出版社排版介绍及word培训

排版工作流程及需要注意的问题

在书刊的排版中，古老的铅字排版已不适应社会的发展，逐渐被日新月异的理代科学所淘汰，取而代之的是今天的各种功能强大的排版软件。这些软件能完成文稿录入、排版编辑、校对修改，输出激光样或胶片等全部工序，且图文并茂，在国内外中文电子出版系统中处于领先地位。

一、工作流程

出版流程是什么？

● 前期：接稿前面是编辑进行选题策划，和作者、译者联系写作，三审等工作。 ● 中期：排版公司的工作贯穿整个三校流程，还负责出片。

● 后期：交出版部，后面就是印刷装订，入库，发行图书等工作。

首先是内容确定（作者及编辑定稿），然后是排版（排版人员或作者完成），然后是制版（由制版厂完成），之后是印刷（由印刷厂完成），然后装订（由装订厂完成），然后是入库，

二、排版的基本任务

图书的排版在图书的出版过程中是不可缺少的一个重要环节。排版公司对编辑提供的原始素材（包括图稿和文稿），即对文字、图形、图像进行处理，按照要求进行文字录入、版式设计、图形绘制，然后进行图文混排，最后输出胶片，交印务部印刷。

1．图形、图像处理：包括计算机扫描输入图像及各种格式图像的处理。采用Photoshop 及方正等绘图软件。为了保证印刷质量，图像的分辨率须在300dpi 以上。（分辨率是决定设计成品品质与成本的重要因素，分辨率越高，图像越清晰，成品品质越高，相应的图文件的数据量也越大）。现在我们常用的图片文件格式有：.tif ，.bmp ，.jpg 。

图片的尺寸：图片的尺寸应是图在书中的实际大小，图中文字应是6号字（指一般图书而言，婴幼儿图书、辞典类除外），中文为宋体，英文为Times New Roma。图中的线条和文字等应平滑完整，无据齿状。当一幅图超出版心时，可做成插页或蝴蝶页。（注意蝴蝶页是要占页码的，插页则不占页码，在版权页上要显示插了几页。）

（a ）72dpi 图：线条有锯齿且文字不清楚 （b ）600dpi 图：线条平滑无锯齿且文字清楚

图2.1 不同像素图片对比（图a 不能做为印刷出版物）

2．图文的排版：包括版式设计、图文混排、打印纸样，所用是北大方正、Word 、InDesign 等。

北大方正是专业排版，主要适用于公式图表比较多的书籍。适合作为彩色印刷。

Word 的色彩模式为RGB ，适合屏幕显示，因此制作彩色电子文档是很适合的。但印刷用的色彩模式是CMYK 。虽然目前的输出机可将RGB 三色转换为CMYK 四色进行印刷，但颜色较不饱和，容易出现偏差。所以Word 不适合作为印刷用途的彩色排版。

Indesign 适应图文并茂，版式较活泼的图书，并适合作为彩色印刷。

3．输出胶片：经过3次校改、核红，编辑签字付印后，排版公司输出胶片。

胶片输出后，要核对胶片与核红样是否一致。并且对胶片进行质量检验，然后送到出版部，印刷厂用胶片生成蓝图，若有错，还可以再更改个别页，个别页重新出胶片，送出版部，生产24小时样书。

三、版面设计

版面设计是书籍装帧设计的核心部分，读者与书籍之间的关系是建立在版面基础上的，阅读通过版面来实现。

如果我们翻到任何一张书页，不难看到页面有两部分组成，一部分是印刷油墨部分，另一部分则是未印刷部分。作为一般的读者来讲，他们只注重印刷部分，而忽视未被印刷部分，但对于设计者来讲，两者同等重要，都要把它们纳入版面表现中来。

3.1 天头、地脚、订口、订口

书刊中版心上边沿（不包括书眉）至成品书上边沿的空白区域叫天头。版心下边沿（不包括页码）至成品书下边沿的空白区域叫地脚。书页装订部位的一侧，从版心边沿到书脊的空白区域叫订口。与订口相对的一边，版心侧边沿到成品边沿的空白区域叫切口。

