总账系统日常业务处理

实验三 总账系统日常业务处理

【实验目的】

1. 理解总账系统日常业务处理的基本功能；

2. 掌握总账系统中凭证管理和账簿管理的具体内容和操作方法。

【实验内容】

1. 凭证管理：凭证的填制、修改和删除，凭证审核，凭证记账

2. 账簿管理：总账、科目余额表、明细账、辅助账的查询输出方法

【实验资料】

1.

2. 2009年12月发生的业务

（1） 12月8日，财务部购买办公用品500元，以工行转账支票支付，票号ZZW001。

（2） 12月12日，销售部马丁销售给上海保温容器总公司产品一批，货款30000元，税款4100元。已开出销售发票（票号：42156）并已发货，货税款尚未收到。

（3） 12月13日，采购部丁月从东江有色金属公司购进原材料一批，价款34000元，适用税率17%，材料已验收入库并收到增值税发票一张。上述款项已以工行转账支票支付，票号ZZW002。

（4） 同日，采购部丁月报销差旅费10023元，出纳以现金补不足的差额。

（5） 12月15日，总经理办公室报销办公费800元，以工行转账支票支付，票号ZZW003。

（6） 12月16日，销售部马丁收到信谊百货公司转来的转账支票一张，金额10328元，用以偿还前欠货款及运费，款项已存入工行，转账支票号ZZR002号。

（7） 12月18日，总经理办公室报销业务招待费1200元，转账支票号ZZW004。

（8） 12月20日，收到华兴集团投资资金美元10000元，转账支票号ZZR003。

（9） 12月25日，发出材料一批，用于自建厂房工程建设，材料成本12000元。

3. 常用凭证

代号：01，说明：报销办公费。凭证类别：付款凭证

摘要：报销办公费；科目编码：660201和100201

【实验步骤】

1. 将系统日期修改为2010年12月1日；

2. 引入实验二账套

3. 由第1个操作员设置常用摘要和填制业务（1）的记账凭证（不要关闭凭证录入窗口）；

4. 设置常用凭证；

5. 填制业务（2）－（4）的记账凭证；

6. 调用常用凭证生成业务（5）的记账凭证；

7. 填制业务（6）－（9）的记账凭证；

8. 由第3个操作员完成各业务记账凭证的审核工作

9. 由第3个操作员查询未记账凭证中，与客户“上海保温”进行交易的有关凭证

10. 由第3个操作员修改该记账凭证，将其中的税款由4100元改为5100元。

11. 由第1个操作员重新审核上述记账凭证

12. 由第3个操作员删除业务（5）的记账凭证并整理断号

13. 由第2个操作员完成上述业务中出纳凭证的出纳签字工作

14. 由第1个操作员查询“管理费用”科目包含未记账凭证的总账、并联查明细账及其中

有关业务的记账凭证

15. 由第1个操作员完成记账工作

16. 由第1个操作员查询已记账的1号转账凭证

17. 由第1个操作员冲销该凭证

18. 由第1个操作员查询与客户“上海保温”的往来明细账

19. 由第1个操作员定义并查询“应交增值税”多栏账

20. 由账套主管进行账套备份

【实验操作指导】

1. 设置常用摘要：

在“基础设置”选项卡，通过“基础档案｜其它｜常用摘要”打开“常用摘要”管理窗口，增加所需要的常用摘要。

2. 填制凭证

（1） 在“业务处理”选项卡，打开总账系统，双击“凭证｜填制凭证”打开“填制凭证”窗口；

（2） 单击“增加”按钮，并按业务内容填写记账；

A. 填写凭证字号：单击凭证类别的参照按钮选择凭证字，凭证号由系统自动生成，不能修改；

注：凭证类别和会计科目应符合凭证类别限制的要求。

B. 填写制单日期：系统预先填写同类别已有的最后一张凭证日期或系统登录日期，可以修改；

注：制单日期应大于已记账日期（在有序时控制时，应大于等于已有的最后一张凭证日期），不能大于登录日期。

C. 填写附单据数，可以省略；

