时间管理在工作中的应用
时间管理在工作中的应用
摘要：时间管理理论及GTD，其实就是让我们把工作、想法从大脑解放出来，选用最适合自己的工具对其储备、
处理，让工作之余更轻松，生活品质更高，而在工作时只需按照预先的记录一件一件去完成。
关键词：时间管理 GTD ThinkingRock
每天应我们身边的事而产生的数据：
a）人们一般每8分钟就会受到1次打扰，每小时大约7次，每天50次~60次。平均每次打扰用时大约是5分钟，总共大约4小时。大约50%~80%的打扰是没有意义或者极少有价值的。
b）每天自学1小时，一周7小时，一年365小时。若如此，一个人可以像全日制学生一样学习，并且3~5年就可以成为某领域的专家。
c）一个人如果办公桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西花1个半小时，5天要花7个半小时，一周按五天八小时的工作日计算，其中 1天的时间因此而浪费，有效工作日仅为4天。
数字往往会揭示一些人们意想不到的真相。从以上关于时间的数据中可以看出时间管理的重要性。 一、什么是时间管理 （一）时间管理的概念
时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们计划时间，合理利用时间，从而完成工作，实现目标。正如对时间管理的解释那样，充分、有效的运用时间，是时间管理所要做的。或许我们不一定把所有的事情做完，但是我们要做到有条不紊。时间管理的目的除了要决定我们该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理正如工作中的预案，让我们为每件事做一个时间预案。
（二）时间管理的发展
简而言之，时间理论可分为四代
1.第一代是以便条与备忘录为媒介的理论。它让我们在忙碌中调配时间与精力，所以它更看重的是对紧迫事情的调剂。
2.第二代强调行事历与日程表，从此时间管理已能够对未来作出规划。。
3.第三代就是讲求优先顺序依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。
4.第四代着重于时间与事务的安排，把重心放在维持产出与产能的平衡上。 （三）时间管理的方法
从四代管理理论总结出来的时间管理方法有很多，集各种方法之大成的有以下5个：
1. 6点优先工作制
这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依
此类推„„
2. 帕累托原则
这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。这一理论让我们把更多地精力放在最重要的少数事情上。
根据这一原则，我们对要做的事情按轻重缓急进行如下的排序： （1）重要且紧急即必须立刻做。
（2）紧急但不重要——考虑了重要的事情之后要考虑的事情。工作中常常我们把“紧急”当成优先原则。其实，许多看似很紧急的事，不一定有做的必要性。
（3）重要但不紧急——只要没有前两类的事情，就应该去做这些事。 （4）既不紧急也不重要——做与否，就看自己的时间和兴趣了。 3. 麦肯锡30秒电梯理论 凡事都最好归纳在3条以内。
3. 办公室美学
按秩序行事，或以5s要求自己工作的习惯。
好的习惯如下： （1）按类摆放物品； （2）不乱放东西；
（3）把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记； （4）好记性不如烂笔头，要勤于记录；
（5）处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免浪费时间,占用空间。
5. 莫法特休息法
莫法特的书房里有3张桌：第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。 莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。 “间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现，连续几季都种相同的作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一种作物吸收的是同一类养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样，如果每隔一段时间就变换不同的工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。 二、GTD （一）GTD理论
GTD，Getting Things Done的缩写。
GTD的核心理念在于把所有事情都写下来并且做好下一步的安排计划。然后心无挂念，全力以赴地做好目
前的工作，提高效率。若总有一些事萦绕在心头，悬而未决的时候，要么就是影响当前的工作，要么就是忘记它。而GTD通过将所有的这些事都罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，将所有这些悬而未决之事都纳入我们可控制的一个管理体系中。从而应对如流。同时根据管理，可将GTD理论分为横向理论与纵向理论。 （二）横向管理与纵向管理
1.横向管理：对所要做的事统筹安排
横向管理分为五个步骤：收集、处理、整理、检查、行动。其处理流程图如下：
2. 纵向管理：对单一事件的深入考虑和追踪
纵向管理也分为五个阶段：定义目的和原则、结果展望、头脑风暴、组织管理和下一步行动。做任何事情，需先确定目标，没有目标而采取行动如同没有方向的航行。完成目标之后，需要对结果进行展望。第三步是头脑风暴，即尽可能多的考虑分析事件。接下来就是对头脑风暴的结果进行组织管理，明确重要部分和细化，最终采取行动。处理流程图如下：
（三）GTD的基本方法和步骤
GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。也可以说是GTD理论中的横向管理的五个步骤：
1.收集：就是将你能够想到的所有的未完成工作（GTD中称为stuff）全部罗列出来，放入inbox中。收集的目的是释放脑细胞，记录全部工作 。
2.整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。清理的目的是明确下一步的行动内容
3.组织：是GTD中最核心的步骤，组织分为参考资料组织与对下一步行动的组织。主要是确定行动清单和等待清单。
4.回顾：回顾是为了更新，也是为下一步行动做安排。 5.执行：按照行动清单，逐一进行执行。 （四）理论实质
时间管理理论及GTD，其实就是让我们把工作、想法从大脑解放出来，选用最适合自己的工具对其储备、处理，让工作之余更轻松，生活品质更高，而在工作时只需按照预先的记录一件一件去完成。当然，时间管理工具现在非常之多。我以“ThinkingRock”为例，阐述如何使用设备工具实现真正意义上的时间管理，让工作更加得心应手，生活更加丰富多彩。 三、GTD工具——ThinkingRock
GTD工具五花八门，有的人只用纸和笔，有的人则用“Google Calendar”做日程表，用手机上的备忘录做收集篮，用PC上的“ToDolist”软件做任务管理。其实没有最好的工具，只有是否适合自己。每种工具都有其特点，各有所长，各有偏重，不同需求，不同成熟度的人会有不同的选择。以 “ThinkingRock”， 实现时间管理的目的。
（一）什么是ThinkingRock
ThinkingRock是一款免费的GTD软件。它可以帮助收集和转换你的想法，使之成为可完成的行动、任务或者存储为信息、将来可能做的事情。它的收集和转换方法完全按照Getting Things Done设计的，简单易用，且非常强大。
（二）ThinkingRock的使用 1.认识ThinkingRock
ThinkingRock
的界面如下图：
图一
2.具体操作
（1）创建个人数据库。打开ThinkingRock软件之后，点击界面中的“Create data file”，在打开的窗口中，选择好相应的位置，取好文件名，创建一个个人数据库。
（2）收集自己的工作和想法。点击界面中的“Collect Thoughts”，打开如图2所示的窗口：
图二
点击左上角“
”按钮，打开如图3所示的界面，在“thought”栏中写入自己的想法或者任务，在“notes”
”按钮，这样就添加了一个工作或想法。
里面填写备注，然后点击“
（3）处理工作或想法。点击主界面中“Process Thoughts”打开界面如图5所示：
图三
根据上面的提示就可以对写入的工作和想法进行处理了。
（4）管理自己的所有列表。每个任务如果完成了，就勾选“done”选项。 四、结论
时间管理就是用有限的时间合理安排工作，轻松流畅的完成工作。至于工具的选择只能因人而异，选择最适合自己的。
通过正确的时间管理方法，先进的管理理论，指导我们应对企业发展壮大过程中出现的大量事物，真正做到
高效率，高产出。
参考文献：
1.《实践GTD掌控您的时间和生活》，电脑爱好者，2010年24期。