3.2 成品书的尺寸及版心的要求

讲到成品书的尺寸就要先了解一下开本？

“开本”是指以印刷纸的全张为计算单位，每全张纸切成多少同等尺寸的小张，就叫多少开本。

开：指全张纸是裁切后的数量。16开、32开是我国传统称谓，16开是全张纸开出16张同样大小的纸。我们常用的“A4”纸是国际系列纸张大小的称谓。A4表示全张纸对折4

次（裁切4次）。因此A4纸是16开纸，不是4开纸。

我们常用的是：①787mm ×1092mm ②850mm ×1168mm 幅面的纸张。若需要特殊纸张，

一般性读物白边与版心在版面面积中的比例为2:3左右，在这基础上常常根据不同类型书籍给予调整。如诗词类，白边大大超过这样的比例，而词典类又往往小于这样的比例，这是因为诗词要有一个宽松、自由的空间，让读者能在这样的气氛中很容易展开其想象，而词典强调工具书信息量，在一定的页面内，容纳相当文字内容，求得经济性，所以扩大版心，压缩白边。另外对于一些画册、摄影或其他图片，为准确、充分展现作品精神，完全可以打破版心与白边的制约，进行自由处理。

3.4各种字体字号对比

。。。

四、Word 页面设置

4.1 纸张大小、版心的大小和位置

通常，如果文档将来要拿到输出中心输出胶片，并送至印刷厂印刷，最好是将纸张大小设为将来成品（例如书籍）的大小。如果文档并非那么正式或大量，只打算以打印机输出（再配合复印），那么应该依据打印机所用的纸张来进行设置。

图4-1 纸型（纸张大小）的设置

图4-1是【文件→页面设置(U)】所引发的页面设置对话框（A4为210*297mm）。 所谓版心，是指正文所在的纸面范围。上有页眉和天头，下有页脚和地脚，左右则有页边（留白）。下面是【文件→页面设置(U)】的页边距，展示本书的版心设置：

图4-2 页边距的设置

4.2 页眉与页脚的大小和位置

表示书刊版面顺序的数码称为页码。页码的主要作用是便于读者检索、阅读，在印刷装订时避免混乱和发生错误。排在天头（或地脚、翻口）的页码、篇章名、检索词头等，称为书眉。书眉的主要作用不仅是为了便利读者查阅，同时也起到一定的装饰作用。

（1）书眉可用与正文相同或不同的字体。字号通常比正文要小。还可加上底纹及装饰符号。

（2）书眉上排标题名时，双页码排大标题（如篇名或章名），单页码排次一级小标题（章名或节名）。翻开书后，偶数码在左，奇数码在右。工具书一般双页码书眉上排起始词头，单页码排终止词头。

图4-3设置页眉与页缘距离0.6cm ，指的是页眉文字的上缘与纸张最上缘之间的距离。页脚与页缘距离1.1cm ，则是指页脚文字的下缘与纸张最下缘之间的距离。

图4-3

设置好这些数据后，页眉和页脚就确定范围了。

图4-4 奇偶页页眉不同的情况

五、word 版心设置

5. 1 标题序号

5.1.1 标题序号排列顺序

标题表示方法一般为：“一、”、“（一）”、“1. ”、“（1）”、“①”、“A. ”、“a. ”等。在标识数码序级时，根据标题实有级数可省略其中某些数码形式。但使用的序号，在序列的排列顺序上不可倒置。一般是大写在前，小写在后；不带括号的在前，带括号的在后；汉码在前，西码在后。如：不能以“（一）”为一级标题的序号，而以“一、”为二级标题的序号。另外，应特别注意，在汉码序号后用汉文标点“、”；在西码序号后用外文标点“. ”或空半个字；序号外有括号或圈码的后面不带标点。序号与正文间是否加空，空多少，根据版面情况而定。一般半身标点及序号外有括号或圈码时，空半个字。

5.1.2 自动生成标题序号

想要Word 自动为我们设置章节编号，可首先点击【格式 项目符号和编号(N)】并选择其中的多级符号，如图5-1，从中选择一个喜欢的编号型式，然后按右下角的自定义(T)，导出图5-2。

图5-1 选择一个多级符号型式，令Word 做出多级（章节）编号

图5-2

图5-2Word ：章节的第n 层结构应该链接（对2（x-x 节）是标题2，级别3（x-x-x 节）是标题35-3并为左下角的将级别链接到样式：分别选择标题1、标题2

