合同管理系统设计方案

合同管理系统设计方案

项目名称合同管理系统

编制单位

编制日期2016年6月3日

合同管理系统—设计方案

目录

1 项目背景 ........................................................................................................................ 3

1.1文档管理困难 ...................................................................................................... 3

1.2进度控制困难 . ......................................................................................................... 3

1.3信息汇总困难 ...................................................................................................... 3

2 项目目标 ........................................................................................................................ 3

3 项目需求 ........................................................................................................................ 4

3．1需求分析 ............................................................................................................... 4

3.1.1使用对象 . ............................................................................................................... 4

3.1.2 实现目标 . .............................................................................................................. 5

3.2主要业务需求 . ......................................................................................................... 6

3.2.1项目概览 . ................................................................................................................. 6

3.2.2项目管理 . ................................................................................................................. 8

3.2.3合同管理 . ............................................................................................................... 11

3.2.4系统管理 . ............................................................................................................... 14

4限制及非功能性要求 . ....................................................................................................... 17

4.1扩展性要求 ........................................................................................................... 17

4.2维护要求 ............................................................................................................... 17

4.3安全性 . .................................................................................................................. 17

4.5可靠性 . .................................................................................................................. 18

1 项目背景

长期以来采用手工管理合同，由于涉及的部门较多，需要管理的合同也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行效率不高，费时费力等问题。具体表现在如下方面：

1.1文档管理困难

传统纸质合同与电子版合同共存，对于不同的人员需要阅读参考合同时存在查找不方便的问题。尤其是领导需要了解合同文本时需要耗费很多时间去查找。

1.2进度控制困难

由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word 、excel 管理很难满足公司发展需要，并且当领导想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，同样存在障碍。

1.3信息汇总困难

采用手工或电子文档管理时，由于不同部门的文本及数据格式不统一，采集也不能够及时，汇总工作需要耗费大量时间还不一定准确，导致领导的决策时间有一定的影响。

2 项目目标

合同管理系统就结合国内各行业管理合同的特点，量身定做合同管理系统 主要完成以下项目目标

建立合同信息、客户信息以及项目信息的信息维护管理平台。

围绕项目概览、项目管理、合同管理、人员/部门管理、系统管理、建立有关的工作业务流程的管理平台。

用户对已生效的合同信息进行查询、统计分析、合同收/付, 建立相关的

信息查询平台。

针对不同的角色, 根据业务情况进行管理控制及权限配置，为企业单位员

工与领导、总部与分支机构、各业务部门之间的协同业务工作平台。

3 项目需求

合同管理涉及到合同的多个方面，项目概览、项目信息、合同信息、客户信息、合同收付款信息、合同人员及涉及的部门信息等等。根据这些信息完成以下合同管理的日常业务。

系统模块结构图

3．1需求分析

3.1.1使用对象

本系统涵盖了项目概览、项目管理以及合同信息是公司多部门协作共同完成。根据不同的业务模块，各部门负责信息维护与业务流程跟进。

项目信息则由

公司工程部门负责用户信息的录入与维护，合同管理则由业务部门、财务部门及相关领导审批等共同协作完成合同的录入、合同时间、合同审核及审批，收付款项的监控等等。系统管理则由系统管理员负责，包括系统用户信息、权限配置、系统运行、人员维护等等。

3.1.2 实现目标

规范合同管理的业务流程，增强合同业务处理过程的透明度。系统通过

对不同人员设置不同的用户权限，定义不同用户的系统功能，从而规范

合同管理过程中各个阶段，各岗位的职能，避免业务处理时责任不明确

的现象；让每个阶段的工作目标明确及用户能够各司其责，杜绝人为干

预的现象。系统中工作流的定义，使得合同管理业务流程更加合理化、

信息化、科学化。

对合同的执行情况做到动态控制，系统存储与合同相关的所有数据，通

过各种功能的设置，从合同的录入开始，系统便对合同执行情况进行监

控、监督。并与合同的实际完成情况进行对比，对合同的进度进行跟踪。

例如：随时查看已生效和即将结束的合同，提醒用户下一步的操作，并

可以检查合同执行过程中应收应付款合同项目的日期是否已到期，如果

到期，则提醒用户收、付款项或者提示用户合同已到期，既而采取必要

的解决办法，最大限度的减少企业的损失。

提高工作效率，降低管理成本。业务人员可方便地进行业务操作、合同

资料的查阅、信息的录入及相关业务进展查询、接收业务指令等各种日

常业务处理。领导人可方便地进行各种业务查询、事务审批及审核等。

使各级人员摆脱原有手工操作的束缚，很大程度上提了高工作效率，使

得将更多的时间和精力钻研业务成为可能。总之系统实现了合同管理的

信息化、科学化，从而减少了公司的人力、物力的付出，进一步降低公

司的管理成本。

为领导决策提供准确及时广泛的合同及相关利用信息，领导可以在任何

时间、任何地方进入系统，随时查阅与合同管理相关基本信息，准确定

位下属人员的工作情况，掌握合同执行现状，及工程的施工进度，方便

生成各种数据报表或图表，同时系统还提供强大的管理工具模块供客户

选择，对这些信息进行深入分析，为公司决策人员提供更多的数据，有

利于领导做决策。

3.2主要业务需求

系统替代了手工繁琐的统计过程，系统分为项目概览、项目管理、合同管理、人员与部门管理、系统管理 五个模块构成。相应代表公司各部门工作职责，需要各部门相互协作才能对整个合同管理系统进行运作。

示意图如下

3.2.1项目概览

项目概览，主要是对合同信息的查看与管理，体现主合同与分合同的基本信息。同时提供对合同进行查询等功能。对合同的招标，立项、状态、统计等信息的查阅。

3.2.1.1合同查询

合同查询分为年度、季度合同信息和收付款信息查询，收付款查询中相差天数为以后客户评级提供依据。

功能说明：本年度、本季度到期合同查询，按照时间条件查询，提供分类查询和

全部合同查询。

输入项：

“合同名称”、“合同创建日期”、“金额”、“合同类型”、“开始时间”、 “结束时间”、“合同状态”。

输入规则：

“合同日期”分为本年度和本季度，需进行有效性校验，“合同类型”如：采购合同。

输出项：

“合同名称”、“合同创建日期”、“金额”、“合同类型”、“开始时间”、 “结

束时间”、“合同状态”等带分页功能信息展现。

界面设计

3.2.1.2合同统计

按照收款或者付款以及时间条件统计应收应付和实收实付的对比款项情况，形成以收付款金额为纵坐标，收款时间为横坐标的柱状图。