驻外机构接待上级领导来视察需要注意的事项

接待上级领导有艺术

西方讲法治、制度，中国讲人治、感情。所以，中国的 西方讲法治、制度，中国讲人治、感情。所以， 人情往来、接待拜访非常普遍，营销领域也不例外。以下， 人情往来、接待拜访非常普遍，营销领域也不例外。以下， 笔者将就“接待是一门艺术”简单阐述一下， 笔者将就“接待是一门艺术”简单阐述一下，相信对某些同 仁来说，有一定借鉴和参考意义。 仁来说，有一定借鉴和参考意义。 接待是一门艺术。笔者这里所指的“接待” 接待是一门艺术。笔者这里所指的“接待”，仅指狭义 的下属接待上级、驻外机构接待总部领导，非广义的接待。 的下属接待上级、驻外机构接待总部领导，非广义的接待。 领导 接待主要分为以下五大块： 接待主要分为以下五大块： 接站 上级领导要来视察工作，我们就该去“接站” 上级领导要来视察工作，我们就该去“接站”，也称 工作 “接人”。 接人” 接站过程，我们需要做好以下三点： 接站过程，我们需要做好以下三点： 第一，提前抵达车站（或飞机场、或渡口）。这是最基 第一，提前抵达车站（或飞机场、或渡口）。这是最基 ）。 本的一项要求，任何上级领导都讨厌不准时接站的下属， 本的一项要求，任何上级领导都讨厌不准时接站的下属，首 先从第一印象就对你评价很差， 先从第一印象就对你评价很差，如果后续接待过程中再有差 错，那么你的工作能力和业绩就将全部被上级给否定了！ 那么你的工作能力和业绩就将全部被上级给否定了！ 一般来说，如果上级领导乘坐火车、汽车抵达， 一般来说，如果上级领导乘坐火车、汽车抵达，那么我 分钟时间抵达车站， 们最好提前 15 分钟时间抵达车站，这样可以合理安排我们

的出发时间，避免中途遭遇堵车事件影响我们的到站时间； 的出发时间，避免中途遭遇堵车事件影响我们的到站时间； 同时，抵达车站后，也可以熟悉周围环境， 同时，抵达车站后，也可以熟悉周围环境，调整自我情绪和 思路，便于接上领导后，有效沟通。 思路，便于接上领导后，有效沟通。 有些员工喜欢“踩点”抵达车站，理由是火车、 有些员工喜欢“踩点”抵达车站，理由是火车、汽车经 常晚点抵达，即使我们准时抵达车站，也是属于“ 常晚点抵达，即使我们准时抵达车站，也是属于“提前到 达”，但是这样存在较大风险——因为偶尔火车、汽车也会 但是这样存在较大风险——因为偶尔火车、 ——因为偶尔火车 提前抵达车站，这个时候你让上级领导在车站干等着， 提前抵达车站，这个时候你让上级领导在车站干等着，估计

上级领导的内心是“火冒三丈” 上级领导的内心是“火冒三丈”的！ 另外，不管上级领导是乘坐哪种交通工具抵达， 另外，不管上级领导是乘坐哪种交通工具抵达，一定要 了解到上级领导准时出发的时间， 了解到上级领导准时出发的时间，比如上级领导登上飞机的 时间，或者是上火车的时间， 时间，或者是上火车的时间，或者是开车出发的时间，等等。 车的时间 或者是开车出发的时间，等等。 因为很多时候由于天气因素，或者是意外事件影响， 因为很多时候由于天气因素，或者是意外事件影响，上级领 导的出发时间可能会有变动， 导的出发时间可能会有变动，这个方面就需要我们提前了解 个小时，干等着！ 到，否则你会发现，自己提前抵达了 5-6 个小时，干等着！ 否则你会发现， 第二，什么人去接站。如果是公司高层前来， 第二，什么人去接站。如果是公司高层前来，那么作为 公司高层前来 驻外机构的第一负责人原则上必须亲自过去接站， 驻外机构的第一负责人原则上必须亲自过去接站，除非你真 赶不回来， 赶不回来，那么也必须安排下面最核心的员工采用最隆重的 方式去接待，绝对不能掉以轻心。 方式去接待，绝对不能掉以轻心。如果是自己的直接上级前 接待 来，那么同样需要驻外机构第一负责人亲自前去迎接。如果 那么同样需要驻外机构第一负责人亲自前去迎接。 是平级的上级领导过来视察工作， 是平级的上级领导过来视察工作，尤其是那些私交很好的平 级的上级领导，只要抽得开身， 级的上级领导，只要抽得开身，驻外机构第一负责人也应前

