采购部需求调研报告20030728

采购部需求调研报告

1、采购部职责及岗位设置

1.1 采购部定位

根据公司整体规划和生产计划，执行并实施采购计划，建设和完善采购供应体系，提高产品竞争力，保证公司目标的完成。

1.2 采购部主要职责

a、 采购计划的制定与执行（采购业务）

b、 采购供应体系的建设与完善（供应商管理） c、 采购成本的控制 d、 散件库存的控制； e、 备件、设备的采购

1.3 采购部组织架构

采购部岗位：

采购部经理 采购部副经理 采购专员 采购物流专员 齐套员 帐务助理 返修员 接货员

1.4 采购部岗位之间信息流

1.5 业务模块

业务模块 供应商管理 采购计划管理 采购申请与订单管理 收货处理 让步接收处理 入库处理 帐务处理 应付款管理 散件退返管理 库存控制 BOM管理 供应商选择 备件采购 设备采购

简单描述

建立供应商档案；进行供应商评价 物料需求计划的编制以及计划执行的控制 采购申请产生、审批；采购订单的执行与跟踪 货物接收及送检处理 检验不合格物料的处理 合格物料入库手续的办理 报销、付款处理 应付款核对、帐目管理 不合格物料的退换与返修处理 库存物料状态、库存分析 对于采购部主要是BOM的应用 新供应商的选择与评定 作为独立需求纳入采购计划 新增设备的采购

建议 √ √ √ √ √ √ √

√ √ √ √ ？ √ ×

3、问题与需求 业务模块 采购计划

职能

问题

需求

1、 系统根据物料需求和

BOM对生产计划进行分解；

2、 分解后的物料需求计划

至少分为三个采购周期以上的时间的计划，第一采购周期内的计划为固定，已执行或必须执行，第二采购周期内的计划为将要执行，可能微调，第三采购周期以上的计划为预测，可以根据实际需求进行调整；

3、 需要超过1个月的计划，

达到2-3个月滚动计划；4、 根据实际需求，系统自动

调整和安排物料供需，并根据不同的产品自动进行平衡，合理安排用料进度；并在需求中考虑批量原则；

5、 系统记录历史，给定一定

的调整系数，然后再由人工进行微调；

6、 对于进入淘汰期的产品，

散件计划（特别是仅此产品采用的部件）需要单独制定； 1、 建立供应商完整的档案，

将有关供应商的各种资料（包含财务采用的各种资料）建立在档案中，对于一些应用如采购申请时由系统自动获取，避免人工查询以及出现差错；2、 对供应商评价的各种信

息在各有关输入点实时输入，由系统根据规则对

制定采购计1、 手工编制，人工查询库存划，控制采购状态，并根据BOM和产品进度 配置进行分解，只能考虑

标准配置，没有同实际需求紧密结合；

2、 没有考虑采购周期，只是

下月计划，而对于采购周期接近或大于一个月的物料起不到计划的作用； 3、 没有用料进度，不知何时

物料才会用到，无法安排采购进度，只能根据流量进行不断调整，可能造成缺货或积压；

4、 依靠经验，对于实际需求，

只能在标准配置基础上依靠历史和经验进行判断，确定要采购的数量

供应商管理

供应商档案1、 有关供应商的各种文件、管理、供应商资料人工建立档案，如帐评价 期、供货周期、财务资料

等在使用时要么凭记忆，要么手工查询；

2、 供应商的综合状态没有同

采购实际连接，更多依据采购专员判断；

3、 供应商的评价利用各种表

格人工进行分析，数据的

搜集不及时，评价相对比较片面，没有将综合信息纳入一起评价；

4、 因为没有上面的评价的准

确结果，供应商的优化淘汰更多是依靠开会或判断

这些信息进行处理，实时对供应商进行评价，并将这些评价应用在采购工作中；

3、 根据设定的规则，系统依

据对供应商的评价生成对供应商的褒奖或不合格通知，对于长期不合格供应商除特殊情况外不允许进行采购； 1、 独立需求计划可以通过

两方面提出，一是系统，二是采购专员提出； 2、 除上述描述的采购专员

提出的采购申请外，系统根据需求和计划，对库存可用量进行综合分析后，生成采购申请，并将供应商评价的结果自动应用在采购申请单中，申请的时间、数量由系统根据需求和批量规则等确定，采购专员在向采购申请中的供应商及其它供应商寻价并比较后应用，确定采购申请；

