外交部领事司申办护照签证外事管理系统使用说明书

外交部领事司

申办护照签证外事管理系统

使 用 说 明

广东环天电子技术发展有限公司 版权所有（C）1999-2012

目 录

一、系统的配置和软硬件要求 ........................ 2 二、软件的安装 ................................... 3 三、软件功能描述 .................................. 8 四、系统登录 ..................................... 9 五、输入出访团组资料 ............................. 11 六、录入个人资料 ................................. 17 七、输入出访地资料 ............................... 23 八、打印表格 .................................... 24 九、保存和导出文件 ............................... 31 十、统计 ........................................ 34 十一、系统的设置和软件环境的配置 ................. 36 十二、用户管理 .................................. 41 十三、表数据管理 ................................. 43 十四、常见的问题解答 ............................. 47

一、系统的配置和软硬件要求

二、软件的安装

1、外事管理软件安装

备注：如果电脑系统安装了360等防毒软件，会提示安装风险，请忽略该提示，继续安装即可！

请运行光盘中的外交部领事司申办护照签证外事管理系统.exe， 在win7操作系统上安装，请以管理员身份运行， 如图2-1所示：

图2-1

系统会提示：

图2-2

点击“是”按钮，继续安装。

选择软件要安装的路径，如图2-3。

图2-3

单击【下一步（N）】继续安装，最后出现如图2-4：

图2-4

由于Windows系统的原因，某些系统可能存在时间显示格式的问题。在使用本软件前请先设置Windows的系统时间。方法如下：在桌面上，选择〖开始〗—〖设置〗—〉〖控制面板〗，如图2-5的界面：

图2-5

区域设置：在【日期】的选项中选择短日期格式为：yyyy-mm-dd，如图2-6所示，点击【确定】按钮。

图2-4 图2-6

2、加密狗的安装

系统安装完毕后，加密狗的驱动已经默认安装。（如果加密狗驱动没有正确安装，请点击：开始－程序－下属单位外事专用软件（企业版）－安装加密狗驱动） 将加密狗插入电脑usb接口，系统会提示：

如上图，选择“否，暂时不”选项，点击“下一步”按钮。

选择自动安装软件，点击“下一步”按钮。

如上图，点击“仍然继续”按钮，加载驱动。

点击“完成”按钮。完成加密狗的安装。

三、软件功能描述

本软件适用于需要办理因公出访业务的单位，用于管理因公出访团组资料、出访人员资料以及出访人员持有的护照资料。

本软件的基本功能如下：

1、 团组录入：录入出访团组信息，包括团组资料、成员资料、出访地资料等。 2、 文档打印：打印办理护照、签证所需的多种文档，包括签证事项表、申办护照二维码

打印、申办签证二维码打印、各种照会及名单等。

3、 证件管理：包括证件资料的录入、修改、删除、领用、归还、检索等。 4、 数据交换：把团组资料以文件的方式导入或导出。用于与其他系统交换数据。 5、 查询：按指定条件检索团组资料。 6、 统计：按指定条件统计出访情况。 7、 用户管理：管理操作人员资料和权限。

8、 程序设置：设置软件运行时需要的参数，修改打印模板，修改常用数据等。

四、系统登录

在程序成功安装后将有一个快捷方式在桌面，如图4-1，双击该图标启动系统。

图4-1

如果没有加密狗，系统会弹出如图4-2所示的提示信息，请确定加密狗已正确安装后，重新运行程序。

图4-2

如果加密狗已安装，但数据库没有设置好，系统会弹出程序设置界面，如图4-3所示。 如果加密狗已安装，且数据库设置好，系统进入程序登录界面，如图4-4所示。

图4-3

备注：请一定输入单位编号，申办护照，打印护照申请表时使用。

数据库共享： 数据库文件文本框，系统安装完毕，自动设置成安装目录下的htdata.mdb

文件，如果需要多台电脑共享，先共享某台电脑的安装目录，默认为：c:\programe fiels\xsinput\，然后，在其他电脑的系统设置界面，点击“数据库文件”文本框后面的“浏览”按钮，选择该共享目录下的htdata.mdb即可。

