物业公司交房方案(慧韬物业)

润福城交房方案

深圳市彩生活物业管理有限公司

南京事业部

目 录

前言·····································································3

第一节 入伙流程·························································4

第二节 各小组负责人·····················································5

第三节 各组职能和人员配置···············································5

第四节 入伙现场保安及应急工作安排（附件一）······························9

第五节 入伙物资安排·····················································9

第六节 入伙相关部门准备工作·············································9

第七节 入伙人员的服装要求···············································12

第八节 各组人员的联系电话（参见公司通讯录、附件二）······················12

第九节 入伙通知书投递计划···············································12

第十节 入伙开始及效率预测···············································13

第十一节 遗留工程跟进计划···············································13

第十二节 入伙物资准备清单表（附件三）····································13

第十三节 入伙期间物资费用预算···········································14

第十四节 附件···························································15

前 言

【润福城】项目拟定于 2013年 11 月 30 日正式入伙，并交付使用。为了有计

划地做好入伙前的各项准备工作，保证按时顺利入伙，根据【润福城】项目实际情况，

制定本入伙方案。

一、 入伙进度安排：

参加入伙的工作人员必须在 2013 年 11 月 30 日上午8：00前到达现

场，入伙手续正式办理时间为9：30-17：00。

二、入伙物业类型及数量：

19号地块 1039 套， 20号地块966套，现符合入伙条件 ,2105 套。

三、以上共计入伙单位为 2105 套。

四、入伙组织工作的各环节依照本方案实施。

第一节 入 伙 流 程

入伙流程

收楼流程示意图

发展商工作组（确认业主身份，缴清相关费用及开据代收专项维修基金收款收据并

在会签单上盖章）

审核签约组（填写业主资料表，家庭入住成员名单及相片二张，身份证复印件一份，签

订《业主公约》、《物品放行条协议》、《项目精神文明公约》、《区域防火责任书》、《装修

装饰管理服务协议》、《前期物业管理服务协议》、《住宅商铺质量保证书》、《住宅商铺使

用说明书》发放钥匙（业主同意收楼后签字领取钥匙及领取礼品）

● 入伙现场办理地点：

入伙收楼手续在销售中心内办理，设立：1、发展商审核组；2、物业公司财务

组；3、物业公司签约组；4、物业公司验楼组。

● 验楼流程：

到达单元---主动代业主开门---进入大厅引至阳台----再引至各房间---抄取

水、电、天然气表读数---业主签字确认，移交钥匙。

第二节 各小组负责人

总指挥： 倪晋阳 南京慧韬物业管理有限公司总经理

物业公司综合服务组： 刘建军 南京事业部润福城项目总监

物业公司财务组： 龚前芬 南京事业部润福城出纳

物业公司签约组： 吴红胜 南京事业部润福城客服主管

物业公司验楼组： 陈里海 南京事业部润福城工程主管

物业公司安全组： 王伟 南京事业部润福城综合主管

第三节 各组职能和人员配置

一、发展商工作组

1、销售接待组，

2、财务组，

二、物业公司工作组

1、现场安防组， 小组长：王伟

组员：

入伙现场停车场 10 人；机动巡逻 15人，入伙现场 8 人，具体人员由

物业公司确定。

职责：1、全面负责入伙现场和辖区的车辆停放指引和安全保卫工作。

2、监督各护卫岗位的工作情况。

3、处理现场发生的意外事件。

2、财务组， 小组长：龚前芬

组员： 6人

职责：1、收取业主一年的管理费，做到文明礼貌、态度热情、百问不厌；

2、开出收款收据；

