浅谈如何提高会议效率

浅谈如何提高会议效率

每个企业都会有大大小小的会议，可为什么要召开会议？

召开会议的目的有很多，或为了增进公司员工之间的沟通或为了公司的发展开发创意又或为了达成某种协议，解决公司问题，作出决策。开会是企业解决问题的重要方法，只要与会者充分了解议题、积极提供意见，便可享受解决问题的快感。所以按理说，开会应当是令人期待或者快乐的事情。但是最大的问题是，大家都非常忙碌、工作分秒必争，却得耗费大量时间，开各种大大小小却不知道会议是否有效的会议。会议的根本作用在於集合众人智慧，形成可以付诸实践的点子，如果让与会者枯坐、没有发言、发言次数非常少或者议而不决，这样的会议就是密度不足、松垮不实在。

反之，如果会议大部分时间，开会的人都能持续地互动、交换意见表达自己的想法，这样这个会议就会很有效率。但是如何做到提高会议的效率呢？

要想解决会议效率的问题，我们必须首先要知道会议效率不高的根源在哪里。

第一、安排不合适。这里所说的安排不合适主要是指时间和地点的选择不合时宜。一层

含义是说，公司的主管不知道该何时开会，又或者说选择的开会的时间不恰当，不能及时作出对公司有利的决策。另一层含义是说，开会的地点安排不妥当。开会不一定非要在会议室，有些紧急会议是可以在非会议室的地方召开的，比如说一对一的紧急会议。

第二、开会对象选择不对。有些“必须到会”的员工，因为已经与重要客户或政府官员

有约在先，根本不能出席，就找一些人代替参加，而到场的人往往并非与议题关系最密切的人，所以他们准备不充分或者根本来不及准备，影响会议的进度。 第三、准备工作不充分。准备工作不仅要每个人参会者做到，也是发起者的责任。准备

工作不充分，会使会议变得很混乱，没有章法，从而不能达到会议目的。

第四、会议发言不合理。许多人在会上发表冗长的演讲，讲不到重点，偏离主题。

如何才能提高会议的效益，让会议所花的时间和成本真正“物有所值”甚至“物超所值”？这是比较多地困扰会议负责人的问题。我觉得可以从以下几点出发，从而达到改善会议进度，提高会议效率的问题。

一、会议时间的安排

1、时间不易过长。我们知道，一个成年人能聚精会神投入工作的时长大约是两小时左右。因此，我们举行会议时，会议的时间也不应该安排过长（实际上这也与安排的会议议题多少有关），会议的时长一般需要计划和控制在半小时到两小时之间。会议时间太短不利于大家充分沟通并达成最佳结论，会议时间太长则会让与会者“身心疲惫”从而影响会议效率。

2、会议尽量不安排在午餐或者下班前。每个人在饥饿的时候是最难以集中精力的，所以，尽量避免在午餐时间加班开会。更不能在下班前开会，因为根据人的心理，员工在下班前的情绪是最不稳定的，此时开会只会让他们感到厌恶，归心似箭，根本不能集中精神参加会议，更不要说发表意见了。

3、准时召开会议

很明显，会议延迟召开是对时间和成本的浪费，其实这样的会议在我们日常工作中非常常见。杜绝会议延迟召开的办法是：给会议迟到者适当的惩罚、时间一到即召开会议

二、会议准备材料安排

1、提前将会议相关材料分发给与会者

为了节省会议时间、提高会议效率，会议负责人或会议主持人应该将会议相关材料提前分发给与会者，以便让与会者能有足够的时间在会前阅读和消化这些材料并形成自己初步的意见和结论。这样，正式会议讨论时，大家就能快速、完整地将事先准备好的意见和建议阐述出来，从而加快会议的进程，提高会议的效率。

2、会议议题不要安排过多

我们知道，目标太多，就等于没有目标。因为目标太多就无法抓住工作的重点。会议也是如此。每次会议，会议的议题不宜安排过多，一般一到两个议题为宜，尽量不要超过三个议题。如果议题太多，则大家讨论时的注意力很可能会分散（因为每个人所重点关心的议题可能会不同），这样就会影响结论的达成速度，从而影响到会议效率；另外，议题过多，势必导致会议时间拉长，而过长的会议会让与会者感到疲倦，从而也影响到会议效率。

3、作好充分的会前准备

俗话说“台上一分钟，台下十年功”，说明的是工作准备的重要性。其实会议也是一样，如果会议负责人能在会前花充分的时间进行会议议题和会议内容、材料的准备，则会在很大程度上保证会议的顺利进行。否则可能会由于情况考虑不周、材料准备不够等导致会议拖延或会议无法得到所期望的效果

三、对于与会者的要求

1、不邀请与会议无关的人与会

邀请与会议无关的人参加会议，是一种极大的浪费，也是毫无意义的做法。我们经常看到一些会议，整个会议过程中有些人一言不发，其实这些一言不发的人，大部分是与会议无关的人。因此，作为会议负责人或会议主持人，一定要事先确定好哪些人需要且必须参加会议，一些参加也可不参加也可的人员，尽量不要邀请他们与会。

2、尽量避免讨论与会议议题无关的内容

每次会议都已经计划好了需要讨论的会议议题。会议负责人或会议主持人需要注意控制并限制讨论本次会议没有计划的问题。否则一旦放开，则很难收回，结果不是该讨论的问题没有讨论到就是会议不得不拖延。

解决这一问题的有效办法是，一定控制住不讨论与本次会议无关的议题。如在会议上确实发现了很重要的问题需要开会讨论，则可以先记录下来，另行安排一次会议。

除了这些对于参加会议之前和参加会议之中对于各位员工的要求外，有些会议应该安排专人跟进会议决议的落实情况。因为有些会议，虽然有会议纪要，但没有跟进会议决定是否被执行的相关办法和措施，这样导致了会议“决而不行”，使会议没有发挥应有的效果。 所以安排专人跟进会议决议的落实情况并及时公布，将会议决定的落实和执行结果作为对相关责任人考评的指标之一，这样也是提高会议效率的一个重要方面。

一个有效和高效的会议，需要会议负责人和与会者共同的努力。从会议前期的准备到会议的召开再到会议决议的落实，我们都需要采取有效的措施来加以保障。

姓名：李慧婷

学号：[1**********]3

班级：07级工商管理二班