按【√确定】结束下属单位外事专用软件的安装及其配置过程。重新运行程序，程序打开以后将显示如图4-4所示界面：

图4-4

初始用户名和密码：都是“1” ，输入正确的用户名和密码即可登录。注意：如果没有正确输入用户名（或密码）的次数达到三次，程序将自动退出。

五、输入出访团组资料

成功登录程序后，首先出现〖团组定位〗对话框，见图5-1，在〖团组定位〗中：

图5-1

若要查找已有的团组，在图5-1的查找条件中，输入其中任何一项（或多项），再单击【查找F】（或回车），即可搜索出所需团组。当需要查看资料库中的全部团组，请点击【全部列表】按钮。

如果团组在列表中有显示，双击要打开的团组，进入如图5-2所示界面。或关闭〖团组定位〗对话，单击图5-2所标的【新建团组】按钮后，可按系统提示输入该团组的资料。

图5-2

备注：如上图5－2所示，在界面的右上角，有个单选框：

，

如果需要申办护照，需要选择“护照”单选框，则团组和人员的默认资料按照申办护照的标准生成；如果需要申办签证，需要选择“签证”单选框，则团组和人员的默认资料按照申办签证的标准生成；录入团组和人员资料的时候，请根据护照和签证相应的标准进行选择。

例如：“出访目的”项目，申办护照的标准如下：经贸、考察、会议、科技、培训、文体、友好访问、高访、留学、民航、维军、工程项目、馆工、巡检、突发、验收、谈判、省外、常驻、随任、探亲；申办签证的标准如下：友好访问、经济贸易、科学技术、文化体育、培训、劳务、会议、常驻探亲、其他。

单击【团组资料】下的子项出现如图5-3界面：

图5-3

新增团组：图5-4为新建团组时的界面，包括团组资料、成员资料、出访地资料三部分。

图5-4

新建的团组默认了一个成员、一个出访地，用户可根据需要修改。点击【团组资料】（或【成员资料】、【出访地资料】）下面的子目录可在右边填写相应的信息。如果当前出现的团组为已编辑过的旧团组，则单击【新增团组】按钮，如图5-3所示，同样可以出现图5-4信息。填写团组信息时请注意字体的颜色。黑色表示必须填写的项目，蓝色表示可不填的项目，红色表示系统能够自动填写或有提示的项目。

1、 团组名称：“团长姓名+团组人数+出访地名称”，但此项可暂不输入，待成员资料和出

访地资料输入完毕后，单击右侧红色按钮即可自动生成团组名。 2、 组团单位和审批部门：请填写批件单位名称。

3、 派遣部门：请填写出确认件的单位（如果没有确认件则为出批件的单位）。 4、 团组级别、单位性质、办证方式、起程地点：一般均为默认值，如需要可单击下拉箭

头选择所对应的内容。 5、 停留时限：

备注：由于申办护照和申办签证数据项的标准不同，请根据系统办证类型的选择进行相应的数据填报， 如：

所示，如果选择“护照”，则

“停

留时限”下拉框的选项为：临时、常驻、部内临时；如果选择“签证”，则“停留时限”下拉框的选项为：临时、长期、常驻； 6、 出访目的

备注：由于申办护照和申办签证数据项的标准不同，请根据系统办证类型的选择进行相应的数据填报， 如：

所示，如果选择“护照”，则“出

访目的”下拉框的选项为：经贸、考察、会议、科技、培训、文体、友好访问、高访、留学、民航、维军、工程项目、馆工、巡检、突发、验收、谈判、省外、常驻、随任、探亲；如果选择“签证”，则“出访目的”下拉框的选项为：友好访问、经济贸易、科学技术、文化体育、培训、劳务、会议、常驻探亲、其他； 7、 经办人、经办人电话：请填写单位的经办人及其联系方式。 8、 批件签署日期：请填写批件签署日期。 9、 出访事由：按批件内容填写出访事由。

10、 填写日程表内容：“启程时间+地点——到达时间+地点”