3、在《入伙会签单》“②”上盖章。

注意事项：

1、先查看业主所持《入伙通知书》、身份证复印件《入伙会签单》、《入

伙缴费表》，有无遗漏，认真核对无误；

2、先准备好各项收费的凭据、公章及办公用品（如验钞机、信封、保

险柜、签字笔等）；

3、开出的收据需与《入伙通知书》、《入伙会签单》一起交还给业主；

4、收款收据应事先打单，到时只需核对房号查找发放，节约时间。

3、签约组， 小组长：吴红胜

组员：6人；负责资料整理，具体人员由物业公司确定。

职责：1、核验业主收楼应带的所有数据[入伙通知书、入伙会签单（前二项是

否已盖章）、《业主登记表》、身份证复印件]，并收回放入档案袋；

2、签订《业主公约》、《物品放行条》、《区域防火责任书》、《项目文明

精神文明公约》、《装饰装修管理服务协议》、《前期物业管理服务协

议》后，以上文件由业主保管，物业公司撕下附件：《签约页》，并

收回放入档案袋，发放给业主《房屋使用说明书》、《房屋质量保证

书》各一份。

3、收集好所有业主已签资料，并在《入伙会签单》“③”上盖章。

注意事项：

1、签约组工作人员，必须认真负责，做到文明礼貌、积极热情、有礼

有节，耐心负责地解答业主提出的相关问题，切勿急躁；

2、签约过程中，如遇有不清楚的问题，切勿乱答，应及时解释并引至

咨询组进行解答，避免引起不必要的纷争。保证无遗漏，无误签。

3、签约的文件需认真核对，应收回的文件核实后全部放入档案袋。

4、所有的签字必须使用黑色签字笔；

5、热情指引业主到验楼组。

4、验楼组， 小组长：陈里海

组员：20人；等

职责：1、带领业主验楼，抄取水、电、天然气表读数，确认水通、电通、无堵

漏；

2、协助业主领取钥匙；

3、协助业主填写《接管验收记录》，向业主说明表格如何填写，并由业

主签名确认后，验楼工作人员签名；

4、业主收楼完毕，交回《接管验收记录》（1、2、4）联，不得遗失，

第3联交给业主；

5、请业主在《入伙会签单》“④”上签名，收回《入伙会签单》放入档

案袋。

注意事项：

1、做到文明礼貌、积极热情，耐心、热心、有礼有节，讲求效率；

2、各验楼人员需确认手上持有管井钥匙，懂得如何抄记水、电、天然

气各计量表，并由业主签名确认水、电、天然气表底数；

3、由业主签名确认后发放钥匙；

4、《接管验收记录》须由工作人员持有，除客户联外全部交回该组负责

人保存；

5、业主铺内如有问题，要求其在《接管验收记录》中详细记录，建议

留下一条工程钥匙，以便返修；

6、对于业主提出的问题，不清楚的，切勿乱答，如果有必要，应引至

咨询组进行解答。

三、综合服务组

负责人：刘建军

1、咨询组

职责：1、负责解释疑难及重大投诉；

2、负责解决业主提出的工程质量问题。

3、负责向业主解决所提出物业管理知识方面的疑问。

注意事项：1、准备好相关返修工程的物资；

2、主包施工单位的返修工作人员在现场等候待命，配合业主做好

收楼时提出工程问题的处理工作；

3、注意礼节、礼仪及形象，微笑服务。

。。

5、后勤组

组员：1人 盛艳（物业协调安排）

职责：1、负责交楼期间工作人员的午餐的安排；

2、负责物业公司参加配合入伙工作人员的午餐安排，其它正常上班的

岗位人员由物业公司安排用餐，具休人员见入伙方案人数；

3、负责药箱、药品的管理；

4、及时处理现场突发情况；

5、现场卫生的监督。

6、协调组组员

组员：刘建军

职责：1、入伙工作的安排与协调；

2、入伙期间各部门之间的工作协调；

3、入伙工作的全过程控制；

4、跟进落实入伙物资。

第四节 入伙现场保安及应急工作安排

一、负责人：

详见附件一。

第五节 入伙物资安排

一、跟进人：刘建军

1、指示牌：交楼流程图、入伙须知牌、线路方向指引箭头牌、发展商审核组、

物业公司签约组、物业公司财务组、物业公司验楼组、礼品发放组、

专家咨询组。

（由物业公司提出具体要求，研究策划部统一制作）

2、办公用品：文件柜、文件袋、标签纸、签字笔、复印纸张、胶水等（由物业公

司统一购买）。

3、通讯用具：对讲机（物业公司配备）

4、应急用品：药箱、药物（人事行政部配备）

第六节 入伙相关部门的准备工作

一、地产相关部门的准备工作：

1、销售策划部（摄影） 负责人：

2、销售策划部 负责人：

3、项目部 负责人：

4、销售策划部 负责人：

5、财务部 负责人：

二、物业相关部门的准备工作

1、【润福城】管理处 负责人：刘建军，客服主管：吴红胜，内业：盛艳

A. 人员培训

掌握物业设施、设备的基本情况和位置。项目各项数据情况，单元情况（如朝向、电话线、有线电视、空调室外机位、电表、水表等的位置及读数等）。附属设施的熟悉，如会所、游泳池等。交楼路线熟悉，功能介绍，商铺租售价格。各市政职能部门电话，如供电、供水、邮政等。入伙流程培训，物业法规培训，考核并实施演练。

