EXCEL常用图表制作

1、EXCEL 数据处理常用函数

(1) 截取左边若干位字符， “Left ” 函数

举例：截取专利申请的年份

步骤1：输入函数“left ”的单元格格式的“数值”为“常规”； 步骤2：在需要显示结果的单元格（譬如D3），输入“=left(C3,4)”；C3为申请日所在单元格，“4”表示截取前4位数字。 步骤3：下拉复制即可得到专利申请年份。

(2) 截取右边若干位字符， “right ” 函数

(3) 截取数据中的一部分, “MID ”函数

举例：从申请号中截取专利类型

步骤：在需要显示专利类型的单元格（譬如D3）中输入“=mid(b3,7,1)”,b3为申请号所在单元格，“7”表示从第7位开始截取，“1”表示截取1位数字。

2、EXCEL 中常用图表：

(1) 折线图-----用于表示变化趋势/走势 举例：各类型专利申请量走势图

步骤1：新建一列，利用LEFT 函数，提取申请日

步骤2：新建一列，利用MID 函数，提取专利申请类型 步骤3：选中申请日和申请类型这两列 → 插入→数据透视表 → 确定→ 将“申请年”拖到“行标签”下，将“专利类型”拖到“列标签”和“∑数值”下。 步骤4：点击“插入”→ 选择“折线图”→ “二维折线图”，即生成各类型专利申请量随专利年份走势图。

注：点击“∑数值”框里“计数项”右边的“下三角”符号，在“值字段设置”中，可以根据需要选择计算类型。一般的我们需要统计的是量，因此“计算类型”这里是“计数”。

(2) 饼图/环形图----用于表示份额/占比 举例：专利申请类型占比

步骤1：选择“专利类型”这一列 → 插入 → 数据透视表 → 确定 → 将“专利类型”拖到“行标签”和“∑数值”下。

步骤2：点击“插入”→ 选择“饼图”→点击生成的“饼图”，可切换至“设计”菜单栏， 在“设计”中可选择图表样式 → 点击“格式”，在形状填充、形状轮廓、形状效果中可对生成的图进行颜色等的变化。

步骤3：右键点击生成的饼图 → 选择 “添加数据标签”→ 右键选中已添加好的数据标签，在出现的菜单中选择“设置数据标签格式” → 根据实际需要设置。 注：其他图形中添加数据标签以及图表样式等的设置与饼图中方法相同，以下不再赘述。

(3)条形图----常用于类别比较 举例：专利申请人区域分布

步骤1：选择“国省”这一列 → 插入 → 数据透视表 → 确定 → 将“国省”拖到“行标签”和“∑数值”下。

步骤2：将属于同一省份的各城市的申请数合并后，按降序排列

步骤3：选择排名在前几的（例如前5名）的数据 → 插入 → 选择“条形图” 步骤4：选择垂直(类别) 轴（即表示省份的纵坐标轴）→ 右键，设置坐标轴格式 → 选择逆序类别。

(4) 柱形图---可用于表示各技术分支的申请量（适用于标引时无法标出技术功效的情形）； 举例一：某申请人的专利分布情况（此处以通源石油公司在一级技术分支的专利分布为例）

步骤1：筛选申请人“通源石油“的专利

步骤2：用LEFT 函数从“技术分支”中提取一级分支（即提取第1位数字） 步骤3：利用EXCEL 的筛选功能，统计出“通源石油”在一级分支中的文献量（由于同一篇专利文献可能会同时涉及两个或两个以上的技术分支，因此这里在统计时要去掉重复的） 统计如下表：

表4 （合并表1~3，表1 + 表2 - 表3）

步骤4：选择上面得到的表4 → 插入→ 选择“柱形图”。

(5) 气泡图---用于表示技术功效

举例：以射孔技术国内专利数据库为基础，作出一级技术分支的技术功效图 步骤1：用LEFT 函数从“技术分支”中提取一级分支（即提取第1位数字） 步骤2：利用EXCEL 筛选功能，统计出如下表所示的技术功效表：（表中数字的含义：eg ，下表中“19”表示涉及一级分支“射孔器装置1”，技术效果是“节能减排”的专利文献数是19篇）

步骤3：选择“插入”→ “其他图表”→ “气泡图”→ 在出现的空白框中点击鼠标右键，在右键菜单中点击“选择数据”，调出“选择数据源”对话框 → 点击“添加”，调出“编辑数据系列”对话框 →

① “系列名称”用鼠标选择上表中的“射孔器装置1”， “X 轴系列值”选择上表中的技术功效“节能减排。。。增产” “Y 轴系列值”填写“={1,1,1,1,1,1}”（注意：这里数字的位数等于技术功效的数量，如果上表中技术功效有5种，那么这里应填写={1,1,1,1,1}）

“X 轴系列值”选择上表中“射孔器装置1对应的数值”，或者填写“={19,23,82,113,108,100}

② “系列名称”用鼠标选择上表中的“电缆输送射孔工艺2”， “X 轴系列值”选择上表中的技术功效“节能减排。。。增产” “Y 轴系列值”填写“={2,2,2,2,2,2}”

“X 轴系列值”选择上表中“电缆输送射孔工艺2对应的数值”，或者填写“={0,4,15,12,21,2}

③ “系列名称”用鼠标选择上表中的“油管输送射孔工艺3”， “X 轴系列值”选择上表中的技术功效“节能减排。。。增产” “Y 轴系列值”填写“={3,3,3,3,3,3}”

“X 轴系列值”选择上表中“油管输送射孔工艺3对应的数值”，或者填

写“={15,8,75,94,76,27}

步骤4：鼠标左键点选上述步骤3生成的气泡图，再点击右键，在菜单栏中选择“添加数据标签”，即出现数据标签（默认是Y 值）→ 右键点击“数据标签”，选择“设置数据标签格式”，调出“设置数据标签格式”对话框 → 点选“气泡大小”（气泡大小即表示文献量），可根据实际需要点选标签位置（如“居中”）。 步骤5：鼠标左键选择图表的画布 → 点击菜单栏中“布局”→ 选择“坐标轴标题”，“图表标题”即可加入横纵坐标和图表标题名称。

(6) X Y 散点图--- 用于表示技术生命周期 举例：以射孔技术国内专利数据库为基础，用散点图作出国内射孔技术生命周期图

步骤1：利用数据筛选功能筛选按年份筛选，统计出“申请量 – 申请人数量”

步骤2：选择“插入”→ 散点图 → “带平滑线和数据标记的散点图” → 在空白图布中点击鼠标右键 → “选择数据”，出现“选择数据源”对话框 → “图表区域数据”用鼠标选择上表中“申请量和申请人数量”两列数据 → 点击确定，即生成散点图。

步骤3：右键点击生成的曲线，选择“设置数据点格式”，根据需要设置线型、颜色以及数据标记的形式。

步骤4：右键点击生成的曲线，选择“添加数据标签”→ 按需要将数据标签的文字改成该点坐标值对应的年份。

步骤5：在“布局”中选择“坐标轴标题”，添加横坐标和纵坐标。