级别1的画面 级别2的画面 级别3的画面

现在我们设置好了自动生成标题序号，但是别忘了，最好的办法是根本性、系统性地修改样式，既整本书的标题1、标题2和标题3都要做这样的设置，那就不要看到一个修改一

个，记住一定要选择将级别链接到样式（K ），并选择将变化应用于：“整个列表”。才会运用自如。

5.2 样式

样式是Word 排版工程的灵魂（其他排版软件也是如此，称谓或许不同）。Word 的每一项自动化工程，都根据用户事先规划的样式完成。所谓样式，就是用以呈现特定页面元素（扉页、版权页、正文、页眉、标题1、标题2、标题3、图题、脚注、目录）的一组格式（字号、字体、字距、行距、特殊效果、对齐方式、缩进位置„„）。例如：

上述的原始内容套用标题2样式和正文样式后，呈现的形貌如下：

上例的正文样式设计如下：

每个样式必须拥有一个专属名称。此前所说的Word 自动化工程便是根据特定（可允许用户指定）的样式名称进行。例如Word 可抽取样式名称为标题1、标题2、标题3„„的文字作为目录，所在页码是一一对应的。

无样式不成排版。样式是什么？

让我们看看图5-3所示【格式→样式 (S)】画面：

图5-3

5.2.1 样式格式之一：字体 图5-4 【格式→样式 (S)】+ 此图允许设置的字体相关属性都已清楚列在画面上，各种设置都可以在下方的预览框中看到效果。

5.2.2 样式格式之二：段落

图5-5 【格式 样式 (S)】+

图5-7 缩进数据

图5-8 【格式 样式 (S)】+ 制表位是一种用来“标定文字位置”的符号。只要按下输入点便会移动一个距离，并产生一个制表位（此时点击“常用”工具栏上的

一个L 标记： 将能够看到不可打印的制表位符号）。在此同时，将鼠标移到标尺上“与输入点大约呈垂直”的位置，点击左键，便会看到

以鼠标拉动L 标记：

输入点也便跟着到达L 标记的新位置。在这儿键入一些文字：

这其实完全就像在任何文字处理软件

上以这里还多一些选择：如果以鼠标双击L 标记，便获得图5-8画面，其中有多种对齐方式可选。上图是 左对齐，下图是 居中： 下图是 右对齐：

5.2.4 样式格式之四：边框 图5-9 【格式→样式 (S)】+ +

框线的运用可以良好地增加版面质感。图5-9有各种框线可供选择。所有设置都可以在右侧的预览区直接看到效果。框线并不一定必须是封闭的，可以任选任何一边加上框线。

请注意，格式工具栏上有一个“字符边框”按钮，可让我们为文字加上边框，像这5-9定边框加于哪一边，因为字符边框一定四边都加，没有别的选择。 图5-10

图5-10 【格式→样式 (S)】+ + 5.2.5 样式格式之五：编号

图5-11 【格式→样式 (S)】+ + 当文字中出现条列式文字（清单）达到条列、整理、归纳的阅读效果。例如：

这其中比较困难的操作大概是制表位（标尺上那些小三角块和四方块）的位置。本例要求项目符号（●）内缩0.5cm ，项目文字本身（多行）齐于项目符号（●）之后0.6cm 。整笔项目（含符号和文字）呈现凸排形式。因此应该这么设置其段落：

而为了让每个项目文字的第二行（起）能够左齐于第一行文字起始点，制表位（标尺上的那个L 标尺，稍早介绍过）位置应该是0.5+0.6=1.1cm：

5.2.6 创建新样式

点击【格式 样式 (S)】后可得图5-13

上可以看出来，段落样式名称之前有一个代表符号。通常我会为自定的（新增的）样式取一个“以 ' ! '

样式时，自定样式能够集中在一起，也使我自己能够在看到一个样式名称后立刻知道是内建样式抑或自定样式，不必瞎猜。

图5-13 新建一个样式

5.2.7 删除样式

如果“样式和格式”没有打开，请单击“格式”工具栏上的“样式和格式”。

在“请选择要应用的格式”列表中，用鼠标右键单击要删除的样式，再单击“删除”。 注释：如果删除了用户创建的段落样式，系统将对所有具有此样式的段落应用“正文”样式，然后从任务窗格中删除此样式定义。

