浅谈秘书的素养对工作质量的影响

浅谈秘书文化素养对工作质量的影响

摘 要

随着社会的发展，企业规模的扩大和经营模式的改善，沟通起到了至关重要的作用。秘书在企业作为一个上传下达传递信息的重要人物，其所具备的文化素养将对工作质量起到重要的影响。秘书作为领导身边的参谋助手，应该具备出色的能力技巧与良好的道德思想，这样才能使上司准确地了解问题的所在，作出及时的措施，提高了工作质量，才能使企业的效益不断的提高与进一步发展。

关键词 秘书文化素养；工作质量；影响

秘书是领导同志的参谋和助手，是领导同志和机关与群众联系的纽带，是上请下达，下情上达的桥梁和纽带。狭义的秘书定义指：“专门从事办公室程序性工作，协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其他服务的人员。”广义上的定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面事务与信息工作的人。”秘书工作的性质、任务与特点决定了秘书工作的重要性。秘书工作能否做好对领导和机关的影响很大，要成为一个优秀的秘书人员，其需要具备基本的政治理论素养、思想道德素养和文化技能素养。而文化素养是秘书人员最基本的能力要求，其对工作质量的好坏起到了决定性的作用。

一、 文秘文化素养的含义与内容

“ 素养”一词在《辞海》中的定义有4种，期中两条的概括对文化素养的解较为直接。其一：“素质”是指个人的才智、能力和内在涵养, 即才干和道德力量。其二：素质”是指人的体质、品质和素养。而文化素养从一般意义上讲是指人对自然科学和人文科学的认识理解，狭义的思想上文化素养指一个人接受文化知识的高低，而广义上涉及到一个人的外在修养，本身所具备的知识能力技巧，和内在思想品质素养等。

当代社会，企业不断发展，竞争力不断加强，职员工作内容安排更加细致。秘书不再是“花瓶”，她必须具备执行力和判断力，协助领导完成工作。一个优

秀的秘书，其所具备的文化素养对工作质量的影响非常重要。而文化素养包括很多内容，概括为以下几点：

1、 社会科学

学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故？只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大？王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。

2、 自然科学

秘书不仅仅要处理日常办公室内收发文件，传递信息等外还要为领导安排户外的一些活动。了解一定的自然科学知识，可以及时的处理些突发事件。比如重要领导人开会，选择开会地点时需要考虑到当地或者外地的地理位置条件，气候适应度，安全便捷等条件，这些都需要具备一定的自然科学常识。

3、 语言沟通

当代社会，信息传递全球化，沟通尤为重要。良好的交流奠定成功的基础。一个高级涉外秘书必须具备一门精通的外语，能够顺利的与外界交流，掌握了信息才能合理的提供服务。

4、 法律知识

当今社会是个文明的社会，但也存在很多道德缺乏有损国家或企业利益的人或事。为了保护自己和企业的利益安全，秘书人员要具备一定的法律知识。

5办公软件运用及文件抒写能力

秘书在日常办公中基本上要掌握word 、excel 、ppt 等办公软件，有些公司要求会用photoshop 、coreward 、CAD 软件。需要用到的是办公自动化设备有复印机、打印机、传真机，以及相关的维护。最基本的是要会公文写作、应用文写作，比如报告、函、通知、会议安排、会议纪要、礼仪接待等。

二、 秘书文化素养对工作质量的影响

秘书人员基本的三要素中：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；

三是要求--工作质量， 注意事项。由二三两点可见，秘书人员做事情要有质量的保证及效率的把握。工作质量的好坏与秘书的文化素质密切相关，也直接影响到了工作质量。

做事情尽可能出色，这就需要社会科学知识，具备才干精神。秘书工作所需要的才干包括哪些？这些才干精神又将怎样影响工作质量呢？有如下几点可知。

1、 精明的办事能力对工作质量的影响

秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力。办事能力涉及完成任务的情况和临机处事的本领。要具有一定的办事能力，必须以知识面广、头脑清楚、思维敏捷、手脚勤快、经验丰富等文化素养为基础。这些能力都对工作质量产生一定的影响。

办事能力主要体现在：

（1）理解和领会能力：就是要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。

（2）条理和驾驭能力：善于把繁杂的机关事务处理得井井有条。

（3）口头表达能力：这是对秘书职业的特殊要求。会说话，这是一门学问，而且是事关办事成败的基础。什么是会说话呢？起码要做到：①口齿清楚，②达意准确，③有点说话的艺术。前两条是最基本的，第三条是进一步的要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等等。人类语言学认为人的口语由两部分构成：声音要素和功能性发声。声音要素包括音调、音量、音速和音质，功能性发声含

