办公室文件管理规定
07-16
公司档案管理办法
1:本公司的文件包括:竣工文件、图纸、验收报告、省公司下发文件等统一归办公室管理,管理人员为:王慧,其他人借阅使用等需登记。
2:文件实行统一管理;公文的管理,要做到规范、准确、及时、安全。对文件中涉及公司应保密的事项,必须严守机密,不准随便向他人泄露。
3:办公室文件等级拟定为:机密文件、一般文件。机密文件打印由总经办指定负责人打印,机密文件只印一份,由起草人送有阅文资格的人员传阅,阅完后由起草人收回归档。文件等级,由发文部门的主管领导根据文件内容确定。 4:发文的程序拟定为:拟搞、审核(文件审批表)、印发(总经办签章、印发)、签收(收文部门)、存档。
5:各级领导对送来的文件要及时阅批,急件的,当天批复;一般文件的,两天内批复。
6:各级领导阅、批公文应仔细认真,阅完后要签名并注明日期,不得圈阅。需要签署具体意见的,要明确、具体。公司所有发文,总经办应有存档,并将文件原稿(经审核稿)连同相关“附件”送总经办存档,有领导指示的,还应附批复件。 7:收文由总经办统一负责;总经办收文后,应先做好归类、登记,然后根据文件的内容,分送相关部门/领导阅批;阅批完毕后,由总经办转发、归档。所有文件发放,一定要有登记、签收手续。
8:如因需要,对一般文件的借阅,管理人必须让其登记并注明借阅时间、归还时间。
9:作废文稿禁止随意扔弃,须回收做妥善销毁处理。文稿一经签发,即为定稿,未经签发人准许,不得擅自修改。
安徽电信工程有限责任公司亳州分公司
2014年1月6日