用友软件使用问题总结

用友软件使用问题总结

一、系统管理模块

(一) 初次登陆系统管理, 账套选项为空, 且出现“切换到”窗口, 提示无法登陆

这是由于每台机器的计算机名与数据服务器名不一致。目前高校机房通常采用机房管理软件, 重新安装软件时往往是先安装好一台机器, 以此机器作母机, 通过克隆方式传给所有机器, 而后再通过机房管理软件自动分配每台机器的计算机名。这就造成了机房内的各台机器计算机名不同, 而数据服务器名因是克隆复制的而完全相同, 所以无法登陆。解决方法:点开始→程序→用友ERP →系统服务→应用服务器配置, 将数据库服务器名改为本台计算机名, 而后重新登陆即可。

(二) 权限管理方面的问题

问题一:当以账套主管身份注册系统管理或企业应用平台时, 对应的数据源或账套为空, 无法注册。这是因为没有将该操作员设置为账套主管。在用友软件实践教学中, 通常需要设置2-3个操作员。其中账套主管的设置一般在建新账套的过程中完成, 即在建新账套时, 通过下拉菜单选择该账套的主管, 若建账时忘了此步操作, 系统将默认主管为demo 。而真正的账套主管则没有任何权限。解决方法:以admin 的身份注册系统管理, 点“权限”→“权限”, 选中要设置为主管的操作

员, 而后在右上角对应账套的账套主管前的方框内打√。 问题二:当以一般财务人员身份注册企业应用平台时, 待选账套中没有其对应的账套, 无法注册。这是因为给操作员赋权时, 没有将右上角的对应账套选为新建指定账套, 将此操作员的权限设给了其他账套。解决方法:以admin 的身份注册系统管理, 点“权限”→“权限”, 选中右上角的对应账套, 再选中要赋权的操作员, 而后点“修改”, 增加相应权限。

(三) 科目编码方案的调整

在建立新账套时, 许多同学在确定分类编码方案时, 会计科目编码级次是322, 且无法修改成实验账套要求的4222。这是因为在建立账套的过程中, 在核算类型窗口, 对其中“行业性质”选项没有设置为“新会计制度科目”, 而是选成了“工业企业”。解决方法:以账套主管的身份注册系统管理, 点账套→修改, 在核算类型窗口, 将“行业性质”选项设置为“新会计制度科目”, 而后点“完成”。

(四) 学生在操作过程中, 有时会因误操作, 系统提示“××人××操作被系统锁定”

解决方法:以admin 的身份注册系统管理, 点“视图”→“清除单据锁定”, 在打开的窗口中选中相应锁定, 单击“确定”就可以实现解除锁定了。

(五) 账套引入时无法在目标文件夹找到备份的账套 目前高校机房为了保护机器、防范病毒, 通常都安装了硬

盘还原卡保护C 盘。因新建账套默认路径为C:\U8SOFT\Admin,当重新启动计算机时, 原有账套将被清除。这就需要每节课下课前, 学生都要把当前账套输出到没加保护的磁盘中(如D 盘) 备份, 下节课先将账套引入, 再继续操作。有的学生上节课已通过账套输出功能进行了账套备份, 但要引入时打开目标文件夹却发现是空的。这是因为在备份时, 只是选中了目标文件夹没有将文件夹双击打开, 备份数据并没有装入目标文件夹内, 而是存放在上一级文件夹中。解决方法:在原备份目标文件夹的上级目录下寻找, 可以找到丢失的备份文件, 然后将其复制到目标文件夹中。

二、总账模块

(一) 基础档案设置时, 只有机构人员一个子菜单

这是因为学生忘记了启用总账系统。解决方法:以账套主管身份登陆企业应用平台, 点“设置”→“基本信息”→“系统启用”, 而后启用总账系统即可。

(二) 无法增加客户或供应商分类

这是因为建立账套时, 没有选择客户或供应商分类。解决方法:以账套主管身份登陆系统管理, 点“账套”→“修改”, 进入“基础信息”窗口, 在客户或供应商是否分类前的方框内打√。(注:如果科目维护时, 外币核算选项为灰色, 则是建账时

没有选择有外币核算, 解决方法同上。)

(三) 外币设置中已录入了汇率, 但使用时却显示汇率为空 这是因为录完汇率后没有成功保存就退出了。解决方法:进入外币设置窗口, 重新录入汇率, 而后点一下回车或将光标在别处点一下, 即可保存。

