单证出口流程
单证出口流程
1.0国际贸易部业务员通过邮件、电话等方式与客户沟通,确认货物配置需求,商议价格,最终双方签订PROFORMA INVOICE合同 。
2.0合同的付款方式:
2.1T/T电汇,30%定金安排生产,70%余款发货前付清或70%余款见提单副本付清。
2.2信用证付款,业务员要控制好风险,尽量预收30%的定金,并要求客户在开立信用证之前,需提供开证行信息及信用证副本,单证员会提供到合作的银行查询该开证行的资信度,来选择是否接受,通过审核信用证副本,找出软条款及做不到的单据要求,要求客户进行更改,保证单据要求都可以达到信用证要求,做到单证一致。
3.0业务人员必须根据PROFORMA INVOICE下达生产合同评审给制造部门,分别由技术部、采购部、制造部确认,明确货物完成期限、质量标准等贸易资料。
3.1业务员跟踪生产的进度,及时反馈给客户。
4.0采购部应根据生产合同评审,准备生产需要的物料。
4.1制造部应根据生产合同评审,评审无误后根据交货期和生产能力合理安排生产,编制生产任务书下发给相关车间;
4.2品质部必须对产品品质进行控制,在生产过程中进行抽检,把握出货产品质量; 5.0业务员在产品入库前3天通知单证员安排商检事宜,订舱报关等工作;
5.0.1业务员请务必确认好柜型以免发生订错柜子导致货物无法装柜的情况
6.0单证员根据业务员提供的PROFORMA INVOICE、单据要求(见140601文件)、发货通知(见文件140602)等资料向船公司订舱.
6.1 订舱:
6.1.1CIF/CNF的情况下,由我们自己选择合适的船公司,主要根据运费、船期、航程等因素来选择,然后做好出口货物委托书(见文件140603)给我们自己的货代,再由货代订到船公司。
6.1.2FOB的情况下,客户会指定货代给我们,我们只要做好出口货物委托书给他们,指定货代会跟国外确认好船期然后通知我们。
6.1.2.1要做到我司顺利报关,客户无阻碍及时清关
6.1.2.2在货物超过船公司规定的重量的情况下,会出现柜子进不了码头或者目的港收客户罚金的情况,俄罗斯,巴西相对严格。
6.1..2.3做到报关数据与实际一致,如有不符要控制在目的港允许范围以内以免使客户产生不必要的罚金,超出允许范围要告知客户,客户同意出货再安排
6.1.3一般在两个工作日内取得订舱信息,若不能订到舱位或目的港不能确认的,要在当天通知业务员,以便及时通知客户。
6.1.4 东南亚国家或者航程较短的国家,需在订舱时向船公司申请免用箱时间,避免因货物到港客户不能及时清关产生多余的费用及损失。
7.0定好船期后,单证员通知业务员发货时间,同时单证员根据业务员提供的发货通知将该票出货信息录入ERP系统,由国际贸易部总经理及财务审核后下发到发运部及相关部门。
8 .0商检
8.1根据出入境检验检疫局2013年8月15日的发文,目前阿尔及利亚、埃及,埃塞俄比亚,也门,苏丹这五个国家仍需要商检,其他出口到其他国家免检。阿尔及利亚、埃及,埃塞俄比亚,也门,苏丹按商检要求操作,出口到其它国家免去商检流程。
8.1.1埃及,埃塞俄比亚,也门,苏丹需要商检老师监装,还要提交核价单(见文件140613),要合理安排时间
8.1.2 据**检验认证公司检验鉴定员消息,以上三个国家需要的CIQ可以由**检验认证公司出具的文件代替,不影响客户清关(有待核实)
8.2商检流程
8.2.1定舱的同时单证员根据业务员提供的PROFORMA INVOICE、单据要求等资料做好商检资料,包括:A、发票(见文件140604号)B、装箱单(见文件140605号)C、合同(见文件140606号)D、报检委托书(见文件140607号)E、报检单(见文件140608号)F、产品合格声明(见文件140609号)G、产品的信息(见文件140610号)H、情况说明(包含进口成分的情况)。
以上商检资料盖好公司在海关备案的法人及法人代表章、中英文章后一起传真或者电子版发送给商检代理并网上或电话确认是否收到。
8.2.2 条款8.2.1商检资料需提前2-3个工作日提交。
8.2.3将产品贴好标签并放置指定区域内,做好准备便于商检局工作人员检验。
8.2.4 商检当天电话确认商检人员是检验检疫局的老师还是**检验认证有限公司的检验员。