例如：2002/3/13北京——2002/3/15纽约

2002/3/18纽约——2002/3/20旧金山 2002/3/25旧金山——2002/3/28北京

但在办护照时此项也可暂不填写，待所有内容填写完毕后单击红色【路线及日程】按钮，即可自动生成满足办护照时的行程要求（注意生成的日程不一定和实际相符，本系统只对一次入境有效，如不符合实际情况，请手工修改）。 11、 总人数：按批件人数填写（一般会根据团组人数自动生成）。 12、 费用来源：在下拉框内选择。

13、 启程日期：在批件批准的范围内填写预计启程日期。 14、 申报日期：一般自动生成，不需要填写。 15、 如有特殊文号请填入相应的文号栏目内。

保存团组：新建一个团组并输入相应的团组、成员、出访地资料后，按【保存团组】按钮保存编辑好的团组资料。如图5-5：

图5-5

查找团组：单击【团组定位】按钮，出现〖团组定位〗界面，如图5-6。在图中的〖查找条件〗中，输入其中任何一项（或多项），单击【查找F】（或回车）即可搜索出所需团组。当需要查看资料库中的全部团组时，请单击【全部列表】按钮。如果团组在列表中显示，请双击打开该团组。右击可删除团组，删除的团组可在垃圾筒里查询。

图5-6

六、录入个人资料

1、 点击图6-1中所标的成员，即可在右边按提示输入该成员的资料。

图6-1

2、 姓名：姓名输入完毕后，姓名的拼音、电码会自动生成。如果原先输入了该人的资

料，则会自动弹出〖查找人员〗对话框，见图6-2：

图6-2

选定人员，如果该人员曾经记录了护照号码，用户可以同时选择护照号码。单击选

定，则回到团组个人资料输入界面（相应的资料已自动填入对应的字段里了）。 3、 姓名是否需要拆分：默认值为“是”，针对部分少数民族姓氏，姓名不需要拆分，请

选择“否”， 打印护照申请表的时候，姓、名中文不再拆分，姓、名拼音不再拆分。 4、 证件类型：选择身份证或军官证。

5、 证件号码：如果证件类型为身份证，输入身份证号码，如果证件类型为军官证，输

入军官证号码。

6、 出生日期：根据身份证号码自动生成，也可以手动填写，也可在日期按钮的下拉框

内选择，如图6-3所示。单击左右箭头可选择年或月，日期可直接点击相应数字来选择。

图6-3

7、 出生地：可直接填写，也可用下拉框选择。注：不能填写“省”字否则系统不保存(系

统会自动辨别是否为省份)。

8、 下发团组号、护照申请表序号：申办护照时，由于团组信息表和护照申请表的团组

号必须一致，同一团组的成员顺序号从1开始递增。因此，对于团组信息表和护照申请表分开打印的单位。例如：集团总部打印团组信息表，下属单位打印成员的护照申请表，则下属单位必须从上级单位接收团组号和人员序号。并填入“下发团组号、护照申请表序号”框。

9、 数字照片编号：输入数字照片编号，申办护照时使用。 10、填写基本资料：

（1）政审部门：按政审文件名头填写。 （2）政审号码：按政审文件号码填写。 （3）单位类型：在右侧的下拉框内选择。

（4）确认件：按确认件号码填写，如果没有确认件请将此栏清空。 （5）对内单位：填写工作单位名称。

（6）级别：用下拉框选择，申办签证标准：普通、司局级、省部级、高访。 （7）职业属性：用下拉框选择。

（8）对内职务：用下拉框选择，对内职务会根据职业属性的不同选择，按照申办护照要

去进行自动匹配。 （9）证件领用：用下拉框选择。 （10）对外身份：填写人员对外身份。

（11）对外职务：一般填写技术职称，如：工程师、技师等（必须与邀请函上的身份一

致）。

（12）上级单位：填写上级单位名称。

11、持照情况：用下拉框选择。核实是否有“有效护照”，选择“无、需注销、准持”其

中之一，如果选择“无”，则后面的“证件号码”框为空，如果选择“需注销”，后面的“证件号码”框需要选择要注销的护照，如果选择“准持”，后面的“证件号码”框需要选择目前还有效的护照。