去迎接；如果在会见客户，或者是处理一些重要事情， 去迎接；如果在会见客户，或者是处理一些重要事情，那么 驻外机构第一负责人应该提前和对方说清楚， 驻外机构第一负责人应该提前和对方说清楚，委派自己下属 或者专职司机过去接站。 或者专职司机过去接站。如果是低一级或几级的上级领导过 来视察工作， 来视察工作，那么驻外机构第一负责人就不适合亲自去迎 接，而是安排下属或者司机去接待即可。 而是安排下属或者司机去接待即可。 第三，派几辆车去接站，去多少人，什么档次。 第三，派几辆车去接站，去多少人，什么档次。驻外机 构的车辆数量一般较少 构的车辆数量一般较少，在接站时同样需要考虑派什么车 去，去多少人，什么档次。比如说，公司重要领导过来视察 去多少人，什么档次。比如说， 工作， 工作，对方一行有 3 人，那么比较合适的接站就是专职司机 一名、 驻外机构负责人一名， 公司重要领导坐在副驾驶座上， 一名、

驻外机构负责人一名， 公司重要领导坐在副驾驶座上， 驻外机构负责人和另外两个随行人员坐在后排； 驻外机构负责人和另外两个随行人员坐在后排；如果对方一 那么就需要安排两辆小车接站了， 行有 4 人，那么就需要安排两辆小车接站了，除非驻外机构 有多排座的商务车；如果是公司一般领导过来视察工作， 有多排座的商务车；如果是公司一般领导过来视察工作，而 且一次性来个 5-6 人，那么驻外机构负责人都不需要自己亲 自过去接站，而是直接安排两个车子接站即可， 自过去接站，而是直接安排两个车子接站即可，甚至就是一 个面包车接站。总之，根据抵达人员的层级、 个面包车接站。总之，根据抵达人员的层级、人数来确定不 车接站 同的接站规格。 同的接站规格。 规格 吃饭 上级领导过来视察工作，总少不了要吃一顿饭的。 上级领导过来视察工作，总少不了要吃一顿饭的。吃饭 的讲究比较多，笔者认为，必须注意以下四点： 的讲究比较多，笔者认为，必须注意以下四点：

第一，熟悉路况。 第一，熟悉路况。专职司机和陪同人员必须非常熟悉吃 饭的地方，不能带着上级领导在周围绕圈子， 饭的地方，不能带着上级领导在周围绕圈子，或者是带着上 级领导一路“遇红灯” 遭遇大堵车， 甚至跑错了吃饭地点， 级领导一路“遇红灯”、 遭遇大堵车， 甚至跑错了吃饭地点， 这些情况都会让上级领导内心感觉很不好。本来， 这些情况都会让上级领导内心感觉很不好。本来，我们想通 过吃饭，来拉近与上级领导的关系，结果因为不熟悉路况， 过吃饭，来拉近与上级领导的关系，结果因为不熟悉路况， 导致上级领导不舒服，这样就是典型的得不偿失了。 导致上级领导不舒服，这样就是典型的得不偿失了。 第二，选择好合适的餐馆。不同档次的领导， 第二，选择好合适的餐馆。不同档次的领导，我们需要 安排不同档次的餐厅馆。最佳办法是上级领导主动提出， 安排不同档次的餐厅馆。最佳办法是上级领导主动提出，想 吃什么味道的菜；可惜的是，绝大部分时候， 吃什么味道的菜；可惜的是，绝大部分时候，我们并不知道 上级领导喜欢吃什么菜； 上级领导喜欢吃什么菜；上级领导也不会傻兮兮的说自己想 吃什么“好菜” 更多的时候， 上级领导会说“随便吃一点， 吃什么“好菜”。 更多的时候， 上级领导会说“随便吃一点， 家常便饭就够了” 问题是这些话，你最好别相信！ 家常便饭就够了”，问题是这些话，你最好别相信！再怎么 说，肯定要有相对应的、符合上级领导身份的一顿饭，这是 肯定要有相对应的

