采购与关键部门的关系

采购与关键部门的关系

采购和供应管理功能是一个具有一定独立性的统一的、紧密结合的整体。供应管理的效果从某种程度上讲是采购部门与内部合作者交流及关系质量的体现。因为内部合作者分担着相同的机会和风险，因此采购和供应管理应最大限度地让组织内相关的部门介入进来。这种相互作用的性质、特征和步调会根据环境、资源，以及内部外部法规的变化而不断变化。如果不考虑特殊的情况，采购常常完整的融入到组织的结构中，下面谈到的就是这种内部融合的一些例子。

1.高层管理

采购越来越多的受到主要执行官员的重视，因为这一关键工作具有潜在的价值增值潜力。高层管理越来越频繁地承认，采购费用的节省在产生利润的部门中直接增加了利润，并减少了在非赢利和公共部门的花费。因此，采购员必须在尽量提高采购透明度和维持其影响力方面与高层管理人员接触。

2. 工程或设计

采购在制定构想、设计和开发新产品和服务方面起着重要的作用，假如要与工程部门进行频繁和深入的交流互动，那么有必要与其保持良好的关系。在采购部门想通过改善产品设计和价值分析以便提高效率时，让工程部门介入是保证成功的重要因素。

对那些正在进行早期采购参与( Early Purchasing Involvement,EPI) 和早期供应商参与(ESI) 实践的组织中，采购部门与设计部门的关系极其重要。在这些组织中，新产品的设计涉及在初期就要进行采购和选择供应商，目的是与供应商协作，根据供应商生产和供应能力来设计出需求，以便在采购的产品或零部件方面改进效率和质量。

3.质量控制或质量保证

假如组织愿意不断的改进，可以期望采购工作和质量保证相互协调来开发、设计并实施和评估必要的体系和流程，这对企业价值的最大化必不可少。采购必须不断增加和保证质量间的相互协调，并管理大量的外包区域。质量有内部和外部的标准，采购的作用对两者都很重要。

4. 运作或制造或生产

不同的部门之间在原材料的使用上可能会发生冲突，这时采购和运作部门在平衡这一冲突方面成了合作者。一方面必须要有足够的原材料满足生产的需要，另一方面，管理者只想花尽量少的钱用于存货。在需求变化很大的情况下，这一平衡措施会带来不安全因素。

在一个制造企业中，缺乏原材料会带来巨大的挑战和高昂的机会成本，包括停工期和萧条期。采购方主要的责任之一就是避免这样的事情发生。运作和采购的适当协调是企业成功的先决条件。

5. 会计或财务

采购管理员依靠会计和财务来支付账单，并且为评估供应系统的运行情况提供成本数据。财务部门准确及时的反馈信息，提高了采购的效率。

紧密的工作联系是很有必要的，这样的例子能在不同的领域找到。它们包括长期合同的商议、重要设备的采购、多种租赁与定价协定和所有权成本模型的设计。财务人员希望从采购部门得到关于未完成任务、现金折扣规定和生产标准成本规定的报告。

6. 市场或销售

这些部门及时交换信息是十分重要的。市场营销人员反映的是市场的声音。因此对采购方提供预测数据，利于调整采购的原材料和为特殊情况的发生制定对策。当采购方能更有效地购买产品时，营销者就能具有更

有竞争力的销售。

7. 设施

有效的利用有限的空间是一个需要经常考虑的问题，仓储人员和采购员之间有效的交流可以决定每一种用于满足通常需求量的商品的存货水平，并且能保证还有剩余的空间存储新人库的货物。

8. 物流或供应链

在一些组织中，采购和运输部门必须通过供应链从供应商和（在小范围内）产成品到供应链的中部和最终顾客来协调物流部门搬运原材料。采购与运输部门商讨具体计划，这个计划影响着运输方式、时刻表和具体要求。除此以外，采购部门为成品运输服务

的采购发挥着类似的能力。

9. 产品或业务或经理

许多组织利用产品经理的观念去管理一系列产品，一般情况下，采购部门需要与这些人建立良好的关系，以确保能够获得用于支持产品促销和保持市场供应的原材料。

10.管理信息系统

因为信息是组织的“脉搏”，采购方在很大程度上依靠这一功能（管理信息系统或信息技术）来支持对系统的设计和执行，而这一系统完善了采购过程的每一方面，从开始到结束。系统应该整合来自内部（其他供应链成员）的合作者的所有相关信息，并考虑对采购决策的外部影响经济竞争的法律要求的变化。信息系统必须提供支持、维护和升级技术以满足采购人员的要求。因而，采购员必须详细准确的说明其信息的需要。

11. 合法性

在法人组织的商业纠纷日益增多的环境中，必须更多地考虑供应管理的合法性。采购方需要知道法律领域的基本知识一般包括合同、责任、反托拉斯和司法体系。采购员必须有足够的知识来避开可能阻碍采购过程的法律陷阱，在采购和法律领域之间应存在一条透明开放的互动交流热线。

12. 公共关系或公共事务

采购对在供应商评估领域的公共关系非常有益，并且对于提供和支持公共关系、服务和活动的选择也很有用。而且，由于采购与市场有长期的接触，因此采购员能有提供对公共关系有价值的反映采购人员个人观点信息。

13. 广告推销

在零售或面向配送的组织中，采购人员和广告推销相互联系，反映市场的需求，这可能包括适应最终用户季节性需求和周期性需求。

14.产品或服务计划

对采购员来说这是一项非常重要的关系，因为产品计划的职能决定着未来的产品计划，从而决定着需要采购什么和需要什么时候发货。

15. 研究和开发

通过在早期介入研究开发过程，采购员能为研究和开发部门提供支持，在供应商评估、竞争、市场预测和重要的外部因素方面的采购专家将成为一个不可缺少的合作者。

16. 产品开发

通过早期采购方参与和早期供应商参与设计产品研发和生产设计方面的工作，能保证获得相应的原材料或部件，而且也能决定原材料成本。

17. 开拓服务领域

采购员和市场之间的交流互动可以用于认识什么产品正在衰落并可以帮助向供应商提供反馈，其他来自于市场源头方面的信息和观察能够为生产线和工序提供一个现实的检测，并且还可检测其他影响满足客户需求能力的因素。

18. 维护

对有计划的停工和检修的了解，鼓励采购员采购必需的部件和原材料。