行政单位财务内部控制的关键点分析

行政单位财务内部控制的关键点分析

作者：汤荣辉

来源：《财经界·学术版》2013年第17期

摘要：行政单位财务内部控制工作主要包括内部控制意识、内部控制制度、银行账户管理、监督体系及信息化等五大关键点。本文结合行政单位财务内部控制的现状，指出了其中存在的问题并提出一些富有建设性的解决策略。

关键词：行政单位 财务 内部控制 关键点

行政单位的内部控制主要是通过或利用会计工作来实现对单位各项活动的指导、调节及促进的活动，目的在于提高单位的工作效率及社会效益。由于有的领导认为内部控制业务比较简单，不够重视，导致部分财务人员出现错误或舞弊行为，危害了行政单位的利益，直接影响到单位的发展，有的甚至给国家造成了重大损失。因此各行政单位应该提高对财务内部控制的重视，直面其中的问题并制定出一套科学有效的内部控制制度。

一、行政单位内部控制的关键点及其存在的问题

（一）内控意识薄弱

和其它行业或者单位性质不同，行政单位是我国体制建设中的一个特殊部门，其财务的内控管理质量直接影响着单位的正常运行。当前，虽然大部分单位已经设有专门的财务管理部门，但是由于缺乏对财务内控重要性的认识，行政单位内控意识薄弱，使得财务管理部门形同虚设，不能起到应有的作用。部分领导对内部控制只是做一简单的估计，有的甚至无视内部控制制度，惯于使用例外原则，不仅导致了内部控制混乱，也潜移默化地带动其他员工对制度的忽视。部分会计人员缺乏责任心，将领导的话当作执行依据，造成了监督作用的缺失。还有一些领导认为内部控制账目简单，要求不高，出现非财务人员担任的情况，造成账务管理的混乱。

（二）内部制度体系不健全

健全科学的制度体系是保证内部控制有效运行的重要保障，然而由于行政单位对其认识不足导致财务制度不健全，已经成为很多单位的通病。行政单位在日常运行中缺乏硬性的规章制度，对于各部门及工作人员的不良行为也都缺乏必要的管理，使得财务管理也缺乏统一性和规范性。主要表现在两个方面，一是岗位设置不合理，我国《会计法》中明确规定对于不相容的职务应当进行分离。但在岗位工作中由于人员、编制的限制或者其它原因，加上内部控制工作量相对较小，不少单位未经审核，就录用一些不相容职务的人员兼岗，不仅影响了工作效率也可能会造成不可估量的损失。比如会计和出纳由财务人员兼任，就无法形成牵制，容易出现舞弊现象也不能发挥其监督职责。二是授权不明。在《内部会计控制规范——货币资金》中明确

规定“对货币资金支付申请，应由专人进行复核，主要复核支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等。”然而在小规模行政单位的审批工作中，通常一支笔甚至一句话就完成了审批流程，这是不符合财务控制要求的，长此以往会让工作人员对自己的职务和责任逐渐模糊，甚至出现大范围违规审批现象。三是流程控制问题。对于财务支出的各项具体细节比如审批人、审批对象、金额、用处、时间等都缺乏必要的说明，流程流于形式化，一旦出现经济问题，追究责任比较困难。

（三）银行账户管理松弛

银行存款是行政单位货币资金的主要形式，通常采用现金支票、转账或者电汇的方式进行流通，正常情况下要求出纳人员在填制支票后交由会计人员审核，然后再加盖财务专用章，会计还应在每个月都对银行账单进行核算。《内部会计控制规范——货币资金》中也明确指出，单位应当定期检查、清理银行账户的使用情况，强化对于银行结算凭证的填制及保管。然而在实际工作中，很多行政单位数年来一直存在银行账目混杂不清的情况，支票、废支票无人过问，一些人员在挪用公款后会伪造银行对账单，不与财政核对余额，造成银行账户管理不明，账目难以对上号。

（四）缺乏监督体系

我国行政单位实行会计改革以来，涌现出许多新的经济情况，但是相关法律制度却还没有完善，使得单位的诸多经济事项处理具有很大的不确定性。法律监督体制的缺失使得能够对会计工作起到的监督效用减少。一些行政单位为了自己的利益往往对本单位采取保护主义，不能进行有效监督。部分单位仅仅根据自己的职能做出单方面的监督，不能实现信息共享。审计部门本应起到最重要的监督作用，但由于其工作重心是在预算上，因此也就不能实现对所有单位的长期监督。在惩罚体系上也不够明确，行政单位的特点决定了其在查处中就人不就事，重人情轻规定的特点，使得监督机制弱化，内部控制不能达到预期效果。

