物资编码及计划管理系统操作说明

物资编码及计划物资编码及计划管理系统操作说明及计划管理系统操作说明 管理系统操作说明 目录

物资编码及计划管理系统操作说明 . .............................................................................................. 1

物资编码申请审核 . .................................................................................................................. 3 物资代码申请平台 . .......................................................................................................... 3 物资代码审核平台 . .......................................................................................................... 6 物资代码直接新增 . .......................................................................................................... 6 物资代码申请查询 . .......................................................................................................... 7 厂商编码申请审核 . .................................................................................................................. 7 制造厂/供应商代码申请平台 ......................................................................................... 7 制造厂/供应商代码审核平台 ......................................................................................... 8 制造厂/供应商代码申请查询 ......................................................................................... 9 集团公司编码管理 . .................................................................................................................. 9 集团公司物资编码管理 . .................................................................................................. 9 维护物资代码信息 . .................................................................................................. 9 批量修改物资代码信息 . ........................................................................................ 10 物资代码重码检测 . ................................................................................................ 10 物资代码查询 . ........................................................................................................ 10 集团公司制造厂/供应商编码管理 ............................................................................... 11 新增制造厂/供应商 ............................................................................................... 11 维护制造厂/供应商信息 ....................................................................................... 11 制造厂/供应商信息查询 ....................................................................................... 11 编码工作质量管理 . ................................................................................................................ 12 物资代码申请/审核质量统计查询 ............................................................................... 12 物资代码申请成功率统计查询 . ............................................................................ 12 审核物资代码及时率 . ............................................................................................ 13 审核物资代码成功率 . ............................................................................................ 13 制造厂/供应商代码申请/审核质量统计查询 . ............................................................. 13 制造厂/供应商代码申请成功率统计查询 ........................................................... 13 审核制造厂/供应商代码及时率 ........................................................................... 14 基层企业编码管理 . ................................................................................................................ 14

基层企业物资编码管理 . ................................................................................................ 14

维护基层企业物资代码信息 . ................................................................................ 14

基层企业物资代码管理 . ........................................................................................ 15

基层企业物资代码查询 . ........................................................................................ 15

物资代码对应关系查询 . ........................................................................................ 15

物资编码映射管理 . ........................................................................................................ 16

设置基层企业物资代码对应关系 . ........................................................................ 16

确认基层企业物资代码对应关系 . ........................................................................ 16

基层企业计划管理 . ................................................................................................................ 17

上报分子公司计划 . ........................................................................................................ 17

上报集团公司计划 . ........................................................................................................ 20

使用型号规格的关键字也可查找模板。也可用名称及型号规格组合关键字查找模板。

非模板代码也可以选择，但应谨慎使用。

当输入名称关键词找不到所需名称时，一是考虑关键词是否输错，二是可能已有代码中不包含所需的名称，需要新增加名称。需要增加新物资名称及其他信息时，需要按申请画面要求逐项选择或输入相关的编码信息。输入栏后面标记“**”的为必输项目，不可空；标记“*”的为二者必输其一项目，有一个输入数据即可。

“材质”栏目可以选择输入，也可以直接写入，允许大小写字符。 “国标分类”“专业分类”“采购模式”“制造厂”“计量单位”“是否配件”“主设备代码”7个字段只允许选择输入。其中，主设备代码只有在“是否备件”选“是”后才允许选择。

“电力分类”无须选择，国标分类选中后电力分类自动映射。 “制造厂家”只有对独家生产制造的产品才需要选择。

“图号”是指某厂家对其制造的产品进行识别所赋予的代号，多指配件类。有些产品厂家提供的型号规格、订货号、序列号或图号无法判断应放到型号规格栏目还是图号栏目时，按如下规则控制：当全部为数字时按图号处理，为字母与数字组合时，按型号处理。当厂家明确所提供的为型号或图号时，按厂家意见处理。

“采购模式”是根据集团公司集中采购目录确定的。不在集团公司集中采购目录内的物资代码，暂时选择“基层企业自行采购”。

所有信息填写完后，确认无误点击左上角“提交”按钮，提示“提

交成功，是否继续新增物资代码？”如果继续则点击“确定”，画面保留，在此基础上继续添加；如果“取消”，则终止申请，返回上级画面。

编码要求编码要求：

1. 准确判断是否为通用性物资准确判断是否为通用性物资。判断是否为通用性物资。通用物资编码要求：通用物资具有通用、有标准可执行、型号规格相同可互换使用的特点，具备招标采购的条件，应选择标准模板，标记相应的标准号，不要选择厂家；

