公路建设项目档案工作的_组织.职责与管理

组织、职责与管理

第一节 组织机构与职责

一、组织机构

1、高速公路建设项目档案工作按照统一领导，分工负责的原则，成立项目建设档案工作领导小组，领导公路工程建设项目档案工作，并依法对建设项目文件材料收集、整理、立卷、编制和归档工作进行管理，同时接受交通运输部档案馆、湖北省档案局、湖北省交通运输厅档案行政管理部门的监督和指导。

2、根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发

[2010]382号）文件“谁形成，谁负责”的有关要求，建立建设项目档案工作网络。档案工作领导小组由指挥部负责档案工作的领导任组长，代表项目法人落实高速公路建设项目档案工作项目法人负责制；成员由指挥部各相关部门负责人和总监理工程师组成。领导小组下设办公室，办公室主任由指挥部综合办公室主任或指挥部专职档案员兼任。各参建单位应成立建设项目档案工作管理机构，明确本单位档案工作分管领导，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。

二、各方的职责：

（一） 指挥部（业主）的职责

1、指挥部领导建设项目档案工作，制定本项目工程档案管理办法，明确项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。

2、明确建设项目文件材料编制与收集、整理、立卷、归档管理负责人，配备业主方工程档案专职管理人员，建立临时档案室，做好指挥部各部门形成的项目文件材料的收集、整理、立卷、编制、归档工作。

3、负责各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、编制、归档的组织、协调和监督、检查、指导及考核等管理职责，为项目工程档案工作提供有利条件和环境。

4、负责组织专家和相关专业技术人员对施工单位、监理单位及设计单位形成的档案资料进行交工验收，接收参建各方移交的经验收合格的竣工档案文件资料并汇总编目，完成整个项目的档案工作。

5、提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，配合档案验收单位组织设

计、施工、监理等各参建单位完成档案验收工作。

6、在项目通过竣工验收后3个月内向使用单位及有关单位办理档案移交手续。

（二） 施工单位的职责

1、明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实建设项目文件材料领导人负责制,建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。

2、建立施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档有效的管理机制，按照项目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。及时完成施工文件资料的收集、整理、归档和报送及保护工作，确保项目竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目竣工文件材料的准确、完整、系统和安全。

3、建立施工文件资料收集、整理、归档台帐，定期向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门报告。

4、接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门、驻地监理工程师的监督检查。

5、工程交工前，向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案室进行统一汇总归档。

（三）监理单位的职责

1、明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材料领导人负责制, 建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。

2、按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责监理工作文件材料的编制、收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目监理工作竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设同步和项目监理工作文件材料的准确、完整、系统和安全。

3、落实监理单位的监管职责，积极协调施工单位的关系，加强对施工单位的施工文件资料收集、整理、归档工作管理、指导、监督和检查，确保施工文件资料与施工同步收集、同步整理、同步归档；及时全面审查施工单位上报的竣工文件，认真行使个人签字权，对已签认文件资料的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理与施工单位之间交叉的文件材料；定期或不定期向指挥部及总监办报送施工单位竣工文件资料收集、整理、归档、编制工作的评价信息。

4、接受项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门的监督检查，建立监理文件资料收集、整理、归档台帐。

5、施工单位工程交工前，审查施工单位竣工文件的质量和档案自检报告，审查验收合格后，在施工单位档案专项验收申请上签字报指挥部档案管理部门，还需提交对项目档案质量审核意见，配合指挥部档案管理部门组织验收工作。

6、向指挥部档案管理部门提出监理工作档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案室进行统一汇总编目。

（四）设计单位的职责

1、明确建设项目档案工作分管领导，按照“谁形成谁负责”的原则，落实项目竣工文件材料领导人负责制, 建立临时档案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。

2、按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责设计工作(含施工过程中变更设计)文件材料的收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目设计工作文件材料的收集、整理归档工作的准确、完整、系统和安全。

3、接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门监督检查。

4、工程交工前，向指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检报告和档案专项验收申请，经验收合格后，送指挥部档案进行统一汇总归档。

第二节 管理与措施

一、建设项目档案工作的管理

1、建立建设项目“三同步”档案管理机制。

将公路工程建设项目工程档案编制、收集、整理工作纳入工程建设管理程序，纳入工程建设目标管理和考核范围内，建立与工程建设同步收集、同步整理、同步归档管理机制。

将工程项目档案工作纳入工程计量支付的必备条件，建立与工程计量支付相关的制约制度，凡申请计量支付的工程必须是该工程文件资料收集完整齐全，达到文件资料归档要求。否则不予计量，不予支付。

2、建立建设项目档案管理领导人责任制。

建设项目档案工作实行项目法人负责制，建立建设项目“三落实”档案管理机制。落实公路工程建设项目工程档案文件材料编制、收集、整理、归档领导人责任制。按照“谁形成，谁负责”和不得委托他人的原则，建设单位（业主）应有一位领导负责项目档案工作，各参建单位应至少有一名分管领导负责抓工程档案的编制、收集、整理、归档工作。落实临时档案室，配置档案专柜，落实档案管理人员，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。

3、建立建设项目档案工作的检查制度。

指挥部和总监办具有工程管理职能各部门，定期要对各工地、驻地监理等参建单位档案收集整理情况进行一次专项检查、现场指导。凡档案工作进度滞后、编制质量不符合要求的，立即督促整改，明确整改内容，规定时间及要求，必要时下发整改通知书，档案工作进度严重滞后，进行通报批评。

发挥工程监理的监管职责。将项目文件材料收集立卷归档工作纳入监理工作内容，建立项目档案工作监督考核体系，总监理工程师办公室负责本项目驻地监理、施工单位的日常档案工作管理，监督、检查、指导、考核各参建单位竣工文件的收集、积累、整理、编制、归档工作；并将监督、检查、考核、验收结果每月上报项目项目建设档案工作领导小组办公室。

驻地监理办公室负责本单位形成的施工监理文件材料收集归档工作，并配专人负责对本监理合同段各施工单位竣工文件的收集、积累、整理归档工作进行监督、检查、指导和考核、验收并将监督、检查、考核、验收结果每月上报项目总监理工程师办公室，确保项目文件材料的收集、立卷、归档的及时、准确、完整、

系统和安全。

二、建立预立卷制度

1、工程档案预立卷是工程档案文件资料立卷的基础，就是将公路工程建设项目产生于工程建设不同阶段和不同时期的文件材料进行初步立卷，待工程项目完工后再正式立卷归档，项目各参建单位应根据公路工程项目建设程序的不同阶段和文件材料产生的自然过程，按照公路工程立卷归档要求，分别做好预立卷工作。

2、预立卷卷内文件材料的收集按照本指南公路工程档案文件材料收集范围进行收集和整理，建立档案文件材料收集目录和档案文件材料收集台帐，确保一个单项工程完工，相应的档案文件资料必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应的工程档案编制、收集、整理工作也同步完成；并由专人专室专柜保存项目文件资料。

3、预立卷的封面和脊背的档号、案卷题名、编制单位、日期、保管期限内容可用铅笔或易擦写笔填写。卷内目录和备考表待卷内文件材料整理完毕，检查确认符合规定要求后，编制打印，装在案卷的首页和案卷的末页。