、符合上级领导身份的一顿饭， 少不了的。 少不了的。 通常情况下，公司重要领导视察， 通常情况下，公司重要领导视察，我们选择的餐馆应该 是较上档次、环境和格调较好的餐馆， 是较上档次、环境和格调较好的餐馆，如果能加上一些当地 的特色菜肴，那是更好的！同时，我们需要注意， 的特色菜肴，那是更好的！同时，我们需要注意，这个整体 菜价，不能太高，但是也不能向路边小吃一样便宜， 菜价，不能太高，但是也不能向路边小吃一样便宜，否则上 级领导还是觉得心理不好受的！ 级领导还是觉得心理不好受的！ 总之，我们要好好把握这个“ 总之，我们要好好把握这个“度”！

第三，选择合适的吃饭的时间。 第三，选择合适的吃饭的时间。南方大部分地方吃饭时 间很长，餐馆只要有生意， 小时营业；但是， 间很长，餐馆只要有生意，就可以 24 小时营业；但是，在 北方吃饭， 那就需要特别控制住时间了。 北方很多省份城市， 北方吃饭， 那就需要特别控制住时间了。 北方很多省份城市， 点半以后，基本上就不接待进店的新客人了， 到了晚上 8 点半以后，基本上就不接待进店的新客人了，因 为要打烊了！更不用说那些地级市城市了，更是如此。 为要打烊了！更不用说那些地级市城市了，更是如此。 所以， 在上级领导抵达时， 一定要抽空和上级领导说好， 所以， 在上级领导抵达时， 一定要抽空和上级领导说好， 吃饭的时间大概在几点，免得到时候都没有饭吃了！ 吃饭的时间大概在几点，免得到时候都没有饭吃了！ 第四，陪同人员选择好。上级领导视察工作， 第四，陪同人员选择好。上级领导视察工作，一般都是 和公司内部员工聚餐，不欢迎经销商或代理商混杂进来（ 和公司内部员工聚餐，不欢迎经销商或代理商混杂进来（单 独拜访商业单位例外）。笔者一位朋友， 独拜访商业单位例外）。笔者一位朋友，也是销售领域的老 ）。笔者一位朋友 前辈，曾说过这么一句戏语： 上级领导出差， 前辈，曾说过这么一句戏语：“上级领导出差，出差出差就 是出来放松的！ 所以，上级领导出来时， 是出来放松的！”所以，上级领导出来时，一般都不乐意会 见商业单位，因为一旦有商业单位参与， 见商业单位，因为一旦有商业单位参与，那么吃饭时就不敢 过于放肆， 很多公司“秘闻”也不敢说了， 气氛显然差多了； 过于放肆， 很多公司“秘闻”也不敢说了， 气氛显然差多了； 而且还要喝酒，这是少不了的！ 而且还要喝酒，这是少不了的！ 所以，在安排欢迎上级领导的聚餐上， 所以，在安排欢迎上级领

导的聚餐上，一定全部安排公 司内部员工，驻外机构的一些骨干成员， 司内部员工，驻外机构的一些骨干成员，加上容易活跃氛围 的部分员工，这就足够了！ 的部分员工，这就足够了！ 吃饭，图的就是一个氛围，这点我们必须切记！ 吃饭，图的就是一个氛围，这点我们必须切记！ 住宿

