资料的收集和管理制度
资料的收集和管理制度
一、文档的分类原则
文档的分类主要以纵向和横向为分类依据，纵向就是按项目实施阶段为依据，分为前期准备阶段、工程实施管理阶段、工程验收及移交阶段和项目后期评价阶段。横向分类主要以工程实施管理相关单位、单位工程、专业等为依据进行分类。
文档的分类原则：1、力求简洁清晰，分级体系不宜过多，查找路径尽可能少。2、符合国家档案管理现行规范。3、易于各专业工程师理解和查找。4、便于权限的设置。5、利于项目竣工后进行档案整理。
二、施工电子文档管理《详见常用资料收集手册》
三、文件收发制度
1、图纸的处理：
所有图纸接收后首先检查印章签字是否齐全，图纸份数是否符合合同约定，图纸设计深度是否满足施工需要。
1.1、收到图纸2小时内完成图纸的核查，内容包括： ——工程代号
——图别
——图名
——份数
——签字是否完善
——盖章是否完善
——电子文档
1.2、在《收文薄》上进行登记，然后每份图纸右下角空白处加盖时间专用章，以利于版本的描述和确认，备份存档。
1.3、收到图纸当日内完成发放施工工长及施工班组。
1.4、图纸领用人在发文薄上签收，并在电子表格中登记。
1.5、项目文员和技术负责人有责任管理和控制好图纸版本的正确性，在施工过程中随时检查施工工长和施工班组使用的图纸是否是正确的版本，作废的图纸严禁带入施工现场。
2、《设计变更通知单》和《技术变更核定（洽商）单》的处理：
2.1、收到变更当日内完成发放施工工长及施工班组。
2.2、变更领用人在发文薄上签收，并在电子表格中登记。
四、文件的传阅制度
需传阅的文件必须及时向有关部门或人员传阅，每个传阅的人员在传阅单上填上相应的内容。项目文员作好文件传阅登记，跟踪传阅情况。重要文件的传阅还要向上级汇报传阅的情况。
文件在规定时间内传阅完后，由项目文员负责收回并报送有关部门处理或登记备案。
五、文件的传阅制度
所有入档的文件，如需借阅，必须作好借阅登记。借阅人签字，要求借阅人在规定时间内归还。有关保密文件，无权限的人员概不借阅。外单位的人员如需借阅有关非保密资料时，须征得项目经理同意，并作好登记；保密自料概不外借。