻则导致企业员工的工作效率降低，重则导致企业由于文档失误而出现重大合损失。因此，公司非常需要一个文档管理平台来解决以上此类问题。

1.2文档管理目标

文档管理平台的总体目标是建立整个公司统一规划、统一标准、统一维护的文档信息服务平台，为公司提供“知识积累、信息共享、协同办公”的办公工具。 文档管理平台的建设，需要首先实现如下目标：

● 文档资料集中存储 ● 文档多版本管理 ● 文档操作权限控制

● 文档操作记录的保存和可追溯 ● 文档查阅与检索 ● 文档访问安全

1.3系统功能需求

为了解决企业在文档管理方面所遇到的各类问题，文档管理系统至少需具备以下几点功能需求：

✓ 文件集中分类存放并统一备份 ✓ 支持文件常规操作功能 ✓ 支持文件操作的安全性监控 ✓ 支持文件多版本管理

✓ 支持文件/文件夹的权限管理

✓ 支持全文搜索、创建者搜索等文件高级搜索功能 ✓ 支持操作日志记录功能

✓ 支持方便的批量上传、下载操作 ✓ 支持账号及组织结构管理

这些功能作为文档管理系统的基本功能，在方案中必须要得到满足。

2. KASS 解决方案

上海开始软件有限公司是中国领先的文档管理软件及解决方案供应商，一直致力于为企业、政府等各种类型的组织提供优质的文档管理软件。

2.1技术平台

KASS 系统是基于JA V A 开发的B/S结构的企业级软件系统。

客户端方面，KASS 系统采用浏览器/服务器(B/S)结构，部署方便快捷。KASS 系统支持IE/Firefox等各种浏览器，可以在windows 或linux 客户端环境下访问KASS 系统，同时KASS 拥有专用客户端程序可以更方便的在各环境下操作文档。

操作系统方面，KASS 系统基于JA V A 开发，具有极强的跨平台性和可移植性，可以适应复杂的服务器操作系统环境，服务器支持使用windows 与linux 等操作系统。

数据库方面，KASS 系统采用JDBC 来连接各类数据，支持SQL Server 、Oracle 、MySQL 等多种数据库。

文件存储方面，系统支持集中存储文件，系统也支持分布式存储。可以将大量的文件分散存储到业务服务器以外的其他专用文件服务器上，以保证有足够的空间来存储数据。

服务器性能方面，KASS 系统支持集群方式来扩展并发性，KASS 系统支持HA 双机方案来避免单点故障。

2.2系统功能说明

2.2.1文档的收集与存储管理

电子文件多种方式采集后集中存储到系统的指定服务器位置。在实现文档共享与管理的同时，积累单位电子文件知识库，提高文件的利用率。 A 、电子文件的收集、捕获、登记 KASS 支持多种方式将电子文件收集到系统： 方式一：指定用户手动通过客户端、IE 、网络文件夹等方式将文件递交到系统 方式二；在线通过模板直接录入 方式三：提供接口API ，方便其他系统将产生的电子文件录入 方式四：自动抓取某些服务器或客户端PC 中指定目录产生的文件 方式五：普通用户也可以通过自定义的文件相关流程来起草或登陆文件。

B 、文档集中存储

收集后的电子文件集中存放在制定的服务器中并统一备份，可以上确保文档的完整性，使文档不再因为分散管理等原因而丢失。

KASS 系统所有文档都是存储在服务器中，并且可以设置存储的目录。支持分区存储，可以将文件分成各个区域存放，如果现有存储空间不够用时，可以通过连接新存储设备，并设置分区扩展存储。

（存储空间分区设置）

存储在服务器中的文件目录结构与用户在系统中所看到的目录一致，且以明文的形式存在。即方便用户大批量导入导出文件以及对文件进行备份，同时也是对文档内容的保护。 C 、文档统一备份

统一备份可以防止因为单台服务器的机械故障导致文档丢失。

KASS 系统有完善的备份方案，可在系统中设置为在指定的时间自动备份文件到指定的位置。

（文件备份设置）

D 、文档统一访问平台

员工需要调用公司文档时，通过统一的访问KASS 平台进行操作，提高文档工作效率，减少文档查找、传递等工作时间。

KASS 支持在内网、外网、专网环境下使用浏览器、FTP 客户端、专用客户端等方式操作文档。

2.2.2文档浏览查找与使用

公司文档集中存储后往往数量巨大，方便有效的让用户快速要找到需要的文档可以极大的提高文档工作效率。 A 、文档存储目录浏览文件 文档存储目录分类是让用户直接根据文档的存储文件夹来查找文档