D. 填写摘要：直接填写，或单击参照按钮选择常用摘要，或输入常用摘要的编码； 注：每一行摘要可以相同也可不同，但不能空，每行摘要将随相应的会计科目在明细账和日记账中出现。在凭证行末尾按回车键，系统自动复制上一行的摘要到下一行。

E. 录入会计科目：直接填写，或单击参照按钮选择，或输入科目代码；

注：会计科目必须是末级科目。

F. 如果所录入的是银行科目，需要在系统自动弹出的录入框中录入结算方式、票据号和发生日期等信息；如果是辅助核算科目，则需要录入个人、部门、客户、供应商、项目或数量单价等辅助核算的内容；如果是外币核算科目，记账凭证自动增加外币汇率和金额录入区域。由于实验中采用固定汇率，因此凭证中的汇率不可修改；

注：如果要修改辅助核算的内容，首先将光标置于辅助核算的会计科目行，然后将鼠标移动到备注栏辅助项，在出现“笔头状”鼠标时双击，或者按“CTRL＋S”，在系统弹出的辅助项录入框中进行修改。

G. 录入借方金额或贷方金额；借贷方金额不能同时为零或同时不为零，但可以为红字，红字以负数录入。

注：在凭证最后一行的金额处，按“＝”键，可以取借贷方金额的差额到当前光标位置。按空格键可以改变金额的借贷方向。

H. 填写现金流量项目：如果凭证中包含现金流量科目，则在保存凭证时，系统自动弹出“现金流量录入修改”窗口，填写或修改其中现金流量项目和金额。

注：现金流量表的编制有两种方法：一种是利用总账中的现金流量辅助核算；另一种是利用专门的现金流量表软件编制现金流量表；实验拟利用第一种方法，因此需要在此处填写现金流量项目内容。

（3） 保存凭证：单击“保存”按钮，系统将对凭证的借贷方金额进行检查，如果借贷平衡，系统将保存凭证并给出提示。

注：如果需要保存后立即增加一张新的凭证，则可直接单击“增加”按钮。

3. 设置常用凭证：常用凭证有两种设置方式：

（1） 利用当前凭证生成常用凭证：

如果需要将“填制凭证”窗口中当前凭证作为常用凭证保存，可以：

A. 在“填制凭证”窗口，调用“制单｜生成常用凭证”菜单命令；

B. 在“常用凭证生成”对话框中录入常用凭证的代号及说明并确认。

注：利用当前凭证生成的常用凭证同时包含当前凭证中的金额、部门、个人、客户、供应商、数量、结算方式等辅助核算信息，可以利用下面介绍的“常用凭证”管理窗口删除或修改这些信息。

（2） 单独设置（或修改）常用凭证：

A. 在总账系统中，双击“凭证｜常用凭证”，打开“常用凭证”管理窗口；

B. 单击“增加”按钮并输入凭证的编码、说明和凭证类别；

C. 单击“详细”按钮进入“常用凭证”的下一级设置窗口，单击“增加”按钮并输入每一凭证行的摘要和会计科目，同时单击“辅助”按钮，以便输入与该凭证行的会计科目相关的辅助信息。

4. 调用常用凭证：

（1） 在“填制凭证”窗口，调用“制单｜调用常用凭证”菜单命令；

（2） 直接输入或（单击“参照”按钮，单击需要选入的常用凭证行，单击“选入”按钮，并确定；

（3）

（4） 在“填制凭证”窗口，对凭证进行修改，然后保存； 如果凭证中有现金流量科目，单击该科目，再单击“流量”按钮修改现金流量项目的内容。

注：调用“制单｜调用常用凭证”菜单命令前不要进行增加凭证的操作

修改常用凭证生成的凭证时应注意部门、个人、客户、供应商、结算方式以及现金流量等各种辅助核算信息的修改。

5. 更换操作员：

单击“重注册”按钮，输入新操作员的代码或姓名及密码，选择数据源，并确定。

6. 审核凭证：

（1） 凭证审核人和制单人不能是同一人。因此，审核凭证前注意检查是否需要更换操作员；

（2） 双击“凭证｜审核凭证”，打开“凭证审核”查询条件对话框；

（3） 输入适当的查询条件，单击“确定”按钮，进入“凭证审核”的凭证列表窗口，其中，白色区域为未审核凭证，而灰色区域为已审核凭证；

（4）

（5） 双击要审核的凭证或单击“确定”按钮，进入“审核凭证”的凭证窗口； 检查要审核的凭证，无误后，单击“审核”按钮，凭证底部的“审核”处自动签上审核人，即当前操作员的姓名；