(四) 设有辅助核算项的会计科目期初余额金额错误且无法调整

这是因为该学生在做科目维护时, 忘记定义辅助核算, 而直接录入了期初余额。录完余额后, 发现忘了选辅助核算, 在没有删除余额的情况下, 直接把该科目设置了辅助核算, 又录入了辅助核算项的期初余额。因此该科目的期初余额金额错误且无法调整。解决方法:删除辅助核算项的期初余额→在会计科目设置中把该科目的辅助核算属性去掉→在期初余额录入中将该科目原来输入的余额删除→在会计科目设置中重新设置会计科目的辅助核算项→在期初余额录入中正确录入该科目辅助核算明细余额。

(五) 制单过程中出现的问题

问题一:保存凭证时提示“不满足借方必有条件”等提示。这是由于学生制单时选择的凭证类别错误, 不符合凭证类别的限制条件。例如:赊销业务应做转账凭证, 而很多同学都选择了收款凭证, 因而无法保存。解决方法:选择正确的凭证类别再保存即可。

问题二:制单中遇到应收账款或应付账款时, 提示“不能使用应收(或应付) 系统的受控科目”。这是由于在会计科目维护时, 应收(或应付) 账款在设置客户(或供应商) 往来辅助核算时, 受控系统选成了应收(或应付) 系统, 而本账套没有启用应收(或应付) 系统。解决方法:进入会计科目维护窗口, 把应收账款的受控系统修改为空即可。

问题三:制单时遇到有辅助核算的科目时, 提示“××的部门(或客户、供应商等) 不能为空”。这是因为该科目的辅助核算信息没有录入。解决方法:鼠标指向该凭证的备注栏即辅助核算信息栏, 当鼠标指针变成笔型时双击, 弹出输入辅助核算信息的对话框, 输入相应的辅助核算信息保存即可。 问题四:凭证全部做完才发现用错了制单人。电算化实践教学中, 为使学生掌握财务软件的每个操作环节, 所有的操作人员(包括账套主管、制单人员、审核人员、出纳人员等) 均由学生一人完成。所以经常会出现操作员错位的现象, 即用错了操作员制单。解决方法:在总账的“设置”→“选项”→“权限”中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”。以正确的制单人身份登陆企业应用平台, 进入总账系统中的填制凭证窗口, 将用错制单人的凭证全部作废, 再恢复。这样制单人就可以改成正确的操作员了。

六) 做出纳签字, 显示“没有符合条件的凭证”

如果学生确实做了现金、银行存款的收付款凭证, 那原因

就是没有指定现金、银行总账科目。解决方法:在会计科目维护窗口, 点“编辑”→“指定科目”, 而后将“现金”科目选为“现金总账科目”, 将“银行存款”科目选为“银行总账科目”, 再进行出纳签字即可。

(七) 期末自动转账时, 生成的期间损益结转凭证有误 这是因为在生成期间损益结转凭证前, 没有自定义结转、对应结转、汇兑损益结转、销售成本结转等自动生成的凭证记账, 从而造成结转损益时相关损益类科目发生额错误。这一错误还将直接影响到UFO 报表系统中的资产负债表, 使得资产负债表无法平衡。解决方法:将已生成的错误的期间损益结转凭证作废、整理, 将前面自动生成的所有转账凭证进行审核、记账, 而后再重新进行期间损益结转凭证的生成。

三、UFO 报表系统

(一) 资产负债表资产年初数和负债及所有者权益年初数不等, 但期初余额试算平衡

这是由于有些同学在录入期初数据时, 粗心大意造成了串行, 这种错误通过试算平衡校验无法检查出来, 但最终还是会在资产负债表这个环节中暴露出来。解决方法:记账后, 期初余额是无法修改的, 所以要先恢复到记账前状态(即反记账); 再修改期初余额; 而后再将当月凭证记账, 重新计算报表即可。

(二) 资产负债表年初数和年末数相等, 利润表为空

这说明本月没有记账。解决方法:记账后再重算报表。

(三) 资产负债表年末数不平

说明本月填制的凭证有误。如漏做凭证、凭证科目或金额错误等。还可能是上面提到的期末自动转账时, 生成的期间损益结转凭证有误。解决方法:将漏做凭证补上, 或取消记账、审核, 修改错误凭证; 而后再审核、记账, 重新计算报表。 以上是笔者总结多年的会计电算化实践教学经验, 对用友ERP-U8管理软件V861版本的部分常见问题和错误的分析, 还望同行多加指正。