岗位说明书编写技巧

工作分析的直接结果之一是形成岗位说明书，假如我们把企业中的岗位当作一种逻辑上的产品，那么工作描述就是这个产品的说明书，也就是说，岗位说明书应该首先讲清楚这个产品的”标准”，其次应该讲清楚它的”功能”。

在工作分析的各阶段中，编制岗位说明书的工作最为复杂，岗位说明书不是人事管理员或人力资源经理拍脑袋想出来的，而是在工作调查和分析的基础上，根据实际状况科学设计的。在这一阶段中，工作分析人员需要投入大量的时间对收集到的各种信息和资料进行研究，必要时还需要借助电脑、分析软件等辅助工具进行统计和分析。

岗位说明书的实质是通过工作分析这一工具，对企业各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和工作条件，以及岗位名称、编号、层级和该岗位人员资格条件、知识要求、职业道德、能力要求、身体条件、岗位考核项目和标准等做出统一的规定。

岗位说明书基本构成要素

一般来讲，一份完整的岗位说明书应该包括：岗位基本信息、岗位使命、岗位职责、岗位参与或主导的流程、岗位kpi、岗位任职资格、岗位发展通路、岗位工作环境、岗位资源配置、岗位权限等要素，如表所示：

一级构成

二级构成

基本说明

岗位名称、所属部门、直接上级、直接下级、职族类别、岗位编号、岗位编制

职责说明

岗位使命、岗位职责、岗位参与或主导的流程、岗位kpi

附加要素说明

岗位任职资格：学历、专业、性别、年龄、证书、工作经验、行业经验、岗位经验、知识、技能、职业素养

岗位权限：人事权、财务权、信息权、资源调配权

岗位工作环境：办公环境、工作环境、相关资源配置

岗位发展：横向轮岗说明、纵向发展说明

当然，并不是所有的企业在编写岗位说明书的时候都需要对这些要素进行一一说明。企业也可以根据自己的实际需要，对岗位说明书的构成要素进行删减。

在文中，将重点介绍基本信息编写、岗位使命描述、部门职能分解与岗位职责编写、岗位kpi识别、岗位任职资格确认等因素。

岗位基本信息：主要是通过岗位名称、编号、岗位等级、所属部门、职族类别、直接上级、直接下级、岗位编制等，形成岗位的基本信息，以便对岗位在组织中的位置与类别进行标识。

岗位使命：就是岗位在组织中预期的责任和最高追求目标。

岗位职责：主要指该岗位通过一系列什么样的活动来实现组织的目标，来完成部门的职能，完成岗位的使命与目标。

岗位任职资格：指为了完成工作，取得好的工作绩效，任职者所需具备的知识、技能、经验以及职业素养等要求。

岗位基本信息编写

表：岗位基本信息编写技巧

内容

编写说明

岗位名称

指一个具体岗位的名称，岗位名称需要标准化和统一化，比如人力资源部长、采购员等。

所属部门

本岗位直属的部门名称，比如人事主任所属部门是人力资源部。

岗位等级

该岗位在公司组织结构中所处的层级，比如a公司部长的岗位等级是b，主管的岗位等级是c。

岗位编号

该岗位在公司的唯一性编号。

直接上级

该岗位在组织结构图中的直接行政领导的岗位名称，比如人事管理员的直接上级是人力资源部长。

直接下级

该岗位在组织结构图中的直接管理下级的岗位名称，比如人力资源部长的直接下级是培训管理员、薪酬管理员、保险管理员等。

职族类别

该岗位的职族类别，比如人力资源部长属于管理职位族。

岗位使命定位与描述

岗位使命是通过高度概括的语言将该岗位的核心职责、存在的根本目的及对公司的贡献和价值表现出来，这是与企业文化部分的重要接口。岗位使命可以按照“根据……，通过……，达到……”的格式进行描述。

