OA办公系统软件功能介绍

OA 办公系统软件功能介绍

六大功能模块 . .................................................................................................................................. 2

个人办公 . .................................................................................................................................. 2

信息通讯与共享 . ...................................................................................................................... 2

文件管理与共享 . ...................................................................................................................... 3

工作流....................................................................................................................................... 3

资源管理 . .................................................................................................................................. 3

组织结构和权限设置 . .............................................................................................................. 3

功能模块简要描述 . .......................................................................................................................... 3

通知公告/（新闻）........................................................................................................................ 10

人力资源管理 . ................................................................................................................................ 11

人事档案管理 . ........................................................................................................................ 11

功能特色 . ........................................................................................................................ 11

人事档案管理 . ................................................................................................................ 11

人事档案查询 . ................................................................................................................ 12

统计分析 . ........................................................................................................................ 12

工资管理 . ................................................................................................................................ 12

功能特色 . ........................................................................................................................ 12

工资流程管理 . ................................................................................................................ 12

考勤管理 . ................................................................................................................................ 13

核心功能—工作流程 . .................................................................................................................... 13

六大功能模块

OA 办公系统包含以下六大类功能：

软件功能主要包含以下六个部分，即：

个人办公

个人办公主要包括：

日程安排：日程安排主要是对个人的日常事务进行登记，并且管理者可以查询员工日程； 工作计划：设定项目计划，可以展现进度日志和进度图，领导可评阅；

工作日志：对个人工作的总结和记录，领导可点评查阅员工日志；

控制面板：自定义桌面和登录相关选项，个性化定义工作环境，个人安全日志等。

信息通讯与共享

信息通讯包括：

内部短信：通过OA 选择用户名，可直接发送内部短信，快速直达；

手机短信：通过短信组件向手机直接发送消息，催促、指导办理事务；

内部邮件：收发文件，清晰追踪邮件状态，在内部发送快速直达；

信息共享包括：

讨论区：内部沟通，丰富的知识共享和发布功能；

公告通知：发布公告通知，可以实现htm 图文混排，设定发布的范围；

新闻：发布新闻，可以图片御览，设定发布的范围；

投票：建立和发布投票，可以包含任意多个自投票项目。

文件管理与共享

个人文件柜：发布和共享个人的文件，个人具备管理权限；

公共文件柜：共享公共文件，可建立多个文件夹，可独立设置不同权限；

网络硬盘：共享服务器文件，每个文件夹可独立设置不同权限；

图片浏览：共享和预览服务器上文件。

工作流

工作流设计：用户自定义表单和流程设计，实现工作的个性化；

工作流控制：可实现对工作的监控和流程查询，并可以生成统计报表；

工作流审批：可根据权限对工作流程进行签办和工作委托。

资源管理

固定资产、办公用品、图书管理、车辆管理、会议管理、人力资源管理。

组织结构和权限设置

OA 中的组织结构设置与权限描述：角色的权限即角色可拥有的模块试用权限，每个用户的权限为一个主角色和多个辅助角色的合集。组织结构为一个单位下建立任意层级的部门，每个用户只能属于一个部门。

功能模块简要描述

以下为OA 所有功能模块功能描述：

常用功能介绍

通知公告/（新闻）

功能特色：主要实现内部信息的发布。支持任意范围发布；支持指定时间发布；支持各种附件，可设置是否可以下载/打印附件；支持MHT 或超链接式格式发布；支持置顶功能；支持转发功能；支持在管理权限内发布；支持发布的审批；支持复杂编辑器功能，基本兼容WORD 格式；发布人可以查看阅读情况。新闻可以设置是否允许评论，是否支持匿名评伦。

“我的办公桌”下的“公告通知”是“公告通知”的查看功能，分为全体通知和部门通知两种。进入公告通知查看页面，可直接以公告通知的类型或者发布时间为条件进行查询，或直接点击转到别的页码。

有“公告通知管理”这个模块权限的用户，进入公告的查看后会出现“转发”按钮，点此按钮可直接进入编辑该公告，并重新选定发布范围。在左下角有“快捷操作”，可直接标记所有公告为已读状态。

