档案归档目录著录细则

档案归档目录著录细则

1 通用格式

1.1 责任者：

所有责任者须填写单位全称或规范的简称。

如：单位全称：盐商集团人事行政部

规范的简称： 人事行政部

不规范的简称：人事部

责任者在著录时应前后保持一致。

如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。

个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。

会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议

未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。

1.2 日期：

所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。

如：92年1月23日

正确写法为19920123

错误写法：920123 或者1992123

如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。

如：原文日期为92年12月

正确写法为：19921200

如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321

1.3 文号：

应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。

如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号

正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号

如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。

2 案卷目录格式要求

2.1 案卷目录著录项目：

包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。

2.2 著录格式：

2.2.1 档号：

格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。

如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案， 档号应为：2015-JG•zg

2.2.2

2.2.3

2.2.4 案卷题名： 责任者： 归档年度： 一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。 一般照录原文，规范同1.1。

该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。

如归档年度为92年，应写为1992

一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。

例：文件《盐商集团2014年工作总结及2015年工作展望》，发文日期为2015年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2014年文件归档，即归档年度为2014。

2.2.5

2.2.6

2.2.7 页数： 卷内件数： 起始时间、终止时间： 填写该卷档案的总页数。 填写该案卷内总件数

分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。

2.2.8 保管期限：

按原保管期限分别填入“永久”、“30年”“10年”。

一般将不同保管期限文件分开立卷。

2.2.9 密级：

密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、秘密、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。

2.2.10 备注：

填写该份案卷其他需要说明有关事项。

3 卷内文件目录格式要求

3.1 卷内文件目录著录项目：

包括目录号、案卷号、顺序号、档号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。

3.2 著录格式

3.2.1 档号：

格式为“年度号-分类号-案卷号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，案卷号用3位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。位数不足的，以“0”补齐。

如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类第一卷， 档号应为：2015-JG•zg-001

3.2.2

3.2.3 顺序号： 责任者： 即本卷中的流水号。 Times New Roman 11号字 居中对齐

规范同1.1。 宋体 11号字 居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。

3.2.4 文号：

规范同1.3。 宋体 11号字 居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。

3.2.5 文件题名：

一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。

如：原题名为：关于转发沪商发[1992]30号文件的通知。正确著录题名为：关于转发沪商发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期安全工作的通知]。

文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。文件中，并列题名是以另一种语言文字。

书写的与正题名相对照的题名。正题名与并列题名之间加“=”号。副题名是解释或从属于正题名的另一题名。说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。副题名、说明题名文字前加“：”号。

文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。

宋体 11号字 左对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。

3.2.6 日期：

即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。规范同1.2。

Times New Roman 11号字 居中对齐

3.2.7 页数：

页数用阿拉伯数字标识。

计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。

折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。

如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。

Times New Roman 11号字 居中对齐

3.2.8 备注：

该份文件其他需要说明的事项。主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。

示例1：此件寄存于财务部

示例2：复印件

宋体 11号字 居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示

4 以上标准依据《档案目录数据采集规范》（P档案法规标准汇编-111）及《归档文件整理规则》（P档案工作基础-89）。