关于办公室系统建设的调研报告

关于办公室系统建设调研报告

办公室是各级行政领导机关的办事机构，是机关对内、对外的窗口，是直接为领导工作服务的部门。办公室具有执行者和领导者的双重角色，是一个机关沟通上下左右关系的枢纽和桥梁，是领导的重要参谋和助手，其工作地位特殊、关系重大，稍有不慎就会带来全局性的影响。因此，要做好新形势下的办公室工作，也就要求我们要进一步转变工作作风、改进工作方式、加大服务力度、提高服务质量。为此，我办组织力量对办公室系统建设进行了专题调研，向全县各乡镇和县级各部门下发了调查问卷，共收回80 份其中乡镇29 份县级部门51 份此外还组织调研组到**等6 个

乡镇和财政局、教育局、规划建设局、农业局、畜牧食品局、供销社等6 个县级部门进行了座谈综合各方情况我们对办公室系统建设有如下思考。

一、我县办公室系统的现状

一办公室系统队伍建设情况。全县办公室队伍534 人平均年龄38.9 岁。其中公务员200 人占37.5%事业编制145 人占27.2%工勤95 人占17.8%借用人员94 人占17.6%。大专以上学历343 人占64.2%高中及以下学历191 人占45.8%。能熟练操作电脑229 人占42.9%。**镇等8 个乡镇和财政局、水利农机局等15 个县级部门设有专职信息员和电子政务工作人员其余乡镇和部门均为

兼职人员。

二办公室系统办公环境。各乡镇、县级各部门均配有1-2 间办公室和专用档案室打印机、传真机等现代化办公用品基本齐全按照有关保密规定的要求基本做到了一机一网、专机专网杜绝了党政网和互联网混用现象的发生。为便于工作的开展个别条件较好的乡镇和县级部门设立有打印室同时拨有专项办公经费其他乡镇和县级部门基本上也做到了实报实销。总的来说随着经济的发展和办公室作用的不断显现全县办公室系统办公环境得到了一定的改善基本能够满足工作需要。

三办公室系统履职情况。2008 年全县办公室系统共收文103432 件其中乡镇收文49204 件县级部门收文54228 件共发文17390 件其中乡镇发文7369 件县级部门发文10021 件。办公室系统共计筹办大型会议2117 个其中全县性会议188 个举办大型活动595 个撰写文稿5099 篇撰写调研报告365 篇在市级以上刊物和媒体发表82 篇。

二、办公室系统建设存在的问题

一部分单位对办公室工作重视、关心不够。部分乡镇、县级部门对办公室工作认识有误区。认为办公室就是“打杂的”、“只会用钱的”部门，忽视了办公室的参谋助手和综合协调作用，在人、财、物等方面不能给予办公室足够的支

持。一是在用人上，办公室人员受到提拔重用的机会相对更少。近两年来，全县办公室系统干部职工提拔到副科级领导岗位上的仅2 人。二是在经费上，除**镇等7 个乡镇党政办和文体局、总工会、团县委等6 个部门办公室有200060000 元不等的专项办公经费外，其余单位均无专项办公经费。三是在硬件上，办公条件较差。突出表现为办公电脑严重缺乏特别是乡镇**镇等12 个乡镇党政办仅有电脑1台，只能满足党政网公文传输需要。

二办公室队伍存在“三少”。一是年轻人少。全县办公室队伍平均年龄超过40 岁的乡镇和部门有32 个占40%其中平均年龄超过45 岁的有11 个占13.8%。办公室队伍严重老龄化的主要原因是办公室工作繁杂工作时间也不能象其他部门站所一样灵活安排且加班时间多又没有相应的补贴所以其他部门站所人员不愿到办公室工作同时我县公务员队伍考录名额很少新进公务员只有极少部分被安排到办公室工作造成办公室队伍年龄结构断挡如宋家镇最年轻的公务员也已经38 岁。二是从事具体工作的人少。乡镇在机构改革后大部分乡镇把退二线的老同志和负责宣传、组织、人事工作的同志归口到党政办造成党政办人数虽多但从事具体工作人少的局面。如**镇党政办现有19 人实际从事办公室具体业务的只有6 人银山镇党政办现有15 人实际从事办公室具体业务的