12、证件号码：单击【证件号码】标签，此时弹出菜单，如图6-4，显示打开证件管理和

删除号码两项（如果所选定的人员已有护照则会多增加一项，如图6-4.1）。

图6-4.1 13、选择【打开证件管理】项，弹出【证件登记】对话框，如图6-5：

图6-5 （1） 新增证件资料请单击【增加A】按钮，则右边的表格内文字变黑可填写，请按中

文提示填写相应内容。如果录入护照号码有效，证件类型会自动设定。护照有效期填写方法与出生日期一样。签发日期填写完毕后有效期会自动生成（默认值为3年）。

（2） 点击【保存S】按钮，保存填写内容并关闭该对话框。

14、再次单击【证件号码】标签，则此时护照号码已在菜单中，单击选择护照号码，则

护照号进入表中。

15、根据出访国的要求，单击【英文资料】、【其它资料】、【家庭信息】标签，分别填写

所需资料。

16、人员资料界面里，按【+】按钮则增加新成员，按【-】按钮则删除成员。

注意：在录入人员的过程中，请注意随时保存资料，以免因特殊情况丢失资料。 补充：单击【证件管理】按钮进入〖证件登记〗界面，如图6-6：

（建议不使用该项功能，用户可以在证件列表中进入）

图6-6

A．成员资料输入界面，单击红色的【证件号码】标签也可进入〖证件登记〗界面。 B．在〖证件登记〗界面内，输入需要的人员姓名，回车后如果护照库里有此人的护照，则自动出现该人的护照资料。

C．如需要填写该人的护照，在主界面中单击【证件号码】按钮，下拉菜单中出现护照号码，单击护照号码可自动填入人员资料界面的护照号码栏中。 D．如果没有该人员则系统提示如图6-7信息：

图6-7

E．如果护照库里没有此人的护照则系统提示如图6-8信息：

图6-8

按【确定】按钮后，证件管理界面自动进入修改状态，可直接录入证件资料。全部资料确认无误后单击【保存s】按钮，新成员护照资料输入完毕。

F．关闭〖证件登记〗界面后，单击红色【证件号码】标签，下拉菜单中出现护照号码，单击护照号码，即可选用该护照到人员资料界面下的护照号码栏中。如图6-9所示：

图6-9

13、 点击成员录入界面中的其他资料、英文资料

可以录入与出访相关的其他资料，如对外

单位、住址、英文信息等。

14、 家庭人员资料可以根据需要填写家庭人员资料情况，如图6-10所示：

图6-10

请录入家属人员的姓名、姓名拼音、出生地、出生日期、地址、职业、婚姻情况、与申请人关系等信息。

按【+】按钮则新增家庭成员资料，按【-】按钮则删除当前的家庭成员资料。点击右边的列表可选择家庭成员。

七、输入出访地资料

1、 单击出访地资料，进入出访地资料界面，如图7-1：

图7-1

2、 按提示输入出访地资料、邀请人中英文资料。注意：输入时，请确保输入出访地名，否则出访地资料不予保存。

3、 如有不需要填写的项目，请清空该栏。 4、 人员名单由系统自动生成，不用输入。

5、 如果出访多个国家，则每增加一个国家就按一次【+】按钮，而删除国家则按【-】按钮。

八、打印表格

单击【打印】按钮弹出打印列表菜单，如图8-1：

图8-1

1、 文档的打印

在列表菜单中选择所要打印的文档。选中的文档会以Word文件的形式打开，并根据录入的团组资料填写文档中的相关项目。用户可在Word中对文档进行修改和打印。 如打印的文档包括名单表，程序自动打开对应的人员名单文档。