2. 准确识别是否为配件类物资一般情况下，配件类物资本身没准确识别是否为配件类物资。识别是否为配件类物资。

有型号，属于某个设备上专用的零件，该产品不能完整执行某个标准，只有厂家自定义的图号或订货号，有些小厂家的配件可能只有规格而没有任何其他型号、图号或订货号信息，这类物资都具有零配件的特点，请按配件规则申请，物料所属分类及电力分类都应是配件类，是否为零件应选“是”，并选择该零件所属的主设备代码（与该零件有明确隶属关系、制造厂相同），绝大多数零件都需要选择厂家。

3. 准确判断哪些物资应该标记制造商对于有型号（型号是指用准确判断哪些物资应该标记制造商。判断哪些物资应该标记制造商。

字母、数字及其他符号组成的具有特定含义的、表征一个物资固有属性的符号集）的物资，编码时需要提供该型号所遵循的国家或行业标准，如果型号没有标准可遵循、是由某个厂家自定义的, 则编码时应选择该制造厂家。部分民用名牌产品可以使用品牌代替厂家，品牌放在型号栏目之首空一格后再标记其他信息。注意：除非是跨国公司使用相同品牌的，否则品牌与制造商不要同时标记。

用户：具有代码审核权限的用户。

功能：审核三级企业及集团总部、分子公司及专业公司总部申请的物资代码。

操作：点击“物资代码审核平台”菜单后进入审核画面，自动列出本人分工负责的待审核代码。其中，红色字体的为超过正常审核时间（24小时）的代码。

允许按组合查询条件过滤所要审核的代码。

允许批量审核通过或退回待审核的代码。批量通过时，一定要慎重，查看每一条代码的详细信息是否有误。成批退回时，弹出审核意见填写画面，可以设定常用审核意见并选择输入。该意见自动赋予每一条被退回的代码。

一般情况下，需要对每一条代码进行独立审核，点击“审核”进入详细画面，允许审核人对所有信息进行修改，也可以点击“退回”填写审核意见后退回。核实无误的代码点击“通过”则该代码正式赋码，自动成为申请单位的用户代码，同时其他单位也可以使用。 物资代码直接新增

用户：具有新增代码权限的用户。

功能：直接增加新物资代码。

操作：与申请代码操作类似，只是不再需要审核环节，直接赋码。

用户：所有与编码有关的用户。

功能：查询申请代码的状态、时间、申请单位、申请人、审核人等信息。

操作：点击“物资代码申请查询”菜单后进入组合查询画面，可设定组合查询条件，点击“确定”后列出相应的代码集。 允许查看审核过程、全貌及审核意见。

注意：制造厂或供应商名称应用准确的全称，经过网上或其他途径核实准确无误后再提交。“所属地区”为该制造厂/供应商所在地电话区号后3位，只允许选择输入。

对于采购供货需要的供应商，申请时还需填写必要的信息，以便系统自动抓取其信息进行后续业务的处理。

制造厂/供应商代码审核平台

用户：具有制造厂/供应商审核权限的用户。

功能：审核通过或退回申请的制造厂/供应商代码。

操作：点击“制造厂/供应商代码审核平台”菜单，进入审核画面，自动列出本人分工负责的待审核代码。其中，红色字体的为超过正常审核时间（24小时）的代码。

允许按组合查询条件过滤所要审核的代码。

允许批量审核通过或退回待审核的代码。批量通过时，一定要慎重，查看每一条代码的详细信息是否有误。成批退回时，弹出审核意见填写画面，可以设定常用审核意见并选择输入。该意见自动赋予每一条被退回的代码。

一般情况下，需要对每一条代码进行独立审核，点击“审核”进入详细画面，允许审核人对所有信息进行修改，也可以点击“退回”填写审核意见后退回。核实无误的代码点击“通过”则该代码正式赋码，同时其他单位也可以使用。

制造厂/供应商代码申请查询

用户：所有与制造厂/供应商编码有关的用户。

功能：查询申请代码的状态、时间、申请单位、申请人、审核人等信息。

操作：点击“制造厂/供应商代码申请查询”菜单后进入组合查询画面，可设定组合查询条件，点击“确定”后列出相应的代码集。 允许查看审核过程、全貌及审核意见。

批量修改物资代码信息

用户：集团公司物资编码审核用户。

功能：对选中代码的某些字段进行批量修改。

操作：点击“批量修改物资代码信息”菜单后进入组合查询及设定替换关系画面。设定组合查询条件，点击“确定”后列出相应的代码集。 选择要批量修改的代码，然后设定替换或插入字符，点击相应的插入或替换按钮进行批量修改，确认后保存即可。