3、 对于供应商一周内有固

定时间接单，需要系统进行处理，如供应商周四接单，则上周五下单和本周四前下单供货情况相同；即系统应能处理固定计划起始时间；

4、 需要为采购提前期提供

一定范围的可变性，以避免不可控的风险；

5、 依据供应商评价规则对

供应商的评价结果，建立相同物料不同供应商之间的供货比例；

6、 根据计划进行判断，有一

定的授权；

7、 采购申请单审批完成后

依照我方产品名称与供

采购申请与订单管理

采购申请的1、 采购申请提出的依据是库审批与采购存，然后依据计划由采购订单的签订 专员提出；

2、 何时提出采购申请，何种

物料，多少，何时到，向谁采购缺少必要的控制； 3、 采购申请通过WEB进行，

申请完毕再手工填写采购订单，两者之间没有控制，更多由采购专员自觉进行；

4、 采购申请必须完成两次审

批，没有授权；（此项为管理问题）

5、 采购订单下达后更多依靠

采购专员进行跟踪，没有预警机制

6、 关于进口货物：分两种情

况，一是向供应商下订单，向怡亚通下内贸合同，收一张发票；二是向供应商下订单，向浪潮软件下进口委托书，货物由天合成或进出口公司办理进口手续，浪潮软件开具货值发票，天合成开具运费和其它费用发票，然后手工核算后计算单价，还存在不通过浪潮软件而直接从进出口办理调拨的情况。