8.2.4.1检验检疫局的老师:请慎重对待。做到主动询问是否需要安排车辆接送
8.2.4.2**检验认证有限公司的检验员:准备老师报销老师过来的车马费(一般情况下100元)
9 报关
9.1报关资料包括:A、出口商业发票(同文件140604号)B、出口装箱单(同文件140605号)C: 出口合同(同文件140606号)D、出口报关单(见文件140611号) E、报关委托书,**上海发起网上委托;广东,**正本委托书(注:只有**,上海可以出保税);F、其他特殊文件(比如进料加工手册)。
9.2广东,**:以上报关资料盖好公司在海关备案的法人及法人代表章或报关专用章连同进料加工手册备案后寄给货代去报关。
9.2.1**,上海:发送电子版报关资料给货代报关
9.2.2任何印章在使用的过程中都要做好登记工作(见文件140616号)
10发货
10.1 整柜:根据船期确认装柜时间,比如4/6的船,最晚周三就要装柜进港。
10.2拼箱:是根据货代提供的进仓单,上面会注明最晚进仓时间,然后安排货物提前进仓
10.2.1做好司机的信息登记工作(见文件140617号)
11 提单确认(见文件140612号)
11.1 TT电汇情况:业务员会提前跟客户确认好提单信息,然后提供给单证员,然后单证员根据业务员提供的单据要求确认,
11.2 LC信用证情况:单证员对照信用证要求确认。
11.3在截单之前确认好给货代。
12.0 清关资料制作
12.1制作好整套清关单据,清关资料包括 A:提单 B:发票 C:装箱单 D:其他客户需要的单据(比如产地证)
12.1.1清关单据发票,箱单,提单,五个工作日内制作完毕。
12.1.2清关单据有产地证,发票认证,ICQ,或者使馆认证等特殊单据,在二十天或者以上到港的情况下要求十个工作日内制作完毕。
12.2、在L/C结汇方式下,严格按照信用证制作单据,及时提交银行,跟踪单据的审核以及客户的付款。
12.3、在D/P或D/A结汇方式下,要向客户取得准确的国外代收行详细地址,根据业务员提供的单据要求制作单据,及时提交银行,跟踪单据的审核以及客户的付款。
12.4、在T/T结汇方式下,根据业务员提供的单据要求制作单据,等到全款收齐再将正本单据交与业务员,由业务员将全套单据寄往国外客户。业务员对单据要跟踪查询,直到单据安全到达对方手中。
12.5、任何正本单据在交接过程中都要做好登记和签收工作(见文件140615)
13.0发票(见文件140614号):每月月末27号之前,根据报关行提供的报关预录单内容制作税务出口专用发票,由财务统一开票。月底报关允许次月月初开票,次月8号之前完成。
14.0出货后三个月内,要做好报关单的退单工作,及时交到财务,并做好退单登记和签收(见文件140618号)
15.0所有单据副本,要做好归档工作。
合同评审流程手册
1.0国际贸易部业务员通过邮件、电话等方式与客户沟通,确认货物配置需求,商议价格,最终双方签订PROFORMA INVOICE合同,并把PROFORMA INVOICE合同,OC, 以及合同评审发送至外贸部总经理.
2.0外贸部总经理核查确认后发单证组:合同评审和PROFORMA INVOICE合同,单证组对合同评审里的产品描述,配置描述等书写是否规范进行检查(具体参照技术部下发的文件),查看车型配置,有遗漏或者误写的部分,及时告知业务员,让业务进行修改。
3.0单证组评审签字后,送技术部---徐佳敏部长,技术部评审签字后送采购部--谢金红部长,采购部确认签字后送自制件---阮巧玲,自制件确认签字后送生产计划部---朱金香。 3.0.1对评审的交期晚于业务合同上要求的要立即联系相关的业务进行确认,接着找生产部领导项部长进行协商,如果涉及到技术,采购这边图纸下发要晚或者外购件原因造成无达到业务员的交期要求的,找生产部范总,由范总召集相关部门进行开会决定。
3.0.2合同评审要在2个工作日内完成评审,对于一些长久评审不下的,每天下午2点半可以去找范总,由范总牵头召集相关部门负责人进行会上评审。
4.0下单减料:按照编号,做评审记录,如有用到进口料件登记上相关手册号,把题榜上的料件库存量相应减掉。保证业务员看到的会是最新的库存情况。
5.0合同评审签完后,复印下发。