物资代码重码检测

用户：集团公司物资编码审核用户。

功能：检测已经存在的重码并可以进行相应的处理。

操作：点击“集团物资重码检查”菜单，系统自动检查重码数据，然后列出重码信息，允许对重码进行停用等处理。

物资代码查询

用户：物资编码用户。

功能：按选定的条件查询全部代码。

操作：点击菜单后，弹出组合查询画面，输入查询条件，点击“确定”，即可显示查询条件下的物资代码。

集团公司制造厂/供应商编码管理

新增制造厂/供应商

用户：集团公司制造厂/供应商编码用户

功能：新增制造厂/供应商代码

操作：点击“新增制造厂/供应商”菜单后，进入新增画面，必输的项目有名称及所属地区。其中制造厂/供应商名称必须用准确全称，不可用简称，应经过各种途径核实。同时进行同名检测，以免重码。 “所在地区”为制造厂/供应商所在地电话区号后3位，采用选择输入方式。

维护制造厂/供应商信息

用户：集团公司制造厂/供应商编码用户

功能：修改制造厂/供应商代码信息，但区号不允许修改。

操作：点击“维护制造厂/供应商信息”菜单后，进入列表画面，填写选择条件后找到所要修改的代码，然后修改有关信息，点击保存后即可。

制造厂/供应商信息查询

用户：所有用户

功能：查询制造厂/供应商代码信息。

操作：点击“查询制造厂/供应商信息”菜单后，进入查询条件选择

画面，填写选择条件后，点击确定即可找到所需代码的详细信息。

别统计，集团用户可查看全部单位及人员，分子公司可查看所属单位及人员，电厂可查看本人。可按总数量及成功率2个条件设定星级标准，达到该星级条件的用户赋予相应的星数。

审核物资代码及时率

用户：审核物资代码用户

功能：查询审核物资代码及时情况。

公式为：审核代码准时率=（审核代码总次数-超时审核代码次数）/审核代码总次数*100%。超时定义为从申请提交之刻起24小时后。 审核物资代码成功率

用户：审核物资代码用户

功能：查询审核物资代码准确情况。

公式为：审核代码成功率=（审核代码总数-删除代码数量）/审核代码总数*100%。 制造厂/供应商代码申请/审核质量统计查询

用户：制造厂/供应商代码申请及审核用户

功能：查询工作人员制造厂/供应商代码申请/审核工作质量信息。 制造厂/供应商代码申请成功率统计查询

用户：申请及审核用户

功能：查询申请制造厂/供应商代码工作质量信息。

系统自动按选定的时间段（默认为本月时间）对每个申请用户申请代

码提交的次数进行记录，包括退回后修改再次提交的，同时记录退回的次数，包括多次退回的。成功率如下公式计算：申请代码成功率=（申请提交次数-退回次数）/申请提交次数*100%，按单位及个人分别统计，集团用户可查看全部单位及人员，分子公司可查看所属单位及人员，电厂可查看本人。可按总数量及成功率2个条件设定星级标准，达到该星级条件的用户赋予相应的星数。

审核制造厂/供应商代码及时率

用户：审核制造厂/供应商代码用户

功能：查询审核制造厂/供应商代码及时情况。 公式为：审核代码准时率=（审核代码总次数-超时审核代码次数）/审核代码总次数*100%。超时定义为从申请提交之刻起24小时后。

集，选中左侧的选择口点击提交即可。

基层企业物资代码管理

用户：基层企业物资编码用户

功能：删除已有本单位标记的代码。

操作：点击“基层企业物资代码管理”菜单后，进入查询及列表画面，选择相应的查询条件点击“查找”后，列出相应条件下的代码集，选中左侧的选择口点击“删除”即可。

基层企业物资代码查询

用户：集团及基层企业物资编码用户

功能：查询选择单位的加以该用户标记的物资代码。

操作：点击“基层企业物资代码查询”菜单后，进入查询条件选择画面，选择相应的查询条件点击“确定”后，列出相应条件下的代码集。 物资代码对应关系查询物资代码对应关系查询