哭、笑、哼、哈、叹息、其他表情等。 提高口头语言表达能力还应研究体态语。 举个例子：英国驻华大使馆文化教育处文化参赞助理曹薇说，她一直在做涉外秘书，她的感受是做高级秘书英文要很好，包括所有的听、说、读、写。对于老板沟通方面，要掌握重点，了解其要求，具备牢固的记忆力与表达能力。如果没有掌握，那么对工作质量打了折扣，影响了公司的进程。曹薇说：“有的时候，我需要陪老板去开会，两个小时的会上，其他参加会议的人累了，可以发一下呆，如果对某个话题不感兴趣，也不是你负责的，就不用专心地听。可我不行，不管什么，我都要记下来，回去还要分析，因为那个记录你是要形成文件下发给所有同事的，但有些信息是不能随便公布的，这就考验你的理解和领会能力了。如果不重视这些方面，将会严重影响企业的安排，工作质量不过关了。”

2、法律知识的意识能力 北京市职业技能培训指导中心秘书职业培训项目主管王秀娣认为，作为一个现代企业的秘书人才，不仅要具备基本的职业道德、社交礼仪、办公室日常事务处理技能、掌握一门外语、各类公文写作以及档案管理等技能，还要了解有关公

司法、合同法的法律法规，熟悉经济管理、理解企业文化 。可见法律知识很重要。企业秘书作为企业的枢纽级人员，法律知识是必备的基础知识，他们必须做到知法、懂法、守法、护法，才能成为企业名副其实的“参谋助手”。具体来说，法律知识包括宪法、民法和刑法等等。企业秘书在法律方面的作用有：熟悉、了解与本企业有关的法律、法规，确保企业的生产经营活动在法律允许的范围内；熟悉并了解现行法律、政策在本企业是否已经用足，以协助领导在法律允许的范围内拓宽生产领域和经营渠道，搞活经营活动；密切注意本企业的权益是否受到非法侵害，运用法律武器保护企业。从而提高工作质量，有效地完成各项任务。

三、 提高秘书文化素养的几点思考

当今世界，随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内部参与管理的特殊助手，他们不仅要具备良好的职业道德，而且要掌握基本的文化素养。在竞争强大的背景下，秘书想要出色最重要的一点就是要提高文化素养。 对于提高秘书文化素养我们要考虑以下几点：

1、 自我意识

一个优秀的秘书，应该锻炼和培养自己独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，决策后能正确领会并执行其意图。要具备那样的能力就要提高个人文化知识，文化知识的积累丰富了个人的判断和理解能力，从而提高自我意识。

2、 创新意识

办公室是综合服务部门，其工作量大，要求标准高，而且不能出现差错，这就要求秘书在处理具体事项上要求新、求实，在工作方式、方法、思维等各项工作上有所创新。看问题时，秘书要有深度，要理性、创新的分析问题。别人只看到问题的两个层次，秘书要多加思考地看到三个或者更多个层次。

3、 信息意识

当今时代是一个信息时代，增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍，把最有用的信息提供给领导。

4、 智能意识

智能意识主要包括知识积累、思维记忆训练、临机处理方面。秘书在沟通方面起到非常重要的角色。要能够灵活运用语言就要掌握语言技能，语言技能的提高就需要地不断积累并丰富自己的知识。秘书工作的内容比较繁琐，要合理的管理需要具备良好的思维逻辑能力，有条理地完成各项任务。为了方便工作，秘书人员也要具备良好的记忆能力，善于记人记事。临机处置智能是指在一切情况下

所表现的反应迅速、思路敏捷、处置泰然、机智灵活的智能。秘书人员接到突发事件信息后，应当迅速做出反应、按顺序先弄清事件的性质、程度和主要数据，发生地点，报告者情况，然后确定需要解决什么问题，应报告谁，通知谁，怎么做，做到灵机泉涌，左右逢源，分秒不误，毫厘不差。

四、 总结

秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的文化素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支具备专业文化素质，懂法守法、具备才干的秘书队伍。可以说，秘书文化素质的好坏直接影响工作质量的高低，推动企业的发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书文化素养对工作质量的影响有着重要的现实意义。

参考文献

[1]夏征农. 辞海[M]. 上海：上海出版社，2003

[2]吴欢章. 秘书素养[M]. 上海：上海文化出版社，2007