5.2.8 修改既有样式

点击图5-14

出现如下画面。

拉出来的每一个选项都是样式所能蕴涵的各种格式：

图5-14

这些格式都属于低阶的文字处理范畴，动作十分简单，效果也很直观，只要具备实验精神，一点点时间就能够完全掌握。

5.3 目录

在创作或排版过程中，可由某种设置来自动化产生目录，不必再两眼发昏地进行手抄工程，有了“样式”则这一切会迎刃而解。

5.3.1 创建文档目录

Word

为我们准备了一些内置样式的目录格式，如果要提取标题1

、标题2、标题3这样的样式“希望将来能够被提取出来做成目录”的文字（例如章名、大标题、中标题、小标题„„），那么，在排完本篇文章之后，把光标放在文档的最后一页上，点击【插入→引用（N ）→索引和目录(D)】。

（a ） （b ）

（c ）

图6.1 自动提取目录

目录中的各个页码都是超链接，可以链接至文档内容。若是要把目录当成文件处理的话，就要去掉链接（选中目录，按CTRL+6），目录就可以编辑了。

（a ）

（b ）

（c ）

图6.2 切断目录链接，成为独立文字

5.3.2 图表目录的制作

图表目录，既我们在排版样式中所含的样式“图题”或“表题”„„

只要是样式中出现过的，并在正文中体现了的，就能提取目录。点击【插入→引用（N ）→索引和目录(D) →选项（D ）】。选中抽取目录的样式（表题），则整篇文档的“表题”的目录都会抽取出来。抽取“图题”目录做法相同。

图6.3 选项菜单中，删除不需要抽取目录的样式，选中要抽取目录的样式（表题）

5.4 图表

5.4.1 何为串文图？何种情况排串文图？

图一侧或两侧排正文时，此图称为串文图。其版面分普通式、松散式和紧密式3种。

（1）普通式版面。一般图书，当插图小于2/3版心宽时，必须在图旁串文。

（2）松散式版面。少儿读物及低年级教科书，要求版面应有较多的空间，因此除很小的插图外，一般图可不串文。

（3）紧密式版面。辞典等工具书，为了节约篇幅，一般不留出空白边，图旁要尽量串文。其他要求版面紧凑的图书，图旁只要能排下4～5个字都应串文。

图1

图2

5.4.2 卧排表和卧排图的方向有何规定

卧排表和卧排图一样，排在双码上的，表头靠翻口；排在单码上的，表头靠订口。

5.4.3 一般图书表格用线有何要求

一般表格的外型都是四边形的，四角都呈90°。图书表格分全线式、省线式和无线式等。当表格宽小于版心宽时均采用全线式表格。这种表格一般都排有顶线、底线、行线、栏线、左右墙线。多层表头时，需有层线，有的表格表首还排有一根或多根斜线。一般顶线、底线及左右墙线用反线，其他线用正线。

在不影响表格阅读效果的前提下，省去表格某些部位的线条，这一类表格称为省线式表格。省线式表格可分为无行线式、无墙线式、无行线墙线式、四边无线式和三线式。图书表格与版心同宽时以无行线墙线式居多，一般顶线、底线用反线，表头下行线用正线。

5.4.4 图标的一般操作

常用的有五种选项如下，不在这里一一说明，不知道可以课后问老师。

● 剪贴画：泛指系统提供的“剪辑库”内的各种对象。

● 来自文件：泛指外来的各种格式（bmp, jpg, tiff…）图形文件。

● 自选图形：Word 提供的现成矢量图（箭头、流程、几何形状等等）。

● 艺术字：Word 提供的文字艺术造形。

● 图表：Word 提供的简易电子表格

下面对一个不太常用到的图表编辑器进行说明。

5.4.5 图表编辑器

点击【插入→图片→图表(H)】，跳出一个图表编辑器：

以及一张对应图表如下：

可以在上述编辑器中修改内容，其结果将直接反映在图表中。如果是财务报表之类的文档，Word 提供的图表应该会很有用。

5.4.6 图片与对象的精准定位

将图片插入文档很简单。最困扰我们的问题其实是：如何精准定位。

文档毕竟是以文字为操作主体，因此通常我们希望图片也成为文字排列方式的一员，让Word 将图片视同字符般地处理（当然两者的宽和高有很大不同，但这不影响排列原则）。

但也可能某些情况下我们希望图片不按照文字排列规矩，而是“独立于文字”，或谓之“浮贴”。这么一来便可任意搬移图片到任意位置（包括版心之外），或甚至进行“文绕图”工程。

