公司重要证件管理管理规定
公司重要证件文件管理规定
为规范公司重要证件文件日常管理,减少漏洞,特制定本规定: 一、重要证件、文件范围:
a、公司设立、经营过程中,在国家各权力机关办理的各项证件、申请批复件;
b、公司固定资产的发票及按照国家规定办理的各项证件; c、公司各年度与合作单位签订的各类合同文件; d、公司内部各项管理规定执行件等; e、其他事关公司信息、资产安全的各项文件。 二、专人保管:
由财务部指定专人、专柜落锁保管,并建立明细目录,随时备查; 三、日常使用:
1、凡使用公司重要证件、文件的,必须经财务部经理同意后,在保管人员处领取,保管人员建立使交接登记册,详细填写;
2、使用完毕后,必须及时送回保管人,并填写交接登记册;
3、使用期间必须按照申请使用用途使用,不得挪作他用,更不得用于损害公司利益的违规违法行为。
4、使用期间由申请人妥善保管,不得污损、遗失。 四、新证件、文件的上缴:
1、公司因经营需要而新增加的重要证件、文件,由执行副总负责、财务部经理监督,确保在证件、文件产生后,由经手人第一时间上交财务部保管人员;
2、经手人上交时必须与保管人员履行交接手续,列明明细及交接时间,双方签字确认;
3、保管人员收到后必须及时在文件明细目录上进行登录。 五、责任管理:
1、重要证件、文件的明细目录不得随意涂改、删除;如确实需要销档的,
必须由财务部经理签字说明;
2、保管人员更换时,必须由财务部经理监督下按照目录清单进行逐件交接,交接完毕后双方签字确认。
3、财务部经理对公司重要证件、文件的日常管理负监督管理责任,保管人员负直接责任;
4、文档保存财务室期间或外借无登记期间发生重要证件、文件敌丢失的,由管理责任人和直接责任人承担相应损失,承担比例为40%和60%。并对管理责任人和直接责任人各处罚500元以上罚款。
5、重要文件、证件外借期间丢失的,由经手人承担全部相应损失,并处以500元以上处罚。
6、重要文件、证件外借期间,未按申请用途使用造成公司损失或负面影响的,由经手人承担全部责任,公司并有权通过司法途径对当事人予以追究。
本规定自下发之日起执行! 附交接登记表:
登记表登记表
河南楚冠商贸有限公司 2012年6月21日