质量审核控制程序

广东省信息工程有限公司

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质量审核控制程序

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质量审核控制程序

文件修改控制

1. 目的

确保公司设立的质量体系能持续、适时且有效的运作。

2. 适用范围

适用于公司内质量管理系有关的规定与实施部门，都在审核的范围。

3. 职责

● 审核计划拟定：年度审核计划由管理者代表拟定，每次的审核实施计划由审核组

长拟定。

● 审核计划确认：每次的审核实施计划由管理者代表确认，年度审核计划由总裁确

认。

● 执行审核作业：合格审核人员

● 审核不合格项的整改跟踪：被审部门的负责人 ● 审核结果确认：合格审核人员

4. 内部审核的准备

4.1内部审核策划

4.1.1管理者代表亲自组织编制公司《年度内部审核计划》 4.1.2《年度内部审核计划》中具体确定审核的准则、范围和频次

4.1.3《年度内部审核计划》制订后必须经最高管理者批准，并以文件形式发至各受审核部门

4.1.4《年度内部审核计划》若有变更，应重新审核批准，变更通知应及时发至各受审核部门

4.1.5内部审核每年实施一到两次

4.2内部审核实施计划

4.2.1管理者代表任命审核组长。

4.2.2审核组长根据《年度内部审核计划》编制《内部审核实施计划》。

4.2.3《内部审核实施计划》的内容包括内部审核目的、预计审核范围、预计审核日期（列参考周别，确定审核日期）、审核准则、审核组成员及分工、主要审核活动的时间安排，首、末次会议时间等。

4.2.4管理者代表审批《内部审核实施计划》，并以文件形式发至各被审核部门。 4.2.5《内部审核实施计划》若有变更，应重新审核批准，变更通知应及时发至各被审核部门。

4.3组建审核组

4.3.1审核组由审核组长和内部审核员组成。参考人事部门提供的公司内合格审核人员名单。审核人员资格如下：

● 接受过“ISO9001：2008”体系要求培训；

● 接受过“内部审核”工作培训、实习，并获有合格证书； ● 在公司服务满三个月。

4.3.2应保持审核组受审核活动的独立性，以避免利益冲突，审核员不能审核自己的工作。

4.3.3审核组应有一个审核组长。审核组长资格如下： ● 接受过“ISO9001：2008”标准培训；

● 接受过“内部审核”工作培训、实习，并获有合格证书； ● 在公司服务满六个月；

● 参加过实际审核工作，了解审核过程的实施安排； ● 应具备管理能力和经验。 4.3.4审核组工作准备

4.3.4.1安排组内分工：审核组长向组员交待任务，分发审核实施计划，审核员应予确认，如有修改要求，可向审核组长提出，经组长审批可予以调整。但一般不宜做大的变更。

4.3.4.2审阅文件：审核组长应组织内审员审阅本组织作为审核准则的有关文件。

4.3.4.3掌握以往审核的结果：如果是例行的内部审核，审核组长应向审核员分发上次审核的不合格报告，进一步掌握以往审核的结果，作为本次审核的重点之一。

4.3.4.4准备审核组自用的工作文件：内审员准备审核用的各种空白表格，如《会议签到表》、《会议记录表》、《审核检查表》、《内审不合格报告及纠正措施要求表》、《内审不合格项汇总分析表》、《审核报告》等以备使用。