（6） 单击“下张”按钮，对其它凭证进行审核。

注：凭证一经审核，不能被修改和删除，只有取消审核后才可修改或删除，取消审核由审核人在“审核凭证”的凭证窗口单击“取消”按钮完成。

审核凭证时如发现凭证有错，可单击“标错”按钮，给凭证加上错误标志，由制单人或有凭证修改权限人修改后再审核。

如采用将凭证打印出来成批检查后再审核的方式，可利用“审核｜成批审核凭证”的菜单命令成批审核，加快审核凭证的速度。

7. 查询凭证：

（1） 双击“凭证｜查询凭证”，打开“凭证查询”对话框；

（2）

（3） 输入查询条件，单击“辅助条件”按钮可输入更多查询条件； 单击“确认”按钮，进入“查询凭证”的凭证列表窗口；

（4） 双击某一凭证行，则可显示此张凭证的详细内容。

注：这里查询凭证，可以是本会计期间的所有凭证，包括已记账的凭证。在“填制凭证”窗口中，执行“查看｜查询”菜单命令或单击“查询”按钮，只能查询未记账的凭证。

8. 出纳签字：

（1） 出纳签字前注意检查是否需要更换操作员；

（2）

（3） 双击“凭证｜出纳签字”，打开“出纳签字”查询条件对话框； 输入适当的查询条件，单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的凭证列表窗口，其中，白色区域为未签字凭证，而灰色区域为已签字凭证；

（4） 双击要签字的凭证或单击“确定”按钮，进入“出纳签字”的签字窗口；

（5） 检查要签字的凭证，无误后，单击“签字”按钮，凭证底部的“出纳”处自动签上出纳人，即当前操作员的姓名；

（6） 单击“下张”按钮，对其它凭证进行签字。

注：出纳签字与凭证审核，以及出纳签字与制单可以同一个人，取决于用户权限的设置； 只有在会计科目设置中进行了指定科目操作，才能进行出纳签字；如果在总账系统参数中设置了“出纳凭证必须经由出纳签字”，则出纳凭证必须经出纳签字后才能记账；

出纳凭证一经签字，不能被修改和删除，只有取消签字后才可修改或删除，取消签字由签字人或有权限的操作员在“出纳签字”窗口单击“取消”按钮完成。

9. 修改凭证：

（1） 利用查询凭证方法，查找到需要修改的凭证；

（2） 对于凭证的一般信息，将光标移动到要修改的地方，直接修改；如果要修改凭证的辅助项信息，首先将光标置于辅助核算的会计科目行，然后将鼠标移动到备注栏辅助项，在出现“笔头状”鼠标时双击，或者直接按“CTRL＋S”，在系统弹出的辅助项录入框中进行修改。

注：修改人必须具有凭证修改权，若选择“不允许修改、作废他人填制的凭证”但已

设置了明细修改权限，可修改他人填制的凭证但系统会先给出提示（如本实验的情况）。

已经审核或出纳签字的凭证需要取消审核或签字后才能修改。

10. 作废和删除凭证：

作废凭证：

（1） 如果需要，由凭证的原审核人和原出纳签字人取消凭证的审核或出纳签字；

（2） 利用凭证查询方法查询到需要作废或删除的凭证；

（3） 执行“制单｜作废/恢复”命令，给凭证打上“作废”标志。

注：作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样

作废凭证不能修改和审核；凭证记账时应列入记账范围，但不会参加数据处理； 利用相同的操作过程，可以取消凭证的“作废”标志，恢复为有效凭证。

整理（删除）凭证

（1） 在“填制凭证”窗口，执行“制单｜整理凭证”命令，打开“选择凭证期间”对话框；

（2）

（3） 选择要整理的“月份”，打开“作废凭证表”对话框； 选择真正要删除的作废凭证，“确定”后，系统提示“是否还需要整理凭证断号？”，并显示“选择凭证号重排方式，提供凭证号重排、凭证日期重排与审核日期重排”三个选项；

