第七期分享:如何让你的工作具有条理性

作为一名企业中层管理者，您的工作有条理性吗？做到高效工作了吗？遇到问题时，您具备怎样的分析解决问题的能力呢？您的工作有计划吗，是否严格按照计划行事呢？在与上下级、与其他部门进行沟通时，你是否遇到了瓶颈？您的每一个决策是否是准确有效的？您的综合能力是否明显强于他人？

针对这些问题，我们将在接下来的一个月当中，分次通过“管理知识文章分享”与您一起探讨。

今天与您分享探讨的主题是——工作条理性

工作的条理性

一、 基本概念

首先，遇到事情，我们要分析目标是什么，做这件事有哪些方法，哪种方法最好，需要注意哪几个方面。

其次，统筹规划，理出做事的提纲。最好拿出笔和纸，或者直接存在计算机里，把我们要做的事情一件件记下来，然后分清主次，哪些先做，哪些后做，一定要弄清楚，这样我们在执行的时候就会有矩可循。形成有条理和分类的工作习惯，就会提高工作效率。

最后，一件事情做完了，要有总结。这很重要，很多人事情做完了就不管它了，在做事的过程中遇到什么问题，犯了什么错误，也不想一下，以至于下次做同样的事情时仍然犯同样的错误。其实，总结不需要花多少时间和精力，关键是养成习惯，通过总结，我们吸取经验和教训，以后再遇到类似的事情时，处理起来就容易多了。

二、工作条理性的训练

1、建立工作列表

随时记下要做的工作，所有事情一目了然。在建立工作列表后，我们必须注意：

（1）建立工作列表的原则 区分轻重缓急，先做重要的事情，注重效率更注重效果。其中有两点：

1）设置并重视完成期限。就像对自己的承诺，在制定完成的时间时，要综合考虑自身的情况，制订出可以具有一定挑战性又能够通过努力顺利完成的工作任务表，并严格遵照任务要求按时完成它。

2）具体步骤要明确。如果太大就分解成简单的工作，任务往往是由很多简单而具有关联性的工作组合在一起的，将具体的操作思路、步骤、流程细分后，我们就可以量化了，做到了胸有成竹。这一方法比较容易，大多数人都可以使用。

（2）建立工作列表的作用 当制订工作列表成为习惯后，复杂的任务就变得简单起来，具体表现为：

1）既减少消耗在记忆各种事情衔接上的精力，又避免遗忘某些步骤而造成返工所带来的损失。

2）能快速着手工作，清晰的列表能迅速而明显地提示你第一步工作从什么开始，最后一步到哪结束，

减少了构思和准备的时间。

3）有效利用琐碎的时间，每一个细部分支在界定了时间与效果的要求后，零散的时间变得更加高效就成为必然。

2、利用日程安排

当工作列表上的工作很多，让你感到烦乱的时候，就要考虑使用日程安排了。日程安排与工作列表的不同在于，工作列表只是说明要做什么，而日程还确定了按什么顺序去做，什么时间去做。养成制订日程的习惯有些难度，但我们可以从简单的日程安排开始，再逐渐完善。

1）先从时间已确定的事务开始，例如会议、会面等。将这些已经确定的事务所占用的时间块进行有效管理、合理分配。

2）逐渐培养起日程安排的能力后，就可以根据个人习惯，将各项事务根据紧急和重要的程度安排在合适的时间段上。

3）渐渐地我们会感觉到自己的效率在提高，但必须注意的是不要将日程安排得太满，留下必要的缓冲时间以备一些突发事件及安排一些自我休息的时间以保证效率的持续性。

4）另外值得注意的是，在日程安排上，相似的工作应尽量放在一起，这样可以减少角色的变化而保证工作状态的稳定性。

5）优秀的日程安排需要养成一种习惯，随时利用琐碎的时间做一些琐碎的小事，高质量的工作效果往往来自我们对事务细微处的精心处理。

3、保持工作焦点和热情

每天早晨先确立当天的目标，让工作焦点清晰，然后以最大的热情去做事。其中应做到：

（1）学会调整工作状态 用积极的意识去激发热情，在任何工作中都蕴含着成就带来的满足感和困难带来的压迫感，强调积极的一面，就会产生良好的愿望，由愿望引发热情，由热情带来更好的结果。