应商产品名称的对应规则，自动生成采购订单；8、 对于采购订单的执行情

况进行跟踪，并对提前较长时间和拖延的订单进行预警，要求采购专员进行相应处理。

9、 应能对进口货物的情况

进行处理；

收货管理

按照采购订1、 收货与采购订单没有建立单收货并送完全的对应； 检 2、 送货单的规范有问题；

3、 送检时需要手工办理，一

是存在重复录入，二是增加了出错的几率；

4、 检验通知单、检验结果需

要手工传递，做不到及时，经常造成送检不及时和紧急物料不能及时入库； 5、 检验通知单上的QN码是

按照规则手工生成，存在出错的情况；

1、 建立规范的送货单，要求

供应商按照要求提供送货单；

2、 接货员在接收到送货单

后，与采购订单进行对应，根据对应结果生成提货单和检验通知单； 3、 通过系统将上述两单传

递到物控部和品管部，并将结果传回；

4、 检验完毕，品管部确认后

将检验结果传回采购部；5、 检验通知单的QN码依据

规则由系统生成相应项目，对于个别项由接货员进行调整（如数量） 6、 对无订单到货应能进行

处理； 1、 对于检验不合格物料，将

结果传递到采购部后，由采购部判断决定进行处理；

2、 对于退货，自动生成退货

单；

3、 让步处理情况，生成让步

接收申请单，采购专员填写让步申请理由后分别传递到相关部门进行审批，并将审批结果回传；1、 采购部帐务助理根据检

验报告和采购订单以及到货发票确认生成入库单，并传递到物控部，此时货物处于暂存状态，不

让步接收处理

对检验不合1、 手工填写让步接收申请格物料进行单，由申请者将检验结果处理 与之相对应，而在审批过

程中，需要向相关人员不断解释与出示；

2、 让步申请单的审批由采购

专员到相关部门去跑，浪费时间；

入库处理

按照检验报1、 入库通过国强软件办理，告对采购物没有确认机制；

料办理入库2、 发票未到情况较多，因此手续 暂估入库较多；

3、 暂估情况下必须办理冲估

手续，比较复杂

4、 QN码在检验完毕已经输

入，入库时没有体现，在使用时无法根据QN码跟踪部件

能修改物料库，待物控部确认后修改库存信息； 2、 将入库方式修改为不论

发票到否，均按照订单价格进行暂估入库；

3、 要求供应商在提供货物

的同时开出发票并寄出，尽可能保证收到货物的同时收到发票；

4、 在检验完毕录入物料编

码时同时输入QN码，并建立QN码跟踪机制，通过QN码可以查询目前此物料的状态；

5、 对于一个订单，分批到

货，发票到后，应能进行相应匹配； 1、 财务是否可以接收打印

单据？

2、 建立人工对应与系统对

应双重进行的机制，对于简单情况，系统对应，特别情况（如两个订单开一帐发票），人工对应； 3、 能够处理不同税率的发

票；对于同一订单、入库单对应不同税率的发票应能进行处理；

4、 暂估入库情况，在发票收

到后，帐务助理对应暂估入库录入发票，系统自动进行各种手续的处理并生成财务需求的单据。 5、 收到发票后，将发票与采

购订单和入库单进行对应，进行冲估操作；系统自动记录中间过程和记录；

6、 尽可能减少单据的手写

和打印； 1、 资金计划由系统根据采

购计划、采购订单、到货记录和供应商帐期自动

帐务处理

根据发票、入1、 手工填写各种单据；

库单等办理2、 由人来将发票与采购订单报销、付款手进行对应； 续 3、 存在差额情况人工办理各

种手续，比较复杂

应付款管理

建立应付款1、 资金计划由人工根据采购帐目，对付款订单汇总； 进行控制 2、 由于没有供应商档案，何

时付款更多依靠人来判断；

3、 资金计划是否合理，更多

是依靠人工对以前采购订单的整理来确定；

4、 对资金计划的执行情况没

有控制体系，一是此款该不该付，何时付的监控，二是避免存在重复付款；

进行汇总，然后再进行确认；

2、 建立资金计划、采购订

单、帐期的对应，监控付款时间；

3、 对于付款进行控制并记

录，按照资金计划、采购订单进行对应，避免重复付款；

4、 应能处理推迟付款和因

某种原因不付款的情况；5、 对于付款，应建立一定的

授权，不必要全部经过审批； 1、 对于库存不合格部件，依

据QN码为每一个部件建立档案，通过PN可以查看一类故障件的所有故障原因；

2、 目前库存中还有没有QN

码的部件，需要对这些进行处理；

3、 对不合格部件需要分类

进行处理，过保不过保的判断，维修还是进行处理等；

4、 对于库存不合格部件超

过一定数量要求采购部进行处理，规则可以设定；

5、 根据查询情况确定退返

清单，根据退返情况到仓库进行确认，然后进行退返处理；

6、 系统自动依据QN码将过

保部件进行过滤，并形成清单，要求进行处理； 7、 在我方库存中加入供应

商产品编码，进行退返时可以形成带供应商产品编码的列表，向供应商申请RMA；

8、 系统中自动记录退返情

况，返修员及时将退返情

退返管理

散件的退换1、 目前库存只是存在不合格与返修和备名称及数量，另外手工建件的返修的立不合格帐，无法及时从管理 库存信息中了解不合格物

料的情况，如故障原因，需到仓库中实际查看、记录；

2、 散件退返的出发是采购部

的自觉，没有预警机制； 3、 退返清单需要在到仓库查

看后才能确定；

4、 因为QN码在库存中没有

记录，不合格物料是否超过保修期，无法判定； 5、 部分供应商要求先申请

RMA，这需要将不合格列表（含故障）先发给供应商，采购部在没有到仓库查看前无法完成；

6、 部分供应商需要我方提供

供应商产品的编码才进行维修，目前我们的整个数据体系中没有记录；

7、 退返综合列表由人工进行

维护，为EXCEL表格，出错几率非常大

况进行录入；记录返修部件的出、入库时间，对返修周期进行监控并进行预警；

9、 应能处理返修过程中的

调帐处理； 10、 需要对返修中的质

量进行跟踪处理； 11、 对于部件应建立跟

踪，特别是返修次数； 12、 对于返修退款应建

立账目进行管理；

库存管理与分析

库存散件合1、 对库存散件的上下限和库理性的控制龄等没有预警机制； 和分析 2、 不能及时对库存散件的占

用进行分析和计算库存周转情况，无法及时调整各散件的库存；

3、 库存不合格部件没有为每

个部件建立档案，不能清晰描述不合格部件 建立完整、准确的BOM

1、 建立库存预警机制； 2、 随时可以进行库存分析，

获得当前库存占用和周转情况，依据这些信息采购部对库存进行调整； 3、 为每个不合格部件建立

单独的档案，详细列出不合格情况；

BOM管理

1、 目前的BOM是一种设计1、 建立模板BOM；

BOM，部件的可选、必选2、 建立计划BOM 等情况没有体现，更多依赖另一个表格：兼容列表；2、 没有体现计划

1、 采购计划 2、 资金计划 3、 散件库存状态

4、 合格供应商列表及供应

商评价结果

5、 到货未到发票列表； 6、 已到发票未付列表 7、 库存散件占用分析表 8、 库存周转报表（分部件）9、 返修综合信息表 10、 返修退款表 11、 未到货列表（超期单