住宿是整个接待中最重要的一块——这是笔者的切身 住宿是整个接待中最重要的一块——这是笔者的切身 —— 经历和深刻感受！ 经历和深刻感受！ 很多人员都自认为住宿安排很轻松， 很多人员都自认为住宿安排很轻松，而且自己做得很 好；但是，从笔者这么多年来的营销工作经历来说，笔者认 但是，从笔者这么多年来的营销工作经历来说， 为，绝大部分在住宿接待这个方面做得很失败。 绝大部分在住宿接待这个方面做得很失败。 以下是住宿接待方面的注意事项： 以下是住宿接待方面的注意事项： 第一，提前预订房间，并且提前实地了解房间状态。 第一，提前预订房间，并且提前实地了解房间状态。很 多人以为，提前预订了房间，就安排完了“住宿” 多人以为，提前预订了房间，就安排完了“住宿”，事实上 这是自欺欺人， 住宿接待没有这么简单。 我们预订了房间后， 这是自欺欺人， 住宿接待没有这么简单。 我们预订了房间后， 必须提前实地了解房间状态，比如，房间是否朝南、通透； 必须提前实地了解房间状态，比如，房间是否朝南、通透； 房间被褥、桌子、椅子是否整洁干净；卫生间、 房间被褥、桌子、椅子是否整洁干净；卫生间、洗浴间是否 卫生、清新；房间是否有异味，被褥毛巾是否破旧脏乱； 卫生、清新；房间是否有异味，被褥毛巾是否破旧脏乱；水、 电、网络、马桶、空调、彩电是否完好；房间是否隔音，周 网络、马桶、空调、彩电是否完好；房间是否隔音， 是否完好 围是否在装修，或者有异味传来……这些细节我们都必须一 围是否在装修，或者有异味传来……这些细节我们都必须一 …… 一关注和落实。 一关注和落实。 同时，我们还要提前了解酒店的入住手续如何办理， 同时，我们还要提前了解酒店的入住手续如何办理，是 否可以用我们自己的身份证来进行办理， 否可以用我们自己的身份证来进行办理，或者提前将房卡拿 到手上；另外酒店是否提供早餐，大概什么时候提供， 到手上；另外酒店是否提供早餐，大概什么时候提供，餐厅 在几楼；酒店近期有什么装修或者异常的事情……这些都是 在几楼；酒店近期有什么装修或者异常的事情……这些都是 …… 提前需要了解到的。 提前需要了解到的。

第

二，选择什么样的酒店很重要。比如说， 第二，选择什么样的酒店很重要。比如说，公司重要领 导过来视察工作， 导过来视察工作，我们将他安排在公司董事长或总经理曾经 入住的宾馆，那么这个重要领导觉得我们给足了他面子， 入住的宾馆，那么这个重要领导觉得我们给足了他面子，他 内心虚荣心会得到极大满足，对我们的印象也会大大改观。 内心虚荣心会得到极大满足，对我们的印象也会大大改观。 大大改观 反之，公司重要领导过来视察工作， 反之，公司重要领导过来视察工作，我们将他安排到某 个档次明显较低的宾馆，他肯定内心觉得不开心。 个档次明显较低的宾馆，他肯定内心觉得不开心。笔者一位 同仁， 曾任广西分公司总经理， 华南区总经理过来视察工作， 同仁， 曾任广西分公司总经理， 华南区总经理过来视察工作， 他将自己的直接上级安排在一个三星级宾馆， 他将自己的直接上级安排在一个三星级宾馆，而且热水器还 是坏的！华南区总经理晚上自己更换了宾馆， 是坏的！华南区总经理晚上自己更换了宾馆，然后一周后就 给他下达了调离岗位的通知！这样的例子比比皆是， 给他下达了调离岗位的通知！这样的例子比比皆是，千万别 小看！ 小看！ 另外，有个更需要引起重视的细节：对于重要领导， 另外，有个更需要引起重视的细节：对于重要领导，我 们绝对不要安排他入住到与他有竞争关系（或矛盾） 们绝对不要安排他入住到与他有竞争关系（或矛盾）的其他 领导曾经入住的宾馆！比如， 都是公司重要领导， 领导曾经入住的宾馆！比如，A 和 B 都是公司重要领导，平 级，但是两人一直存在竞争关系。A 曾经视察过某地，入住 但是两人一直存在竞争关系。 曾经视察过某地， 宾馆； 现在要来视察某地， C 宾馆；B 现在要来视察某地，当地负责人觉得 C 宾馆在当 地是非常好的宾馆， 宾馆！那么， 地是非常好的宾馆，还是安排 B 入住 C 宾馆！那么，在这种 时候，笔者要“恭喜” 时候，笔者要“恭喜”你：“选对了宾馆，所以你该换换位 选对了宾馆， 置了！ 置了！” 第三，多人同时抵达，房间安排很有讲究。 第三，多人同时抵达，房间安排很有讲究。