B. 文件资料的准备

各种收楼资料及表格印刷须于 2013 年 12 月 5 日前印刷到位，协助寄出入伙通知书，注明装修办理时间。将业主已签署的“前期物业服务协议”建档，业主基本资料入档并输入软件，准备收楼时的各项统计表格、记录表格。钥匙接收，标识清楚，统一分栋存放，大小文件袋准备到位。

C. 物资物料的准备

垃圾桶、信箱配置到位、指引牌、专人管理。收楼文件整理入袋，每户一个袋子标明。所有交楼资料统一放在交楼处方便使用, 人员服装统一，佩戴工卡，现场的促销商家名单及位置（外围，具体与研究策划部活动协调）安排。

D. 其它各项工程的跟进

市政、信箱、公告栏、标识牌、车场、绿化等，及配套设施的跟进等。 E. 法律法规文件的收集、学习，整理成册。

F. 物业办理正式接管验收手续

将问题记录清楚并及时跟进反馈，确保入伙顺利进行。

2、【润福城】管理处工程部 负责人：陈里海

A. 对楼宇质量检查，登记问题点。

B. 对遗漏工程进行统计、归类、总结。

C. 对验楼人员培训验楼知识

对工程通病要避重就轻，尽可能地向业主做好解释工作。

D. 做好核表工作

水表、电表、天然气表。核表工作一定要做到表对户，进行走表测试，记录标识要清晰明了。

E. 立设备档案，明确责任人

对设备、设施进行测试，对有问题的设备记录在案，并通知项目部处理。 F. 核对单元钥匙及设备房钥匙

如电表房、水表房、管井房、电房等，做好标识，做到准确无误，标识清晰明了。

3、【润福城】管理处秩序管理部 负责人：王伟

A. 安排好班次、人员，确保入伙期内现场的正常运作。

B. 现场椅凳及桌子布置。

C. 对讲机及电池储备到位。

D. 强化礼仪礼貌，规范用语的培训。

4、【润福城】管理处财务部 负责人：龚前芬

A. 财务工作人员的安排。

B. 入伙时收取各项费用的收款收据的准备。

C. 入伙须收取各项费用的数据整理、核对。

D. 日常管理需使用的缴费单，催交单设计印刷。

E. 电脑管理软件的业主资料输入。

F. 银行委托扣款协议准备。

5、清洁公司 负责人：王伟

A. 安排交楼期间的清洁人员，确保现场清洁卫生情况良好。

B. 统一着装，配带工卡。

C. 配齐清洁用品及用具，安排好各人员的岗位。

D. 事先进行礼节礼貌培训。

E. 注意各岗位的临时情况的处理。

F. 配合验楼人员作好临时清洁工作。

G. 入伙前开荒工作人员的安排协调。

第七节 入伙人员的着装要求

一、着装：工作人员统一穿着工作服。 二、所有工作人员须配带公司工卡。

三、所有工作人员须头发整齐，衣服干净整洁，女士可化淡妆。

四、使用文明礼貌用语，“请”字不离口，具体以礼貌行为用语规范执行。 五、遇到业主须主动问候：“您好，有什么可以帮到您？”等。

第八节 各组人员联系电话

详见附件二

第九节 入伙通知书投递计划

一、入伙通知书按总计划集中办理收楼手续3天。

二、入伙通知书于 年 月 日前寄出，统一打印通讯地址及姓名。 三、入伙通知书明确业主到场时间，业主提前到场将不能进行交房。

第十节 入伙开始及效率预测

一、本次入伙交楼：共有 套，可入伙 套。 二、集中收楼日期设定： 年 月 日。 三、中午12:00～13:00工作人员轮流吃饭。

第十一节 遗留工程跟进计划

一、当日记录的遗留工程由物业管理中心验楼组统一整理后，交由项目部和施工单

位进行返修，项目部应设立专门人员协助该项工作，并于二天内答复返修开工及完成时间。

二、所有登记有遗留工程的单元，必须于收楼后的三个工作日内答复业主几时进行

返修施工，并根据业主需求进行调整。

三、所有登记的工程除硬件设施外，施工单位必须在一周内解决。

四、如涉及较多遗留工程的，须每二日与业主联系一次，告知其返修情况。 五、所有派出的工程问题处理单，返修单位必须于三日内返单。