每个文档都有对应的文档存储文件夹，直接根据文件夹来找文件是用户最常用的查看文件的方式。

（按存储目录查看文件）

B 、文档分类浏览文件 KASS 系统也可以根据需要文档的业务应用形成多纬度的自定义文档分类；可以针对不同编目分类方式来浏览电子文件及相关元数据。文件的类型分类及相关元数据的整理可以根据需要进行设置管理。

（按文档分类查看文件）

C 、文档的搜索

系统可以通过多种方式来快速的查找与定位文件。

可以搜索文档的属性搜索，如作者、创建时间、名称、属性、分类、元数据等。 可以对文本类文档进行全文检索，如word 、pdf 文档中的某个字。 可以对图片文件进行OCR 文字识别并搜索其中的文字信息。 另外系统支持多个条件同时搜索及在搜索结果中进行再次搜索，并且搜索结果在显示时，受权限管控。

（文件搜索结果）

D 、文档使用操作

KASS 系统支持用户可以直接在系统中对文档进行日常操作与管理操作，包括新建、打开、下载、修改、删除、复制、移动、重命名、锁定、标记状态、权限设置、发布文件、推荐文件、发表评论、设置来宾访问等日常操作。

（文件日常操作）

2.2.3文档权限控制

在公司日常运行过程中，通常会产生很多有关技术、财务、销售、客户等机密敏感信息的文档。为了防止这些信息被非法访问，对文档进行权限管理是保护公司文件财富的重要手段。权限管理的作用就是限制指定范围用户对指定文件夹或文件的操作。

A 、权限类型

KASS 系统可以针对节点（文件/文件夹）进行权限控制，系统内的权限的种类有：不可见、列表、预览、下载、修改、删除文件、完全控制等。

B 、授权对象

权限分配以节点为中心，指定用户范围的权限构成，即指定哪些用户或哪些组、角色对该节点拥有什么样的权限，这种权限结构更能适应用户多、文档量大、权限结构复杂的大型单位；

C 、特殊权限

为更好支持一些特殊权限需求，系统也可以根据多项条件进行组合授权。比如可以设置角色为经理的用户可以浏览分类为涉密的文件等。

同时通过丰富的权限继承、权限优先级等设置规则，可以轻松设置出满足各种要求的权限方案。

（权限分配设置）

D 、分级的权限分配 在大型组织中由于人员比较复杂，完全由系统管理员进行权限管理会有诸多问题，KASS 也支持系统管理员将各部门的文档管理权限下发到各部门的文控人员，由文控人员自行规划自己部门的文档权限。同时还可以通过文件发布、权限申请或文件借阅工作流等来实现临时的授权。

2.2.4文档版本管理

在一个文档的完整生命周期中，往往会在不同时间点由不同人产生不同版本。能否在整个过程中对文档的版本进行有效的控制，将直接影响到文档或相关业务的正确性。

KASS 系统文档版本管理方案支持用户直观方便地进行文件存取、版本更新、历史版本浏览、版本差异比较、签出签入、版本回滚等操作，可完美替代 VSS / SVN 等版本管理工具。

（文件版本管理示意图）

A 、签出/签入文档

系统支持“签出-签入”机制，有效避免多人同时修改文档造成的修改冲突。

用户在开始修改文档前可以签出文档，使用户取得对文档的独占编辑权，从而避免了修改冲突，文档被签出后并不影响其他用户阅读该文档。用户完成修改操作后即可签入文档，释放用户对该文档的独占编辑权。

B 、文档多版本存储

文档在保存编辑结果并签入更新后，文档自动变更为最新版本。用户可随时调阅查看历史版本文档。允许在误修改文档后，将文档回滚至指定历史版本。允许清理多余的历史版本。文档版本被误覆盖或误删除后，仍可从系统回收站中恢复该文档。