独标示） 12、 周、月散件流量表

（单独散件、针对产品）13、 库存预警表

报表

其它需求：

1、

2、 3、 4、

提供各种查询功能：散件库存状态查询、需求查询、供应商查询、订单查询、帐务查询、应付款查询、退返部件查询等；

提供各种报表：采购计划、资金计划、库存占用分析、库存周转、返修综合信息表等。

对即将淘汰的部件（部件升级），系统能自动识别，生产优先使用； 可查询物料在每种机型上的月消耗比例。

通过软件可以缓解的问题：

1、 采购申请必须完成两次审批，没有授权； 解决方法：通过计划和供应商评价，建立一

定的授权；

2、 部分供应商需要我方提供供应商产品的编码才进行维修，目前我们的整个数据体系中没

有记录； 解决方法：在我方库存中加入供应商产品编码，进行退返时可以形成带供应商产品编码的列表，向供应商申请RMA；（此问题也在管理范围内，关键是否要求必须这样做）

管理问题：

1、送货单的规范有问题；解决方法：建立规范的送货单，要求供应商按照要求提供送货单； 2、发票未到情况较多，因此暂估入库较多；解决方法：要求供应商在提供货物的同时开出发票并寄出，尽可能保证收到货物的同时收到发票；

3、手工填写各种单据；解决方法：财务是否可以接收打印单据？（此问题软件可以实现，关键是财务制度的要求）

4、采购流程

4.1 采购部主要流程

4.1.1 采购流程：采购部的主要业务流程，从采购计划到采购申请、订单签署、货物接收、入库、帐务处理，是贯穿采购部所有岗位的主线。

4.1.2 供应商选择与评定流程 4.1.3 备件采购流程 4.1.4 设备采购流程

4.2 采购部主要规范 供应商评价规范

4.3 需求规定

根据对采购流程以及综合情况的分析，将备件采购作为采购流程的一个需求加入考虑；供应商选择与评价流程因为更多是通过各部门之间综合评定来确定，暂时不纳入；设备采购流程因牵扯固定资产管理，这里不作考虑。

综合以上，将采购部需求分为以下模块：物料供需管理、物料供应计划管理、供应商管理、采购申请与订单处理、收货处理、让步接收、入库处理、帐务处理、应付款管理、BOM查询、散件退返处理、库存控制与分析。

4.4

4.4.1、物料供应计划

工程部

齐套员

采购专员 产品经理组 商务中心

说明：

1、 主生产计划应该是包含销售订单以及预测在内，分多个时段的分产品生产计划，已经充

分考虑了生产、采购等提前期问题；

2、 物料需求管理：根据库存信息、主生产计划、BOM以及采购在途情况（采购订单），对

生产计划中各产品对各物料的需求进行分解、汇总，依据主生产计划的提前期，安排各物料的采购需求，并分时段对各物料的需求进行安排；

3、 主生产计划中的订单部分对各物料的需求已经确定，而预测部分中一些部件还需要进行

一定的分析进行调整。

本部分输入：主生产计划（商务中心）、BOM清单（产品工程部）、库存信息（系统）、采购订单（采购部）；

本部分输出：物料供应计划（商务中心、物控部、采购部、产品经理组）

附件1：物料供应计划 附件2：BOM清单 附件3：采购订单

4.4.2 物料需求管理

MRP主要依据MPS展开编制相关需求件的计划，也可以人工直接录入某些物料的需求量。MRP最终要提出每一个采购件的建议计划，除需求量外，还要说明每一个采购件的订货日期和入库日期。