（2）想办法避免干扰 日常工作中往往有各种各样的琐碎事务在影响着工作进度，但是有研究证明更大的影响因素来自于人们面对的各种诱惑，比如各种兴趣爱好就会影响到工作状态，把它们放到合适的孤立的时间段，例如午餐之后午休之前，或者重要工作完成之后，而不要放在重要时间段之前。

4、建立时间价值观念

心中要清楚什么事情值得花时间去做，学会权衡和取舍。把时间用于你的家庭、社交等方面，建立良好的家庭关系、人际关系，带给你的收获可能很高，不要轻视这些价值。更不要吝啬锻炼身体的时间。在许多时候，可以花钱买时间，例如偶尔不做晚饭了，去餐馆或叫份外卖。

5、考量时间价值

每天的有效工作时间有6个小时吗？在一些高效的公司内部，常常加班并不被公司文化所认同，如果

你能够在6个小时甚至更短的时间内做完普通公司员工一天的工作量，那么你会被认为是一个高效的工作完成者，但是对于省下的时间，我们怎么看待呢？只有将其用于有价值的事情上才能体现时间的价值，否则，在一天的时间里，你和普通员工贡献的价值又有什么区别呢？

6、遇到难题寻求帮助

有时我们会面临一些难题，如果陷入一个思路中，可能会空耗时间，这时不妨同他人沟通一下，听听别人的见解，或许有更多的解决思路；或者你对一个难题有了一个思路，也应该立即与他人沟通一下，验证思路。一般来说，在前期发现问题比后期改正问题要节省数倍的时间和精力。

7、分解复杂的工作

如果遇到难题就一筹莫展，那就是在浪费时间。对复杂的工作，善于分解，分而治之，将能够完成的部分很好地完成，并从完成的过程中寻找其他部门的思路，事务之间总是存在着各种联系，也许答案就在你的一念之间。如果做不到，可以寻求他人的协助，或暂时搁置，没有必要在不可能完成的事务上浪费本可以完成其他工作的时间。

8、展开多个工作线索

在某一时刻，你需要集中精力专注于一件事情。但某一段时间，最好有多个工作线索，如同吃着碗里的，看着锅里的。有两种情况适合这种方式，一是遇到思路阻碍时可以暂时搁置，等经过酝酿之后有了思路再做，有些难题可能在你放松思考的时候会迎刃而解；二是提前考虑下一步工作思路，当前工作完成时，下一步的大思路也清晰了，可以立即着手去做，同时，开始思考再后一步的问题。多个工作线索也可能使你思绪繁杂，这需要合理安排。

9、量化目标完成情况，不断改进

记录并量化工作完成情况（这一步正是建立在工作列表的基础上）。用数字掌握自己的工作价值情况，接下来应该清楚提高价值的方法：一是改进，二是改进，三还是改进。

例如从每天重复的事情中节省时间：安排好上下班时间，找到最快的方案。如果您坐公交车，不妨观察一下发车规律，减少等待时间，同时也有效利用这段时间，听听有声资料。

通过每一次的改进，我们节省出更多的时间，将省下的时间用于有价值的事情，在此时最好也有一个列表，否则我们可能一下子想不起来现在可以做什么。

10、适当的压力

过大的压力让人烦躁，会影响身心健康。而适当的压力如果使人精力集中，反而会更轻松地解决问题。但多数情况，对压力的反应在于我们自己的意识，而责怪环境或公司肯定无济于事。所以，面对压力最好暗示自己，激发积极兴奋的心态。

如果公司采用了任务管理制度，使工作更透明，责任更明确，完成期限也作了明确规定，这会给人一种压

力。应该适当利用这种压力，而不是消极抵制。养成高效的工作习惯于人于己都有利。