第八章合同管理制度
西藏现代城市百货有限公司
合同管理制度
年 月 日
1、公司经营管理过程中须订立合同,其中额度低于1万元的项目,可根据实际情况不签订合同。 2、合同管理的基本要求
2.1为保证经营活动的有序和有效,所有对外合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理;各级授权管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、审批合同和签订合同;
2.2公司,在对外签订合同时,应遵循以下原则: 2.2.1必须遵守国家法律法规和行政法规;
2.2.2必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则; 2.2.3不能超出公司的经营范围; 2.2.4必须保障公司的合法权益; 2.2.5不得违反公司的各项规章制度;
2.2.6各类合同,均禁止未签订合同即先行实施。 3、合同文本的采用
3.1公司已发布过标准化合同文本的,须首先采用标准化合同文本,不能采用时,应先报公司对口部门负责人批准;
3.2采用对方提供的标准化或非标准化合同文本的,在上报审批过程中一定要特别注明会给我方造成风险的条款,并评估其严重程度;
3.3同一事项,持续发生5次以上的业务,必须由公司对口部门负责人牵头制定标准化合同文本,标准化合同文本需报经公司总经理和法务审核后方可颁布使用;
3.4合同起草
合同应包括但不限于以下内容:
(1)当事人的名称或者姓名、住所、电话; (2)标的; (3)数量; (4)质量; (5)价款或酬金; (6)计价依据;
(7)履行期限、地点和方式:经济合同以及其它涉及标的转让(所有权、使用权或占有权转让)的合同,应以公司所在地为合同履行地。在公司为付款方时,应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合,若对方履行义务时间较长,就尽量选择分期付款的方式;
(8)违约责任:包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等;
(9)解决争议的方法:一般应选择诉讼方式;公司与对方当事人不在同一城市的,应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。
4、合同文字条款内容的审核
4.1采用我司制定的标准化文本,则根据业务、财务的相关管理制度的要求,标准化文本空白处需填写的内容,尤其是商务条件获得了有关部门、领导的批准后,由经办部门负责将获批内容填写进标准合同文本的空白处,并将合同文本附上审批单,方可正式签订并用印;
4.2采用的是非标准化文本的合同,其所有文字条款内容除了要经过公司相关业务主管部门、领导审核外,还必须由公司法律顾问出具书面的审核意见,该意见要详细注明合同中的风险点,并评估其严重程度;
4.3非标准化合同的文字条款部分的审批权限是: 最终审批人:董事长
4.4合同经办人必须认真落实各部门及各位领导的审批意见,确与对方无法达成一致时,应及时反馈给提出该条意见的人员或其主管领导,并获得书面认可。
5、合同的签订
5.1所有合同均应加盖公司公章,并注明实际签署时间;
5.2我方先盖好章并签署好的合同,若须转交对方带走盖章和签署的,必须保留一份原件,并由对方签字确认以下内容“已领取现代城市百货盖章、签字的合同与此件内容一致”,对方返还时,我司经办人员要确认相关内容与留存原件一致;
5.3合同的签约主体的名称必须与所盖公章、营业执照及上报审批文件中的完全一致; 6、合同的保管
6.1我方留存的合同原件至少需要三份,业务主办部门、财务部、行政部各留存一份(有特殊需求的合同除外),合同签订后三日内保存到财务部;
6.2财务部负责留存的合同文本不得外借;
6.3成本管理部、合同经理、财务部门立即依据合同原件建立合同台帐。 7、合同履行
7.1合同生效后,各部门应尽力保障合同的履行,不得擅自变更和解除合同。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难,或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时,经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内,与对方当事人进行协商,并及时上报公司领导批准。合同的变更或解除手续应根据《中华人民共和国合同法》及有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式,并重新办理合同的审批手续; 7.2签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人,相关人员应随时掌握合同的履行情况,合同履行中出现分歧时,应及时与对方协商处理,并向公司领导汇报,必要时应邀请律师参与;
7.3合同签订后3日内需送达财务部,财务部和相关部门负责建立各类合同台帐,并跟踪监督合同的执行情况,各经办部门应配合收集、整理和及时提交合同执行的相关资料。
8、合同续签与解除 8.1商品合同的续签
8.1.1合同到期提示,商品部品类经理及财务部结算经理应定期关注合同的到期情况,在合同到期前一个月应与供应商确认合同是否续签,决定续签的合同,按照7.2执行;
8.1.2如果合同不再续签或者中途终止合同,由商品部向供应商和财务部发出((终止合作通知书》,财务部接到《终止合作通知书》后,要对供应商进行清场结算,详见《供应商货款结算流程》。
8.2其他类合同的续签
满足续签条件的合同续签报批时,须按合同审批的要求同时上报续签合同的审批条件。 8.3合同解除
8.3.1正常合同到期解除
不符合或放弃续签条件的,按合同规定时间通知对方本合同期中止合作关系,并做好代替的相关方聘请的准备工作;
8.3.2非正常合同期内解除
若因一方违反合同,根据合同约定在合同期内非正常解除合同,须注意避免合同解除对百货经营管理的风险,做好相关应急措施;
8.3.3合同解除期间,须做好业务正常过渡及物资保全工作。
表1:百表合同N01:合同管理制度摘要
百表合同N01:
合同管理制度摘要
注:集团法律事务管理制度关于合同会签审批流程另有规定的,从其规定。