处理的问题

生产什么？生产多少？何时完成？ 要用到什么？ 已有什么？

已订货量？到货时间？ 已分配量？ 还缺什么？

下达订单的开始日期？

4.4.3 散件库存控制与分析

安全库存的建立； 库存占用分析 库存资金周转率 库存库龄预警 批量规则的建立

库存不合格部件的状态

需用信息

现实、有效、可信的MPS

准确的BOM，及时的设计更改通知 准确的库存信息 下达订单跟踪信息 配套领料单、提货单 批量规则、安全库存、成品率 提前期

散件的跟踪

4.4.4 供应商管理

供应商评价系统：根据供应商的质量、供货、价格、服务以及合作等各方面，依据相关系统中的数据对供应商进行评价分析，并对供应相同部件的供应商进行比对，确定主选供应商和次选供应商；

供应商档案：供应商的详细信息，包括所供产品、商务条件、财务条件、服务条件等，是采购订单确认、应付款管理和散件退返的重要依据。

附件4：供应商档案

4.4.5 采购申请与订单处理

4.4.5.1 自动生成采购申请

是

采购专员 供应商

说明：

1、 根据当期生产需求，生产物料需求，在与批准的物料供应计划核对后，根据系统对供应

商的评价，优先选择主选供应商的相应产品，并检查采购要求的情况，然后从编码库中获得相应产品的编码，生成不包含采购价格采购申请单；

2、 采购专员根据生成的采购申请单，同相应的供应商进行谈判（应也同次选供应商进行谈

判），取得采购价格，完成采购申请单。

本部分输入：当期MRP计划（系统），物料供应计划（采购部），采购要求及产品编码（产品工程部），供应商信息（采购部） 本部分输出：采购申请单（中间输出），采购订单（供应商），进口委托书（进口代理商）

