秘书学工作特点

长春理工大学光电信息学院

———— 秘书学作业

姓名：周格

学号：0966144

专业：汉语言文学

结合吉林大学靳从林教授“中日文化比较”，长春理工大学董宇教授“秘书工作务实”，我们对中外秘书工作进行了研究。

一、中日两国秘书工作的差异

1、企业秘书与行政秘书：

在日本，占主导地位的是企业秘书。虽然政府机关和事业单位也有秘书，但为数最多的是在企业、公司和商行供职的秘书。在日本，企业秘书工作深深影响政府机关秘书工作，政府机关的秘书工作都是按照企业秘书工作模式运行的，换言之，企业秘书工作特点就代表着日奉秘书工作特点。在企业，追求高效率是它的最基本的特点，因此，日本的秘书工作效率高也是它的最基本的特点。进行一项工作，以最快的速度、最茼捷的方法完成，是每个日本秘书所追求的。

我国“秘书 的一般定义是指在政府机关和企、事业单位从事文字和行政工作的人员。但一提到秘书，人们必然联想到政府机关。事实上，党政机美秘书人员也的确曾是我国秘书联合体的主体，在相当长时期内，企事业单位的秘书工作。都是按照党政机关秘书工作模式运行 正因为历史形成的这个客观原因。所以我国的秘书和秘书工作都不呵避免地以行政机关秘书和秘书工作为基础。行政机关秘书工作特点从某种意义上讲，就代表着目前中国秘书工作的特点。行政机关的秘书工作，更突出的是“参与政务”。参与政务，即为领导的决策出谋划策，直接参与领导事务中，这就使得行政秘书总有一种高于一般机关工作人员的优越感，有时不能正确认识自己的位置。

2、行业与非行业化：

在日本，以及提多西方国家，秘书工作都呈行业他的特点。即秘书工作是一种行业性的职业。做这项工作要有专业证书，持证上岗。由于日本秘书行业化程度比较高。对从业人员的知识化程度要求也比较高。对于秘书行业的基奉知识、基础技能，所有从业人员都必须经过专门的训练。比如文秘基础理论知识；基础写作、应用写作知识；档案管理知识；速记技术；文字处理技术；办公自动化技术等等。此外．还要掌握会计学、经济学、保险、税务、销售、证券、金融信贷、企业管理和法律等等相关知识。并且．经过考试合格，拿到岗位证书，才能上岗。

在我国，秘书工作不是行业性工作．因此，无论什么样的人，都可以作秘书工作。所以，秘书人员的专业素质参差不齐。有资料表明．我国从事秘书工作的人员，经过文秘专业培训的不足30％ 。其余70％ 中．有中文专业的．有经济学专业的．有法律专业的．甚至有理工科的。另外由于行政秘书的特点．秘书人员与领导的特殊性．使得秘书人员在工作中有越权处理事物的现象。

3、女性化与男性化：

在日本．有关秘书的书中一般用“SHE”(她)代指秘书，而不用“HE” (他)。另一方面，据日本政府统计的数据反映，日本22．3％ 高中毕业女学生选择当秘书。这表明在日本，越

来越多的女性把秘书作为自己选择的职业。日本社会普遍认为女性最适合作秘书工作。因此，在日本，无论是一般的小公司，还是规模宏大的公司，或是政府机构，作秘书工作的往往是女性，很难觅男性秘书的身影。而在中国，恰恰相反，男性秘书占据大多散。而越是重要部门的秘书工作，越是完全由男性占据。

形成这种状况的根源．还是我们对秘书工作认识的差异上。日本的秘书就是作服务性、辅助性工作的，像收集资料、整理信息、文字处理等等。做这些工作，女性的细致耐心、敏捷思路都优于男性，而且女性的打字天赋也明显优于男性。最重要的一点，在日本，秘书是没有什么升迁的机会的。它作为一种专门的行业，就是一项专门的工作。而在中国．秘书往往是升迁的一个阶梯。做秘书工作，都是在领导身边工作。努力工作，给领导留下一个好印象，大部分日后都会得到升迁。所以，在中国，做秘书工作是人们趋之若鹜的工作。而在领导才能方面，男性是明显优于女性的。另一方面，中国的行政机关．领导对秘书的倚重，也明显甚于日本。大部分的机关领导，都要在很大程度上依靠秘书来完成发言稿。甚至为决策定下初步的思路。在这方面，男性的全局观．看问题、认识事物的角度大都明显优于女性。

4、自动化程度：

日本秘书工作的自动化程度是非常高的，早在70年代末，办公自动化就开始进人办公室。到今天，日本基本上实现了所有办公室工作交由自动化来完成。无论在政府机关，还是在企业，每个工作人员都被要求能够熟练掌握自动化技术来完成工作，尤其是秘书工作。在日本．每个企业的秘书人员，无论走到哪里，手中都离不开一台笔记本电脑，因为他所有的资料都储存在那里 他可以运用它查阅资料、复制资料、传递信息、联系网络、遥控指挥等等。至于办公室的现代化设备更是齐全。