1.业务员(1份)2.技术部-吴金玉(1份)3.采购部---谢金红(1份)4.生产计划部-朱金香(3份),其中大吨位和电叉给4份,阮巧玲1份,丁部长1份。5.跟单(1份)。 5.0.1注意:签完的合同评审下发给生产计划部-朱金香,生产计划部-吴金玉,采购部---谢金红的时候,需签字(表明已接收)
其他人不用签字
6.0合同评审在评审好之后每周六做好订单统计,录入金蝶
7.0合同评审、发货通知、出库单、PI等资料每周整理归档一次。做好出库发车表格统计。同时也将实际发车日期,核销单号,月份等补录入订单统计中。
单证进口流程
0由国际贸易部总经理跟国外供应商商定并签订全年的采购计划,再由单证组与国外供应商签订合同。
0合同签字确认
2.1单证组确认查看合同条款之后没有问题后加盖合同章,填写付款申请单。由国际贸易总经理,采购部,财务部,总经理经过会审签字并确认做T/T还是L/C。
0付款
3.1 T/T付款,需准备的资料包括:进口合同,形式发票,客户的基本情况登记表,外汇账户开户记录和法人营业执照(需当年年审),跟签好的付款申请单一起给财务,付款之后要来水单扫描给国外供应商商。
3.2 L/C付款,需准备的资料包括:开证申请书以及做T/T时需要提供的资料一致,然后传真给农行国际贸易部
3.2.1农行国际贸易部会根据我们提供的资料做出LC副本给单证组,单证组会邮件发给国外供应商确认,待国外供应商确认没问题再开出L/C正本。
3.2.2开证申请书正副本一式三份,需加盖公章及财务签字,其中一份给开发区农行经办人,另外一份给农行国际贸易部。最后一份单证员留底。
3在交货期的这个月份,单证员要提前邮件或者电话询问国外供应商货物具体的装船时间。
3.3.1如果仓库余料不足或者缺料可与国外供应商商协商可否将船期提前。
4.0在船期最后确认下来后,请示国际贸易部总经理料件做一般贸易还是进料加工。
4.1一般贸易则通过中国进出口机电系统办理自动进口许可证,审批时间一般是一个星期时间,审批通过之后委托代理帮忙领取,需准备的资料包括:机电产品进口申请表盖章原件、订货合同复印件、营业执照复印件。
4.2进料加工则需要做进料加工手册
4.2.1通过加工贸易系统申报加工贸易批准证。通过网络经管辖外经贸局审核通过、打印,送外管辖外经贸局盖章。
4.2.2需准备的资料包括:A、加工贸易业务批准证申请表; B、进口料件、出口成品及单耗申请备案清单(进料加工一式三份);C、进出对口的进料加工贸易合同 ;D、加工贸易生产能力证明。
4.2.3新手册办理:需准备的资料包括:A、进出口合同;B、加工贸易批准证1份(4.2.1所列);C、报关委托书;D、加工贸易企业生产能力证明;E、合同执行情况表。准备好这些资料之后一起交给手册代理。
4.2.4 新手册一般三个工作日完成
4.2.5准备清关资料
4.2.5.1清关资料包括:提单 ,发票,装箱单,合同,报关委托书,进料加工手册/自动进口许可证。需做保税的提前授权给报关行。一般贸易的则要提供自动进口许可证。
4.2.5.2货到港后和报关代理联系,催促其尽快清关,每天跟进清关进度。能随时知晓清关的最新情况。以便和领导汇报情况。进口一般无特殊情况需要一周时间清关。换单1天,商检23(动植检等)报关1-2**放行。联系货代货何时送到公司,安排到货前1天通知仓准
备好接货的手续,其中内容包括告知供应商信息,到货数量,是否保税及型号。若保税,国际贸易部负责登记保税料件仓库库存卡及张贴上相关的手册号。
4.2.6需要注意的是每个月的进口报关单必须在次月10日之前退下来给财务办加工贸易免税证明。一定不能延误。要及时催促货代退单。如果是信用证则在财务结汇好之后拿到,水单和正本提单扫描留底,水单还给财务做账。提单正本背书盖上公章寄给船公司。
5.0手册备案料件全部出口完毕,将核销申请表及正本的报关单扫描留底,同时纸质复印2份,交给海关正本报关单和核销申请表做核销。一般一个月左右出来结案通知书。有了结案通知书后,附上进口合同,发票, 1份报关单复印件。盖有海关章电子手册交给财务做核销。
6.0保税料件需要在一年有效期内出完,可申请两次延期,一次三个月或者六个月,三个月只需提供延期申请表即可,六个月需要提供延期申请表及外贸经批准的加工贸易变更申请表,第二次延期需要交代保证金。
7.0在手册有效期快到的时候还有余料的,要先申请转内销,需要提供自动进口许可证。内销批准证,进口报关单,之前的合同发票,这些都要加盖公章。