附件5：采购申请单 附件6：进口委托书 附件7：采购要求 附件8：产品编码

4.4.5.2 手动生成采购申请单

对于根据特殊需求产品生的采购申请单，允许采购专员在条件变化的情况下撤单。

4.4.5.3 订单跟踪

采购专员

供应商

需求：系统根据采购订单的预计到货日期，对已超期未到货的订单，要求采购专员进行催收。

本部分输入：采购订单（到期未到货） 本部分输出：催收单

附件9：催收单

4.4.6 收货处理

接货员

物控部

品管部

接货员

品管部

需求：

1、 接货员根据供应商提供的送货单，查找相应的采购订单，确认采购订单后系统生成提货

单，传递到物控部；

2、 接货员在提交接货单后，同时根据采购订单确认，系统生成检验通知单，其中QN码依

据编码规格，根据采购订单确定产品类型，由接货员填写实际到货数量后生成，其它信息系统自动生成；

3、 品管部在检验完毕，填写检验结果，生成检验报告，传递给采购部和物控部。

4、 检验合格，品管部根据检验通知单上的QN码生成本批所有产品的QN码，并记录到系

统中；

5、 退货部分，采购部根据检验报告生成退货单，向供应商退货；

本部分输入：采购订单、送货单

本部分输出：提货单、检验通知单、检验报告、让步接收申请单、退货单

附件10：提货单

附件11：检验通知单（暨检验报告） 附件12：退货单

4.4.7 让步接收流程

采购部

工程部

品管部 分管总经理

品管部

品管部

采购部

本部分输入：检验报告

附件13：让步接收申请单

4.4.8

帐务助理

帐务助理

物控部

说明：

1、 如虽为批合格，但还存在不合格品，需分开填写入库单，不合格品入不合格库。

2、 帐务助理在确认检验报告和发票并确认后，系统根据采购订单生成入库单，分为两种格

式，仓库为不含价格，其它包含价格。

本部分输入：检验报告、采购订单、发票 本部分输出：入库单

附件14：入库单

4.4.9 帐务处理 4.4.9.1 发票已到

帐务助理

财务

本部分输入：发票、入库单

本部分输出：报销单据（含发票、入库单）

附件15：报销单据

帐务助理

财务

说明：

1、 依据目前财务处理的现状将此部分进行了优化，取消了对暂估入库价格与发票实际价格

的判断；

2、 发票到后，帐务助理针对暂估入库单录入发票价格，系统自动进行比对并产生红、蓝入

库单；

本部分输入：暂估入库单、发票

本部分输出：红入库单、蓝入库单、报销单据（冲估入，含红入库单）、报销单据（含蓝入库单、发票）

红、蓝入库单格式同入库单，报销单据格式同前。

4.4.10 应付款管理

4.4.10.1 采购资金计划

采购专员

帐务助理

部门经理

分管总经理

采购部 财务部

说明：

1、 制作资金计划需要采购计划主要是部分部件如进口部件需要提前付税款，还有一些部件

帐期小于30天；

2、 资金计划到财务后一般无异议（已经公司领导批准），如有异议，一般在解释后通过。

本部分输入：采购订单、物料供应计划、上月未付 本部分输出：资金计划

附件16：资金计划

4.4.10.2 付款处理

帐务助理

财务

本部分输入：采购订单、资金计划

本部分输出：支款申请单、汇款通知单、申请承兑汇票审批表、电汇底单、汇票底单

附件17：支款申请单 附件18：汇款通知书

附件19：申请承兑汇票审批表 附件20：电汇底单 附件21：汇票底单

4.4.10.3 计划外资金

帐务助理

帐务助理

帐务助理

本部分建议不纳入此次系统范围。

4.4.11 退返处理 4.4.11.1 退换流程

附件附件附件24：返修退款表

4.4.11.2 返修流程

返修员

供应商

返修员

说明：

1、 物料是否过保的依据是QN码和供应商档案中的保修期限

2、 货物借料前，先根据供应商要求是否申请RMA，如需申请，待申请完毕再进行操作； 3、 如供应商确定无法维修，一是换为新部件（可能需要费用），二是退款，如退款，采购

部需办理还料单、红入库单、蓝入库单冲销。 4、 如供应商已升级部件更换返修部件，采购需要进行调帐处理，需填写还料单、红领料单、

蓝领料单；

5、 如物料已过保，根据需求，采购部将向供应商询问继续维修的价格，散件进行分管经理

批准、备件经客服同意后返修，否则将由相关部门提请散件处理。

本部分输入：散件库存信息、客服备件返修申请、QN码、供应商档案

本部分输出：发货清单、借料单、还料单、返修综合信息表、返修退款表、红入库单、蓝入库单、红领料单、蓝领料单。

附件25：借料单 附件26：还料单 附件27：领料单

5、预期效果

a、 提高工作效率，原先一些日常的查询、手工工作、重复工作将减少； b、 流程变革带来效益；

c、 减少文件传递，提高信息处理的效率； d、 减少手工操作，减少中间环节信息的错误； e、 提高采购专员的素质，使得采购专员有更多的时间来研究供应体系的建设和采购成

本的降低；

f、 提高基础管理工作水平，采购业务的规范性进一步得到加强； g、 计划更加准确，并有明确的采购时间，使得安排从容不迫； h、 库存安排更加合理，可以更加合理的安排各种物料的库存数量； i、 为采购决策提供依据； j、 资金的利用率更加有效；

k、 为供应体系的进一步完善提供了数据基础和决策依据。

6、附件

附件1：物料供应计划：文件《2003.2月份齐套表－1》（需修改） 附件2：BOM清单：产品中心提供

附件3：采购订单：文件《采购订单与采购合同》 附件4：供应商档案：文件《供方基本情况登记表》（不全面） 附件5：采购申请单：文件《采购申请单》 附件6：进口委托书：文件《进口委托书》 附件7：采购要求：产品中心提供 附件8：产品编码：产品中心提供 附件9：催收单：暂缺

附件10：提货单：文件《提货通知单》 附件11：检验通知单（暨检验报告）：文件《送检&让步接收单》 附件12：退货单：暂缺

附件13：让步接收申请单：文件《送检&让步接收单》 附件14：入库单

附件15：报销单据

附件16：资金计划：文件《二月份资金计划表》 附件17：支款申请单：在本文件后面 附件18：汇款通知书：暂缺

附件19：申请承兑汇票审批表：暂缺 附件20：电汇底单：暂缺 附件21：汇票底单：暂缺

附件22：发货清单：文件《发货清单》

附件23：返修综合信息表：文件《返修件综合信息表－PC》 附件24：返修退款表：文件《返修物资退款明细》 附件25：借料单：暂缺 附件26：还料单：暂缺 附件27：领料单：暂缺

浪潮北京公司ERP资料—采购部调研报告第1稿

注：第二联：事业部财务留存；第三联：存根联

第 29 页 共 29 页 内部资料，注意保密