比如：

a公司总经理的岗位使命：根据公司战略发展规划和年度经营计划，通过领导、计划、控制全面的公司经营活动，不断提升公司的经济效益、品牌价值、经营理念，确保公司经营计划的实现和可持续发展。

a公司管理副总的岗位使命：根据公司发展战略，通过对公司管理体系、服务体系和企业文化体系的建设，确保员工价值得到充分的体现和公司的效益最大化。

a公司销售部部长的岗位使命：根据公司总体市场及销售策略，全面负责销售部门的队伍建设、销售任务、渠道建设、风险控制工作，保证销售部全年各项销售指标的顺利完成。

a公司人力资源部长的岗位使命：根据公司人力资源规划，建立和完善人力资源管理体系，为公司提供和培养合格的人才，以确保人力资源战略目标的实现。

a公司招聘管理员的岗位使命：根据公司人力资源发展规划和部门年度工作计划，制订和完善员工招聘体系，保证人岗的高度匹配。

部门职能分解与岗位职责描述

岗位职责是指本岗位在组织中所涉及的工作领域与具体工作内容及与工作职责对应的各种管理权限和获得各种信息和资源的权限等。岗位职责的来源有两个：部门职能、公司相关规章制度要求。

岗位职责的编写常见的方法有一下几种：一种是基于pdca和管理五大职能进行部门职能分解、另外一种是基于责任岗位和辅助岗位进行部门职能分解，第三种方法是基于流程进行职能分解。

表：部门职能分解表1（根据pdca和管理五大职能分解部门职能）

部门职能

计划

组织

执行

协助

审核

根据公司整体战略，提出组织机构设置和优化的建议，合理进行部门的定岗定编

人力资源经理

人力资源经理

人力资源主管

总经理

负责制定公司人力资源规划，各阶段工作计划

人力资源经理

人力资源主管

总经理

根据公司人力资源规划，制定公司招聘计划

人力资源主管

招聘管理员

人事管理员

人力资源经理

负责公司招聘渠道的建立与管理

人力资源主管

招聘管理员

人力资源经理

负责组织公司招聘人才信息的收集与人才信息库的建立

人力资源主管

招聘管理员

人力资源主管

负责员工的招聘、选拔、晋升、试用期的评估与管理

人力资源主管

招聘管理员

人力资源经理

负责组织公司招聘考核试题库的建立

…

…

…

…

…

表：部门职能分解表2（根据责任岗位和辅助岗位分解部门职能）

部门职能

责任岗位

辅助岗位

根据公司整体战略，提出组织机构设置和优化的建议，合理进行部门的定岗定编

人力资源主管

人力资源经理、总经理

负责制定公司人力资源规划，各阶段工作计划

人力资源主管

人力资源经理、总经理

根据公司人力资源规划，制定公司招聘计划

招聘管理员

人力资源经理、人力资源主管、人事管理员

负责公司招聘渠道的建立与管理

招聘管理员

人力资源经理、人力资源主管

负责组织公司招聘人才信息的收集与人才信息库的建立

招聘管理员

人力资源主管

负责员工的招聘、选拔、晋升、试用期的评估与管理

招聘管理员

人力资源经理、人力资源主管

负责组织公司招聘考核试题库的建立

…

…

岗位任职资格确定与描述

任职资格是驱动员工产生优秀工作绩效的各种显性和隐性特征的集合，它反映的是员工以不同方式所表现出来的知识、技能、素养等。

岗位任职资格一般包括：基本要求、知识、技能和素养四部分，其中基本要求是指某岗位对任职者的最低要求，包括专业、学历、性别、年龄等；知识是指一个人在一个特定领域所拥有的各种信息的总和；技能是指结构化运用知识执行某项有形或无形工作的能力；素养是指员工行为对外部环境及各种信息所表现出来的一贯反应，素养可以预测个人长期在无人监管下的工作状态。