（文件多版本存储）

2.2.5文档安全管控

文档是公司的重要无形资产，保证文档的安全使用就是保护公司的财富。

KASS 文档安全管理解决方案，从文档的存储安全到文档的访问安全再到文档的操作安全与应用安全，全方位的确保文档整个生命周期安全。

A 、文档存储安全

文档存储安全是确保公司文档是完整的，不会有文件损坏或丢失的情况。 KASS 中文档以原格式存储，不对文档内容进行任何变更，确保公司文档不会因使用KASS 而

有任何变更。

文档集中存储备份，文档会自动进行统一的备份，防止因为存储设备损坏导致的文件丢失。 文档误删除恢复，文档被用户删除后，如果发现是误删除，可以由管理员进行恢复。

B 、文档访问安全

文档访问安全是为了让重要文档不被非法用户访问。

限制访问的IP 与MAC 地址，限制允许访问的地址，外来人员带到公司的笔记本不允许登陆系统。也可以设置具体用户的访问地址，如技术经理只允许在专用PC 中才允许登陆。

登陆时验证身份信息，登陆系统需要输入用户名与密码。

访问文档权限受控，登陆系统后，能访问哪些文档，受系统的权限管控。

C 、文档操作安全

文档操作安全是为了保障用户在操作文档的过程中，确保文档的保密安全。

操作有日志记录，所有用户进行的所有操作，系统都有详细的日志记录，方便进行追溯。

在线只读预览，重要文档在发布给需要查看的用户使用时，如果不希望用户下载，则可以让用户直接在线只读的方式预览文档，预览时文档内容不能复制与另存。

D 、文档应用安全

文档应用安全是为了让用户可以放心的使用文档，不会因为使用了不正确的文档而给公司业务与工作效率带来损失。

文档版本追溯，用户随时可以查看文档的整个版本变更轨迹，这样可以知道文档是由那些用户产生的。

文档状态标记，将完成的文档标记为定稿状态，将发布的文档标记为生效状态，将未批准的文档标记为失效状态等，可以让用户清楚的了解到文档是否可用。

文档审核流程，文档在上传、更新等操作时都可以通过相关人员的审核才允许。文档完成后也可以通过流程发送给指定专家领导进行审核。用户可以直接在文档信息中了解到文档的审核情况。

2.2.6文档协同使用与工作流管理

KASS 支持多人围绕文档进行协同工作。KASS 支持松散的协同工作模式，如文件共享、文件推荐、文件消息订阅等方式。KASS 也支持严谨的协同工作模式，基于“文档工作流”引擎，使文档严格地以工作流方式在多人之间协同流转。企业可根据实际情况自定义KASS 文档工作流程。

A 、文档工作流

KASS 系统可以通过文档工作流来实现文档生命过程中的各个周期，比如起草、审核、发布、更新、失效等。管理员可以在后台配置各种流程模版，一旦用户发起流程，或者满足流程触发的条件时，系统会根据流程模版中的流程步骤进行流转，流转通过后系统自己执行模板设置的动作。 流程过程中支持审批代理，支持推审等动作。流程也可以附带自定义表单，比如希望的文件编号、文件名称等。流程到达下个阶段时，会发送消息给相关人员。流程结束后相关文件的历史中记录流程情况。

（用户发起工作流）

文档生命周期中可以被标记以下状态：文档版本定稿、文档定稿、文档归档、文档失效。 文档可以被推荐与发布，文档发布对象可以签收。

另外生命周期的各个历史，比如文档修改历史，流程历史，状态历史与文档发布历史都可以在文档历史中直观方便的显示与查看。

B 、文档归档与发布

流程通过后可以将文档归档到流程指定的归档目录。

同时可以将归档后的文档发布给需要查看的用户进行使用，接收人在签收后可以查看该发布的文档。

文档归档后，项目与部门负责人可以通过文件消息订阅追踪了解文档的使用及与变更情况。

2.2.7组织机构与人员管理

KASS 系统拥有完善的用户管理模块，用户有组与角色的概念，一个用户允许对应多个角色。 同时KASS 可以与其他信息系统进行用户集成，比如与AD 、LDAP 进行集成，也可以与其他信息系统、门户等进行整合。这样企业可以只需要维护一套用户信息即可。

KASS 系统支持自建单独的用户体系。

同时KASS 也支持与AD 或其他信息系统共同使用统一的用户体系。

通过与AD 域集成，实现文档管理系统中用户/组与AD 域中用户/组结构保持一致。下图为实例效果图。

2.3系统运行环境

服务器运行环境根据需要实际使用情况进行配置，200总用户以下推荐如下：

firefox 浏览器，软件部分功能需要安装对应的控件来实现。

网络环境方面：推荐客户端同服务器之间为局域网，支持广域网或专网。