对于使用“MHT ”格式编排的公告通知，所见到的公告显示应为MHT 格式附件的全部内容。

对于用户没有阅读过的公告通知，标题后会有个“new ”图片标记。对于带附件的公告，

若附件设置为允许下载，则可以看到“转存”选项，将文档转存至个人文件柜。如果附件为office 文档，点击“阅读”则直接打开文档可以实现阅读。

公告通知查询功能，能对自己接收到的公告通知进行查询，方便用户对自己的公告进行管理。公告通知的查询，能查询到自己权限范围内的已终止和未终止的所有公告。

新闻与公告比较类似，新闻具备评论功能（评论是否可以匿名发表，由发布该新闻的人设定），点击量和个人所发表的评论都可以查阅。

发表的新闻在桌面上或者点击“我的办公桌\新闻”可以列出。点击“评论”即可进行新闻评论。

人力资源管理

人事档案管理

功能特色

包括人事档案的录入，查询、档案资料的更新，合同等到期的自动提醒。支持灵活的扩展功能，对于人事档案中没有的字段，管理员可以任意扩充。

“人事档案”位于主菜单“人力资源”下，包括三个菜单项：人事档案管理、人事档案查询和统计分析。

可以建立和查看每一位员工的人事档案，并根据单位的不同设定多样化的自定义档案信息，便于查询和管理。

人事档案管理

用户进入界面后，选择部门，点击需要编辑的人名，就可以修改员工的信息了，也可增加和更改员工照片，可导出人事档案，以Excel 格式作为备份。

人事档案查询

操作及界面和人事档案管理相同，不过在点击人名后不能编辑该员工信息，只能查看。 统计分析

统计分析是针对已建立的员工档案进行统计和分析，包括：按年龄统计、按学历统计、按性别统计和按政治面貌统计，以分析图表的方式形象化的显示。

用户可以对人事档案管理进行字段信息定义，也就是增加人事档案的录入项，具体的在系统管理下的系统代码设置中。

工资管理

功能特色

实现工资的录入、上报、审核与发放功能。

“工资上报”位于主菜单“人力资源”下面，包括三个菜单项。“工资流程管理”、“财务工资录入”和“部门工资上报”。利用“工资流程管理”模块财务人员可以定义工资项目，新建工资上报流程，查看各部门工资上报的报表等。工资上报主要是为了解决一些企业为实现员工效益工资数据的收集而设计的。利用该模块管理人员可以输入员工的工资奖金信息，并直接发送给财务人员。

工资流程管理

工资项目定义：

输入项目名称、计算项需输入计算公式、上报项用于部门奖金等上报。

工资流程管理，新建工资流程。

操作：

报表样式定义, 定义报表中工资项目的显示顺序。

说明：如果不定义报表头中工资的项目从左至右的顺序为工资项目中定义的顺序。报表样式定义无需每次定义，系统会选取最新的一次报表样式定义。导入工资数据：用户可以将EXCEL 的工资数据导入到OA 系统中。

说明：1）首先EXCEL 中的工资项目必须在OA 系统中进行定义；

2）EXCEL 文件必须另存为CSV 格式文件。

1、发送工资条：将工资数据以内部邮件或手机短信的形式发送给用户，流程终止后才能发送工资条。

2、部门工资上报：用于部门奖金的上报。

设为默认值：有些工资项目数据可能所有的员工都是一样的，如果某一工资项目的值设为默认值后改值将自动的出现在后续员工输入的文本框中。

3、财务工资录入：

与部门工资录入是一样的，可以进行依次输入或进行excel 表格导入，导入 的表格需支持OA 中的各项自定义字段要求。

考勤管理

功能特色：通过在本软件考勤登陆中进入上下班考勤管理，也可以进行外出、出差、请假登记，对于有复杂的审批流程的，也可以支持通过工作流程进行考勤审批。本系统也支持与特定型号的考勤机整合，实现数据的集中管理，便于领导查询及统计分析。 “个人考勤”位于“我的办公桌”下，包括5个部分：

a. 今日上下班登记

上下班登记只需点击一下鼠标，考勤后出现增加已考勤字样，并可以添加备注。 b. 今日外出登记

外出登记，需要填写相应申请项目。申请人填好后点击“申请外出”，“批准人”会收到一条短信息提示。“批准人”执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。登记时还可以帮指定人外出登记，仅oa 管理员有此权限。

填好之后，点击“申请外出”，然后需要等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请。如果领导不批准，界面自动刷新，需要申请人自己手动删除申请。如果领导批准，归来的时候点击“外出归来”就可以了。

c. 请假登记

“请假登记”的界面和操作与“外出登记”的界面比较类似，领导批准方式与外出申请的批准一致，但假期结束后，需做申请销假。点击“申请销假”按钮，即完成销假。在批准销假时显示提交申请销假的时间，并可以指定实际销假日期。销假被批准后，点击“请假历史记录”，就可看到以前请 假的信息。支持年休假管理，并与考勤请假挂钩。至于年假的日期，在人力资源模块下人事档案管理中，可以在每个人的档案中找到如下图所示的“年休假”选项，在此填入年休假数量。

d. 出差登记

“出差登记”的界面和操作与“请假登记”基本相同，不同之处在于“出差登记”不需要指定“批准人”，只是作一个登记即可。出差登记可以修改结束日期。

e. 上下班记录查询

输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录。

考核管理

功能特色：主要适合定性的人工考核，通过设置一定的考核项目，对被考核人进行打分考核。若要进行复杂的定性考核，可以通过报表系统来实现相应的功能。

人员考核功能模块可以实现对公司员工的各种考核如季考核、月考核等。考核的主要方式是给员工打分。具体的操作步骤：

第一步：考核项目设定，包括两个方面：考核指标集和指标集明细。考核指标集的作用解决企业内部员工考核的多样性，不同类型员工的考核项目不同如普通职工、适用工、干部的考核，不同时间考核如季考核、年考核等。指标集明细，考核指标集的具体考核项目和每个考核项目评分范围。