用户：集团及基层企业物资编码用户

功能：查询选择单位的原有的非统一物资代码与集团统一代码的映射关系。

操作：点击“物资代码对应关系查询”菜单后，进入查询条件选择画面，选择相应的查询条件点击“确定”后，列出相应条件下的代码集。

物资编码映射管理

设置基层企业物资代码对应关系

用户：基层企业物资编码用户

功能：将各基层企业原有的非统一代码与集团统一代码建立映射关系，以便信息系统上线时数据导入及满足不采用集团统一代码的单位为集团统一管理的需要。

操作：点击“设置基层企业物资代码对应关系”菜单，弹出映射画面。上半部分为基层企业代码选择画面，下半部分为集团统一代码选择画面，分别找到并选中想要做映射的代码，然后点击“建立对照关系”，按钮，则建立临时一一对应关系。

也可以执行“批量对应”，在弹出的对应关系设定条件画面中设定映射条件，然后点击“批量更新”，则系统自动按设置的条件列出建立临时对应关系的所有代码集。

确认基层企业物资代码对应关系确认基层企业物资代码对应关系

用户：基层企业物资编码用户

功能：将临时建立映射关系的代码进一步确认，以防映射有误。

操作：点击“确认基层企业物资代码对应关系”菜单，弹出确认画面。选中待确认代码，点击“确认对照”，则临时映射关系变为正式映射关系。

阳电厂#2炉脱硫系统改造计划”“河南分公司本部办公用品采购”“呼图壁热电厂2×300MW工程第二批辅机采购”。

使用方向：必选项目。指要采购产品的用途或费用列支项目。选择输入。由于各单位财务科目设置不尽相同，最终以各单位财务入账为准，本系统选择的使用方向仅供参考。选择输入。

项目概况：当“使用方向”选择为“基建工程”时，该选项才有显示并需要填写详细信息，其他使用方向该栏目无须天写。点击“项目概况”后，弹出项目概况详细画面。

项目名称：填写所在工程项目名称，如“呼图壁热电厂2×300MW工程”；

项目报批情况：如“国家发改委已核准”；

项目进展情况：如“五通一平已完成”；

评标原则：评标原则栏中说明技术、商务和报价三部分的权重，报价评分方法（设标底时，应说明标底构成原则）等主要内容。如“采取“性价比优选法”进行评标，对技术及商务部分从质量、能力、供货范围、主要参数和其它重要性能指标、技术服务及业绩等方面以及对招标文件的响应程度，由评标小组进行综合评价、比较，并进行独立打分。综合得分所占权重：技术占80%、商务20%，以综合得分与报价的比值排序推荐出预中标人”；

概算价格：填写采购计划计划价；

招标形式：必选项目，选择输入；

合同签订方式：是否可采取分包方式履行合同，同谈统签，统

谈分签等；

招标文件编制完成日期：选择输入；

计划开标时间：选择输入希望开标的日期；

对投标人的要求：简述对投标人的限制条件；

标的物说明：简述标的物情况或标段划分，如“热机：轴流式引风机及配套电机、汽机房桥式起重机、高低压旁路、空冷设备（表面式）、辅机冷却塔、空气预热器、启动锅炉；输煤：犁式卸料器；电气： 220kV 断路器、220KV 隔离开关”；

备注信息：需要说明的其他信息。

采购申请类别：必选项目，选择输入。按服务类项目及货物采购选择。

备注信息：采购申请需要说明的其他问题。

申请明细：

申请明细行用于申请每个采购申请里面的具体物资，允许录入多行。添加一条物资时，不可直接手工收入，只能在集团统一代码库中选择输入。可点击左下角“新增”按钮，双击计划行后自动弹出物资代码选择画面。

注意：在弹出的物资代码选择画面中，设置选择条件后点击过滤所列出的代码集指的是已经添加到本单位的统一代码（称为用户代码，见“基层企业代码管理”），未添加到本单位的代码在此画面中检索不到。

找到所需代码后，选中并点击确定，则选中的物资代码添加到计划申请单明细行中，代码相关信息不允许修改。再输入需用数量及计划单价，如果有特殊技术要求文件时，再添加附件即可。

如果一个采购申请包需要共用附件时，可以点击申请明细栏目下方的附件添加。

收货方信息：允许每次重新录入收货方相关信息，系统自动记录最后一次录入的信息，下次再编制计划时默认即可。

条款和条件：可添加运费条款、税费条款、验收条款、结算条款等。必要时填写。

顶部菜单：一个采购申请编制后，可以操作顶部“暂存”“提交”“修改”等按钮。点击提交后执行下一个审批流程。

计划审核：基层企业设计一级审核。审核人在基层企业计划上报分子公司计划菜单中对申请计划进行审核，可以对申请人提交的计划进行通过、修改及驳回操作。提交后计划流转到分子公司。 上报集团公司计划