只有5 人。县级部门也大多将专职司机归口到办公室如县教育局办公室在编人员14 人实际从事办公室具体业务的只有3 人规划和建设局办公室人员现有10 人其中司机和门卫就占到7 人。三是专业人员少。文秘人员严重缺乏，这也是收回的调查问卷中反映最突出的问题。超过三分之二的乡镇党政办和近一半的县级部门办公室能担任文秘工作的只有1 人其中**镇、县规划和建设局、县农业局等单位都是由办公室主任亲自从事文秘工作。并且现有的文秘人员也基本上没有接受过正规系统的业务培训在草拟文件和写作文稿方面基本上属于“依样画葫芦”、“摸着石头过河”制发的文件和草拟的文稿质量不高。乡镇党政办在收发文程序的各个环节上还很不规范。所以部分单位的领导在重要的文稿写作上不得不亲自动手。同时各乡镇党政办能熟练操作电脑的只占27%**镇等乡镇党政办甚至只有1 个人会电脑。

三办公室日常工作多，创新工作少。一是文件制发泛滥，随意性发文现象严重。虽然县委办、县政府办每年都发文要求控制发文数量，但从调研情况看，文件滥发的现象并未得到遏制。2008 年乡镇党政办平均收文近1892 件发文283 件县级部门平均收文1085余件发文200 件最典型的是县财政局收文数量高达5179 件发文1802 件平均每个工作日仅是公文处理量就达到29 件。收发的文件

大部分都要求以正式文件形式上报，甚至部门工作的年终总结也要求以正式文件形式报送，使节俭的无纸化办公又回到了耗费物力、人力、财力的原始办公。二是工作创新少。办公室主要精力被迫用于应付这些事务性工作对自身工作总结反思少调研工作少。本次调查中，只有县财政局办公室创新了“工作代理AB 岗制度”其余的单位都没有创新工作。同时办公室开展调研少客观上领导极少安排办公室人员调研机会办公室人员也忙于应付事务性工作主观上办公室人员也缺乏工作主动性导致办公室对单位全面工作不熟悉文件和文稿草拟多为“闭门造车”缺乏针对性。信息工作滞后全县有法院、财政局、审计局等26 个单位办有信息刊物仅占32%办公室参谋助手作用发挥不明显。

四上级部门的指导、管理不到位。办公室与其他职能股室站所不同没有明确的主管部门县委办、县政府办虽然是上级部门却没有直接的业务隶属关系在管理上存在真空。同时办公室工作无法量化难以统一考核标准难以进行评定、表彰。近十年来全县没有对办公室人员进行过系统的办公室工作培训也没有组织召开会议对办公室工作进行指导没有对办公室工作进行表彰。所以办

公室人员缺乏归属感缺乏荣誉感工作热情不高。

三、对策建议

一、领导重视要到位。领导重视是做好办公室工作的关键。一是加大办公室工作人员提拔重用力度。各级各部门在选拔任用干部时应打破身份限制，优先考虑综合能力强、工作成绩突出的办公室工作人员，对特别优秀的办公室事业干部，可以破格提拔为行政实职副科级领导。二是全力保障工作经费。对办公室特殊岗位，如党政网专职工作人员，可以给予适当的岗位补贴，使办公室人员安心工作。三是重视办公室硬件建设。办公室至少应配备党政网、党政外网等两台专用电脑，另外，传真机、打印机、复印机、数码相机等办公设备也应配齐。

二、人员保障要到位。一是优化办公室人员年龄结构。对新考入公务员，除有特殊要求外，首先安排到办公室锻炼，既有利于办公室年龄结构逐步年轻化，也有利于新入公务员快速、全面了解本单位情况，尽快进入角色、适应工作。在公务员数量不足的情况下，采取轮岗制，按照个人自愿和组织安排相结合的方式，以2-3 年为一个周期，让更多的年轻人轮流到党政办工作。二是提升现有人员综合素质。积极为办公室人员提供参与协调处理重大问题的机会，提高其综合协调能力，努力挖掘办公室人员内在潜力，充分发挥老同志的传、帮、带作用，帮助年轻人成长。全面落实多岗锻炼和工作代理AB 岗制度，使办公室人员成为能够胜任不同岗位工作的多面手，避免因一人脱岗而其工作无人接替现象。三

是加强专业人才队伍建设。建立办公室领导干部和文秘人员后备库，加强对后备人员的理论和业务培训适当放宽对办公室选人用人的种种限制将优秀的文秘人才引入办公室队伍。

三、主动工作要到位。一是进一步遏制发文过滥现象。从县委办、县政府办做起，每年初对县级各部门全年发文数量进行规定，可根据上年发文总数的90%来确定上限，以后按此比例逐年递减，对县制发的文件