一旦图片与文字的相对位置确定下来，我们肯定会希望这种“位置相对关系”能够锁死，当出现文字倒版时，才不会出现图片不跟着文字跑的情况。

所以我们最好把图片插入时选择“嵌入型”，图片的位置才不会乱跑。巧妙调整小图标的位置。例如：

● 文字中插入一个小图标：

很显然，这个图标超出了正文的高，而且怎么看，也排列的不齐。为什么呢？那个小图标的位置似乎太偏上了，如果能够下降它的位置，使成为这样：

● 文字中插入一个小图标：

（选中图标，“alt+d”快捷键进入字体对话框，选择位置降低2磅，按确定）

5.4.7 图片与对象的大小

以鼠标拉动图片/对象四周的边框黑点，可以改变图片/对象的展示大小（但由于分辨率并不会改变，所以改变的是缩放比例）。如果嫌鼠标动作不够精细，亦可以双击图片，出现以下界面，清准设置图片的大小。

*：所有的版式，都不是一成不变的。为满足更多的书版的要求，可根据实际情况，进行增加和删减。（行距，字距，书眉，页码）。篇章单独占页，等等。

六、word 进行编写工作文档时应注意的一些格式问题

工作中除了出书以外，还要涉及到制作一些报告或是文字材料等商务性文档。提交一个漂亮的商务文档，可以显示出一个编辑的业务素质。因此大家应该对文档的制作方面提起重视。其实注意一些细节，就可以事半功倍的更好的表现文档的内容。

Word 文档编辑的漂亮与否，最关键的就是段落了。（参见图5-6）

（1）通常排版人员按照我们要求的正16开（185*260mm），正文五号字，每页40行*40字。段落设置如下图（其中“行距（N ）：”的设置选用“最小值”；而且这个设置值（A ）：是可以控制的）。

如果你是新手，对Word 比较陌生的话，请把上面的对勾都不要选中。

（2）如果排一些报告或者商务性文档。请把段落设置（其中的“行距（N ）：”设置成“1.5倍行距”。

6.1.2 段前或段后间距

通常文档中的正文是不需要设置段前和段后的值的。（即正文的段前和段后都设置为0） 段前和段后，一般指标题而言。使用段前或段后间距可以很好的将标题和正文区别。

上述的原始内容套用标题2样式和正文样式后，呈现的形貌如下：

6.1. 表格

6.2.1 表格的呈现形式

原表格（如下图）显得非常的单薄，

为突显标题，选中了第一横行，进入【格式 边框和底纹(B)】+底纹，选择10%灰阶：

这便获得了令人稍感满意的表格：

如果将整个文档的表格的表现形式全部同意将会得到很好的表现效果。还有很多书是介绍如果使商务文件的图表更有表现力的，喜欢的同学可以继续研究。

6.2.2 现成文字转换成表格

将现成的文字转制为表格。如果已有现成文字如下：

圈选所有这15行后，便可点击【表格→转换→文字转换成表格(X)】：

于是获得：

6.2.3 表格内换行

有时候英文书名和其作者的名称太长，自动转折至下一行，但断句不甚“漂亮”，可以使用Shift+Enter强迫换行。

6.3 编号

图6.4 【格式 项目符号和编号（N ）】

当文字中出现条列式文字（清单„„），使用项目符号和编号最棒了，可以有效吸引眼球，达到条列、整理、归纳的阅读效果。例如：

这其中比较困难的操作大概是制表位（标尺上那些小三角块和四方块）的位置。本例要求项目符号（●）内缩0.5cm ，项目文字本身（多行）切齐于项目符号（●）之后0.6cm 。整笔项目（含符号和文字）呈现齐肩形式（下图预览可见）：

七、和排版人员交流时应注意的问题

一般来说，“齐、清、定”对于编辑和排版人员来说是非常关键的.

规范使用校对符号，省去了不必要的麻烦。

和排版人员沟通也是离不开的。