核心功能—工作流程

写在前面的话：

设想这么一种情况：分公司要购买一台服务器，像总部提出申请。总部财务总监，行政总监

及部分领导需要审批会签。如果金额大于5000元，需要总经理审核；如果小于5000元，就不需要总经理审核。

在现实中，这个步骤会比较麻烦。首先，分公司和总部距离较远，必须采用传真或是快递的方式，这回增加办公费用。同时，主管领导要负责每位会签领导签字，如果某位领导不在公司，会降低工作效率。

如果采用办公系统，不会产生办公费用，同时不论领导在什么地方，只要能上网，就能签字。既降低办公成本又提高办公效率。

以下为费用申请最终效果打印图：

这只是办公过程中经常用到的一种情况。实际上，办公过程中所涉及到的所有审批过程，均可以采用OA 工作流程的方式实现。

领导还可以随时监控工作进度，及办理情况：

以下为OA 工作流程的简要概述。

工作流程

简单来说，工作流就是把一项工作化解为多个步骤，由多人协同来完成。工作流就是多人协同完成一项工作，简单而言，就是几个人按次序填写同一张“表单”，或者同时会签意见、传递附件。这里所指的工作是形形色色的，在办公室里进行的很多不同类型的工作，

都可以用工作流系统来表达。

随着企业管理信息化进程的不断深入，协同应用软件的概念已深入人心，而工作流系统正是协同应用软件的核心。通过应用IT 技术来规范工作流程、提高工作的执行效率和准确度，是工作流系统主要解决的问题。

工作流系统相当于一个“万能模块”，其应用范围是非常广泛的：可应用于行政、财务、生产、研发、销售、人力资源管理、档案管理、客户服务等企业管理的方方面面。

通过OA 管理员进行合理的工作流程设置，以及对员工进行基本的操作培训，熟悉并掌握好这个强大的工具，可对我们的日常办公和企业管理提供极大的便利，可以使得企业运营更加高效、规范、稳健，事半功倍。

OfficeAnywhere 内置的工作流子系统，依据通用化设计原则，经历多年的发展与完善，将国际通行的工作流理论模型与中国企业用户的实践完美结合，充分适应中国国情。可实现业务或公文的申请、领导审批、会签、登记、操作等环节的管理，可将协同工作过程的记录，便于日后审核与查询。并实现业务数据的规范化录入、查询、统计和存档。

下面以“费用申请”流程为例，对工作流程的表单、流程步骤、审批、智能选人、条件设置，流程监控分别演示。

此流程流转如下：申请人填写费用申请表->财务总监审核（此过程财务总监主办，其他领导同时进行会签）->如果申请费用大于5000元，由总经理审核。如果申请费用小于5000，直接转交申请人，如图所示：

表单：在工作流系统中，与工作相关的数据都可以通过“表单”来体现，“表单”

是数据的载体，相当于现实工作中的各类纸制或WORD 工作单；在表单以外，还可以通过附件文件来传递数据与信息。

以下为此流程表单（注：流程表单可根据公司要求完全自定义）：

流程图：在工作流系统中，工作过程都可以通过 “流程”的定义来体现，“流程”是工作过程和环节的描述，代表了一种制度或规范。

以下为此流程流程步骤（注：流程步骤可根据公司要求完全自定义）：

在流程步骤中，为每个步骤设置基本属性：经办权限、可写字段、保密字段、条件设置。

流程流转

OA 用户在使用OA 流程时，直接点击对应流程，新建即可。填写自己的可写字段，转交下一步。

新建对应工作后，如下图所示。红色方框区域即为可写字段。也就是自己填写的内容。红色椭圆区域为不可写字段，其中编号，日期等为自动赋值的不可写字段，可以保证流程的安全性和稳定性。

会签选择

如图，会签时需要多人同时进行，所以下一步骤办理人员为多人。

流到审批

领导可通过手写板的形式进行手写签章（因用鼠标写，字迹很难看）

也可以通过加盖电子章的形式加盖公章

领导会签

领导在对应的会签区签署意见即可。

在对应的会签意见区，会签意见集中显示：

智能选人

在OA 流转中，会出现这样那样的情况判断，OA 通过条件判断，控制流程流转步骤，达到工作流程标准化的过程。如图：

表单效果

以下为工作流表单打印预览：

步骤监控

领导可随时了解工作办理进度，及办理人员。