4.3.4.5受审核部门应有权利就审核组成员提出合理的更换请求。

4.4编制《审核检查表》

4.4.1每个审核员应按分工要求编制自己用的“检查表”，编完后送交组长审阅，并由组长进行总协调，防止漏项和重复。

4.4.2检查表应列出审核标准的内容和相应条款，确保审核覆盖面的完整。 4.4.3检查表应明确审核步骤和方法。

4.4.4内部审核实施计划编制后，经管理者代表批准，应提前一到两周下发给各受审核部门。如有调整和变更也应经批准后及时下发，现场审核过程一般不宜作大的变更。

5. 现场审核

5.1按照审核计划进行首次会议

5.1.1首次会议由审核组长主持

5.1.2 参加人员：审核组全体人员、管理者代表、高层管理者（必要时）、受审核部门代表及主要工作人员。

5.1.3会议以不超过半小时为宜，准时、简短、明了。 5.1.4与会者签到。

5.2信息收集与验证

5.2.1首次会议之后即进入现场审核阶段，现场审核内容就是实施信息收集与验证，要按计划实施，具体的审核内容按准备好的“检查表”进行。

5.2.2客观证据的收集：审核员通过与受审核的人员面谈、现场观察、查阅文件和记录

等过程，收集客观证据。

5.2.3现场审核记录：在提问、查阅、观察时，内审员应在“检查表”中做好记录，记录审核中听到、看到的有用的真实信息，这些记录是形成审核发现的真凭实据。

5.3审核发现

5.3.1审核组将收集的客观证据与审核标准相比较，得出审核合格（符合）项和不合格（不符合）项。

5.3.2审核组在每天小组内部会议上应对当天审核发现进行评审。

5.4不合格报告

5.4.1为了纠正、预防、改进，为了便于后续跟踪，验证报告内容中增加不合格原因分析、纠正措施建议及纠正措施验证等内容和要求，将《审核检查表》编制成《内审不合格项报告及纠正措施要求表》。

5.4.2《内审不合格项报告及纠正措施要求表》内容包括：受审核部门、内审员姓名、审核日期、不合格事实的描述、不符合审核标准、不合格类型、不合格性质、原因分析、建议的纠正措施及计划完成日期、纠正措施完成情况及完成日期、纠正措施有效性验证。

5.4.3不合格类型分为三种：体系性不合格、实施性不合格、效果性不合格。 5.4.4不合格性质分为三种：严重不合格项、一般不合格项、观察项。

5.4.5受审核部门对不合格项的事实理解后，签名予以确认。如受审核部门对不合格事实有疑义，内审员可与其共同评审、说明理由，有利于受审核部门采取纠正措施。

5.4.6当遇到受审核方提出不合格事实有误并提出证据证实时，内审员应予以核对，如确实属实，应予以撤销。

5.5末次会议

末次会议的目的是以会议的方式提出审核结论，以确保受审核部门对审核结论的理解和确认，并提出后续工作要求，结束现场审核。

5.5.1末次会议的准备

评审审核发现和其他信息。

● 编制审核发现完整清单（《内审不合格项汇总分析表》）。 ● 达成一致审核结论。

● 末次会议的作用和任务达成共识。 ● 讨论审核的跟踪措施。 5.5.2末次会议过程 5.5.2.1末次会议的要求 ● 由审核组长主持。

● 参加会议人员：公司总裁（必要时）、管理者代表、审核组全体成员、受审核部

门经理、主要工作人员，并可适当扩大范围。 ● 准时开始、结束，以不超过一小时为宜。 ● 使受审核部门了解审核结论。 5.5.2.2末次会议的内容 ● 会议开始，与会者签到。

