办公室管理2180
试卷代号：2180
中央广播电视大学2010—2011年度第二学期“开放专科”期末考试
办公室管理 试题
2011年7月
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1．办公室，顾名思义，是办公的场所。下列诸项中（ ）应不属于办公室范畴。
A．厂长室 B．实验室 C．院长室 D．经理室
2．请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中（ ）是不当的。
A．对口请示 B．事先请示 C．越级请示 D．请示要单一
3．以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的（ ）
A．办公室为上司服务，其他职能部门不用顾及
B．办公室人员只要掌握办文、办事、办会知识和技能
C．办公室管理具有集中性和整体性
D．办公室事务管理不仅有被动性，体现出来更多的是主动性
4．文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（ ）
A．文员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辨听出对方
B．了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听转接电话的人，说明情况及转接理由
C．有时需要文员编织一些“美丽的谎言”以应付那些上司不想接待的人
D．来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份再通报上司
5．邮件的寄发不要考虑以下哪项因素（ ）
A．时间 B．便利 C．经济 D．爱好
6．办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题？（ ）
A．有共同利益的话题 B．夸耀你我的话题
C．贴己的话题 D．秘密的话题
7．文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（ ）
A．初次写信，或有过激言行的 B．有过激言行或漫骂领导的匿名信
C．已做结案处理的 D．没有具体内容的匿名信
8．文员进行会议的计划和准备时，不应该做的是（ ）
A．会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定
B．文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参加者是否方便
C．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急程度
D．文秘人员必须配合会议议程，详细检查各项工作
9．以下哪一种类型是适合自由谈话，或是收集创意的会议。（ ）
A．口字型 B．教室型 C．圆桌型 D．U字型
10．以下餐巾的使用方法正确的是（ ）
A．中途离座，把餐巾放在椅子上 B．用来擦嘴唇嘴角
C．用来擦刀叉 D．塞入衣服领口里
二、判断题（正确打“√”，错误打“×"。每小题1分，共10分）
11．小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。 （ ）
12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。 （ ）
13．文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。 （ ）
14．代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数。
（ ）
15．如果文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。 （ ）
16．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。
（ ）
17．上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。 （ ）
18．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。 （ ）
19．文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。 （ ）
20．文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。 （ ）
三、简答题（每小题10分，共20分）
21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。
22．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
四、设计题（每题15分，共30分）
23．所谓“有问题”的来访者一般是怎样的？文员应如何应对？
24．作为办公室文员，在上司办公室或接待室的整理方面应注意哪些具体事务？
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
1．新上任的公司职员小马接受领导的指派到机场接一位重要客人，因为是第一次被指派接受任务，小马特意向领导征询应该注意的事项。考虑到小马刚到单位不久，领导嘱咐小马对客人一定要热情、大方，
礼貌方面更应多加注意，小马一一记在心里。见到客人，小马热情地走上前去，大声说着“欢迎、欢迎”，伸手就去接客人的行李，见客人要与自己握手并躲开小马接行李的手，才慌忙与对方握手，并执意要帮对方拿行李。来到车旁，顺势将行李放入汽车的行李箱，接着打开副驾驶舱门，引导客人落座，并说：“这里视野宽阔，可以看看沿途风光。”而后，自己坐到汽车后排座位上。一路上，小马热情地回答客人提出的问题，还关切地询问客人所在公司的情况，打听客人的收入、福利和家庭情况，没多久，小马就觉得客人话语越来越少，客人也不象刚下飞机时那样热情了，小马心里不悦，但又不能表现出什么。
请你分析一下小马在礼仪方面有何不当之举？应该怎样做才是正确的？
2．教材中关于“向对方要求约会时应注意的事项中”是这样叙述的：
向对方要求约会时应注意的事项：
a．要获得上司的许可；
b．对方如果有文秘人员，一般由文秘人员办理；
c．如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认；
d．要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要的时间等等，关于日期的确定应该以比较有弹性的说法问对方：“你们什么时候比较方便”，这样让对方能够有所选择。
e．告知你或上司的联系电话，以便万一约会取消或有所改变时可以马上通知。
f．对方越忙越必须早一点联络，时间应尽量有弹性，这是身为文秘人员所应具有的常识。
g．尤其是连续参加两个以上的约会时，要充分考虑路上交通所需要的时间。
h．如果上司出差，不要在他回来的当天安排约会，可能会发生飞机误点及其他情况。
i．决定时间、地点时，要注意对方的业务情况、工作场所等。
一般说来：
·星期一早上、周末下午每个人都会很忙碌，尽量不要安排约会；
·即将下班之前的那段时间，公司内也会很忙碌；
·午餐前后约会则会影响吃饭时间；
·对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
·公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
·地点必须选择对方比较方便的地方；
·地点还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
j．对方不能确定接受时，要求约会的这一方最好再联络一次。
k．已经约好且需要预定会议室时，就要立即预约，如果对于该地点没有充分把握，应该事先调查路线、如何前往、房间大小、桌子的配置等。
l．约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。如有必要，还应准备约会所需要的文件资料。
m．上司和某人会面后，可能要求文秘人员安排下一次与那人的约会。文秘人员安排好后，应确保那人清楚地明了约会的时间，并给予了明确的答复后，将此约会记录在你和上司的日程表上。
请将你认为最重要的内容选择出来，用五个必须和五个不宜予以概括，比如“必须获得上司的认可，不宜在对方休息日安排约会”
参考答案
一、单项选择题（请将正确答案的字母序号填在括号内。每小题1分，共10分）
1．B 2．C 3．C 4．A 5．D
6．A 7．A 8．C 9．C 10．B
二、判断题（正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分）
11．√ 12．√ 13．√ 14．√ 15．√
16．× 17．× 18．√ 19．× 20．×
三、简答题（每小题10分，共20分）
21．文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时应注意的几个要点。
（1）充分了解即将开始的工作内容；
（2）思考以什么方法进行效率会最佳；
（3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。
还需要进行一般阐述。
22．文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
有电子提示系统和人工提示系统。
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。
人工提示系统的做法：设置基本办公日程表、固定活动日期一览表；使用提示性备忘录；准备约会表；准备特殊提示卡；准备交往提示文件。
四、设计题(每小题10分，共20分)
23．（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度，可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男性，女文员应该找男的帮忙；如果是女性，女文员可能会使她平静下来；如果不行，找一个成熟的女同事来帮忙。
（4）骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱；②公司经营时间不长；③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。
24．题略
（1）清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等；
（2）征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物；
（3）比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品；
（4）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下；
（5）附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理。
五、案例分析题（每小题20分，共40分）
25．（1）握手礼仪，主客之间，应该主人先伸手；
（2）替客人拿行李应征求同意，再行动，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；
（3）乘坐方面，客人应该坐后排，小李应该坐副驾驶座；
（4）客人公司的一些内部情况、个人收入、福利和家庭情况等是不合适的话题；
（5）应该与客人谈一些合适的话题，如天气、风土人情、新闻等。
26．只要正确选择了规定内容里的其中五个必须和五个不宜即可给予相应分数。