我国的办公自动化虽起步较晚，但发展很快。到1998年末，我国办公部门基本实现办公自动化。1999年国家定为政府的上同年，相信会更加促进办公自动化的发展。但我国的办公自动化水平还有一定的局限性。文字处理技术应用较多．而其他技术应用较少。比如网络的应用．可视系统的应用等等。

根据日、中秘书工作特点的比较，我们可以看出两国在秘书工作特点方面存在着差异，

二、中美两国秘书工作的差异

1、 工作性质方面：

美国秘书属于美国各级各类领导者及主管的群体支持系统，在沟通信息、协调关系、处理办公事务、参谋咨询等方面，发挥综合性辅助作用。不同于财务、人事等职能管理部门的专项辅助，秘书对领导和主管的辅助在范围上是综合性辅助，在过程上是全过程的辅助，在职能支持上具有广泛的参与谋划和服务的责任。秘书有时还要受权代表领导和主管去处理某些特殊问题。称之为特别助理或助理一类的秘书，在地位上略低于副职领导人而又高于职能管理负责人，属于高层次的辅助者。有些管理组织设有秘书长或办公厅（室）主任，他们在主要领导者身边充当综合辅助者和日常事务的全面管理者。

我国秘书部门不是领导机关的专项业务部门，而是机关的综合部门。因此，秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性的文电，提供综合性的信息，进行综合性的调研，处理综合性的事务，综合各部门的情况，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指秘书工作内容的广泛性，更重要的是对各种情况或信息进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的分析、归纳、抽象和概括，使之由个别上升到一般，由现象深入到本质，总结出带规律的东西，这种综合才是秘书工作的真正内涵。这一特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。任何一级领导者都处于不同层次的管理

系统全局位置上，都必须总揽全局，预测发展，统筹规划，综合协调。各级秘书部门和秘书人员，作为各级领导的参谋和助手，这种地位决定了秘书工作高度的综合性。从机关的整体结构功能来看，任何机关都必须由专业部门和综合部门的有机结合，才能形成合理的机关结构，而且机关层次越高，业务部门越多，越需要加强综合协调工作，以便发挥机关的整体功能。而各级秘书机构正是这样一种综合协调部门。它要求秘书人员必须具有全局观念，立足领导工作全局，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政；必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要；必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书工作。

2、 职业需求方面：

美国秘书部门负责人不仅是撰拟重要文稿、协调关系、处理公关事务、安排日常公务的业务专家，而且要求有高超的组织指挥能力，发挥全体秘书人员的作用，为领导开展工作提供服务。他们还要熟悉所属秘书人员的业务特长，充分发挥秘书部门的整体作用。秘书部门负责人及特别助理、助理等高层秘书，对内是各项办公事务的管家，对外是往来沟通、协调处理各种关系的参谋助手。美国重要领导人和财团总裁的专职秘书，直接对领导者负责，听从其指挥，直接为其提供辅助和服务。他们的职位级别随辅助对象的不同而各有不同。国家及政府首脑的秘书的地位可等同于部级高官。具体而言，每一位领导人的秘书，其在管理系统中的地位也有所差别，受组织体制、领导和管理模式及领导者的信任程度的影响，具有一定的不确定性；但从总体上看，美国领导人的专职秘书都更加贴近其领导者，往往要陪伴领导者的一切公务活动，跟踪提供辅助和服务；其辅助和服务对象都十分明确和单一，即主要负责人和决策人。

我国秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导者处理日常事务，保证领导和机关工作的高效运转。秘书部门的事务性工作都是围绕领导的政务性工作进行的，大致可分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务。这些事务工作具有频繁、杂乱、琐碎等特点，但又渗透着极强的思想性。例如，文件校对工作，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件印发出去，就可能造成重大的政治影响；会场布置工作，如果摆错主席台领导人座位，录相放出去，或照片发出去，就可能会引起各方面的猜测；办信接访中，哪些信应送领导同志阅，哪些人应由领导同志出面接谈，都具有思想性。人们常说“秘书工作无小事”，指的就是事情虽小，但是如果处理不好，造成的影响却很重大。因为秘书工作中的事务与领导政务密切相联。秘书工作的事务性是由秘书工作产生的基础和根本目的所决定的。秘书工作是适应领导工作需要而产生的。领导工作有政务和事务两大部分内容。由于领导工作日趋复杂化，而领导者的精力十分有限，迫切要求领导者把主要精力用于政务工作方面，集中精力思考和研究宏观决策问题，而把事务性工作交给助手--秘书人员去处理，以减轻领导者的工作负担，提高领导工作效率。“秘书是领导的助手”，正是从这个意义上说的。尽管随着时代的发展，领导者越来越重视发挥秘书工作的参谋职能，但这丝毫不意味着秘书工作可以弱化处理事务的职能。无论秘书工作怎样发展变化，处理事务始终是它的基本职能之一。这一特点要求秘书人员必须从提高机关运转效率的高度，充分认识事务工作的重要性，正确处理事务与政务的辩证关系，从处理事务入手，达到参与政务之目的；必须培养勤奋、刻苦、细心、耐烦的作风，克服懒惰、怕苦、粗枝大叶的作风，不断改进工作方法和手段，努力提高办事效率。