如果公司派遣过来的巡视人员都是低级别人员， 如果公司派遣过来的巡视人员都是低级别人员，那么我 们可以安排他们入住快捷商务酒店，标准间，两人一间。 们可以安排他们入住快捷商务酒店，标准间，两人一间。这 种安排是最简单的。 种安排是最简单的。 如果公司派遣过来的巡视人员是某个重要领导带队， 如果公司派遣过来的巡视人员是某个

重要领导带队，随 同人员若干， 同人员若干，那么我们应该将重要领导安排在某个豪华商务 间或豪华单人间， 间或豪华单人间，随同人员则安排在不同楼层的普通房间 （当然，如果随同人员的档次也是比较重要，那么安排的房 当然，如果随同人员的档次也是比较重要， 同人员的档次也是比较重要 间档次也需要相应提高，不能太寒碜）。原则上， 间档次也需要相应提高，不能太寒碜）。原则上，重要领导 ）。原则上 和随同人员不安排在同一楼层；如果实在没有办法， 和随同人员不安排在同一楼层；如果实在没有办法，那么重 要领导和随同人员的房间也必须有较远的距离， 要领导和随同人员的房间也必须有较远的距离，不能挨在一 块，保证重要领导的隐私权。 保证重要领导的隐私权。 如果公司派遣过来的巡视人员中，有两个明显的领导， 如果公司派遣过来的巡视人员中，有两个明显的领导， 那么更大一级的领导安排在更高的楼层、更好的房间。 那么更大一级的领导安排在更高的楼层、更好的房间。 如果公司派遣过来的巡视人员中，有两个平级的领导， 如果公司派遣过来的巡视人员中，有两个平级的领导， 那么最佳的方式是将这两个领导安排在同一楼层， 那么最佳的方式是将这两个领导安排在同一楼层，同等规格 的房间里，而且这两个领导的房间还不挨在一起。但是， 的房间里，而且这两个领导的房间还不挨在一起。但是，在 很多时候，两个平级的领导，在同一楼层中没有相同规格的 很多时候，两个平级的领导，在同一楼层中没有相同规格的 两个房间，或者是两个相同规格的房间挨在一起， 两个房间，或者是两个相同规格的房间挨在一起，这个时候 就需要我们认真考虑，谨慎决定， 就需要我们认真考虑，谨慎决定，将某个相对重要的领导安 排在更合适的房间，另外一个领导安排在不同的楼层， 排在更合适的房间，另外一个领导安排在不同的楼层，这里 就要求我们必须讲究技巧。 就要求我们必须讲究技巧。

第四，重要领导房间物品准备齐全。一般来说， 第四，重要领导房间物品准备齐全。一般来说，上级领 导视察工作， 天时间， 导视察工作，基本上就是 1-3 天时间，为了更好的给领导留 下好印象，我们还必须在更多细节处显示功底。 下好印象，我们还必须在更多细节处显示功底。 对待重要领导，我们应该在领导入住前， 对待重要领导，我们应该在领导入住前，提前拿到房门 钥匙，安排人员提前购买好鲜花、时令水果（果篮）、矿泉 钥匙，安排人员提前购买好鲜花、时令水果（果篮）、矿泉 ）、 水、方

