元数据在电子档案管理中的价值

新技术应用与档案现代化管理

元数据在电子档案管理中的价值

安徽大学管理学院

杨

剑

信息技术的发展催生了文件的电子化，电子文件的出现给档案管理工作提出了新的要求。过去档案部门一直以管理纸质档案为主，如今，随着电子文件的大量产生，电子文件的归档问题就显得格外重要。电子文件归档以后即为电子档案，面对新的载体形式和生成环境，电子档案的管理工作面临着诸多挑战。但是，在新技术不断涌现的年代，电子档案管理可以引入新技术和方法来规范和完善电子档案的管理，其中，元数据的引入对电子档案管理有着非常重要的意义。

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中，针对电子文件的归档，提出“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”。这里提到的元数据对电子档案的管理带来了生机。在《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894-2002) 中，认为元数据是描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。由此可见，元数据的内容及其对于电子文件管理的价值已经得到政府的认可。

一、元数据有利于保证电子档案的真实性和凭证性，维护电子档案的真实面貌

在虚拟的计算机环境下，电子文件具有易更改性，人们可以对文件的内容和形式进行修改或者删除，这样容易破坏原电子档案，损害了电子档案的原始性和真实性。在网络环境

下，多次的复制也会带来电子档案原始性的破坏，使得档案人员不知道哪个电子文件是最原始的。此外，一些病毒的破坏和系统的不兼容也会导致电子文件内容的失真，从而影响着电子档案的管理。

元数据的出现，能够让档案部门克服电子档案管理过程中的这些困难。元数据通过对电子文件的内容特征、载体的环境特征以及电子档案形成过程中的环境和背景信息的描述，记录电子档案的相关属性和背景信息。元数据本身是一个系统，它在电子档案管理中所存储的信息与电子档案的信息内容、背景、结构等是一一对应的，是电子档案的原始状态的纪录。一旦有人对电子档案进行修改，档案部门通过元数据就能够发现电子档案是否是原始的，是否具有凭证价值。举例来说，如EAD ，它有146个元素，因其丰富的元素设置可以适应任何长度的目录和记录，并能描述依托于各种媒介上的所有类型的档案，它通过“文件描述”、“题名叙述”、“作者”、“档案描述”、“来源”、“单元日期”、“鉴定”、“取用限制”、“实体描述”、“类型特征”、“功能”、“数字档案位置”、“指针位置”、“主题”、“标题”等元素来保证电子档案的真实性。通过这些背景信息档案部门在管理电子档案的时候能够很好地维护电子档案的真实面貌。

二、元数据有利于电子档案的检索，提高了电子档案的开发和利用水平

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与纸质档案相比，电子档案具有载体和信息相分离性，对电子档案的检索也有别于对传统纸质档案的检索。电子档案的与日俱增，使得电子档案的检索更加需要优良的计算机检索系统。而元数据由于其对著录信息的改善使得著录的信息更加丰富和全面，同时，元数据是在电子档案的形成、使用等过程中形成的，所以元数据在电子档案的管理过程中具有动态的功能。元数据可以通过相关元素之间建立关系，丰富了电子档案的检索途径。检索功能的增强会给档案用户查找和利用电子档案节约成本，并且提高查准率和查全率，使电子档案的利用更加优化。

由于元数据记录了电子文件档案在形成、使用、保管等方面的情况，这样，这些记录下来的信息对电子档案的开发和利用有着很重要的价值。戴维比尔曼将元数据结构体系划分·为六个层面，分别是：处理层(handlelayer) ，条件层(termsand condition layer) ，结构层(struc－

细描述有利于电子档案的延续可读，保证了电子档案在新的系统中的原始属性。由于元数据可以以数据存在的任何一中形式存在，这样就使得元数据的在不同系统之间可以相互识别和读出，对电子档案的长久保管是一大优势。

元数据可以是TXT 文件，也可以是

HTML 文件，还可以是SGML 、XML 等格式的

文件等。元数据的数字化属性的特点，决定了不同的用户可以采用不同的格式、不同的内容建立其元数据文件。由于在现实中不同的信息处理系统对元数据的格式等要求不同，元数据提供了严密的语法结构和通用的扩展机制，规范了数字化信息的表达形式和存储结构，使得在档案信息共享平台下共享档案信息资源成为可能。所以，标准化元数据，这样可以在不同的信息处理系统间识别。元数据的标准化为电子档案资源的共享做好了铺垫。元数据对电子档案的数据描述对档案利用者来说是个重要的信息资源，实现共享和互读不但能够节约大量的数据成本，而且提高了资源的利用效率。

