酒店文件档案和人事档案的管理规定

GD-DD-07012-2

呈报：总经理、副总经理

致送：酒店各部门

发出：总经办

日期：二○○七年四月十五日

主题：关于文件档案和人事档案的管理规定

为了进一步规范和完善酒店文件和各类档案管理，特制定相关管理规定，具体如下：

一、行政档案管理规定

1、随时收集各部门办理完毕的文件（含会议文件），资料按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理立卷归档。

2、卷厚度一般在1.5公分至2公分为宜，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查，如对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制；装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸加衬边；纸面过大的书写材料，要按宗卷大小气摺叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件；案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹端正。

3、案卷按年代、部门排列，永久与长、短期案卷分开保管，每个箱要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。

4、注意做好保密工作，档案室的房门窗要坚固（或档案柜要随时上锁），做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。

5、每年对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。

6、对于已失去作用的档案要进行销毁或用碎纸机进行处理。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。

文件整理原则：

a) 制定一套能充分解决饭店文件记录保存问题的档案制度。无论归档方法是按字

母顺序排列，按题目分类，还是按地区、时间等等形式分类，其目的都是为了查找的迅速方便，因此都必需在档案平时清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件都要清楚地注明它归入的档案类目。

b) 每天都要进行清理归档，以免资料堆积。

c) 熟悉自己管理的档案，了解各部的归档制度。

d) 每年要清理一次档案，及时清除不必要保存之材料。

e) 准确地做好文件索引，以便于查找。

f)

归档要注意清洁，归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个

待办卷宗，以便要归档时，所有材料都能随手而得，避免盲目的查找。

g) 立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，

请示和批复是在一起；卷内页号一律在右角。

二、行政档案文件借阅规定

1、借阅档案(包括文件、资料)，必须在档案借阅登记簿（要求登记内容：日期、时间、借阅人与借出人签名、文件名、文件类型、文件页数并注明文件是否有损坏等）登记后方可借阅；秘密级1级以上的档案文件须经饭店领导批准方能借阅。

2、借阅期限不得超过五日，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。

3、借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反保密法规追究当事人责任。

4、借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，双方签名确认，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。

5、外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅。但不能带离酒店。

6、外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。

三、员工人事、工作、培训档案管理规定

人事档案管理是人力资源管理和开发的重要环节，为了使酒店人事档案管理更加规范化、制度化，特制定如下管理制度：

1、人事档案建立

（1）酒店每位新招的员工，自入店首日起即开始为其建立个人档案，档案应包括：①五洲大酒店务工申请表；②身份证复印件；③毕业证、职业资格证书等相关复印件；④个人完整的免冠1寸照片。

（2）员工入职培训成绩应入档。

2、入档内容

（1）员工在酒店的一切晋升情况，经批准后应入档；

（2）员工在店期间的一切考核资料应入档；

（3）员工在店期间的一切奖惩情况应入档；

（4）员工工作岗位变动的情况应入档；

（5）员工在入店后，所签定的劳动合同应入档；

（6）员工在职期间所参加的培训的情况，包括外出培训、协义书应入档；

（7）上述入档内容涉及材料应由总经办行政文员归档保管。

3、人事档案借（查）阅规定

（1）人事档案统一由酒店总经办行政文员负责管理，对总经办主任负责；各部门负责人若需查阅下属人事档案均需知会总经办主任，经同意后，当场查阅；

（2）因工作需要上级主管对重要人员查档应先知会总经办主任，方可查阅；

（3）原则上任何人不得将个人人事档案借离总经办，甚至带出酒店。未经总经理同意，禁止个人以任何理由借查本人档案。否则，以严重过失处理。

4、人事档案保管

（1）酒店总经办主任是档案管理的第一直接责任人；总经办主任对行政人力资源总监负责，应做好对档案管理工作的检查、指导和监督。

（2）人事档案保管存放应注意保密、安全，消除各种隐患，档案存放整齐有序，编号以部门为单位，员工工号为准；

（3）行政文员应增强工作责任心，在岗与非在岗期间均不得以任何形式对外透露人事档案内容；

（4）所有入档的资料、信息（包括行政类档案）均需输入电脑，并做好电脑人事系统的保密工作。

（5）总经理、副总经理、行政人力资源总监、总经办主任有权知道全体员工的个人信息。

四、《财务档案管理规定》

由酒店财务部根据实际工作情况并结合集团公司相关的管理制度另行规定、报批。

五、其他档案管理制度

1、集团公司各类下发文件和酒店各类证件（只能为复印件）的存档有总经办负责分类保管。

2、各部门档案管理参照如上档案管理办法有部门自行制定，报总经办审核，总经理批准后执行；主要包括：有营销部的《各类销售档案》、营销部和各一线部门的《客史档案》、保安部的《消防安全管理档案》、总经办的各类员工活动的文件和影象资料、工程部的《重要设备维修档案》和各部门的《客户投诉档案记录》和《部门培训档案》、酒店和部门的制度和程序规范类档案以及其他各类档案等。

3、各部门所有档案记录每月必须进行汇总整理后全部报总经办存档；总经办需要对各部报存的档案进行分类存档管理；具体管理办法按《行政档案管理规定》执行。

4、酒店各部门档案管理办法和文件进行销毁制度按《行政档案管理规定》执行。 本规定于2007年5月1日起执行，解释权归总经办所有。

发出： 审核： 复审： 批准：

总经办 行政人力总监 副总经理 经考协调小组