如需要选择名单类文档中包括的人员，请选中【选择打印人员】复选框后再进行打印，系统将在打印前弹出〖选择打印人员〗框供用户选择，如图8-2所示：

图

8-2

2、 申办护照二维码打印

资料一定要按照申办护照的标准录入，否则打印会出错。 1） 打印护照团组信息表

点击系统界面的“打印”按钮，在弹出菜单中选择：“打印护照团组信息表”菜单

会弹出如下的对话框：

 选择护照团组的团长，默认是第一个需要办理护照的成员，请根据实际情况

选择；

 申办护照人员总数：默认是需要办理护照的人员总数，请根据实际情况修改；

点击“上图中的“确定”按钮进行打印，选择“取消”按钮取消打印；

2） 打印所有成员护照申请表，打印所有成员的护照申请表。

如果没有勾选界面左下角的“选择打印人员”复选框，则会直接打印所有人员的护照申请表。

如果勾选了界面左下角的“选择打印人员”复选框，如下图所示：

点击系统界面的“打印”按钮，在弹出菜单中选择：“打印所有成员护照申请表”菜单

会弹出如下对话框：

选择需要打印护照申请表的成员，点击“上图中的“确定”按钮进行打印，选择“取消”按钮取消打印；

3） 打印当前成员护照申请表，只打印当前选定成员的护照申请表。

3、 申办签证二维码打印

资料一定要按照申办签证的标准录入，否则打印会出错 1） 打印签证团组信息表

点击系统界面的“打印”按钮，在弹出菜单中选择：“打印团组签证信息表”菜单

会弹出如下的对话框：

 选择签证团组的团长，默认是第一个团组成员，请根据实际情况选择；  申办签证人员总数：默认是团组人员总数，请根据实际情况改成需要办理签

证的人员数；

点击“上图中的“确定”按钮进行打印，选择“取消”按钮取消打印；

2） 打印所有签证成员信息表：

如果没有勾选界面左下角的“选择打印人员”复选框，则会直接打印所有人员的签证信息表。

如果勾选了界面左下角的“选择打印人员”复选框，如下图所示：

点击系统界面的“打印”按钮，在弹出菜单中选择：“打印所有签证成员信息表”菜单

会弹出如下对话框：

选择需要打印护照申请表的成员，点击“上图中的“确定”按钮进行打印，选择“取消”按钮取消打印；

打印当前签证成员信息表，会弹出下面的对话框

请正确填写该成员的序号，点击“确定”按钮，只打印当前选定成员的签证信息表。

3）打印所有签证国家信息表，打印所有国家的签证信息表。

打印当前签证国家信息表，只打印当前选定国家的签证信息表。如下图所示：

4、 照会公函打印

可以打印签证事项表及名单、任务批件、确认件、通知书、各种照会等。 5、 签证表格的打印

（1）、单击【打印】按钮出现打印清单，选择打印签证表。

（2）、进入打表系统后，程序将列出团组出访所需要的签证表格，如图8-3：

图8-3

选中要打印的表格，单击【修改F】按钮进入该表格的输入界面，如图8-4。 （3）、在图8-4的左侧检查填写内容是否正确，可修改或补充。

图8-4

（4）、单击图8-4的人员姓名右侧的下拉箭头，修改每个人的有关资料，确认无误后，

方可打印。

（5）、单击【打印】按钮，出现〖表格打印〗界面，如图8-5。左边为要打印的内容，右边为不打印的内容。

图8-5

详细内容请参见《因公出国签证表格打印系统使用说明书》。

九、保存和导出文件

1、保存文件

按图9-1左上角的【保存】按钮，此时文件被保存在此程序的数据库内，只能在本程序内调用该文件，但并不能被外交部的C项目程序使用。

当本团组资料全部录入完毕，并已保存，此时单击【导出】按钮，见图9-1：

图9-1

2、 导入文件

本程序可导入C项目软件生成的未加密的团组文件和本程序生成的团组文件（通常文件扩展名为CVX）。

在〖打开接口文件〗对话框中，如图9-2，选择要导入文件的路径（建议用户建立一个专用的文件夹），选择要导入的文件，双击即可。

图9-2

在弹出的界面中选择生成新团组或打开旧团组，如图9-3：

一、

图9-3

生成新团组：把已有的团组资料文件导到系统中，并在系统中新增一个团组。 打开旧团组：把文件中的团组资料，存放到数据库中某一团组中。

如果选择打开旧团组则出现如图9-4所示界面，可选择追加新资料或覆盖原资料。 追加新资料：把已有的团组资料追加到旧团组中，一般只更新成员资料。

覆盖原资料：把已有的团组资料覆盖旧团组中所有资料。包括人员资料、团组资料、出访地资料。

图9-4

3、 导出文件

A) 单击导出接口文件数据打开〖另存为〗界面，如图9-5。

B) 选择存放文件的路径（建议用户建立一个专用的文件夹），输入文件名，这里文

件名一般是团组默认的名称。 C) 点击【保存】按钮文件导出成功。

图9-5

4、

导出外交部文件接口文件数据

具体操作与导出文件功能类似。和外交部c项目进行数据交互，如果集团总部使用的c项目，下属单位可以通过“导出外交部文件”接口功能，将导出的文件发给集团总部，集团总部通过数据导入，实现对数据的贡献。