学历要求是指按照国家正规学历教育的程度，坚持适合的原则，最好采用确定某一学历或界定在某一个特定的范围之内；

专业要求是指按照国家正规学历教育结构设置的学科体系进行划分，如人力资源专业、机械设计专业、英语专业等；

性别要求是指部分岗位的工作特点对性别需求可能有一定的倾向性，在这种情况下可以进行选择；

年龄要求是指部分岗位的工作特点可能对年龄有一定的倾向性，在这种情况下可以进行选择；

特殊要求是指如果该岗位需要有国家或行业规定的特殊从业资格的，需要在这里注明，如电工证、驾驶证、会计证等；

工作经验是指指在不同企业或不同岗位所有工作时间的总和，部分岗位的工作特点可能对工作经验有一定的要求；

行业经验是指在本行业所有工作时间的总和，部分岗位的工作特点可能对该行业的工作经验有一定的要求；

岗位经验是指在与公司相同或类似岗位所有工作时间的总和，部分岗位的工作特点可能对岗位经验有一定的要求。

知识包括包括基本知识、专业知识。

技能包括管理技能、专业技能。

素养包括基本职业素养、特殊职业素养，其中特殊职业素养指该岗位的工作性质对任职者的职业素养的特殊要求。

比如：

表：a公司总经理秘书岗位的任职资格为：

基本要求

学历

大专。

专业

文秘；企业管理；其他。

性别

不限。

经验

工作经验：2－3年；行业经验：0－1年；岗位经验：1－2年。

资格证书

无要求。

知识

基本知识

公司简介3；核心价值理念3；公司流程1；规章制度1；公司产品知识1。

专业知识

管理专业知识：行政管理知识2；档案管理知识2。

能力

管理技能

组织协调能力2。

专业技能

书面表达能力4；口头表达能力3；执行能力3；学习能力2；电脑应用能力2。

素养

基本素养

责任心；纪律性；诚信；主动性；团队精神；服务意识；保密意识。

特殊素养

全局意识；忠诚度。

表：a公司管理会计岗位的任职资格为：

基本要求

学历

大专。

专业

财务管理；会计学；其他。

性别

不限。

经验

工作经验：3－5年；行业经验：2－3年；岗位经验：2－3年。

资格证书

会计证。

知识

基本知识

公司简介3；公司核心价值观3；公司产品3；公司流程1；公司制度1。

专业知识

财务专业知识：财务知识4；成本管理知识4；统计学知识3；投资知识1。

管理专业知识：法律知识2；档案管理知识2。

运营专业知识：生产管理知识2；仓储管理知识2；物流知识2。

能力

管理技能

创新能力2。

专业技能

口头沟通能力3；书面表达能力3；计划能力3；执行能力3；分析判断能力3；学习能力2；电脑应用能力2。

素养

基本素养

责任心；诚信；纪律性；主动性；团队精神；服务意识；保密意识。

特殊素养

全局意识；忠诚度。

岗位说明书的维护

通过岗位说明书的编写，企业就可以将所有的职能都分解到相关岗位上去了，正所谓，“人人有事做”，但是岗位说明书是相对静态的指导文件，但是其内涵却是动态发展的，从岗位基本信息、岗位使命、岗位职责以及任职资格，都会随着企业战略、组织模式、市场环境和人力资源状况变化而调整，如果调整不及时，岗位说明书对工作的指导意义则越来越不明显，同时也就失去了岗位说明书本身的价值所在，所以说，岗位说明书的动态维护就显得非常关键了，下表是国内某企业的岗位说明书维护权限表和岗位说明书维护记录表，读者可以参考执行。

表：岗位说明书维护权限表

维护项目

维护责任岗位

提出维护需求

审核

批准

修改—基本信息

绩效管理员

人力资源部长

总经理

修改—使命与职责

绩效管理员

人力资源部长

总经理

工作职责

绩效管理员

人力资源部长

总经理

任职资格

绩效管理员

人力资源部长

总经理

新增岗位说明书

部门负责人

绩效管理员

人力资源部长

总经理

岗位说明书的宣贯培训

绩效管理员

人力资源部长

全面提升性修改岗位说明书

绩效管理员

人力资源部长

总经理

表：岗位说明书维护记录表

申请部门

申请人

维护内容

申请维护的理由说明

修改前后比较

变更前：

变更后：

修改后风险评估

受影响的其它部门或岗位

对公司总体职能实现的影响评估

审核意见

审批意见

变更后需要知会的相关部门：