六、返修工程进度及质量在项目维修委托之前由项目部全面跟进，物业积极配合；

项目维修委托后由物业全面跟进，项目部积极配合。

七、业主托管的钥匙由管理中心专人负责，施工单位人员借用需进行借出登记，避

免遗失，且离开时应关好门窗。

第十二节 入伙物资准备清单表

详见附件三

第十三节 入伙期间物资费用预算

（以实际发生为准）

南京慧韬物业管理有限公司

岱善润福城管理处 年 月 日

附件一

入伙现场应急工作安排

现场护卫组 负责人： 王伟

一、护卫员岗位的设置

1、入伙现场 8 人；负责入伙现场秩序维护； 2、机动巡逻 15 人，负责临时安排的各项工作； 3、停车场 10 人；负责入伙现场业主车辆停放引导。

二、各岗位职责 （一）安保负责人职责

1、全面负责入伙现场和辖区的安全保卫工作。 2、监督各护卫岗位的工作情况。 3、处理现场发生的意外事件。 （二）广场巡逻岗职责

1、作好进出车辆登记和外观情况检查记录。 2、正确运用车辆指挥手势指挥车辆的进出和停泊。

3、对违章车辆应及时制止并加以纠正，纠正前必须先敬礼。

4、仔细检查车辆的停泊情况，检查车门是否关好，车内是否有贵重物品。如发现车门没有关好或车内有贵重物品的，应及时向班长汇报，并设法通知车主。 5、检查摩托车、自行车是否停放在指定位置上，发现未上锁等情况及时设法通知车主，在未通知到车主之前，要重点加强对此车辆的安全防范。

6、值班人员要勤巡逻、细观察，密切注意商业街及路边的情况，盘查并驱赶在车场逗留的闲杂人员，发现可疑人员及时向班长和主管汇报。 （三）消防监控中心岗位职责

1、严密注视监控范围内的人员活动情况，发现违章或可疑人员，立即通知巡逻护卫员到现场进行处理。

2、密切注视消防设备的运行情况，如有报警，立即查明报警地点，通知巡逻护卫员到报警地点察看。

3、接听住户打来的对讲电话，认真记录住户的求助或投诉，并立即通知相关部门 进行处理。 （四）巡逻岗职责

1、维护项目内的公共秩序，防止事故发生。 2、对项目内的可疑人员采取恰当方式进行盘问。 3、制止项目内发生打架、滋扰事件。

4、对项目内践踏草坪等闲杂违章人员进行劝离。 5、回答访客的咨询，必要时为其导向。 三、紧急情况处置办法

（一）业主/客户滋事的处置办法

1、进行劝说或阻拦，让其尽快离开护卫目标范围；

2、在采取控制和监护措施的同时，及时通知醉酒者、精神病人的家属或工作单位派人领回。

3、若醉酒者或精神病人有危害护卫目标或社会安全的行为，可将其强制送交公安部门处理。

（二）、发现可疑分子的处置办法

1、立即报告当班班长和管理处，并向其它区域执勤护卫员发出信号。特殊情况还

需向公安部门报告。

2、可严密跟踪观察，暗中监视，防止其进行破坏或犯罪活动。

3、若发现与公安机关通缉的在逃人员体貌特征相似者，或经盘询漏洞百出、形迹可疑者，可采取措施，将其带往公安机关查处。 （三）发生抢劫案件的处置办法

1、值班护卫员应迅速进行拦截，同时用对讲机报告护卫班长和管理处，请求支持。管理处立即派出支持人员，并向公安机关报案，同时安排医护人员救护受害者，伤势严重立即送往医院救治。 2、协助公安机关追捕罪犯。

3、如罪犯驾车逃逸，则迅速记下罪犯的车牌号码和罪犯的面貌特征，以便帮助公安机关破案。 （四）下雨天应急处理办法

1、准备部分雨伞供业主收楼时使用。

2、准备 把大雨伞，如业主在雨中停车，则由护卫员用大雨伞将业主接至入伙中心。

3、业主验完楼需要离开时，由陪同业主验楼人员将业主送至停车地点，并将雨伞收回。

附件二

【润福城】入伙各负责人通讯录

附件三

【润福城】入伙物资准备清单表

南京慧韬物业管理有限公司

岱善润福城管理处

年 月 日