医院供应室管理系统的优化
医院供应室管理系统的优化
通过一家医院的供应室管理系统在实际中一年运行和使用,院方对该系统在实际使用过程中出现的状况和发现的问题,提出了一些建议和需求;其问题如下:
1、系统运行速度较慢
2、制包方式不科学
3、一次性物品单件的处理方式不好
4、科室人员操作不方便,操作界面过多
5、单件库存信息混乱
针对以上问题,医院提出了一些建议和需求:
1、提高系统的运行速度,特别是制包时和包回收审核时的速度。
2、修改制包方式,使之更科学和合理;最好是回收什么包就可以制同等数量的相同类型的包,新制包进行单独制包操作。
3、一次单件物品在入库时不生成单件库存记录,只生成部门库存信息。 因此在制包及其后续操作时一次性包或包中的一次性单件物品就不从单件库存表中取了,直接从部门库存表中来。单件库存表中不再保存一次性单件物品。
4、为科室操作人员构建一个操作主界面,通过在界面上选不同操作类型就可以调用不同的操作。
5、通过院方配合对包和单件进行盘存,完善科室物品和包的盘存程序;取消单件直接入库操作,以后只能通过向库房提申领或盘盈的方式,来增加单件的库存数量。
根据院方提出的问题和建议,我们部门内部进行相应的分析和讨论:根据问题进行了如下分析:
1、系统运行速度慢:
主要根据医院较慢的几个功能模块进行检查如制包保存和回收包审核操作,主要检查相关存储过程中SQL 语句中的条件字段索引是否全以及条件是否存在执行效率问题和是否存在优化余地;前台检查bh 中是否有重复刷新操作和多余的数据访问操作,及数据处理和保存尽量通过存储过程实现。
2、制包方式不科学:
原来只有一种制包方式,通过单件信息和包模板明细的自动匹配来制包,该方式容易造成可制包数量和回收包数量不匹配,造成各种包制包信息混乱不利于单件管理和包管理,解决办法是把原来的单一制包方式分解成回报包制包和新制包两种方式。
3、一次性物品单件的处理方式不好:
原来一次性物品是按单件管理,由于供应室一次性物品数量较大,造成单件库存表记录大,影响了制包和拆包速度,和院方沟通协商后确定一次性物品只进行汇总管理不进行单件管理。
4、科室人员操作不方便,操作界面过多:
由于科室操作人员日常事物繁忙特别是临床科室的操作人员,现在需要操作的界面大概有4-5个且界面布局基本相同,容易造成误操作和增加
操作员工作量,合成一个界面后可以减少误操作,降低操作员工作量,且程序修改也可行。
5、单件库存信息混乱:
原来由于制包方式不科学和一次性物品按单件库存方式管理问题,及单件入库权限控制不严,供应室不进行盘点操作;造成单件信息存在大量需入库信息,造成单件库存信息混乱;程序方面需要修改制包方式和一次性物品处理方式;医院方面要对单件入库的权限进行控制,供应室要按时盘点,确保单件库存信息准确。
根据以上分析,我们认为院方提出的问题是确实存在的,并且他们提出来的建议也基本可行,一些地方也还需要沟通和协商。因此同多次和院方的沟通和协商确定了如下的修改方案和计划。
1、系统速度慢问题主要从SQL 语句优化及BH 程序修改进行解决。
解决办法查看SQL 语句中条件字段的索引情况,没有索引的就增加
对应数据表中索引信息,处理存储过程中SQL 语句条件把有in 和not in 语句子查询改为左连接方式条件为从表ID 不为空或为空;把条件判断中有nvl()判断的字段默认成一个数值,条件就改为直接等于条件;在前台BH 程序中减少全部记录更新操作,减少对数据库数据的处理,尽量通过存储过程来对数据进行处理。
2、制包方式不科学,把原来的单一制包方式分解成回报包制包和新制包两种方式。
对原来的制包方式进行处理,原来的制包方式是根据已清洗的单件库存信息来自动匹配可制包数量,这就存在同一单件可能被两个包暂用,实际制包数和显示的可制包数有可能就不一致;造成供应室在制包时回收了5包,如果中间先制了其他包或对单件进行了处理,就会在制包时制不了5个包;供应室操作员对此意见较大。根据该情况把制包方式分成了两种一种是回报包制包,另一种是新制包;回收包制包就是根据回报包记录中的单件信息进行制包,因此该单件信息回收一次后就确定只能制该种包,不能再被其他包占用;在新制包时要把回收包中的单件信息排除掉,剩下的才是可以制新包的单件数量。通过这种方式可以确保供应室回收包制包数量准确。
3、一次性物品单件的处理方式不好,按照医院的建议进行处理。
在供应室单件入库时进行判断如果是一次性单件则不生成单件库存记录只增加部门库存数量,在进行制包时判断包信息及包中单件信息如要制的包为一次性包或包中存在一次性单件信息,则在制包时就不从单件库存表中查找单件信息,直接从部门库存表中查找相应的物品信息,通过减少部门物品库存来实现一次性物品处理,因此在单件库存表中就不再保存一次性物品的单件信息,这将大大减少单件库存的数据量,因为供应室一次性包和一次性单件物品用量较大并且用过后也不回收,属于消耗物品。因此在单件库存表中可以不保存该物品记录,从而可以使单件库存表中减少2/3的数据量,同时也可以提高新系统的运行速度。
4、科室人员操作不方便,操作界面过多。
根据院方的要求,重新构建了一个科室操作员主界面;其界面如下:
进入界面后默认操作员所在科室,默认库房为器械库房那个时间范围为本月初到现在,通过在界面上选择操作类型后,即可选择新增操作;修改、作废、提交、冲销等操作根据选中的记录类型,就可以打开不同的操作界面,完成不同的功能操作。从而达到简化界面,方便科室操作员操作的效果。
5、单件库存信息混乱
单件库存信息混乱,其造成的主要原因为一是制包过程不科学;二是单件控制不严格供应室可以随便入库。要规范单件库存信息就要解决这两个主要问题;首先修改制包程序分两种方式制包,杜绝因制包问题造成单件库存不足问题;然后是取消了单件入库功能,只能通过申领或盘存的方式进行入库操作,并对此操作进行相应的权限控制。完善科室物品盘存操作,供应室盘存分为包盘存和单件盘存,包盘存时以包为单位进行盘存,通过包盘存在更新包库存的同时,还要更新单件库存信息及科室物品库存信息;在进行单件盘存时,只对为制包的单件物品进行盘存同时修改单件库存信息和科室物品库存信息,医院通过包和单件的盘存操作既可以使供应室的单件库存实物和账面数达到一致。
供应室管理系统通过以上的的修改和优化,基本上达到了院方提出来的要求;使供应室管理系统更加完善和稳定,操作更加人性化和简便;减少了故障率、加快了运行速度,同时通过优化是自己对供应室的管理流程和操作流程又有了更进一步的了解;对于该系统以后的升级和完善有很大借鉴和帮助