十、统计

1、在图10-1中单击【统计】按钮，如图10-1：

图10-1

弹出统计窗口，如图10-2所示：

图10-2

注意：

1、统计条件：选择不同类型的统计方式。然后在相应文本中输入关键字。按开始键或回车键开始统计。可供选择的选项有：按单位、按级别、按姓名、按出访地。 2、 导出打印：把数据导入excel文件里。

十一、系统的设置和软件环境的配置

在图11-1中点击【程序设置】按钮进入〖设置〗界面，如图11-2。

图11-1

图11-2

1、 文件路径

其中，数据库文件默认为程序所在目录下的‘HTDATA.MDB’文件，用户如有需要可另行指定数据库文件，如：共享目录的文件，实现数据共享。打表程序默认为程序所在目录下的‘VBPVC.EXE’文件，一般情况下用户不需改动。

2、 程序数据

用于设定团组录入时的缺省值和所有下拉输入框中的可选数据。点击【配置（C）】按钮，进入程序资料设置界面，如图11-3：

图11-3

通过点击不同的页，可分别对团组资料、成员资料、出访地资料、证件管理资料录入中的缺省值进行设定。缺省值设置中的项目与相应的录入项目一一对应。

点击【下拉框设置】页，设置团组录入中用到的可选项(图11－4)。

图11-4

在图11-4中，右边的树状列表列出了程序中所用到的所有可选录入项目和内容。在这个界面中，可增加、删除、修改可选录入内容。

要增加可选内容，请先在右边的列表中选中需要增加内容的录入项目（箭头1所示），再点击按钮【增加A】（箭头3），然后在“填充内容”（箭头5）中输入需要新增的内容。

要修改可选内容，请先在右边的列表中选中需要修改的可选内容（箭头2所示），然后在“填充内容”中修改可选内容。

要删除可选内容，请先在右边的列表中选中需要修改的可选内容（箭头2所示），然后再点击按钮【删除D】（箭头4所示）即可删除。

注意：

1) 所有的操作需要点击按钮【保存S】后，并重新运行程序才会生效。如想还原所有的

修改，请点击按钮【恢复R】。

2) 右边的可选项目中，有部分内容需要关联使用。对于需要关联使用的项目，请保证

可选内容的顺序要一致。关联的项目包括证件类型和证件前缀符、对外职务和对外职务英、对外身份和对外身份英、出访地名和出访地名英文、邀请人职务和邀请人职务英。

3、 修改打印模板

对打印表格不满意，可修改打印模板。按下拉箭头，选择要修改的表格，按【修改】按

钮进入模板系统中，自行修改后保存、退出（如图11-5所示的护照事项表)。

图11-5

可以修改（或添加）固定的文字或由系统生成的变量。修改由系统生成的变量，按【F9】键将出现如图11-6所示界面。在图11-6中可以选择其中的变量，双击选择要修改的变量，修改后保存、退出。