● 审核组长致谢受审核部门在审核期间的合作。 ● 强调审核的局限性，抽样的风险性。

● 审核员谈审核印象，审核组长报告审核发现（包括正面评价，宣读不合格报告）。 ● 提出纠正措施要求。

● 宣读审核结论，组长宣布正式审核报告的发布时间、方式及其他后续工作要求。 ● 领导作指示。 ● 做好会议记录。

5.6内部审核报告

内部审核报告是正式向最高管理者报告审核结果的文件，由审核组长在规定的期限内提交。审核报告提交后，审核即告结束。

5.6.1审核报告概况 ● 审核目的 ● 审核范围 ● 审核准则 ● 审核组

● 审核日期

5.6.2现场审核综述，可以包括以下内容：

● 质量方针、质量目标分解、量化适宜性，实现结果。 ● 产品实物质量（内、外部评价）。 ● 删减的合理性。

● 遵守法律、法规及其他要求情况。 ● 管理职责、权限和内部沟通。 ● 资源管理。

● 产品实现、关键过程的监控及相应的检验活动。 ● 内审、管理评审的范围、频次、效果。 ● 不合格品/服务控制。 ● 顾客满意/评价。

● 纠正、预防措施的有效性、持续改进的能力。

5.6.3管理者代表批准内部审核报告后，由综合管理部分发到各受审核部门。 5.6.4综合管理部负责将审核工作文件、记录等归档。

6. 后续跟踪及持续改进

对于在审核中发现的不合格，包括体系性不合格、实施不合格、效果不合格，各受审核部门的经理应确保并及时采取有效措施，以消除发现的不合格及其原因，并进行跟踪活动。使体系不断完善，通过改进，实现新的突破，再上台阶。

6.1纠正措施

纠正措施是“为消除以发现的不合格或其他不期望情况的原因所采取的措施”。它不同于纠正，纠正是对不合格的处置，有些不合格进行纠正即可。

6.1.1纠正措施的制定

● 分析现状，查找不合格的主要因素。 ● 分析不合格的主要原因，确定改进目标。

● 针对主要原因，寻找相应的纠正措施。措施提出后，同时还要有完成这些措施的

时间进度，记载实施情况结果或检查要求。在实施纠正措施的过程中，明确：①

为什么要这样纠正；②纠正的目的是什么；③在什么地方纠正；④什么时候纠正和纠正期限；⑤由谁去纠正；⑥怎样去纠正。形成一项科学的纠正方案，以实现纠正目标。

● 评价这些纠正措施并作出选择，纠正措施的认可与批准。各受审核部门的经理对

内部审核发现的不合格应认真组织寻找不合格的主要因素，对主要因素进行分析，找出主要因素产生的主要原因，对主要原因有针对性地采取相应的纠正措施，并认真评价选择，认可这些措施方案，明确纠正目标和具体要求。经过上下认可的纠正措施还需要管理者代表批准，这有利于：①纠正措施形成一个正规的实施方案；②相关部门、相关岗位明确实施措施的责任；③纠正措施的实施程序化、条理化、科学化；④纠正措施实施取得领导的支持。 6.1.2纠正措施的实施

在实施中严格按照规定，做到三个必须：

● 必须按方案计划时间完成有关要求，实现纠正目标。

● 必须认真对待实施中所出现的问题及困难。对相关部门和岗位有不同意见的，要

做到步调一致、意见一致，需要领导帮助的，要报告给管理者代表调整计划和给予帮助。

● 必须加强信息反馈，在实施纠正措施的过程中，存在着大量需要沟通的信息，信

息的及时、准确传递，可以达到实施过程的协调性和一致性。 6.1.3纠正措施的检查 检查的内容一般有以下几项：

● 检查进度。看各项措施是否按计划时间进度实施，哪些提前完成了，哪些仍未完

成，什么原因等等。

● 检查实施质量。看各项措施是否按计划要求实施，监视和测量的结果如何？是否

真真正正按措施去做，效果如何等等。 ● 检查存在的问题和改进的建设性意见。

● 检查实施的效果。在每个计划阶段实施纠正措施后，看过程和产品变化的程度等。 6.1.4纠正措施的跟踪验证及评审所采取的纠正措施的有效性

综合管理部组织审核员定期或不定期对纠正措施执行情况进行跟踪，验证纠正措施完成情况，是否存在问题，纠正效果如何等，并及时进行处理，使纠正措施落实有人过问、有人关心、有人监督、有人处理，形成有始有终的闭环管理。