四、元数据有利于保证电子档案的安全我们知道电子文件在没有任何安全保护的措施下是极其容易修改、删除的。电子档案管理要求电子档案是安全和可靠的，一旦电子档案遭到修改或者删除，那么电子档案的内容等就发生了变化，从而影响电子档案的价值。元数据对电子档案的动态描述和记录确保了电子档案的本来面貌，元数据可以通过对电子档案的属性限定来使得非授权用户无法窜改和使用，如EAD 中的“取用限制”元素和“使用限制”元素。元数据系统是电子文件管理系统中的一个动态的系统，伴随着电子文件整个生命周期。所以，元数据在电子档案的管理过程中对电子档案的内容和背景信息等有监督作用，这种监督作用可以让档案管理人员了解电子档案在形成、使用以及保管过程中是否受到安全威胁或者破坏。

tural layer) ，背景信息层(contextlayer) ，内容层(contentlayer) ，利用历史层(usehistory layer) ，其中，利用历史层为文件利用的详细记录(包

括利用者、利用时间、利用效果等) 。档案人员利用元数据对利用信息的记录的分析，可以发掘电子档案的用户结构、用户需求和利用特点等内容，然后，档案部门根据人们利用档案的情况，来不断修正和修改电子档案服务的内容和提供方式。如此一来，不仅能够给电子档案的开发和利用带来发展，而且能让档案用户得到所需的信息，对电子档案利用者和电子档案管理者来说是良性的循环。

三、元数据有利于电子档案的长期有效保管，并且通过不同系统之间的数据读取，实现电子档案信息资源的共享

电子档案在计算机系统中以各种类型格式存在着，如PDF,WORD,GIF,WAV, 等。这些文件格式随着信息技术的发展和计算机软硬件系统的升级和更新换代，电子档案的保管需要将其转换贮藏载体，元数据对电子文件的详

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目前，在元数据的研究方面，有由加拿大不列颠哥伦比亚大学图书档案信息学院露西安娜·杜兰蒂教授领导，十余个国家的国家档案馆及一些大学和研究机构共同参与研究的

[3]田湘军．简述元数据在档案管理中的应用．浙江

高校图书情报工作，2003(4)

[4]朱汇川．论元数据在电子档案管理中的应用．安

徽科技，2008(10)

InterPARES 项目（International Research On Permanent Authentic Records Electronic Sys －tems ），其目的是为永久保护电子生成的文件

及其真实性建立一套基本的理论知识和方法，制订有关长期保管电子文件真实性方面的方针政策和标准规范提供指南。还有，如DC 、MARC 以及为国际组织、国家或部门

[5]庞清社．探析元数据的具体功能．湖北档案，2005(8)

[6]郝晨辉等．谈电子文件元数据标准化．浙江档

案，2003(12)

责任编辑：王晓莉

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警惕“克隆车”诈骗

局发布预警信息，提醒公众警惕该类新型犯罪。

EAD 的研究也为电子档案

的管理提供了方法和理论支持。总之，元数据对于保证电子档案的价值具有非常重大的意义。元数据的引入解决了电子档案管理过程中的真实性、可靠性问题，也为电子档案的开发和利用提供了更多的数据支持，并且在一定程度上维护了电子档案的安全。因此，随着信息技术的不断进步，电子政务的不断发展、《政府信息公开条例》的实施和档案信息化的不断深入，元数据的发展将会更加完善，元数据在电子档案管理领域的意义将愈加深远。

参考文献：

针对日前出现不法分子通过伪造车辆牌号、车主身份证、驾驶证等证件，以出售“克隆车”为名实施诈骗案件，福建省漳州市公安

该市公安局介绍，今年8月13日中午，市民颜某路过本市石码

镇一处路口时，见路边停放一辆待售的车型为五菱“荣光”二手车。“车主”自称谢某，并向颜某提供了该车的机动车辆行驶证、机动车向颜某出示本人的身份证、驾驶证。

登记证书、车辆保险单、交通事故责任强制保险单，为获取信任，还

颜某见车辆手续完备, 经过讨价还价之后便以3．4万元的价格

和“车主”签订车辆转让协议，先支付车主3．2万元，约定剩下的

2000元待办理完过户手续后再支付“车主”。当颜某去办理过户手续时被告知提供的机动车证件等均为伪造。

警方提醒，该类犯罪具有以下特点：

克隆车辆与原车高度相似。不但车牌号码、车型、车辆发动机号、车架号与原车完全相同，连车辆所有人的身份证、驾驶证也高度户籍地址均和被克隆车辆的所有人一模一样。

相仿，除了照片改成犯罪嫌疑人本人的照片外，姓名、身份证号码、

提高了可信度。为取得购车人的信任，犯罪嫌疑人提供了完备

的机动车辆行驶证、机动车登记证书、购置完税证明、车辆保险单、交通事故责任强制保险单等相关证明文件。为打消购车人顾虑，还真度很高，普通人较难识别，因此受骗几率很大。随意性大，比较引人注目，从而使赃车能尽快地脱手。办理过户手续后方可付款，避免上当受骗。

向其出示自己的身份证、驾驶证。虽然这些证明均属伪造，但由于仿

[1]王可，武婧．基于元数据

的电子文件管理[J]．兰台世界，

车辆停放在易引起购买者注意的路边。作案地点选择在路边，

2006(1)

[2]黄凤玉等．探析元数据在

档案信息资源共享中的应用．云南档案，2008(3)

警方提醒公众：二手车买卖要到正规的二手车交易市场进行，

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