图11-6

4、 证件存放位置规则

单击下拉箭头选择保存方式。

5、 数据库备份

单击数据库备份配置出现如图11-7所示界面：

图11-7

可以在这里设置数据库是否备份、备份时间段、备份路径等。

十二、用户管理

在图12-1中，点击【用户管理】按钮：

图12-1

打开用户管理界面如图12-2所示：

图

12-2

1、输入用户名、密码、操作员姓名，按【确定】可增加新用户。

2、修改用户密码：选中列表中的用户再输入新密码，按【确定】修改成功。 3、删除用户：选中列表中的用户，按【删除】。

用户级别说明：

1、一般用户：只能进行一般的录入、打印操作，不能使用用户管理功能。

2、管理员：除进行一般的录入、打印等操作外，还可使用用户管理功能，可完成增加、修改、删除用户、修改密码等功能。

十三、表数据管理

在图13-1中点击【表数据管理】按钮：

点击此处

图13-1

出现如图13-2所示界面，：

【添加（A）】按钮：将添加一条记录。 【删除（D）】按钮：将删除左边选中的记录。 【保存（S）】按钮：将保存左边选中的记录。

【查找（F）】按钮：按输入的条件，在数据库检索数据，并显示到列表中。

注意：添加、删除操作后必须保存才生效。如没保存而选择其他表进行操作，将忽略当前的所有操作。

（1）、出生地操作界面如图13-2所示，用于管理出访人员的出生地资料。

可以按出生地名、拼音或身份证对应号查找想要的数据。 出生地资料包括： 地名，出生地名。

拼音，出生地的拼音或英文，输入地名后，程序会生成地名的汉语拼音。 身份证对应号，为地名对应的地区号，即对应身份证前2位数据，如广东 是44，北京是10等。设定出生地对应地区号后，程序会根据录入的身份 证信息自动检索出对应的出生地。

（2）、出访地操作界面如图13-3所示，用于管理团组出访国家（或地区）的资料。

图13-3

可以输入出生汉字名称或英文名称，查找想要的数据。 出访地资料包括：

简称（中），出访地的中文简称。 简称（英），出访地的英文简称。 全称（中），出访地的中文全称。 全称（英），出访地的英文全称。

备注，出访地的备注信息。

（3）、复姓操作界面如图13-4所示，用于管理复姓的拼音所需的资料。

图13-4

可按复姓的全部或部分查找复姓资料。

复姓资料包括：

汉字，复姓，如东方、欧阳、司徒等。 拼音，该复姓特定的拼音。 电码，该复姓中汉字的电码。

（4）、拼音电码操作界面如图13-5所示，用于管理系统中的拼音电码资料。

图13-5

可使用汉字、拼音或电码查找对应的资料。 拼音电码资料包括： 汉字，中文字。 拼音，汉字的拼音。

电码，汉字的电码，如没有电码，可不用输入。

姓名优先，指定当前输入的拼音是否在该汉字作为姓氏时，是否优先使用。

注意：在程序数据中，使用多条记录存放多音字的不同拼音。程序在生成姓名拼音时，如果碰到多音字，将会把该汉字的所有拼音资料列出，供用户选择。 （5）、发证机关操作界面如图13-6所示，用于管理发证机关资料。

图13-6

可使用发证机关名称、发证地点的全部或部分查找信息。 发证机关资料包括： 发证机关，发证机关的简称。 发证机关全称，发证机关名称的全称。 发证地，发证机关所在城市。

十四、常见的问题解答

说明：图14-1所示界面在以下的解答中简称为‘主界面’。

图14-1

1. 如何第一次进入系统？

答：本软件的第一次进入方式：用户名为‘1’、密码为‘1’。当用户进入本软件后，建议

在主界面中选择“用户管理”进行密码的设置。 2. 软件中字段的不同的颜色表示什么意思？

答：为了方便用户使用本软件，软件中的项目分别用不同的颜色表示，他们的意思分别是：

红色表示系统能够自动填写或有提示的项目。如在“团组名称”中，用户只需要在团组资料全部填写完毕后点击该项，系统会自动填写该团的主要内容，其填写规则固定为：团长（等）+总人数+赴+出访地（列表）+出访目的+团组。黑色内容为必须要填写的项目。蓝色的内容为办护照时可以不填的项目（签证可能会有用，用户可以日后补充填写）。 3. 如何得知该软件有没有更新？

答：在主界面中选择帮助，在帮助的框上方会显示该软件的当前版本，如（版本：Version

1.0）表示该软件为1.0版本。如有疑问，请致电维护电话：010－68022712

[1**********]

