外贸表格做法
39．一张神奇的表格
自从我跟随XIA 做事，至今已经三年多，期间听过来自同事、客户、工厂的赞许不计其数，往往是这样说：“你们师徒俩做事真是有条有理清清爽爽，一点也不赶急赶忙的。”或者说：“一看阿妙做事就知道她师傅是谁，规矩全学到了，做事真是明白。”及至后来我们辞职，两个人一年做两三百万美金的订单（没有招人帮忙），工厂的人过来拜访，看到我们悠悠哉哉地在啃苹果听音乐，惊异不已，说：“人家那里全忙得一团乱糟，你们真是轻松，可也不比人家做的少呢。”
要说起来，轻松做事的秘诀不止一条两条，不过，在我看来，有一点是尤其至关重要的：我们有一张神奇的表格。
这种EXCEL 表格是XIA 教给我，至于他是自己发明的还是从他的师傅那里传承来，我就不知道了。表格的“列”包括以下内容：合同号、订单号、款号、货物描述、针型、数量、重量、确认样寄出日期、确认样确认日期、船样寄出日期、船样确认日期、辅料状况、美金卖价、人民币收购价、船期、发票号、工厂名。而“行”里面就是每一个合同了。
这样，一季的订单就是个填表格的过程。
客人新的订单来了，先把基本情况填写好，包括合同号、订单号、款号、货物描述、针型、数量、卖价、船期。
给工厂打样后，填好工厂名，然后是什么时候寄出样品的。样品来了后，重量是多少，记录下来，如果客人确认，大货就必须按这个重量。
客人什么时候确认了样品，也要把日期记下来。
辅料什么时候订下去的，什么时候发给工厂了，都要记录。
每隔几天，就把整个表格浏览一遍，哪些样品的“寄出日期”还空缺，就表示工厂还没有送过来，赶紧打电话催；哪些样品看看寄出时间已经有一阵了，“确认日期”还没填上，就得催催客人，赶快确认；哪些单子辅料还没有发的，要联系辅料厂。
每个月头，把本月要出货的船期全用红笔画出来，提醒自己要寄船样给客人，因为船样如果不确认，是不可以出货的；还有就是要提前配船。配了船马上要走货的，就会填上发票号。
隔一两个星期，表格上手填的新内容多了，就在电脑里更新一下，重新打印出来。已经出货的订单，整个这行就抹成浅灰色。
渐渐的，一个单子一个单子全填满，一个单子一个单子全抹成了灰色，留下没有完成的白色订单越来越少，直到没有，一年的忙碌就结束了，完全有条不紊。
这份表格对于我们真的很重要，每天一上班，我的桌子上总离不开它，有时候XIA 要
用一下，就跑过来问我借去，马上就跑过来还给我，因为他知道，表格不在，我就停在这里不干活了，因为我无法对照出客人给我确认的某某订单是在哪个文件夹里，也无法回答客人询问的“几号寄出某款样品”的问题。
每一年的文件资料太多，订单做结束，资料全都可以束之高阁，可是电脑里留着的完全版本的表格却是绝好的历史档案，第二年、甚至隔了一年，客人想翻单（REPEAT ORDER），做前面做过的一模一样的某个单子，那只要从电脑里调出来，告诉工厂是去年某某合同的翻单，直接做就可以了，卖价和收购价都跟去年一样，多少就是多少，全有记录的，重量也有记录，工厂不可以乱变重量。
我们的文件架子上有十几本厚厚的文件夹，可是到工厂出差的时候，只需要带着这本几页纸的表格就可以了。一年一百多个订单，轻松搞定，我们当然要啃苹果、听音乐、看小说啦。