用户：基层企业物资计划申报、审核用户

功能：编制、审核集团公司集中采购计划。该计划是指经过基层企业内部从需求计划编制、审批及平衡库存后的集团公司一级采购目录范围的采购计划。

操作：点击“上报集团公司计划”菜单，弹出“基层企业计划申请单”画面。该画面上半部分为采购申请项目的基本信息，下半部分为采购计划具体物资明细。

采购申请项目的基本信息包括：

计划周期：必选项目。分为年度计划、月度计划及急需计划。选择输入。

期间：必选项目。选择计划提报时刻的时间。选择输入。

基层企业：系统默认，无需填写。

申请人：系统默认，无需填写。

申请日期：系统默认，无需填写。

到货日期（对于服务指服务开始日期）：必选项目，指需要采购的货物到达用户指定地点的日期或服务开始工作的日期。选择输入。

项目名称：必须输入项目。由申请人根据申请对象的用户、用途、类别及产品特征等要素命名，如“耒阳电厂#1机组A 修计划”“信阳电厂#2炉脱硫系统改造计划”“河南分公司本部办公用品采购”“呼图壁热电厂2×300MW工程第二批辅机采购”。

使用方向：必选项目。指要采购产品的用途或费用列支项目。选择输入。由于各单位财务科目设置不尽相同，最终以各单位财务入账为准，本系统选择的使用方向仅供参考。选择输入。

项目概况：当“使用方向”选择为“基建工程”时，该选项才有显示并需要填写详细信息，其他使用方向该栏目无须天写。点击“项目概况”后，弹出项目概况详细画面。

项目名称：填写所在工程项目名称，如“呼图壁热电厂2×300MW工程”；

项目报批情况：如“国家发改委已核准”；

项目进展情况：如“五通一平已完成”；

评标原则：评标原则栏中说明技术、商务和报价三部分的权重，报价评分方法（设标底时，应说明标底构成原则）

等主要内容。如“采取“性价比优选法”进行评标，对技术及商务部分从质量、能力、供货范围、主要参数和其它重要性能指标、技术服务及业绩等方面以及对招标文件的响应程度，由评标小组进行综合评价、比较，并进行独立打分。综合得分所占权重：技术占80%、商务20%，以综合得分与报价的比值排序推荐出预中标人”；

概算价格：填写采购计划计划价；

招标形式：必选项目，选择输入；

合同签订方式：是否可采取分包方式履行合同，同谈统签，统谈分签等；

招标文件编制完成日期：选择输入；

计划开标时间：选择输入希望开标的日期；

对投标人的要求：简述对投标人的限制条件；

标的物说明：简述标的物情况或标段划分，如“热机：轴流式引风机及配套电机、汽机房桥式起重机、高低压旁路、空冷设备（表面式）、辅机冷却塔、空气预热器、启动锅炉；输煤：犁式卸料器；电气： 220kV 断路器、220KV 隔离开关”；

备注信息：需要说明的其他信息。

采购申请类别：必选项目，选择输入。按服务类项目及货物采购选择。

备注信息：采购申请需要说明的其他问题。

申请明细：

申请明细行用于申请每个采购申请里面的具体物资，允许录入多行。添加一条物资时，不可直接手工收入，只能在集团统一代码库中选择输入。可点击左下角“新增”按钮，双击计划行后自动弹出物资代码选择画面。

注意：在弹出的物资代码选择画面中，设置选择条件后点击过滤

所列出的代码集指的是已经添加到本单位的统一代码（称为用户代码，见“基层企业代码管理”）且必须标记为“集团统谈分签”或“集团统谈统签”采购模式的代码，未添加到本单位的代码及无“集团统谈分签”或“集团统谈统签”标识的代码在此画面中检索不到。

找到所需代码后，选中并点击确定，则选中的物资代码添加到计划申请单明细行中，代码相关信息不允许修改。再输入需用数量及计划单价，如果有特殊技术要求文件时，再添加附件即可。

如果一个采购申请包需要共用附件时，可以点击申请明细栏目下方的附件添加。

收货方信息：允许每次重新录入收货方相关信息，系统自动记录最后一次录入的信息，下次再编制计划时默认即可。

条款和条件：可添加运费条款、税费条款、验收条款、结算条款等。必要时填写。

顶部菜单：一个采购申请编制后，可以操作顶部“暂存”“提交”“修改”等按钮。点击提交后执行下一个审批流程。

计划审核：基层企业设计一级审核。审核人在基层企业计划上报分子公司计划菜单中对申请计划进行审核，可以对申请人提交的计划进行通过、修改及驳回操作。提交后计划流转到分子公司。