便面、面包等， 方便面、面包等，并将这些物品都整齐放在领导房间里。 并将这些物品都整齐放在领导房间里。 要求：时令水果一天更换一次！ 要求：时令水果一天更换一次！ 更换一次 这些细节，对于接待工作的成败，有至关重要的作用！ 这些细节，对于接待工作的成败，有至关重要的作用！ 看 、游 “看”，指“看市场”；“游”，指“游玩风景名胜 看市场” 区”。这是接待工作的第四块，同样很重要。 这是接待工作的第四块，同样很重要。 这方面，笔者只是简单谈两个注意细节： 这方面，笔者只是简单谈两个注意细节： 第一，看市场方面。在获悉上级领导来之前， 第一，看市场方面。在获悉上级领导来之前，一定要好 好整理一下自己的思路，如何更好的向上级领导汇报工作。 好整理一下自己的思路，如何更好的向上级领导汇报工作。 汇报工作主要体现两点，一是工作中取得的成绩和优点； 汇报工作主要体现两点，一是工作中取得的成绩和优点；二 是工作中面临的困难和冀望上级给予的支持， 是工作中面临的困难和冀望上级给予的支持，以及自己的发 展规划。围绕着这个汇报思路，相应的在看市场过程中， 展规划。围绕着这个汇报思路，相应的在看市场过程中，寻 找一些相关的证据和支撑点，更好的说服上级领导。 找一些相关的证据和支撑点，更好的说服上级领导。

当然，笔者始终认为：销售业绩做起来了， 当然，笔者始终认为：销售业绩做起来了，什么缺陷都 终认为 不叫缺陷了！业绩永远是我们销售人员的命根子！ 不叫缺陷了！业绩永远是我们销售人员的命根子！ 第二，游玩方面，放开手脚。尤其是对那些重要领导， 第二，游玩方面，放开手脚。尤其是对那些重要领导， 我们都可以抓住时机，主动提出请领导“顺便参观” 我们都可以抓住时机，主动提出请领导“顺便参观”一下某 某地方，语气要把握好一些，不能过于虚伪了。 某地方，语气要把握好一些，不能过于虚伪了。对于那些一 般人员， 也可以安排一些就近的、 价格比较便宜的旅游景区， 般人员， 也可以安排一些就近的、 价格比较便宜的旅游景区， 安排相关人员陪同他们一道过去。 安排相关人员陪同他们一道过去。 送站 送站是接待的最后一个环节， 送站是接待的最后一个环节，也是比较重要的一个环 节，体现我们接待工作的“有始有终”、“完美结幕”。 体现我们接待工作的“有始有终” 完美结幕” 送站时，我们需要做好以下三个细节： 送站时，我们需要做好以下三个细节： 第一，安排车辆送站。严禁让上级领导自行乘坐离开，

第一，安排车辆送站。严禁让上级领导自行乘坐离开， 即便这个上级领导是总部很低级别的人员， 即便这个上级领导是总部很低级别的人员，总之在巡查过程 这个上级领导是总部很低级别的人员 中，他是代表着“上级”或“总部领导”的。我们绝对不能 他是代表着“上级” 总部领导” 丢了这个面子。一些很重要的领导， 丢了这个面子。一些很重要的领导，驻外机构负责人还需要 亲自去送站。 亲自去送站。 第二，根据情况，适当赠送一些特产及小礼物等。 第二，根据情况，适当赠送一些特产及小礼物等。对于 公司高层，原则上是不允许赠送礼品的， 公司高层，原则上是不允许赠送礼品的，除非某个领导特别 喜欢当地的某种特产， 领导开车过来视察工作， 喜欢当地的某种特产，比如说 A 领导开车过来视察工作，发

现当地一种名酒很不错，临走时带着一两件， 现当地一种名酒很不错，临走时带着一两件，这是合情合理 的。对于一般领导，赠送一些当地特产，花钱不多，略表心 对于一般领导，赠送一些当地特产，花钱不多， 意，这就足够了。 这就足够了。 第三，如果上级领导要顺便视察周边省市、地区， 第三，如果上级领导要顺便视察周边省市、地区，驻外 机构负责人可以根据具体情况 机构负责人可以根据具体情况，安排专职司机专程开车送上 级领导到周边省市、地区去。 级领导到周边省市、地区去。这是对上级领导的一种极大尊 重，也表达了驻外机构负责人的“聪明灵慧”，让上级领导 也表达了驻外机构负责人的“聪明灵慧” 内心深度认可。 内心深度认可。 总之， 接待是一门艺术” 很多事情，只能意会， 总之，“接待是一门艺术”，很多事情，只能意会，不 可言谈！ 可言谈！