6.1.4.1纠正措施完成后，审核员应对纠正措施完成情况进行现场跟踪验证，其内容一般有：

● 纠正措施方案是否按计划期限完成。 ● 各项的措施是否得到执行。

● 纠正措施实施后效果如何，类似不合格还是否再发生。 ● 诸纠正措施中哪一项措施效果最好，还存在什么问题等。

● 有效的措施是否纳入标准化，对涉及的文件是否有更改，更改的手段是否符合程

序要求。

● 纠正措施的执行落实情况是否保存必要的记录等。

审核员验证并确认措施完成后，不合格类似现象不再发生，应在不合格报告验证栏内签字，这项不合格得到纠正的确认，阶段问题已解决，不合格项才能关闭。

6.1.4.2一般在纠正措施实施完成后，或阶段计划完成后对其措施进行有效性评审，评审其能否防止类似不合格继续发生和控制程度。应重视在每项纠正措施完成后对其有效性进行评审，重大的、关键的措施要成为管理评审的输入，保证质量管理体系能持续不断改进。

6.2预防措施

预防措施是“为消除潜在不合格或其他潜在不期望情况的原因所采取的措施”。采取防范于未然，把事后把关转变为事前控制，消除产生不合格的隐患，避免人力、基础设施、财力上的浪费。

找准潜在不合格对组织影响的程度，确定防止不合格发生的预防措施。实施预防措施要明确检查者与被检查者的责任，要坚持跟踪验证，保证所采取的预防措施得到执行。要评审采取预防措施的有效性，才能发挥预防作用。

6.3持续改进

持续改进的目的是增强满足客户/相关方要求的能力。持续改进是一项循环活动，持续过程，也就是说是一项永无止境的课题。必须制定改进项目，利用审核发现、审核结论、数据分析、管理评审或其他方法信息。

采取以下措施：

● 在整个组织范围内使用一致的方法持续改进组织的业绩。

● 为员工提供有关持续改进的方法和手段的培训。

● 将产品、过程和体系的持续改进作为组织内每位成员的目标。

● 建立目标的指导、测量和追踪持续改进。

7. 管理评审

7.1目的

为保证公司质量体系的运转正常，定期对质量体系的实施状况做检讨。

管理审查每年至少应进行一次。

管理审查以会议的方式实施。

7.2会议准备

7.2.1 参加管理审查会议的人员

公司总裁。

公司质量体系管理代表。

部门经理。

7.2.2会议通知

由公司质量体系管理代表与总裁确认开会时间后，由综合管理部负责会议的通知与文件准备:

于会议开会前发出会议通知。

会议通知单应包括：会议时间、会议地点、讨论议题等。

负责报告的人员将报告资料于会议开会前三天交综合管理部汇总。

建议事项亦于会议开会前三天交综合管理部汇总。

7.3会议实施

7.3.1会议应讨论（但不限制于）下列事项：

a) 质量系统运作的情况，遇到的问题与阻碍…….. 管理者代表

b) 内部审核结果与改善报告 ……………………… 管理者代表

c) 检讨内部审核过程中发现的问题与对策 ……… 全体

d) 审议如何提高质量体系运作的质量 …………… 全体

e) 公司质量目标实施情况 ………………………… 全体

f) 预防措施检讨 …………………………………… 全体

g) 其他建议事项 …………………………………… 全体

7.3.2会议由综合管理部作会议记录，整理形成会议纪要，由总裁审批发至各部门。于开会后两天内分发。

7.3.3会议的交办事项，由承办人员负责于指定限期内完成，涉及纠正和预防措施时，按《纠正和预防措施控制程序》执行，完成后通知综合管理部与管理者代表。

8．内部审核过程流程图

9. 参考文件

1. GDIE/QR-08《年度内部审核计划》

2. GDIE/QR-09《内部审核实施计划》

3. GDIE/QR-10《会议签到表》

4. GDIE/QR-12《审核检查表》

5. GDIE/QR-13《内审不合格报告及纠正措施要求表》

6. GDIE/QR-14《内审不合格项汇总分析表》

7. GDIE/QR-15《审核报告》