公文页码设置操作技巧全部

《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）在第7.5条、第8条、第10.1条中，对公文页码做了具体规定。主要内容是：

1．一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

2．A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致。

3．信函格式中首页不显示页码。

根据《党政机关公文格式》（GB/T 9704—2012）的规定，可以将页码设置分为普通页码设置、空白页页码设置、横排表格页码设置和信函页码设置。

下面分别介绍在Microsoft word 2010中，普通页码设置、空白页页码设置、横排表格页码设置和信函页码设置的具体操作。对于在其它文档中的页码设置操作，亦可以作为参考。

一、普通页码设置

1．设置页码格式

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（１）打开要设置页码的文档，单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页码”选项，在弹出的下拉菜单中，选择“设置页码格式”命令，如图 1所示。

图 1 选择“设置页码格式”

图 2 “页码格式”对话框

（２）单击“设置页码格式”命令，弹出“页码格式”对话框。在“页码格式”- 2 -

对话框中，单击“编号格式”下拉菜单，从中选择符合公文要求的“一字线阿拉伯数字”格式，单击“确定”按钮，完成页码格式设置。如图 2所示。

2．插入页码

单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页码”选项，在弹出的下拉菜单中，选择“页面底端”，将页码出入版心下边缘。偶数页选择“普通数字1”底端居左，奇数页选择“普通数字3”底端居右。这里选择的是奇数页底端居右（“普通数字3”样式），如图 3所示。

图 3 选择“页码底端”居右（奇数页）

每页中的指定位置上按顺序添加了页码后，自动进入页眉和页脚编辑状态，在功能区显示“页眉和页脚工具”。单击“设计”｜“页码”｜“页面底部”，在其子菜单中，选择相应的页码位置，完成偶数页（或奇数页）页码插入。

3．设置页码字体字号

选中插入后包括一字线在内的页码文本，在“开始”｜“字体”选项组内，选择

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“宋体”、“四号”。如图 4所示。

图 4 设置页码字体和字号

4．设置页码缩进值

选中插入后包括一字线在内的页码文本，在“页面布局”｜“段落”｜“缩进”选项，选择“左缩进”（或“右缩进”）1个字符。如图 5所示。

5．设置奇偶页不同

单击“页面布局”｜“页面设置”选项组右下角按钮，弹出的“页面设置”对话框中。在“页面设置”对话框，单击“版式”选项卡，在其“页眉和页脚”项目组中，选择“奇偶页不同”，页脚距边界值2.45cm。如图 6所示。

只所以要选择“奇偶页不同”复选项，是因为要求公文双面印刷，且单页码居右，双页码居左。

6．设置页脚距边界值

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在“页面设置”｜“版式”选项卡｜“页眉和页脚”项目组中，页脚距边界值设为2.45cm。如图 6所示。

图 5 设置页码缩进值

根据实际测试，比较接近“一字线上距版心下边缘7mm”要求的页脚距边界值，在2.45cm～2.47cm之间。不同打印机，该值是略有差异的。适合自己的打印机适合值，具体可打印测试后确定。

特别提示：

1．在Microsoft word 2010中插入的页码下仍有一行。用回车键或Delete键删除这一行，以使页码位置准确。

2．数字和一字线要用4号半角宋体。

3．完成页脚编辑后，单击“设计”｜“关闭”｜“关闭页眉和页脚”，退出页脚编辑状态。

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图 6 设置“奇偶页不同”和页脚距边界值

二、空白页页码设置

使用Microsoft word 2010 提供的插入页码功能，所有页面的页码都被自动添加。通过使用Microsoft word 2010中的分节符，可以删除空白页和版记页上被自动添加的页码，而保留其它页面的页码。

主要步骤是：在空白页上一页页末插入分节符（下一页），通过单击“连接到前一条页眉”命令，分别取消空白页和版记页页脚的“与上一节相同”命令，然后再分别删除空白页上和版记页上的页码。

1．打开需要编排页码的文档，将光标放到空白页上一页页末。

2．单击“页面布局”｜“页面设置”｜“分隔符”

，弹出下拉菜单。在下拉菜单- 6 -

的“分节符”选项组中，单击“下一页”命令。单击后，“分节符（下一页）”插入在光标所在处，即空白页上页页末。如图 7错误!未找到引用源。所示。

图 7 选择“分节符”“下一页”

3．单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页脚”，弹出下拉菜单。在下拉菜单中，单击“编辑页脚”，使页脚处于编辑状态。如图 8所示

图 8 单击“编辑页脚”

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4．将光标放在在空白页（或版记页）页脚，单击“设计”｜“导航”｜“连接到前一条页眉”按钮。单击后，取消“与上一节相同”（该页页码右上）。如图 9错误!

