供应链管理系统需求分析

四川九州电子科技股份有限公司

供应链管理系统需求分析

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年 月 日编写 年 月 日实施

编写部门：采购部 批准: 审核:

目录

引言 ......................................................................................................................................................................... 2

1.1

1.2

第2章

第3章

3.1

3.2

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

3.10

3.11

第4章

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

定义 ................................................................................................................................................. 2 目标 ................................................................................................................................................. 2 系统指标要求 ................................................................................................................................. 2 系统各模块需求 ............................................................................................................................. 3 档案管理 ......................................................................................................................................... 3 价格管理 ......................................................................................................................................... 3 订单管理 ......................................................................................................................................... 4 发票管理 ......................................................................................................................................... 5 权限管理 ......................................................................................................................................... 5 供方管理 ......................................................................................................................................... 5 招标管理 ......................................................................................................................................... 6 图纸管理 ......................................................................................................................................... 6 VMI 管理......................................................................................................................................... 6 报表分析管理 ................................................................................................................................. 6 资源池管理 ..................................................................................................................................... 6 性能需求 ......................................................................................................................................... 7 数据精确度 ..................................................................................................................................... 7 时间特性要求 ................................................................................................................................. 7 灵活性要求 ..................................................................................................................................... 7 安全保密性 ..................................................................................................................................... 7 故障处理 ......................................................................................................................................... 7 其他需求 ......................................................................................................................................... 7

引言

1.1 定义

● 供应链管理系统：供九州和供应商使用，九州的供应商可以通过互联网登陆本系

统，了解和掌握九州所需物料的动态计划，据此进行科学合理的调度；同时，供

需双方可通过此系统完成所需物料的询报价、招投标、订单下达、发货指令下达

和执行、账目核对和管理等，提高供应链管理和运行效率。

● 本系统：供应链管理系统。

1.2 目标

● 通过本系统可以实现供需双方即时的信息交流，加强信息的传输速度和时效，提

高供应链管理和运行效率。

● 九州可以通过此系统实现供应商基础资料管理，实现供方供货资格动态管理，可

以实现系统上直接发布询价、招标、下单、送货安排、开票通知、付款等信息，

可以在系统上直接导出供方成本、供货、质量等报表分析数据。

● 供方可以通过此系统录入/上传/更新资质资料，系统上直接获取九州物料需求

Forecast 信息，系统上直接接收九州订单并可以在系统上直接确认订单，可以

在系统上接收收料/退料通知信息，掌握来料验收及过程质量情况，可以在系统

上直接参与物料询价与招标，可以在系统上进行报价，可以系统上直接下载图纸

资料，可以在系统上直接获取开票资料，进行账目管理。

第2章 系统指标要求

第3章 系统各模块需求

3.1 档案管理

1、供方在申请供应链系统端口时，能够实现供方基本信息、账号信息、授权人信息以及应急联系人信息等内容的录入、修改、更新等功能。

2、能够实现双方商务、质量等协议的电子签订，同时供方可以根据我公司要求进行资质上传、更新。

3、供应商档案建立后，可以实现随时查询及资质有效期的自动更新推送功能。

3.2 价格管理

1、需方询价

根据PMC 部下达的K3采购计划需求，从K3抓取采购计划生成询报价申请单，发起人向供方发出询报价申请单（询报价信息含询价编号、物料名称、规格型号、图号、含税单价、采购数量、交期、最小包装、最小起定量、包装方式、付款条件、结算币种、报价截止日期、报价有效期）。其中物料名称、规格型号、图号、含税单价、采购数量、交期、最小包装、付款条件、结算币种、报价截止日期、报价有效期作为必填项，其余可作为可选项。

2、供方报价

供方收到询报价申请后，按询价信息进行限期报价，如超过报价截至日期，则询报价信息自动作废，视为无效。在供方收到询价后，系统会自动提示消息发送至发起人：**供方于**年**月**日**时**分**秒接收到询价信息。发起人收到供方询报价信息后，报价信息自动提交至公司价格小组成员，如果公司价格小组认可该报价信息，则将价格信息确认提交，该价格则自动更新到该物料价格以及关联该供方；如果不认可该报价信息，则将价格信息退至供应商，并附拒绝接受原因，要求重新报价。确认后的价格进入系统后不允许修改或删除。

3、价格维护

常规物料供方报价经公司价格小组认可后，按照确认的价格有效期价格自动进行系统更新，报价有效期临近时，自动弹出预警信息，重新询价并确认价格有效期。对价格经常波动

物料，按照需求计划，一单一询或按照公司价格小组谈判的用量来进行价格维护。新申请代码物料，在申请代码前将供方资质、端口均办理完毕，待代码审核后及时发出询报价信息进行价格维护。询报价申请单应该具备查询、删除、作废、自动提醒等功能。实现供方价格趋势分析表，可以查询到某一物料在一段时间内的价格走势趋势。

