论气象记录档案工作的现代化

　　摘要：气象记录档案工作是管理与提供利用气象记录档案及其加工产品的工作。通过多年的努力与发展，气象记录档案工作在维护档案实体完整、安全、有序等方面取得了一定的成效。但相对气象记录档案工作根本价值的本质要求，其在工作内容、方式、效果等方面均存在不足。本文简要分析当前气象记录档案工作存在的主要问题及其根本原因，初步确立了气象记录档案工作新的角色定位，提出了气象记录档案工作现代化的内涵与方式，为气象记录档案工作的发展提供初步参考。 　　关键词：气象记录档案档案管理现代化 　　一、气象记录档案工作存在的主要问题 　　要分析气象记录档案工作存在的主要问题，首先要确定气象记录档案工作的评价标准。一般来说，气象记录档案工作的根本价值即为其评价标准，原因在于不论具体的档案工作内容与方式如何，如果不能实现气象记录档案工作的根本价值，就不能被认为是有效的工作。综合国家有关气象及档案法规对气象记录档案工作的定位、多年来延续的气象记录档案工作的对象与内容及气象事业发展对档案工作的需求，笔者认为，气象记录档案工作的根本价值主要包括两方面内容：一是集中统一管理气象记录档案，维护档案的完整与安全；二是长期稳定地提供气象记录档案信息，充分发挥气象记录档案潜在与现实价值。 　　依此标准对气象记录档案工作内容、方式、效果等现状进行分析可以发现，长期以来的气象记录档案工作主要存在以下问题： 　　（一）气象记录档案的现有保管条件不能满足其永久保存的需要 　　气象记录档案是对天气要素状态的原始的历史记录。它不仅是气象业务科研发展的基础资料，还是我国气象文明建设的主要成果之一，是我国国家文明、民族文化建设的重要组成部分。维护其完整与安全不仅关乎到当前气象事业的科学发展，更是关乎到气象文明延续的大计。然而，在观念上认识不够、思想上重视不足、经费上支持不力、技术上掌握不精等主客观因素的作用下，当前多数气象档案管理机构的气象记录档案保管环境控制设施难以达到有效的防光、防盗、防潮、防火、防有害气体、防磁等档案保护要求，不能满足永久保存的需要。 　　（二）以形式管理为主的工作内容对气象记录档案服务的支持严重不足 　　从当前气象记录档案工作的主要环节来看，其工作内容的主要特点是：以档案的形式管理为主，包括气象记录档案的收集、整理、存储、鉴定、统计、编目、保管、提供利用、可读性检测、备份、转储、数字化等工作。这种以形式管理为主的工作内容，一方面在有限人力与资金支持的情况下，有利于确保档案实体的完整、安全、有序；但另一方面，在综合、具体反映档案信息内容及其与档案实体、台站信息等对应关系的档案元数据制作、档案背景信息制作等档案内容管理方面存在不足，使得气象记录档案的检索缺少了必要的、具体空间、时间、要素等信息的精确支持，用户无法从当前各类途径准确、完整地获知档案管理机构保管的所有气象记录档案信息，从而严重降低了档案的提供利用效率。 　　（三）非自动化的工作方式严重降低了档案管理与服务的效率 　　由于缺少适用的自动化档案管理平台，当前气象记录档案工作内容如收集、整理、存储、鉴定、统计、电子气象记录档案可读性检测、档案元数据管理、库房环境监测与调控、档案提供利用等主要以人工或半人工方式为主。应该说，这种非自动化的工作方式，在以形式管理为主要工作内容的情况下，能够基本满足工作需求。但由于存在时效性不强、受人为主观影响较大、发生错误概率较高等缺点，无法胜任追求时效性、准确性、多样性的内容管理与服务工作。 　　（四）以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式导致了较差的工作效果 　　以形式管理为主的工作内容及非自动化的工作方式对档案服务的支持、档案管理与服务效率的提高严重不足，从而不仅严重制约了档案信息价值的发挥，严重降低了档案工作应有的作用与价值，更是严重阻碍了用户需求的满足，降低了气象记录档案工作对气象事业发展应有的基础支撑作用。 　　二、气象记录档案工作的重新定位 　　就任何一项有意识的管理活动来说，目标决定过程，角色定位决定了任务与职能。因此，对气象记录档案工作的角色定位决定了包括工作内容与方式、人员及设备、资金配备等在内的气象记录档案工作的全部内容。 　　