图 9 取消“与上一节相同”

未找到引用源。所示。

5．选中空白页（或版记页）的页码，将页码和一字线删除。如图 10所示。

6．单击“设计”｜“关闭”｜“关闭页眉和页脚”，退出页脚编辑。

特别提示：

1．由于在“页面布局”｜“页面设置”｜“版式”｜“页眉和页脚”中，已经选择了“奇偶页不同”复选项，取消空白页和版记页的 “与上一节相同”、

删除页码，- 8 -

图 10 选中页码并删除

都需要分别操作。

2．版记一定在偶数页上，版记前一页的空白页是奇数页。

三、横排表格页页码设置

1．绘制竖排文本框

（１）将光标放在需要添加页码的横排表格页，单击“插入”｜“文本”｜“文本框”选项，弹出的下拉菜单。在下拉菜单中，选择“绘制竖排文本框”命令。如图 11所示。

图 11 选择“绘制竖排文本框”命令

（２）在横排页面左侧（页码位置与公文其他页码保持一致）版心外，绘制一个竖排文本框。如图 12错误!未找到引用源。所示。

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提示：按住鼠标左键，从左上裁剪标记横线处开始，至左下裁剪标记横线处释放，可绘制出一个高度约156mm的竖排文本框。宽度可掌握在1.5mm左右。文本框大小的精确值需进一步设置。

图 12 绘制竖排文本框

2．设置文本框大小

在“格式”｜“大小”选项组中，将文本框的高度设为156mm，宽度设为15.5mm。如图 12所示。

也可以单击“格式”｜“大小”选项组右下角按钮，在新弹出的“布局”对话框中设置文本框大小。

也可以选中文本框或将鼠标放在文本框内，单击“格式”｜“形状样式”选项组按钮，弹出“设置形状格式”对话框。在“设置形状格式”对话框｜“文本框”｜“自动调整”项下，选中“根据文字调整形状大小”框，如图 13所示。

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图 13 “设置形状格式”对话框

3．设置文本框位置

选中文本框或将鼠标放在文本框内，单击“格式”｜“排列”｜“位置”，在弹出的下拉菜单中，选择“其他布局选项”命令，在弹出的“布局”对话框“位置”选项卡上：

图 14 “布局”对话框“位置”选项卡

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（1）“水平”项目栏中选择“对齐方式”选项。在“对齐方式”下拉菜单中，选择“左对齐”命令；在“相对于”下拉菜单中，选择“页面”命令。

（2）“垂直”项目栏中选择“对齐方式”选项。在“对齐方式”下拉菜单中，选择“居中”命令，在“相对于”下拉菜单中，选择“页边距”命令，如图 14所示。

4．设置页码对齐方式

将鼠标放在文本框内，在“开始”｜“段落”选项组，单页码选择“文本右对齐”，双页码选择“文本左对齐”，如图 15所示。

图 15 设置对齐方式

5．设置页码缩进值

将鼠标放在文本框内，在“页面布局”｜“段落”｜“缩进”项，双页码选择“之前”缩进一个字符，单页码选择“之后”缩进一个字符（单页码居左下空一字，双页码居左上空一字）。

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6．设置字体和字号

将鼠标放在文本框内，在“开始”｜“字体”选项组，“字体”设置为“宋体”，“字号”设置为“四号”。

7．输入页码

将鼠标放在文本框内，从键盘上直接输入一个“-”符号和一个半角空格，然后输入相应的半角阿拉伯数字，半角阿拉伯数字后再输入一个半角空格和一个“-”符号。

8．取消边框

选中文本框或将鼠标放在文本框内，单击“格式”｜“形状样式”｜“形状轮廓”选项，在其下拉菜单中选择“无轮廓”命令，取消文本框边框。如图 16所示。

也可以单击“格式”｜“形状样式”选项组按钮，在弹出的“设置形状格式”对话框中，选中“线条颜色”｜ “无线条”项。

图 16 选择“无轮廓”

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9．删除原自动插入的页码

使用Microsoft word 2010 提供的插入页码功能为公文插入页码时，A4横排表格页同时被自动插入了页码。这个页码是需要删除的。具体操作步骤说明如下。

进入编辑页脚状态。单击“插入”｜“页眉和页脚”｜“页脚”选项，在弹出的下拉菜单中，选择“编辑页脚”，使页脚处于编辑状态。如图 17所示。

取消“与上一节相同”。将鼠标放在需要删除页码的页脚处，在“设计”｜“导航”选项组，“连接到前一条页眉”按钮处于高亮状态。单击“连接到前一条页眉”，取消当前页的 “与上一节相同”（页脚右上），“连接到前一条页眉”高亮状态消失。

删除页码。在需要删除页码的当前页取消“与上一节相同”后，用Delete键等方法删除页码和一字线。

图 17 删除原自动插入的页码

特别提示：

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横排表格的页后，如有需要显示页码的页，在表格页原页码被删除前，应先取消表格页后需要显示页码的第一页的“与上一节相同”。

四、信函首页页码设置

1．打开要设置页码的信函文档，单击“页面布局”｜“页面设置”选项组右下角按钮，弹出“页面设置”对话框。

图 18 “页面设置”对话框

2．在弹出的“页面设置”对话框中，单击“版式”选项卡。在“版式”选项卡的“页眉和页脚”选项栏中，选中“首页不同”复选框，单击“确定”，完成信函首页不显示页码的设置，如图 18所示。

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