（五）信息化的挑战

计算机已经在行政单位中普及开来，在降低了财务人员劳动强度的同时也给财务工作带来了新的风险。计算机输入数据的正确度直接影响到输出数据的正确与否，而数据处理的方法及过程如果出现不规范甚至错误，会计信息的准确性和完整性就会出现问题。电算化功能的集中也导致大部分会计要同时负责数据输入和输出，可以轻易改变处理结果，给人为操作留下漏洞，加大错误和舞弊风险。另外，在安装和使用相关软件时也可能使得数据系统破坏或丢失，黑客、计算机攻击等都容易造成密码丢失、信息泄露、文件损毁等，加上行政单位人员年龄偏大，知识结构相对比较滞后，即使能够熟练操作计算机，但是相关的网络安全、软件升级等新知识也难以迅速掌握，而如果财务人员水平参差不齐在财务审核时会出现不同结果，导致财务工作更为艰难。

二、改善策略

（一）发挥管理层在财务内部控制中的作用

财务内控工作的有效实施需要管理层的科学领导，行政单位领导作为第一责任人，除了对自己严格要求外，还应积极支持并引导《会计法》在单位内部的实施，督促会计人员履行控制职责。对于管理层人员尤其是重要岗位的领导应该加强对其素质的培训和法制教育工作，普及相关案例，使得他们能够知法、懂法，提高廉洁从政、防腐拒变的能力。管理层对于财务内部控制的重视和身体力行对其他工作人员起着重要的带动作用，便于自上而下地开展财务内部控制工作。

（二）完善基础运营工作

对于执行财务的重点岗位、流程及领域应制定相应的控制制度，强化运行机制中的牵制作用，对于不相容职务应实行分离，完善财产保全、风险控制等内部制度。比如在会计岗位设置方面，必须实行不兼容岗位分离，以实现互相制约，在条件允许的情况下，一个行政单位至少应该设置两名财务人员。对于财务行为中的审批、财产保管、资金流向等应该做好记录，一旦出现问题可以及时找到相关责任人员。在处理对外投资、资产处置及其他重要资金支出与决策方面应该做好监督及制约。可以采取财务财产岗位轮换制、会计稽核制、财务定期清查制等，对于财务行为应时时监督。

（三）加强内部审计监督工作

通过内部审计，对单位的内部控制效果进行评价，是了解单位财务情况、加强内部控制的重要手段。内审人员对于管理中存在的漏洞和薄弱环节及工作人员出现的问题，都应积极寻找发现并及时修正，提出改正建议，做好警示管理风险。

（四）加强运用电子信息技术，预防会计信息失真

一是加强软件系统的控制，系统应具备拒绝错误操作的功能，操作人员在输入数据前需要经过负责人的审批，输入时应进行二次校对，在数据输出时需要有审核处理、输出验证等，并应留有输出记录，建立输出授权制度及对数据传输进行加密。二是应该加强对人员权限的控制，使得业务审核和计算机操作分离，输入数据与输出数据相分离。三是加强对于系统与网络安全的维护，通过设置操作权限或者密码等，防止其他人员对某些专用电脑进行操作。四是做好相关人员的培训工作，强化其电子化工作水平，防止操作失误造成的文件损毁。

（五）完善管理制度

应突破行政单位僵化、官僚化、人情化的管理制度，在不违反法律法规的情况下最大限度地坚持风险防范、控制工作，提高管理效率，使得内控制度成为单位发展的巨大动力。在内部

应实行会计控制制度的考评体系，客观公正地考核评价并做出奖惩，从而激励和鞭策相关部门及员工认真实践内部控制。

三、结束语

行政单位财务内部控制工作是一项长期工作，也是一项极为复杂的系统工程，各行政单位在财务内部控制的改革中，必须坚持与时俱进的原则，加大对几个关键点的革新和修正力度，提高财务内部控制的管理水平，只有这样才能有效解决其中存在的问题并使其成为行政单位不断发展的动力。

参考文献：

[1]郑石桥.行政单位内部控制结构与效果研究[J].财会学习，2011，（

[2]施巧灵.关于行政事业单位内部控制的探讨[J].当代经济，2011，（

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