（一）气象记录档案工作的既有定位 　　不论是从当前气象记录档案管理部门、人员及任务分工，还是从档案工作实际内容与方式来看，气象记录档案工作始终扮演着“档案形式管理”的角色。在这种角色定位下，专门的气象记录档案管理员更多情况下只是一般的仓库管理员，始终处于气象资料工作的边缘；气象记录档案工作的主要目标也仅为保证气象记录档案的完整、安全与有序，主要工作要求是不发生丢失、焚毁等重大安全事故，而工作内容、方式乃至人员、资金、设备配备等依照主要目标与工作要求来设计与开展。 　　正是这种“档案形式管理”的角色定位导致了当前气象记录档案工作的重点放在形式管理方面，而对档案服务工作的支持严重不足，从而最终阻碍了气象记录档案价值的发挥。 　　（二）气象记录档案工作的重新定位 　　随着我国经济、社会等各方面的快速发展，国家与社会对气象事业的要求越来越高，从而对作为气象事业主要支撑资源之一的气象记录档案需求的时效性、准确性等要求也越来越高。但是，当前“档案形式管理”的定位已经远远不能满足气象事业发展的需求，必须对其重新定位。 　　笔者认为，依据气象记录档案工作两个评价标准，应将其定位为“档案内容管理”的角色。 　　所谓“档案内容管理”角色定位是指气象记录档案工作不仅要进一步维护档案的完整、安全与有序，切实有效地实现“形式管理”的全部功能，而且要以用户的档案检索需求为对档案内容信息进行著录、提取、加工的导向，制作档案实体形式特别是内容属性的元数据信息作为用户查找、获取档案的桥梁，制作档案形成背景信息（如台站沿革信息、数据处理信息等）作为用户评判档案质量的依据，并在此基础向用户提供直接或间接的气象记录档案信息服务。 　　那么，如何才能实现新的气象记录档案工作定位呢？笔者认为，要做到这点，必须全面启动气象记录档案现代化建设。 　　三、气象记录档案工作现代化的内涵 　　所谓气象记录档案工作现代化是指为充分实现气象记录档案工作的根本价值以满足现代气象事业对气象记录档案工作的各项需求，而对气象记录档案工作目标、内容、方式等的运行状态所作的调整与改变。其显著特点是在目标、内容、方式等各方面突出对气象记录档案信息服务的支持。 　　（一）气象记录档案工作现代化的目标 　　气象记录档案工作现代化的目标即为完全实现其存在价值，也即在保证气象记录档案完整、安全、有序的基础上，为用户提供响应及时、内容丰富、方式多样的档案内容信息服务。 　　如前所述，虽然档案管理工作与档案服务工作同为气象记录档案工作的两个主要工作内容，但现有档案管理的内容与方式主要围绕档案的形式管理展开，对档案服务的支持力度不够。气象档案工作现代化的目标就是要在进一步提高档案形式管理效果的基础上，加强对档案内容的管理，把对档案服务的支持放在全部工作的突出位置，为充分发挥档案价值创造条件。 　　（二）气象记录档案工作现代化的重点 　　气象记录档案工作现代化的内容是在进一步对档案形式进行有效管理的基础上，做好档案的内容管理与服务。重点是把档案元数据及其形成背景数据、数字化气象资料等电子气象记录档案资源建设及自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设放在档案工作的显著位置： 　　1.气象记录档案元数据信息建设 　　长期以来，气象记录档案元数据以档案实体为基本描述对象，内容主要包括实体特征信息及其对所含数据内容信息的概括信息。这种以描述实体属性为主，以描述内容属性为辅的“档案实体元数据”的典型代表是《气象数据集核心元数据（QX/T 39-2005）》。该行业标准详细规定了气象数据集核心元数据的著录项目与规则。应该说，其对数据集实体作为一个整体的描述是非常完整与规范的，能够较好地指导数据集实体元数据制作，但由于是对空间、时间、要素属性等关键信息的高度概括，用户必须借助其他相关信息才能准确知道该数据集具体包含哪些台站、区域、时间段的资料，从而一方面大大降低了档案元数据在用户服务方面的可用性，另一方面也不利于用户资料使用效率的提高。 　　