（4） 选择“选择凭证号重排方式”，确定后系统对凭证号重排，以避免凭证号断号。 注：删除凭证必须先作废后整理；

整理凭证只能对最后一张已记账的凭证之后的未记账凭证进行，如果要对记账凭证进行整理，应先“恢复到记账前的状态”。

11. 记账和取消记账：

（1） 由具有记账权限的操作员执行“凭证｜记账”命令，打开“记账－选择记账范围”对话框；

（2） 选择本次记账的凭证范围，或单击“全选”按钮对全部已审核和签字的未记账凭证记账；

（3） 单击“记账”按钮，系统显示“期初余额试算平衡表”；

（4） 单击“确定”，由系统自动完成记账。

注：第一次记账时，期初余额试算不平衡不能记账；上月未记账，本月不能记账；未审核凭证不能记账，但作废凭证不需审核可参加记账。

取消记账

（1） 在总账初始窗口，执行“期末｜对账”命令；

（2） 在以“对账”窗口，按Ctrl+H，系统提示“恢复记账前状态已被激活”，确定并退出“对账”窗口；

（3） 在总账初始窗口，执行“凭证｜恢复记账前状态”命令，打开“恢复记账前状态”对话框；

（4） 选择“恢复到记账前状态”并确定；

（5） 在“请输入主管口令”的提示对话框中输入账套主管口令并“确认”。 注：已结账月份不能取消记账；取消记账后，应重新记账才能结账。

12. 冲销凭证

（1） 执行“凭证｜填制凭证”命令进入“填制凭证”窗口；

（2） 执行“制单｜冲销凭证”命令，打开“冲销凭证”对话框；

（3） 选择“月份”、“凭证类别”并输入“凭证号”，“确定”后系统自动生成红字冲销凭证。

注：冲销凭证实际上就是填制一张特殊的凭证；只有已记账凭证才能生成红字冲销凭证；红字冲销凭证应与正常凭证一样进行审核、签字和记账

13. 查询账簿

系统定义多种供用户查询使用，这里只介绍几种账簿的查询方法，其它账簿使用方法类似。

查询总账

（1） 在总账系统的初始窗口，执行“账表｜科目账｜总账”命令，打开 “总账查询条件”对话框；

（2） 在“科目”编辑框中输入或参照选择要查询的科目并选择是否包括未记账凭证，确定后将显示选定科目的总账内容；

（3）

（4） 双击“当前合计”行或单击该行并点击右键，在快捷菜单中选择“联查明细账”； 在明细账中某一业务行上双击，或单击后点击右键，选择“联查凭证”，可以查看该业务的记账凭证。

查询客户往来明细账

（1） 执行“账表｜客户往来辅助账｜客户明细账”命令，打开“客户明细账查询条件”对话框；

（2） 选择客户，并要求包括未记账凭证，确定后可得到该客户往来的明细账。 定义和查询多栏账

（1） 执行“账表｜科目账｜多栏账”命令，打开“多栏账”管理窗口；

（2） 如果所要的多栏账尚未建立，单击“增加”按钮，进入“多栏账定义”窗口；

（3） 按需要选择“核算科目”，单击“自动编制”按钮，并“确定”返回“多栏账”管理窗口，完成多栏账的定义；

（4） 查询多栏账时，打开“多栏账”管理窗口，单击“查询”按钮（或双击多栏账名称行），打开“多栏账查询”条件对话框；

（5） 选择需要查询的多栏账和月份范围，必要时选择“包含未记账凭证”并确定，系统将显示该多栏账的内容，在其中的业务行上双击，可联查该业务的记账凭证。