3.3 采购订单管理

1、根据K3采购计划，下推生产采购订单，该物料的价格以及关联报价供方、付款方式信息均可显示出来，根据价格信息选择下单供方，以及交货日期、付款方式等信息，选择保存后提交合同评审小组进行审核，审核完成后订单自动加盖公司电子签章并提交发送相应供方。

2、采购订单应包含下单的物料名称、规格型号、图号、采购数量、含税单价、交期、付款方式、备注等信息。

3、供方收到订单后进行确认并加盖相应的供方电子签章进行回签，回签后自动保存至系统模块中。

4、深九代理报关的美金订单可以进行2次下推生成人民币订单。

5、针对部分委外业务，在下推采购计划时可以生成一个委外加工订单。

6、针对已经下达的订单，如中途涉及价格或数量变更或订单取消，则由发起人发起变更申请，经合同评审小组审核通过后，变更后的订单重新更新后发至供应商或订单取消。

7、交货预警，订单交期临近3-5天前，系统自动提示供方交货提醒；供方根据订单发货后可以推送给发起人发货信息（发货数量、快递方式及单号），以便查询跟踪货物。

8、能够实现供应商准时交货分析表功能，可以查询到某一时段供应商交货准时性。

9、送货通知指令的下达和接收，针对等通知送货的物料，在PMC 部按照计划下达送货指令后，直接将指令传递到该计划下所对应的供应商，供应商即时收到送货指令并做好物料的交付安排。

3.4 发票管理

1、供方根据订单交货情况，关联开票订单信息后提出开票申请，经收货方核对确认无误后，供方开票。

2、采购员收到发票后，关联相关订单的外购入库单进行发票核销挂账。

3、供方可以根据开票情况，查询到应付账款余额及质保金信息。

4、发起人提交的付款申请，可以查询到财务付款进度及记录。

3.5 权限管理

1、每个供应商开放一个用户端口，用户端口由供应商按要求进行相应申请，申请通过后进行权限开放。

2、采购员询报价、价格查询、PO 查询等设置相应权限。

3.6 供方管理

1、涉及供方金额扣款或抵扣，由发起人下推生成一个扣款单，扣款单信息含扣款原因、金额、扣款方式等信息，供方收到扣款单后进行确认回复，回复后账目自动扣除。

2、物料预测备货信息管理，由采购员发起物料后续预测情况或供方发起备货信息，双方可随时查询预测及备货信息。

3、样品需求申请单，由采购员发起样品需求申请单，供方按照样品需求申请单按期提供样品。样品需求申请单应包含（物料名称、规格型号、图号、数量、含税单价、交期、最小包装等信息）

4、实现供方季度或年度绩效考评，并将考评结果推送供方。

5、实现公司来料或生产过程出现的质量进行信息传递并对供方品质异常分析报告形成闭环（能够实现附件上传、退回、闭环等功能）

6、能够实现供需双方的日常对账功能（对账单能够实现双方加盖电子签章、电子存档以及随时查询功能）

7、实现供需双方意见反馈表。

8、供应商供货质量分析表，可以查询到某一供方在一段时间内的供货质量走势趋势。

3.7 招标管理

1、招标方案审批表（将本次招标的具体方案上报招标小组进行审批）

2、招标意见书，向供方发出招标文件，含招标物料名称、规格型号、图号、招标数量、含税单价、交期、付款方式等信息。

3、投标履约金的支付和返还。

4、让投标方按照约定的时间进行在线竞标。

5、中标书，将招标意见书的最终中标结果反馈至供方。

6、中标后订单执行情况查询分析。

3.8 图纸管理

实现物料的规格书或图纸可以关联订单，不在单独从PDM 系统里下载后发给供应商。 图纸更新或变更后系统可以实现自动更新刷新

3.9 库存管理

需包含供应商所供物料的即时库存、历史使用数据、报表分析数据等信息。

3.10 报表分析管理

需包含供应商供货ABC 分析（同类物料供货数量比例、供货金额比例）、采购价格分析、物料采购结构分析、供应商供货质量分析、供应商准时交货分析、供应商价格趋势分析等功能

3.11 资源池管理

建立统一的APL （approved parts list器件优选目录）和A VL （approved vendor list合格供

应商目录），能够实现供应商日常分级和动态管理。

第4章 性能需求

4.1 数据精确度

保证数据统计的真实可靠。

4.2 时间特性要求

即时发布，即时更新。

4.3 灵活性要求

在使用的过程中，可根据需要，不断拓展新的功能。

4.4 安全保密性

系统访问要求有用户及用户密码控制，业务操作用操作员登陆、系统维护用系统管理员用户登陆。

4.5 故障处理

可能的软件、硬件故障所产生的后果必须及时排除。

4.6 其他需求

1、用户界面：简洁，美观。

2、可靠性：系统运行稳定，数据进行备份。

3、可操作性：操作步骤简洁。

4、可扩充性：方便新应用需求的实现。

5、可维护性：系统设计便于维护。

6、可移植性：系统方便移植。