要改变“档案实体元数据”在数据服务领域面临的困境，适应“档案内容管理”的角色定位，气象档案工作必须调整既有的“档案实体元数据”制作模式，而将元数据制作重心转移到以描述数据内容属性为主，以描述数据实体属性为辅的“档案内容元数据”上来，从而在对档案内容信息全面、准确描述的基础上，实现对档案内容信息的完全控制，最终为气象档案服务效率的提高提供有力的信息支持。 　　2.气象记录档案背景信息建设 　　气象记录档案背景信息是反映气象记录档案形成过程的信息，它是评判档案质量的重要参考依据。其内容根据档案种类不同而不同：若其为未经加工的原始气象观测资料，则其背景信息主要是指包括形成台站及仪器设备信息等在内的台站沿革信息；若其为原始气象观测资料的加工产品，则其背景信息不仅包括台站沿革信息，还应包括加工处理信息（包括加工处理所使用的质量控制技术、数据选取方法以及对数据改变的依据等信息）。 　　虽然当前台站沿革信息的制作正快速进行，但仍有包括解放前历史台站在内的大量台站沿革信息制作尚未开展，也未将对数据的加工处理信息纳入背景信息的范畴作为检索对象。总体而言，背景信息的建设任重而道远。 　　3.历史气象资料数字化建设 　　由于气象业务科研对气象数据的处理基本实现了自动化，必须将存储于纸张、缩微胶片等载体上的气象数据数字化为可计算机编辑处理的电子文件。目前，我国已经制定全国气象记录档案数字化的规划，各部门档案数字化工作正在快速进展中。但要实现所有档案的数字化，建设可用的数字化产品，仍需投入更多的时间与资源。 　　4.自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台建设 　　档案管理服务的方式取决于其工作平台，自动化、规范化、安全化的档案管理服务平台能够有效提高管理服务的科学性、规范性、准确性及时效性，从而从根本上提高管理服务工作效率。自动化是指气象记录档案从收集、整理、保管等形式管理，到内容信息著录、提取等内容信息管理与服务全部工作环节的完成、衔接主要由气象记录档案管理服务平台自动完成；规范化是指各个工作环节的开展与衔接要以标准规范为依据；安全化是指气象记录档案工作的全程既要保护档案的实体安全，又要保证其内容信息安全，杜绝实体损毁和内容泄密的发生。 　　安全化是基本原则，没有档案实体与内容的安全，气象事业的发展乃至国家安全都会面临严重威胁；规范化是基本保障，没有各个工作环节的规范化，档案工作受个人主观影响较多，管理服务平台建设及实际工作的科学合理性及衔接性就难以得到可靠保证；自动化是建设核心，没有各工作环节的自动化，工作的质量与效率就难以得到有效提高。 　　四、气象记录档案工作现代化的建设内容 　　根据气象记录档案工作现代化的本质要求，要实现现代化必须做好以下四方面工作： 　　（一）建设电子气象记录档案资源及其支撑资源 　　着力建设同时满足管理与服务需求的气象记录档案元数据库、气象档案背景信息数据库，推进档案数字化，加强对通信系统中各类未归档原始观测资料的收集，为档案服务提供丰富的数据支持。 　　（二）建设自动化、规范化的档案实体安全保障系统 　　重点建设符合档案“九防”要求的库房环境自动化监测、调控系统，建设库区、利用区的安全监管系统，为档案实体与内容的完整与安全提供可靠的硬件保障。 　　（三）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案管理平台 　　重点建设自动化气象资料归档（包括收集、分类、存储等环节）、保管、与可读性检测、备份及建设气象记录档案元数据及背景信息数据自动化管理（如增删、修改、检索、备份）系统，为档案的完整、安全与有序及各类数据资源制作提供有力的平台支撑。 　　（四）建设自动化、规范化、安全化的气象记录档案服务系统 　　重点建设基于档案元数据、背景信息数据的数据检索、提取、处理与推送的档案服务系统，为用户检索、评价、使用档案数据提供有效的系统服务。 　　五、小结 　　总之，气象记录档案工作的角色定位直接决定了其工作内容、方式与效果。只有确立“档案内容管理”的角色定位，推行气象记录档案工作的现代化，从目标、内容与方式等方面全面改变档案工作的运行状态，才能从根本上解决上气象记录档案工作当前存在的一系列重大问题。 　　作者单位：中国气象局气象档案馆