020-81219627咨询。

4. 为什么在查找的过程中长期出现漏斗的鼠标指针，是不是死机了？

答：可能因为用户所查找的信息过于简单。请尝试在查找的条件中添入更多的查找条件。

如果想强行退出查找的状态，请点击【全部列表】按钮退出。 5. 输入成员姓名后，为什么不能生成拼音和电码？

答：输入成员姓名后按Enter键，即可生成拼音电码。

6. 为什么输入正确的身份证号码后，出现错误信息提示？

答：请确定身份证号码是否完整输入。要注意身份证号码的位数（必须是15或18位）。另外，身份证中的日期部分必须与实际出生日期一致。如：出生日期 1972年2月11日，身份证15位：******720211***，身份证18位：******19720211****。 7. 如何输入护照？

答：单击用户证件管理，出现证件登记界面。输入成员姓名，然后按增加按钮，输入护照

号码和相关信息，按保存。保存完毕按下一本护照输入可再次输入新护照。 8. 如何新增团组成员？

答：在主界面的列表中选中成员资料，再单击添加按钮，输入成员资料。按保存即可。

9. 如何修改团组信息？

答：在定位团组界面中，按查找或全部列表可找到该团组，单击可编辑该团组。 10. 如何领用证件？

答：单击用户证件管理，出现证件登记界面。输入成员姓名，选中需要的证件号码，选中

证件领用，按修改再按保存。 11. 如何删除证件？

答：在证件清单中，选择需要删除的证件，双击进入证件登记界面，按删除即可。

12. 如何归还证件？

答：选择“证件清单”，出现全部的证件列表，在证件清单中选择所需要修改的证件，双

击该证件，出现证件登记界面。输入成员姓名，选中需要的证件号码，选中证件归还，按修改再按保存。

13. 如何删除团组成员？

答：在主界面的列表中选中成员资料中要删除的成员，再按删除。

14. 如何查看团组？

答：在定位团组界面中，按查找或全部列表可找到该团组，单击该团组可查看、编辑该团

组。

15. 如何修改打印表单的格式？

答：按程序设置，再设置界面的打印模板中选择要修改的表格，按修改。

16. 如何为团组成员选择已输入的证件？

答：在成员资料中单击证件号码，可选用该证件。

17. 新输入的团组为什么不见了？

答：当保存刚输入的资料后，按读取数据库中的团组资料时，列表中并没有出现此新增团

组，通过查找或点击【全部列表】按钮可看到该团组。

18. 为什么在使用过程中系统会提示“请输入正确的15位或18位身份证号码”？

答：按照中国目前的身份证号编码规则，目前国内的身份证都采用15位或18位的身份证

号码。

19. 如何在主窗体中选择下一项输入？

答：在正常情况下，用户可以输入回车键进行下一输入框的切换。但是在某些特殊的情况

下，不能这样操作，如姓名的输入框等。 20. 如何批量输入证件？

答：用户可以在证件管理界面中按“下一本证件”，然后就可以输入下一个人员的资料。

21. 哪些输入框对用户的输入有所限制？

答：例如在身份证号码、总人数、护照号码输入框中用户只能输入数字，如果不是数字，

系统会自动辨别或提示。

22. 当输入的一般用户名与管理员名相同时，系统默认为一般用户，怎么办？

答：如果有另外一个管理员账号，可登录修改使不同名。否则请与环天公司联系。

23. 打开打印按钮-->签证表时出现重新设置数据库错误，怎么办？

答：先检查程序设置中打表程序是否连接到vbPvc_c.exe文件。关闭程序，在桌面开始->

程序->...中找到"下属单位外事专用软件（企业版）"点击"签证表格打印程序"，在弹出的界面中选择数据库--打开，找到“HTData.mdb”文件。如出现注册问题请与公司联系。 24. 证件登记中修改人员基本资料后，在成员资料中为什么没有更新？

答：证件管理与团组资料管理是相对独立的。要修改成员资料只可在团组资料中改，证件

管理中对人员的修改只对该本证件有效。

25. 多次出现打开excel文件时无法显示内容。只显示excel工具栏，怎么办？

答：按保存，先启动excel，再打开即可见到保存内容。

26. 如何使用签证打表系统？

答：请查看《因公出国签证表格打印软件》的使用说明。

上述列举的只是在使用过程中经常遇到的问题。由于种种因素限制，未能将所有的问题

一一描述。如有其他的问题，请与公司客户服务部联系。